Tanda tangan merupakan tanda yang memberikan bukti bahwa orang yang membubuhkannya pada sebuah surat menyetujui dan menyadari secara penuh isi surat tersebut. Di banyak negara, seperti Indonesia, bukti ini berbentuk coretan khas seseorang yang tidak dapat ditiru oleh orang lain. Jenis tanda tangan ini memiliki kekuatan hukum yang kuat dalam berbagai transaksi dan dokumen resmi. Namun, di banyak negara lainnya, khususnya Asia Timur, bukti ini berupa stempel yang bertuliskan nama orang tersebut. Selain itu, bentuk tanda tangan digital memiliki kekuatan yang sama dalam konteks elektronik dan mulai diakui secara luas di era digital ini.
Metode verifikasi dokumen ini sebenarnya sudah ada sejak sebelum masehi, namun tanda tangan berupa coretan khas seseorang baru dikenal di negeri ini sejak zaman pemerintahan kolonial Hindia Belanda. Sejak saat itu, metode ini terus digunakan di Indonesia untuk melakukan verifikasi dokumen.
Sama seperti hal-hal administratif lainnya, tanda tangan juga berkembang seiring dengan perkembangan teknologi. Jika dulu sebuah surat atau prasasti dibuktikan keasliannya dengan paraf dalam bentuk goresan-goresan kecil di tanah liat lalu berubah menjadi goresan rumit menggunakan tinta, kini bukti tersebut bisa dibuat menggunakan aplikasi khusus.
Terlepas dari apapun bentuknya, tanda tangan masih merupakan alat verifikasi dokumen yang sah hingga saat ini. Lantas manakah yang harus Anda pilih, apakah tanda tangan basah atau digital? Simak perbedaan diantara keduanya berikut ini:
Pengertian Tanda Tangan Basah
Tanda tangan basah adalah tanda tangan yang dibubuhkan di atas dokumen secara langsung oleh pihak yang bersangkutan menggunakan tinta. Hingga saat ini masih banyak orang yang lebih mempercayai keabsahan dokumen yang disahkan menggunakan metode ini dibandingkan dengan digital signature.
Kelebihan utama tanda tangan basah adalah tingkat keterpercayaannya yang tinggi, sebab untuk membubuhkannya, para pihak perlu bertemu secara langsung. Selain itu, untuk membubuhkannya, seseorang juga tidak perlu menggunakan listrik atau internet.
Adapun kekurangannya adalah tanda tangan basah mudah dipalsukan. Misalnya tentu Anda pernah beberapa kali titip absen kepada teman Anda sewaktu kuliah bukan? Hal ini karena hingga beberapa tahun kebelakang, presensi kuliah masih menggunakan metode ini. Selain itu, proses penandatanganan dokumen menggunakan metode ini juga kurang praktis karena para pihak harus mencetak dokumennya terlebih dahulu.
Pengertian Tanda Tangan Digital
Tanda tangan digital (digital signature) adalah metode pembubuhan tanda tangan terbaru. Dengan metode ini, Anda bisa menempelkan gambar tanda tangan Anda ke atas dokumen menggunakan aplikasi khusus. Berbeda dengan tanda tangan elektronik (e-signature) biasa, digital signature dilengkapi dengan sertifikat digital yang bisa dipindai menggunakan aplikasi, sehingga keabsahan dokumen tersebut bisa terjamin.
Tidak bisa dipalsukan karena adanya sertifikat merupakan salah satu diantara beberapa kelebihan digital signature. Selain itu, dengan teknologi ini Anda juga bisa membubuhkan tanda tangan ke dokumen yang belum Anda cetak, mengirimkan salinannya kepada orang lain dan relatif lebih hemat waktu.
Kekurangannya adalah untuk membubuhkan tanda tangan ini, Anda memerlukan koneksi internet yang stabil dan tidak semua orang bisa menggunakan digital signature ini, dalam artian umumnya tentu hanya generasi muda yang lebih melek teknologi yang bisa menggunakan aplikasi tanda tangan digital, bukan?
Perbedaan Tanda Tangan Basah dan Digital
Dari pembahasan mengenai pengertian di atas, setidaknya kita bisa mengetahui beberapa perbedaan dari tanda tangan basah dan digital adalah sebagai berikut:
1. Metode pembubuhan
Tanda tangan basah dibubuhkan ke atas sebuah dokumen secara langsung, sehingga ketika Anda mendapatkan dokumen digital, Anda harus mencetaknya terlebih dahulu baru menandatanganinya. Di sisi lain, digital signature dapat dibubuhkan ke sebuah dokumen digital secara langsung dan tidak perlu mencetaknya.
2. Sertifikat digital
Tidak dapat dipungkiri bahwasanya saat ini banyak masyarakat yang masih meragukan keabsahan dan validitas digital signature. Hal ini karena digital signature tidak dibubuhkan langsung di depan mata para pihak. Untuk mengatasi hal ini sekaligus mencegah pemalsuan, digital signature dilengkapi dengan sertifikat digital.
Sertifikat ini berisi data-data penting mengenai tanda tangan tersebut, mulai dari siapa yang menandatangani dan kapan proses penandatanganan berlangsung. Sertifikat ini bisa dilihat menggunakan aplikasi tertentu dan tidak akan diperoleh orang yang membuat e-signature biasa entah itu dengan aplikasi word atau sejenisnya.
3. Efisiensi
Tanda tangan basah akan lebih efisien jika Anda bisa bertemu dengan para pihak secara langsung dan tidak perlu memindai (scan) dokumen tersebut. Adapun digital signature akan lebih efisien jika Anda tidak bisa bertemu dengan para pihak secara langsung sementara dokumen tersebut harus disahkan dan di-scan.Â
4. Keamanan dan Autentikasi
Tanda tangan basah dapat dengan mudah dipalsukan dengan cara meniru bentuk tanda tangan. Sebaliknya, tanda tangan digital menggunakan teknik enkripsi yang kompleks untuk memastikan keamanan dan autentikasi. Tanda tangan digital melibatkan penggunaan kunci publik dan kunci privat yang memastikan bahwa tanda tangan tersebut hanya dapat dibubuhkan oleh pemilik kunci privat, sehingga menambah lapisan keamanan yang signifikan.
5. Legalitas dan Pengakuan Hukum
Legalitas tanda tangan digital di berbagai yurisdiksi semakin diakui, dengan banyak negara yang sudah mengesahkan undang-undang yang mengatur penggunaan tanda tangan digital. Misalnya, di Indonesia, tanda tangan digital diatur dalam Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE). Di sisi lain, tanda tangan basah sudah lama diakui secara hukum dan tidak memerlukan regulasi tambahan untuk validitasnya.
6. Dampak Lingkungan
Penggunaan tanda tangan basah sering kali memerlukan pencetakan dokumen, yang berdampak pada penggunaan kertas dan tinta, serta konsumsi energi untuk mencetak dan mengirimkan dokumen fisik. Tanda tangan digital membantu mengurangi dampak lingkungan dengan mengurangi kebutuhan akan kertas dan tinta, serta meminimalkan jejak karbon dari pengiriman dokumen fisik.
Dengan demikian, baik tanda tangan basah maupun tanda tangan digital memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing yang perlu dipertimbangkan sesuai dengan kebutuhan dan situasi penggunaannya.
7. Validasi dan Verifikasi
Verifikasi tanda tangan basah sering kali memerlukan kehadiran fisik untuk membandingkan tanda tangan yang ada di dokumen dengan contoh tanda tangan asli. Tanda tangan digital, sebaliknya, dapat diverifikasi secara elektronik menggunakan perangkat lunak yang memvalidasi sertifikat digital yang terkait dengan tanda tangan tersebut, membuat proses verifikasi lebih cepat dan efisien.
Memilih Antara Tanda Tangan Basah atau Digital
Digital signature bukan berarti secara total menggantikan tanda tangan basah. Dalam kasus tertentu, metode pengesahan dokumen yang pertama masih diterapkan, khususnya untuk dokumen yang membutuhkan saksi.
1. Dokumen yang Membutuhkan Tanda Tangan Basah
Berikut ini beberapa jenis dokumen yang membutuhkan tanda tangan basah:
a. Akta jual beli tanah dan bangunan
Hal ini karena dokumen resmi ini harus disahkan di depan dua orang saksi di kantor Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) secara langsung untuk menerapkan prinsip kehati-hatian.
b. Buku atau surat nikah
Sama seperti akta jual beli tanah dan bangunan, proses penandatanganan buku atau akta nikah juga membutuhkan saksi. Tidak hanya petugas KUA saja, dalam Agama Islam, saksi juga dibutuhkan sebagai syarat sahnya sebuah pernikahan.
c. Surat keterangan sehat
Surat keterangan sehat harus Anda peroleh setelah Anda melakukan serangkaian pemeriksaan di klinik, puskesmas atau rumah sakit terdekat. Surat ini harus ditandatangani secara langsung oleh dokter yang bersangkutan.
2. Dokumen yang dapat disahkan dengan digital signature
Lalu, dokumen apa saja yang bisa disahkan menggunakan digital signature? Berikut ini di antaranya:
a. Legalisir dan terjemah ijazah serta transkrip
Penandatanganan dokumen ini tergantung dengan kebijakan masing-masing kampus dan fakultas. FEB UGM misalnya, memungkinkan alumni untuk memilih pengajuan legalisir secara online dengan tanda tangan basah, kering atau digital.
b. Surat rekomendasi
Anda ingin mendaftar beasiswa dan membutuhkan surat rekomendasi dari dosen atau atasan tapi tidak bisa bertemu langsung? Kini Anda tidak perlu khawatir, sebab Anda bisa meminta mereka untuk membubuhkan digital signature di atas dokumen tersebut dan tetap sah.
c. Halaman pengesahan
Halaman pengesahan merupakan bagian dari skripsi, proposal, atau karya tulis ilmiah lainnya yang menyatakan kalau karya tulis tersebut diakui validitasnya. Halaman ini biasanya terdiri dari tanda tangan dari beberapa pihak, yaitu mahasiswa penyusun karya tersebut, dosen pembimbing, dekan fakultas, dan wakil rektor. Dengan menggunakan digital signature, mahasiswa tidak perlu mondar mandir mencari dosen dan wakil rektor untuk mengesahkan dokumen tersebut.
d. SPT Tahunan
SPT Tahunan adalah surat pemberitahuan daftar harta yang harus dilaporkan oleh wajib pajak ke Direktorat Jenderal Pajak (DJP). Kini, proses pembuatan SPT Tahunan bisa dilakukan secara online. Untuk penandatangannya, Anda dapat menggunakan tanda tangan elektronik tersetifikasi dari Privy karena kini DJP telah bekerjasama dengan Privy dalam hal pelaporan pajak.
Terlepas dari apapun yang Anda pilih, baik tanda tangan basah maupun digital sudah diakui keabsahannya di Indonesia. Privy Sign kini hadir sebagai solusi tanda tangan digital untuk dokumen elektronik Anda. Dengan aplikasi ini, Anda tidak perlu mencetak dokumen untuk membubuhkan tanda tangan di atasnya. Anda cukup mengunggah dokumen dan menempelkan tanda tangan Anda di dokumen tersebut. Tidak perlu khawatir soal keabsahannya, sebab Privy sudah diakui sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) oleh KOMINFO.
