Tanda tangan adalah salah satu komponen penting dalam sebuah surat resmi. Coretan khas ini menandakan bahwa surat tersebut telah dibaca dan disetujui oleh pihak-pihak yang berwenang. Namun, seringkali tanda tangan dalam sebuah surat resmi harus diganti entah karena pergantian pejabat yang berhak menandatangani dokumen tersebut atau masalah lainnya.
Misalnya, tanda tangan di bagian depan halaman buku rekening sebuah sekolah harus diganti seiring dengan pergantian kepala sekolah. Saat mengganti tanda tangan ini, guru yang menjabat sebagai bendahara sekolah tersebut wajib menyerahkan spesimen tanda tangan kepala sekolah yang baru.
Apa itu spesimen dan apa fungsinya? Simak selengkapnya berikut ini:
Pengertian Spesimen Tanda Tangan
Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), spesimen adalah sinonim dari kata contoh. Namun secara istilah, spesimen adalah contoh tanda tangan dari pejabat yang berwenang mengenai masalah keuangan yang diserahkan kepada lembaga tertentu.
Seperti contoh di atas misalnya. Ketika ada pergantian kepala sekolah, maka bendahara sekolah harus menyerahkan contoh tanda tangan kepala sekolah baru tersebut ke bank untuk menggantikan tanda tangan kepala sekolah yang lama.
Begitu pula untuk urusan pajak. Spesimen tanda tangan tim keuangan atau CFO yang baru juga harus diserahkan kepada petugas di kantor pajak. Dengan demikian, faktur perpajakan perusahaan tersebut harus disetujui oleh orang yang spesimennya telah diserahkan kepada KJP tersebut.
Hal ini secara khusus disebutkan dalam Peraturan Direktur Jenderal Pajak PER-24/PJ/2012 yang menyebutkan secara khusus bahwa Pengusaha Kena Pajak (PKP) wajib menyerahkan pemberitahuan tertulis mengenai nama-nama orang yang berhak menandatangani dokumen faktur pajak beserta contoh tanda tangan mereka.
Dalam dokumen tertentu, seperti faktur pajak, perusahaan atau instansi bisa menyerahkan spesimen tanda tangan lebih dari satu orang. Ini artinya, pihak yang berwenang untuk menandatangani dokumen tersebut lebih dari satu orang. Misalnya untuk masalah keuangan sekolah, sekolah bisa menyetorkan dua contoh tanda tangan, yaitu milik kepala sekolah dan milik bendahara sekolah. Ini artinya, untuk menyetorkan atau mengambil uang di bank secara sah, sekolah perlu mendapatkan tanda tangan dari kepala dan bendahara sekolah sekaligus.
Fungsi Spesimen Tanda Tangan
Lebih lengkapnya, berikut ini adalah beberapa fungsi dari spesimen tanda tangan, di antaranya adalah:
1. Memverifikasi dokumen
Spesimen tanda tangan dibutuhkan supaya lembaga tujuan bisa memastikan kalau dokumen tersebut ditandatangani oleh pihak yang berwenang. Pada contoh rekening sekolah di atas misalnya, bank membutuhkan contoh tanda tangan kepala sekolah yang baru supaya lembaga ini mengetahui kalau dokumen keuangan sekolah tersebut kedepannya benar-benar diambil atau diserahkan oleh kepala sekolah baru tersebut.
2. Menghindari penyalahgunaan
Dengan mengetahui siapa saja pejabat yang berhak menandatangani sebuah dokumen, bank atau instansi mitra lainnya bisa menghindari kecurangan atau penyalahgunaan. Misalnya karena adanya spesimen tanda tangan kepala sekolah yang baru, kepala sekolah lama pada akhirnya tidak bisa mengambil uang yang disimpan sekolah ke bank tersebut dengan alasan apapun.
3. Mempermudah bisnis ke luar negeri
Spesimen tanda tangan dari pejabat pemerintah dibutuhkan oleh perusahaan untuk mempermudah proses legalisir dokumen pendirian perusahaan. Legalisir dokumen bisnis perusahaan dibutuhkan oleh perusahaan yang ingin melakukan ekspor impor atau berekspansi ke luar negeri untuk meyakinkan pemerintah negara tujuan bahwasanya perusahaan mereka adalah perusahaan yang secara legal berdiri di Indonesia.
Contoh Surat Pemberitahuan Perubahan Spesimen Tanda Tangan
Sebagai referensi, berikut ini adalah contoh surat pemberitahuan perubahan spesimen tanda tangan.
1. Contoh surat pemberitahuan spesimen faktur pajak
Sumber: Online Pajak
2. Contoh surat pemberitahuan perubahan spesimen kepala sekolah
Sumber: Academia Edu
Contoh dokumen ini dapat digunakan jika ada perubahan nama pejabat kepala sekolah menjelang Ujian Nasional (UN).
3. Contoh surat pemberitahuan perubahan spesimen pada pejabat desa
Sumber: Media Desa
Jika di desa Anda terdapat perubahan struktur pejabat, seperti pergantian kepala desa atau kepala urusan keuangan, maka contoh perubahan surat permohonan spesimen di atas dapat Anda gunakan.Â
4. Contoh spesimen pada satuan kinerja
Sumber: DJBP Kemenkeu
Contoh nomor 4 ini dapat Anda gunakan jika instansi tempat Anda bekerja membuat satuan kerja (Satker) baru. Contoh tanda tangan di sini dibutuhkan untuk memastikan bahwa tanda tangan pada surat-surat yang terbit atas nama satker tersebut kedepannya terbukti memang ditandatangani oleh individu yang berwenang.
5. Contoh spesimen bank
Sumber: PNL.ac.id
Saat membuka rekening baru untuk yayasan atau lembaga, bank membutuhkan contoh tanda tangan dari pihak yang berwenang mengenai masalah keuangan lembaga tersebut. Dengan demikian, bank dapat segera mengetahui siapa saja orang yang berhak menarik dan menyetorkan uang dari lembaga tersebut.
Cara Membuat Spesimen Tanda Tangan
Cara membuat surat atau kartu contoh tanda tangan berbeda-beda tergantung dengan kegunaannya. Beberapa lembaga keuangan, seperti bank, memiliki format kartu spesimen tanda tangan sendiri seperti contoh pada nomor 5 di atas. Dengan demikian, ketika Anda ingin membuat rekening baru, atau mengubah daftar pihak yang berwenang pada rekening lama, Anda harus mengisi kartu spesimen yang disediakan oleh bank tersebut.
Spesimen tanda tangan tidak hanya digunakan dalam masalah administratif di lembaga keuangan saja, tetapi juga masalah administratif di lembaga kependudukan. Spesimen ini juga digunakan dalam proses otentikasi dokumen resmi yang diterbitkan di luar negeri menggunakan sertifikat apostille. Edinesia dalam akun YouTube-nya menjelaskan bahwa, contoh tanda tangan pejabat DISDUKCAPIL pada sertifikat ini dibutuhkan untuk menjamin keaslian akta kelahiran yang diterbitkan di Indonesia, sehingga dokumen tersebut dapat digunakan di luar negeri. Sama seperti pengajuan spesimen di rekening bank, spesimen yang dibutuhkan untuk keperluan ini juga memiliki format tersendiri yang bisa diunduh di aplikasi apostille.
Lalu, bagaimana jika lembaga yang Anda tuju tidak memiliki format spesimen tersendiri? Maka, Anda bisa membuat spesimen tanda tangan sesuai dengan beberapa contoh di atas. Gunakan aplikasi Microsoft Excel dan Microsoft Word untuk membuat dokumen ini.
Perihal tanda tangannya, Anda bisa menggunakan PrivySign supaya lebih mudah. Dengan aplikasi ini, Anda bisa membubuhkan tanda tangan digital Anda selaku penulis spesimen tersebut, mengirimkannya kepada para pihak yang berwenang serta mengirimkannya langsung kepada mitra, bank, KPP, atau lembaga lain yang dituju.
Dengan digital signature dari PrivySign, Anda tidak hanya bisa membubuhkan tanda tangan dan meterai dengan tanpa mencetak dokumen terkait, tetapi juga memastikan keabsahan tanda tangan tersebut. Pasalnya, Privy sudah termasuk perusahaan yang terdaftar sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE), sehingga digital signature dan e-meterai yang disediakan oleh Privy memiliki sertifikat elektronik yang menjamin keasliannya.Â
