Kesuksesan sebuah perusahaan tidak hanya tergantung dengan seberapa banyak pendapatan yang mereka peroleh, tetapi juga tergantung dengan bagaimana perusahaan tersebut dapat mengelola sumber daya produksinya dengan baik. Salah satu sumber daya produksi tersebut adalah karyawan dan untuk mengatur karyawan, adalah tugas dari human resource development (HRD).
Untuk melakukan tugasnya ini, HRD pasti akan mengelola banyak dokumen. Dokumen HR tersebut, seperti CV dan surat lamaran yang dikirim oleh calon karyawan, hingga paklaring. Dokumen-dokumen tersebut ada yang membutuhkan meterai, ada juga yang tidak. Berikut ini beberapa contoh dokumen HR yang membutuhkan e-meterai dan cara memasangnya:
Contoh Dokumen HR yang Butuh E-Meterai
1. Kontrak
Dokumen HR pertama yang membutuhkan e-meterai adalah surat kontrak kerja antara perusahaan dan calon tenaga kerja baik itu tenaga kerja dengan Perjanjian Kerja Waktu Tertentu (PKWT) maupun Perjanjian Kerja Waktu Tidak Tertentu (PKWTT).
Dalam jenis surat ini, e-meterai memang tidak membuktikan keabsahan kontrak, hanya saja dapat digunakan untuk berjaga-jaga apabila surat kontrak ini digunakan sebagai alat bukti di pengadilan. Kontrak dengan e-meterai seringkali juga diterapkan apabila sebuah perusahaan mempekerjakan seorang karyawan sambil menahan ijazahnya (ijazah baru diambil ketika pekerja tersebut keluar), atau diberi pinjaman aset perusahaan, seperti laptop atau handphone.
Penggunaan e-meterai akan mempermudah HR dalam proses pembuatan dan pengiriman kontrak, khususnya untuk pekerja yang menerapkan sistem work from anywhere (WFA atau WFH). Tim HR tinggal membuat surat tersebut, membuat formatnya menjadi PDF, menempelkan e-meterai dan mengirimkannya kepada calon tenaga kerja terkait untuk ditandatangani. Hal ini tentunya membuat proses recruitment menjadi lebih mudah dan cepat.
2. Surat pernyataan rekomendasi
Tidak jarang sebuah tim human resource yang baik akan memberikan surat pernyataan rekomendasi kepada karyawan yang sudah keluar dari perusahaan tersebut, supaya karyawan terkait dapat diterima di perusahaan baru dengan lebih mudah. Nah, surat pernyataan rekomendasi dari HR ini juga merupakan salah satu dokumen HR yang membutuhkan meterai.
3. Surat kuasa
Semua jenis surat kuasa adalah surat yang membutuhkan e-meterai. Termasuk diantaranya adalah surat kuasa yang dibuat untuk keperluan pembangunan sumber daya manusia (HRD). Misalnya, manager HRD sebuah perusahaan tidak bisa menghadiri pertemuan penting dengan Dinas Tenaga Kerja setempat, maka dia bisa memberikan surat kuasa yang ditandatangani di atas e-meterai kepada stafnya untuk menggantikannya menghadiri pertemuan tersebut.
4. Surat perjanjian kerahasiaan
Tidak jarang selain kontrak, seorang calon tenaga kerja baru di sebuah perusahaan juga diminta untuk menandatangani surat perjanjian kerahasiaan (non-disclosure agreement atau NDA). Tujuannya adalah supaya pekerja tersebut tidak menyebarkan informasi-informasi internal perusahaan kepada pihak lain, begitu pula sebaliknya, perusahaan juga tidak bisa menyebarkan informasi mengenai pekerja tersebut.
Sama seperti kontrak kerja, NDA akan tetap sah meskipun tanpa meterai atau e-meterai. Hanya saja apabila dokumen ini harus menjadi bukti di pengadilan, maka ia harus diberi meterai terlebih dahulu. Oleh sebab itu, ada baiknya untuk memberi e-meterai pada NDA sebelum dokumen ini ditandatangani oleh pekerja.
5. Surat pernyataan untuk tenaga kerja asing
Perusahaan Anda ingin mempekerjakan tenaga kerja asing atau dimiliki oleh Warga Negara Asing (WNA)? Maka, HR wajib mengajukan Surat Permohonan Pengajuan Tenaga Kerja Asing, Surat Tanda Melapor (STM) dan Surat Keterangan Tempat Tinggal (SKTT) untuk tenaga kerja asing tersebut. Dokumen-dokumen ini tentunya membutuhkan meterai baik itu meterai tempel maupun e-meterai.
6. Surat pernyataan struktur skala upah
Dalam Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 1 tahun 2017 pasal 2 ayat 1, perusahaan wajib menyusun struktur dan skala upah tenaga kerja berdasarkan berbagai kriteria, seperti golongan jabatan karyawan tersebut, pendidikan hingga hasil kinerjanya. Surat ini merupakan salah satu bentuk pertanggungjawaban perusahaan terhadap karyawan perusahaan tersebut dan Dinas Ketenagakerjaan.
Menurut beberapa sumber, surat ini dilaporkan kepada DISNAKER dengan format yang telah disediakan oleh lembaga tersebut dengan menggunakan meterai tempel maupun e-meterai.
Cara Beli dan Pasang E-Meterai di Dokumen Digital
Anda bisa membeli dan memasang e-meterai di dokumen digital Anda dengan cepat dan mudah di Privy. Privy adalah aplikasi penyedia tanda tangan dan meterai digital yang sudah secara resmi terdaftar di KOMINFO sebagai perusahaan Penyedia Sertifikat Elektronik (PSrE), sehingga legalitas dokumen yang dibubuhi meterai dari aplikasi ini sudah tidak perlu diragukan lagi.
Berikut ini cara membubuhkan e-meterai di privy:
- Masuk ke akun enterprise Anda.
- Klik tombol “Unggah Dokumen”
- Pilih jenis workflow yang Anda inginkan (Self Sign, Sign & Request, atau Request from Others).
- Klik “Unggah Dokumen” dan cari dokumen yang ingin Anda tanda tangani dari laptop Anda. Pastikan dokumen yang diunggah sudah dalam format PDF.
- Tinjau kembali dokumen Anda.
- Pilih ‘’Tandatangani dengan e-meterai’’.
- Klik setuju dan lanjutkan pada form persetujuan yang tersedia.
- Tambahkan e-meterai.
- Geser e-meterai ke tempat yang Anda inginkan.
- Klik lanjutkan.
- Masukkan PIN dan kode OTP yang dikirim melalui WhatsApp, SMS maupun email. Apabila PIN dan kode OTP yang Anda masukkan sudah benar, maka proses selesai.
Proses pembelian dan pemasangan e-meterai di Privy di atas akan berhasil apabila saldo e-meterai Privy Anda masih mencukupi. Oleh karena itu, sebelum menempelkan e-meterai, pastikan Anda mengisi (top up) saldo privy terlebih dahulu. Caranya:
- Hubungi pengelola atau pemilik sysadmin pada akun Privy perusahaan Anda.
- Pilih menu ‘Isi Ulang’ pada dasbor e-Meterai.
- Lalu, masukkan nominal saldo yang Anda inginkan. Minimal top up saldo e-meterai adalah sebanyak 10 biji (sekitar Rp110.000) dan maksimal Rp250.000 dalam satu kali pembelian.
- Klik “Beli” untuk melanjutkan.
- Setelah itu, klik menu ‘’Pilih Pembayaran’’.
- Kemudian, pilih metode pembayaran. Top Up saldo Privy bisa dilakukan dengan membayar melalui ATM, virtual account bank maupun menggunakan dompet digital.
- Klik menu ‘.I have paid’’ setelah Anda sudah melakukan pembayaran.
Keberadaan meterai dalam sebuah surat resmi memang tidak menyatakan atau menjamin keabsahan surat resmi tersebut. Hanya saja, meterai merupakan bukti bahwa surat atau dokumen tersebut dibuat setelah membayar pajak, sehingga dapat dijadikan sebagai alat bukti yang sah di pengadilan. Buat pekerjaan Anda menjadi lebih aman, nyaman dan cepat dengan menggunakan e-meterai dari Privy untuk seluruh dokumen HR perusahaan Anda.
