Dalam surat kontrak kerja, dijelaskan hubungan antara karyawan dan perusahaan secara lengkap. Isinya perjanjiannya memuat informasi status karyawan, job desk, gaji, cuti, masa kerja, hingga batasan dalam bekerja. Tanpa adanya kontrak kerja, status karyawan menjadi tidak jelas, bahkan dapat diberhentikan sesuka hati akibat tidak adanya kesepakatan sebelumnya.
Itulah mengapa, surat kontrak kerja karyawan diperlukan guna menghindari hal-hal tak diinginkan selama hubungan kerja. Jika Anda menjalankan tugas dalam bidang perekrutan pegawai perusahaan, simak contoh surat kontrak kerja karyawan serta tips membuatnya dengan benar di bawah ini.
Pentingnya Surat Kontrak Kerja dalam Hubungan Kerja
Kontrak kerja sangat penting karena menunjukkan kejelasan status karyawan di perusahaan. Sebab dalam kontrak memuat penjelasan mengenai tanggung jawab, masa kerja, gaji, hak dan kewajiban karyawan. Berikut penjelasan lengkapnya.
1. Memperjelas status karyawan
Surat kontrak kerja dalam hubungan kerja fungsinya untuk memperjelas status kepegawaian seorang karyawan. Mereka harus tahu apakah statusnya sebagai karyawan kontrak, paruh-waktu, atau tetap melalui dokumen tertulis.
Dokumen kontrak digunakan sebagai bukti tertulis yang dapat dipertanggung jawabkan sewaktu-waktu ketika dibutuhkan. Terutama jika sedang terlibat dalam suatu proyek maupun dipertanyakan langsung statusnya oleh perusahaan, kontrak kerja sangat dibutuhkan sebagai bukti untuk memperjelas.
2. Memperjelas tanggungjawab yang harus dilakukan
Alasan pentingnya surat kontrak karyawan, yaitu untuk memperjelas tanggungjawab yang harus dilaksanakan selama masa bekerja. Sehingga di dalamnya perlu memuat rincian tugas dan tanggungjawab pegawai sesuai departemen/divisi yang dilamar.
Dengan adanya penjelasan lengkap seputar tugas dan tanggungjawab (job desk), calon karyawan dapat mempertimbangkan untuk jadi masuk ke perusahaan ataupun menolaknya. Itulah mengapa, kandidat diwajibkan membaca kontrak dengan cermat sampai selesai.
3. Melihat rincian gaji
Selain perihal job desk, kontrak kerja karyawan diperlukan supaya kandidat dapat mengetahui rincian gaji yang ditawarkan. Hal ini sangat penting karena dapat dijadikan pertimbangan oleh kandidat sebelum memutuskan untuk masuk ke perusahaan.
Gaji yang tertuang dalam kontrak tak hanya pendapatan rutin bulanan. Tetapi juga termasuk kebijakan uang lembur, bonus tahunan, pemotongan gaji, dan tunjangan. Selain menampilkan angka, setiap komponen perihal gaji dan tunjangan perlu dijelaskan secara rinci bagaimana memperolehnya serta sistemnya.
4. Berisi informasi seputar aturan cuti dan lembur
Adapun alasan pentingnya kontrak kerja bagi karyawan, yaitu karena di dalamnya memuat informasi aturan cuti dan lembur. Dengan demikian, kandidat mengetahui bagaimana sistemnya di perusahaan agar dapat menyesuaikannya.
Perusahaan harus menjelaskan bagaimana sistem pengambilan cuti dan seperti apa aturan lemburnya. Ini merupakan hal tak kalah penting dijelaskan agar kandidat dapat mempersiapkan dirinya sebelum bekerja.
5. Memberitahukan aturan, kebijakan, maupun batasan selama bekerja
Selain itu, dalam sebuah kontrak untuk karyawan juga memuat tentang aturan, kebijakan, hingga batasan selama bekerja. Ini termasuk aturan berpakaian, fasilitas kantor, penalti (jika ada), maupun aturan lainnya selama bekerja di perusahaan.
Intinya, surat kontrak kerja dibuat berdasarkan kesepakatan antara karyawan dan perusahaan. Kontrak merupakan dokumen tertulis yang sifatnya mengikat supaya karyawan maupun perusahaan tidak berbuat seenaknya.
Contoh Surat Kontrak Kerja Karyawan
Surat kontrak karyawan umumnya ditulis dalam beberapa lembar karena isinya memuat komponen penting yang perlu dicermati kandidat pegawai sebelum masuk ke perusahaan. Jadikan contoh surat kontrak kerja karyawan di bawah ini sebagai referensi. Ini berlaku bagi karyawan PKWT, PKWTT, paruh-waktu, maupun freelance yang dapat diubah sesuai kebutuhan.
Sumber: Academia.edu
Contoh di atas merupakan surat kontrak untuk karyawan tetap, tetapi Anda dapat mengubahnya sesuai kebutuhan dan status pegawai yang akan masuk perusahaan. Pada contoh tersebut secara lengkap dimuat komponen penting kontrak kerja yang dijelaskan menggunakan sistem pasal.
Anda dapat menjadikannya sebagai referensi lengkap untuk membuat kontrak. Ubah isinya menyesuaikan kebutuhan perusahaan serta kesepakatan bersama karyawan. Setiap perusahaan tentu akan berbeda sistemnya, sehingga beberapa komponen mungkin dapat dihilangkan ataupun ditambahkan.
Dalam sebuah kontrak kerja, pastikan mencantumkan tanda tangan kedua belah pihak. Sebab isinya merupakan hasil kesepakatan antara pemberi kerja dan kandidat karyawan. Tambahkan pula kop surat profesional yang memuat logo, nama perusahaan, serta informasi lengkap perusahaan.
Cara Membuat Surat Kontrak Kerja
Apabila Anda merupakan orang yang berkecimpung dalam bidang perekrutan pegawai, cara membuat surat kontrak kerja di bawah ini dapat dijadikan sebagai acuan dasar. Paling tidak, komponen-komponen sebagai berikut harus ada pada sebuah kontrak.
1. Cantumkan data diri pemberi kerja dan karyawan
Cara membuat surat kontrak kerja karyawan, harus mencantumkan data diri pihak pemberi kerja dan karyawan bersangkutan. Tuliskan data diri mulai dari nama lengkap, posisi/jabatan, divisi/departemen, alamat lengkap dan nomor telepon.
Selain data diri, tuliskan pula hari dan tanggal kontrak itu dibuat. Bagaimanapun, surat kontrak harus transparan dan jelas isinya.
2. Deskripsikan status karyawan dan tanggungjawabnya
Selanjutnya, dalam surat kontrak deskripsikan bagaimana status karyawan tersebut dan tanggungjawab yang harus dilakukannya selama masa bekerja. Apakah dirinya berstatus sebagai karyawan tetap, kontrak, freelance, ataukah paruh waktu (part-time).
Jelaskan pula sebagai apa posisinya dalam perusahaan juga rincian job desk-nya. Ini penting guna memastikan pegawai tersebut bekerja sesuai job desk yang ditetapkan dalam kontrak. Sehingga ketika ada tugas yang melenceng dan tak sesuai kontrak, masih dapat dipertanggungjawabkan karena ada bukti tertulisnya.
3. Jelaskan kapan waktu kontrak kerja berlangsung
Ketika membuat kontrak untuk pegawai, Anda perlu menjelaskan kapan masa bekerja pegawai tersebut secara jelas. Terutama jika ia bukanlah karyawan tetap, Anda harus mencantumkan tanggal dan tahunnya secara jelas. Tujuannya agar karyawan dapat mempersiapkan diri ketika terjadi pembaruan kontrak ataupun ketika masanya sudah habis.
4. Cantumkan rincian gaji dan kompensasi
Mencantumkan gaji, kompensasi, hingga bonus dan tunjangan lainnya wajib dilakukan. Ini termasuk sistem potongan untuk asuransi dan lainnya. Sebab komponen ini nantinya dapat dijadikan sebagai pertimbangan bagi kandidat sebelum memutuskan masuk perusahaan, apakah gaji yang diberikan tersebut sudah sesuai dengan ekspektasinya atau belum.
Banyak kandidat langsung menandatangani kontrak tanpa membaca sistem gaji dan aturannya. Sehingga ketika hari gajian tiba, merasa tidak sesuai ekspektasinya.
5. Cantumkan durasi jam kerja
Tak kalah penting dari gaji, cara membuat kontrak untuk pegawai sebaiknya juga mencantumkan durasi jam kerjanya. Komponen ini harus dicantumkan supaya kandidat mengetahui kapan dirinya harus mulai dan mengakhiri pekerjaannya dalam sehari.
Tuliskan jam berapa waktu masuk dan pulangnya, tidak termasuk lembur. Sebaiknya tidak menuliskan hanya ‘7/8/9 jam’ kecuali kantor Anda menerapkan flexible working hours.
6. Penjelasan tentang ketentuan pemutusan hubungan kerja (PHK) dan penalti
Kemudian berikan pula penjelasan mengenai ketentuan pemutusan hubungan kerja (PHK). Tujuannya agar kandidat mengetahui bagaimana prosedur PHK, peringatan jika melakukan kesalahan, hingga hak yang akan diperoleh setelah diberhentikan ataupun jika mengajukan resign.
Apabila perusahaan Anda memiliki sistem denda atau penalti, boleh dicantumkan penjelasannya dalam kontrak sebagai bentuk penegasan dari perusahaan agar pegawai tidak berbuat seenaknya. Misalnya dikenai penalti apabila berhenti sebelum masa habis ataupun karena melakukan pelanggaran selama bertugas.
7. Hak dan kewajiban yang harus dipenuhi
Dalam sebuah kontrak, perusahaan harus mencantumkan hak serta kewajiban yang harus dipenuhi oleh karyawan. Contoh kewajiban, misalnya memenuhi aturan perusahaan, tidak menyebarkan informasi rahasia, serta etika dalam bekerja. Sedangkan hak adalah sesuatu yang bisa diperoleh pegawai sebagai haknya, misalnya cuti, uang lembur, tunjangan, fasilitas kantor, dan sebagainya.
8. Akhiri dengan tanda tangan dan meterai
Pada bagian akhir dari kontrak kerja karyawan, sediakan tempat untuk membuat tanda tangan dan meterai. Fungsinya untuk menunjukkan bahwa dokumen tersebut sah dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum.
Cara paling praktis, Anda dapat menggunakan tanda tangan digital dari Privy untuk mengesahkan dokumen kontrak kerja karyawan. Anda juga dapat membuat dokumen template kemudian langsung mengirimkannya ke kandidat karyawan. Template tersebut nantinya dapat dipakai berulang kali sesuai kebutuhan, sehingga ketika ada revisi tidak harus mengulang membuatnya dari awal.
Layanan yang disediakan oleh Privy menjamin keamanan sekaligus kerahasiaan data pengguna. Terutama pada layanan tanda tangan digital yang terikat secara hukum, juga sebagai identitas digital paling terpercaya bagi perusahaan maupun pribadi untuk terhubung secara langsung.
