Pernahkah ketika Anda mengajukan permohonan tertentu, misalnya pengajuan pembuatan kartu identitas, Anda diminta untuk menyerahkan surat pengantar? Jika pernah, berarti Anda sudah cukup familiar dengan jenis pesan resmi yang digunakan untuk memberi keterangan tertentu.
Namun, apakah Anda sudah tahu bahwa ada banyak contoh surat pengantar yang digunakan di masyarakat? Apabila belum mengetahuinya, mari pahami lebih mendalam tentang 5 contoh surat pengantar beserta struktur dan cara menulisnya pada penjelasan di bawah ini!
Apa itu Surat Pengantar?
Surat pengantar adalah jenis pesan resmi yang dikeluarkan oleh organisasi atau instansi terkait untuk memberikan keterangan, pengantar, atau rekomendasi seseorang kepada pihak lain. Surat ini memuat informasi tentang identitas pengirim, latar belakang penulisan pesan, hingga keterangan lainnya yang berhubungan dengan keperluan tertentu.
Surat pengantar banyak digunakan pada berbagai bidang seperti akademik, bisnis, hingga pemerintahan.
Informasi yang terdapat di dalam pesan resmi ini bertujuan untuk menginformasikan bahwa seseorang tersebut memang benar adalah bagian dari suatu organisasi/instansi atau menunjukkan bahwa seseorang sudah melewati tahap administrasi sebelumnya. Dalam beberapa bidang, jenis pesan ini biasa digunakan untuk meminta izin, mengajukan proposal, atau kegiatan lainnya.
Secara tidak langsung, pesan ini berperan untuk memudahkan komunikasi antar pihak yang belum saling mengenal. Misalnya, Anda ingin mengajukan pembuatan KTP ke kelurahan setempat. Pihak kelurahan akan meminta surat pengantar dari RT/RW karena dianggap pihak tersebutlah yang mengenal baik diri Anda.
Dengan begitu, pihak kelurahan bisa yakin dan percaya bahwa Anda adalah warga negara Indonesia asli yang tinggal di daerah tersebut. Proses administrasi pun akan berjalan lebih lancar.
Struktur Surat Pengantar
Sama seperti contoh surat resmi lainnya, surat pengantar juga memiliki struktur yang perlu diperhatikan sebelum membuatnya, yaitu:
1. Kop surat
Kop atau kepala surat biasa diletakan di bagian paling atas atau header kertas. Pada bagian ini, Anda perlu mencantumkan logo institusi/lembaga/perusahaan, nama instansi, nomor telepon, alamat email, dan informasi lainnya yang berkaitan dengan instansi.
Bagian ini bisa memberikan penerima informasi tentang siapa pengirim surat. Untuk mengetahui tutorial pembuatannya lebih jelas, Anda dapat melihat panduan cara membuat kop surat di Microsoft Word di artikel sebelumnya.
2. Nomor surat
Nomor surat resmi umumnya dituliskan untuk mempermudah pengarsipan di pihak penerima ataupun pembuat pesan.
Contoh penulisan:
Nomor : 28/SUP/XI/2019
3. Lampiran dan Hal
Dalam menulis jenis pesan ini, terkadang dibutuhkan informasi tambahan agar penerima bisa memiliki pemahaman lebih luas. Lampiran hanya mencantumkan jumlah berkas yang disematkan bersamaan dengan isi pesan.
Misalnya, Anda ingin mengajukan surat pengantar proposal skripsi. Lampiran yang bisa disematkan seperti kartu identitas, kartu tanda mahasiswa (KTM), surat keterangan lulus, dan lain sebagainya.
Anda bisa menuliskannya seperti di bawah ini:
Lampiran : 3
4. Salam pembuka
Struktur berikutnya adalah penulisan salam pembuka. Salam ini bertujuan untuk menandakan kesopanan dan juga formalitas kepada pihak penerima pesan.
Contoh salam pembuka:
- “Kepada Yth.,”
- “Salam Sejahtera,”
- “Hormat Saya,”
5. Isi surat
Struktur penting dari surat pengantar adalah isi pesan. Isi ini memuat informasi seputar tujuan penulisan pesan. Misalnya, Anda ingin mengajukan pembuatan kartu BPJS. Maka, isi pesan akan memuat identitas diri, alamat rumah, tujuan penulisan pesan, dan lain sebagainya.
6. Salam penutup dan tanda tangan
Jika pesan sudah dibuka dengan salam pembuka, Anda juga perlu menuliskan salam penutup. Contoh salam penutup yang bisa ditulis adalah:
- “Salam hormat,”
- “Dengan hormat,”
Setelah itu, Anda bisa bubuhkan tanda tangan di bawah salam penutup untuk menunjukkan bahwa surat tersebut resmi dan ada pihak yang bertanggung jawab.
Cara Menulis Surat Pengantar
Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk menulis surat pengantar, yaitu:
1. Tentukan tujuan penulisan surat
Dalam pembuatan surat pengantar, tentu ada tujuan tertentu yang ingin disampaikan ke pihak lain. Untuk itu, pastikan Anda memiliki tujuan tersebut agar informasi yang dituliskan dalam pesan pun jelas dan tepat.
Tujuan penulisan pesan bisa berupa pengajuan pembuatan dokumen, pengajuan izin kegiatan atau acara tertentu, pengajuan proposal, dan masih banyak lagi.
Sebelum mulai menulis, tentukan terlebih dahulu tujuan pembuatan pesan yang akan Anda tulis. Apakah pesan tersebut digunakan untuk melamar pekerjaan, mengajukan proposal proyek, atau meminta izin untuk melakukan sesuatu.
2. Susun format dan kerangka surat
Setelah tujuan sudah ditentukan, kini Anda perlu menyusun format dan kerangka surat seperti yang sudah dibahas di atas.
Anda perlu mencantumkan kop, hal dan lampiran, nomor surat, bagian isi, salam penutup, dan tanda tangan.
3. Tulis pesan dengan kalimat jelas dan efektif
Informasi dalam pesan pengantar perlulah ditulis dengan menggunakan kalimat jelas dan efektif. Mengapa demikian? Hal ini bertujuan untuk menghindari kesalahpahaman antara penerima dan pengirim pesan.
Untuk itu, gunakan tatanan bahasa sesuai kaidah Bahasa Indonesia yang benar dengan merujuk pada EYD (Ejaan Yang Disempurnakan). Hindari menggunakan kalimat yang berulang atau bertele-tele agar pesan tersampaikan dengan jelas. Gunakan juga bahasa yang formal dan tidak memakai kata kiasan.
Contoh Surat Pengantar
Berikut ada beberapa contoh surat pengantar yang bisa Anda ajukan dan buat sebagai bukti keterangan kepada pihak lain:
1. Contoh surat pengantar nikah
Sumber: Academia Edu.
2. Contoh surat pengantar RT
Sumber: Pinterest.
3. Contoh surat pengantar proposal
Sumber: Scribd.
4. Contoh surat pengantar SKCK
Sumber: Koleksi Surat Lengkap.
5. Contoh surat pengantar tidak mampu
Sumber: Dokumen Tips.
Tanda Tangan di Surat Pengantar
Untuk memastikan bahwa surat pengantar diterbitkan oleh instansi atau lembaga terpercaya, biasanya di akhir pesan akan dibubuhkan tanda tangan penulis atau pihak yang bertanggung jawab. Tanda tangan Anda juga bisa dicantumkan dalam pesan tersebut untuk semakin meyakinkan bahwa memang benar Anda sendiri-lah yang mengajukan pesan tersebut.
Akan tetapi, penandatanganan surat pengantar ini juga tidak luput dari aksi pemalsuan atau peniruan yang dilakukan oleh pihak tidak bertanggung jawab. Maka dari itu, salah satu solusi untuk mengantisipasinya adalah dengan membuat tanda tangan digital.
Kini, sudah banyak penyedia aplikasi TTd digital seperti Privy yang sudah tersertifikasi dan memiliki sistem keamanan andal. Sistem keamanan ini bisa mencegah risiko pemalsuan TTd pada surat pengantar sehingga keabsahan pesan pun tetap terjaga.
Selain itu, TTd digital juga akan memudahkan Anda untuk membubuhkan TTd di surat pengantar secara online tanpa harus mencetaknya terlebih dahulu.
Demikianlah pembahasan mengenai surat pengantar beserta contoh, struktur, dan cara menulisnya. Pastikan informasi dalam pesan yang dibuat adalah lengkap dan sesuai struktur agar proses pengajuan tujuan Anda bisa lancar dan cepat selesai.
