Surat resmi atau formal biasanya dituliskan oleh seseorang atau instansi yang ditujukan kepada pihak tertentu. Tujuannya adalah untuk menginformasikan pemberitahuan penting dan mendesak, perizinan atas sesuatu hal, penugasan sebuah pekerjaan, dan masih banyak lagi.
Sebuah pesan dianggap resmi apabila informasi di dalamnya dapat dipercaya dan dipertanggungjawabkan. Dengan kata lain, seseorang yang menuliskan pesan formal tersebut dipercaya untuk memberikan mandat kepada penerima dan bersifat mengikat. Selain itu, pesan disebut formal juga apabila memenuhi syarat penulisannya.
Apa saja syarat-syarat tersebut? Bagaimana cara membuatnya dan contoh surat resmi? Mari simak penjelasan di bawah ini untuk informasi lebih lanjut!
Bagian-Bagian Surat Resmi
Dalam sebuah surat resmi, umumnya ada beberapa bagian yang perlu dimasukkan, di antaranya:
1. Kop surat
Kop surat berisikan nama instansi/lembaga/organisasi, logo, alamat, telepon, kode pos. Biasanya struktur ini dituliskan pada bagian atas pesan sehingga pembaca bisa segera mengetahui siapa pengirim pesan tersebut. .
2. Tanggal dan nomor surat
Pesan formal dikeluarkan oleh sebuah lembaga/organisasi tentunya berdasarkan kesepakatan dan persetujuan beberapa pihak. Dengan demikian, penulisan nomor dan tanggal pada pesan menjadi penting sebagai bukti jumlah surat yang telah dikeluarkan dalam waktu tertentu.
3. Lampiran
Jika Anda ingin melampirkan sesuatu seperti rincian dana, susunan acara, dan sebagainya, Anda bisa menuliskan lampiran di bagian pertama pesan. Namun, apabila tidak ada, Anda bisa mengosongkan bagian ini.
4. Nama dan alamat penerima
Agar pesan tidak salah sasaran, tentunya Anda perlu mencantumkan nama dan alamat penerima. Perlu diperhatikan bahwa alamat pada struktur ini tidak perlu dituliskan secara lengkap.
Anda bisa tuliskan nama jalan beserta kota tempat tinggal sang penerima saja.
5. Salam pembuka
Salam pembuka menjadi bagian penting juga untuk menunjukkan rasa hormat dengan menggunakan bahasa baku dan formal. Salam pembuka dapat berupa “Dengan hormat,”; “Yang terhormat,”; dsb.
6. Isi surat
Inti dari sebuah pesan yang dituliskan adalah isi surat. Pada bagian ini, pastikan Anda menggunakan bahasa Indonesia yang baku dan efektif. Hindari penggunaan kalimat kiasan atau mengandung makna ganda agar tidak terjadi kesalahpahaman.
Struktur ini biasanya terdiri dari pendahuluan, isi, dan penutup.
7. Salam penutup
Sebelum mengakhiri pesan, sebuah surat juga perlu diakhiri dengan salam penutup. Salam dapat berupa “Hormat kami,” dan sebagainya.
8. Nama dan tanda tangan
Jangan sampai ketinggalan juga untuk mencantumkan nama dan tanda tangan pada bagian akhir pesan. Tujuannya adalah untuk menginformasikan siapa penulis pesan tersebut.
Selain itu, struktur terakhir ini juga dapat dibuat sebagai bentuk pertanggungjawaban apabila ada kesalahpahaman dalam penyampaian informasi.
Contoh Surat Resmi untuk Berbagai Keperluan
Contoh-contoh di bawah ini adalah beberapa gambaran penulisan surat formal untuk berbagai keperluan yang bisa Anda coba. Beberapa contohnya adalah sebagai berikut:
1. Contoh surat resmi perusahaan
Sumber: EKRUT
2. Contoh surat formal sekolahan
Sumber: Slide Share
3. Contoh surat undangan resmi
Sumber: Serba Bisnis
4. Contoh surat panggilan
Sumber: Surat Resmi Net
5. Contoh surat perintah
Sumber: Scribd
6. Contoh surat undangan rapat
Sumber: Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara
7. Contoh surat dinas
Sumber: Slide Share
8. Contoh surat perizinan
Sumber: rangkul teman
9. Contoh surat formal permohonan kerja sama
Sumber: LezGetReal
10. Contoh surat pengaduan
Sumber: Academia Edu
11. Contoh surat edaran
Sumber: Brainly
12. Contoh surat pemberitahuan resmi
Sumber: Bergaya.ID
Cara Membuat Surat Resmi
Setelah mengetahui struktur pesan dan contoh-contohnya, kini saatnya untuk Anda mulai mencoba membuat pesan formal. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat pesan resmi:
1. Perhatikan struktur kepenulisan
Seperti yang sudah disebutkan di atas, pesan resmi memiliki struktur penulisan tersendiri yang harus diikuti. Struktur tersebut seperti kepala surat, penulisan tanggal, alamat pengirim dan penerima, salam pembuka, isi surat, salam penutup, dan tanda tangan pengirim.
2. Pastikan alamat pengirim dan penerima tertulis dengan benar
Setelah sudah menuliskan bagian pertama struktur pesan, pastikan bahwa nama dan alamat penerima dalam surat resmi tersebut sudah dituliskan dengan benar dan tepat. Tujuannya adalah agar informasi yang disampaikan tepat sasaran.
3. Cantumkan nomor dan tanggal pesan
Bagian yang tidak kalah penting untuk dicantumkan adalah nomor dan tanggal pesan. Anda bisa meminta bagian administrasi atau sekretaris untuk memberikan nomor surat resmi tersebut. Hal ini lantaran biasanya mereka-lah yang mengetahui jumlah pesan masuk dan keluar.
Tuliskan nomor dan tanggal pada bagian paling atas pesan tepatnya di bawah kop surat.
4. Tuliskan salam pembuka
Tuliskan salam pembuka menggunakan bahasa Indonesia yang formal dan sopan seperti “Salam Sejahtera,”; “Kepada Yth.”; dan sebagainya.
Dalam penulisan salam ini, Anda perlu memperhatikan situasi dan kesetaraan antara penerima dan pengirim pesan. Jika Anda mengirimkannya kepada seseorang yang lebih tua atau memiliki posisi lebih tinggi, ada baiknya juga untuk mencantumkan nama gelar atau panggilan formal lainnya.
5. Sertakan isi surat
Bagian isi pesan menjadi inti dari penulisan sebuah informasi. Maka dari itu, sampaikanlah informasi tersebut dengan jelas, tegas, dan menggunakan aturan kebahasaan yang baik dan benar.
6. Tambahkan salam penutup
Setelah dibuka dengan salam pembuka, Anda juga perlu menuliskan salam penutup di bagian akhir pesan. Gunakan salam penutup seperti “Hormat Saya” atau “Salam Hormat”.
Tujuannya adalah untuk menyatakan kesopanan dan juga bentuk formal dalam penulisan pesan.
7. Bubuhkan tanda tangan di akhir pesan
Bagian ini merupakan opsional karena tidak bersifat wajib untuk disertakan. Akan tetapi, biasanya pesan formal perlu dibubuhkan tanda tangan sebagai tanda bahwa pesan tersebut ditulis secara resmi oleh pihak yang bersangkutan.
8. Sematkan lampiran jika ada
Jika Anda perlu melampirkan dokumen atau informasi tambahan, sematkan lampiran tersebut di lembar terpisah. Jangan satukan isi surat dengan lampiran karena bisa menimbulkan kesalahpahaman kepada pembaca.
9. Periksa dan perbaiki kembali pesan bila ada kesalahan
Setelah selesai menulis pesan sesuai format, periksa kembali pesan yang sudah dibuat tersebut untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahan tata bahasa atau ejaan.
Pastikan juga bahwa informasi di dalamnya sudah jelas dan mudah dipahami oleh pembaca.
10. Surat siap dikirimkan
Pesan yang sudah diperiksa dan diperbaiki bisa siap untuk dikirimkan ke alamat penerima yang telah ditentukan. Pastikan bahwa alamat pengirim dan penerima sudah benar dan tepat sebelum pengiriman.
Kini Anda sudah mengetahui beberapa hal mengenai bagian-bagian surat resmi, contoh surat resmi yang benar, hingga cara pembuatan pesan formal. Perhatikan kembali tata cara dan struktur kepenulisan yang berlaku agar informasi bisa dimengerti dan dipercaya oleh pembaca.
