Kop atau kepala surat terletak pada bagian paling atas dokumen, berisi informasi lengkap perusahaan/instansi yang memuat nama perusahaan/instansi, alamat lengkap, dan kontak yang bisa dihubungi. Fungsi adalah sebagai acuan untuk menentukan dokumen tersebut bersifat resmi atau tidak.
Seiring perkembangan teknologi, membuat kop surat mudah dilakukan menggunakan aplikasi, salah satunya dengan Microsoft Word di laptop atau komputer. Tidak sampai berjam-jam melakukannya, begini cara buat kop surat di Word dengan logo, sangat mudah dan bisa rapi.
Apa Itu Kop Surat?
Kepala surat atau kop surat adalah komponen berisi logo serta informasi terkait perusahaan, instansi, maupun lembaga yang terletak pada bagian paling atas surat. Komponen-komponen yang perlu ada dalam kepala surat resmi merupakan identitas dari perusahaan/instansi itu sendiri, antara lain logo, nama perusahaan/instansi, alamat lengkap, nomor telepon, alamat email, website resmi (opsional), dan nomor faximile (opsional).
Keberadaan komponen-komponen dalam kop tersebut fungsinya sangat penting, terutama bagi penerima surat. Sebab melalui informasi yang ada pada kop, pembaca atau penerima dokumen jadi mengetahui siapa pihak yang mengirimkan surat tersebut serta kontaknya. Sehingga ketika sewaktu-waktu terjadi masalah maupun bantuan, dapat menghubungi kontak yang tertera di sana.
Cara membuat kop surat di Word merupakan opsi paling mudah, sebab sudah hampir setiap komputer atau laptop terpasang aplikasi dari Microsoft Office tersebut. Fitur-fitur dalam aplikasi Word pun mudah digunakan, bahkan oleh orang awam sekalipun.
Fungsi kop surat adalah untuk menunjukkan identitas asli perusahaan atau lembaga. Selain itu fungsi lainnya, antara lain meningkatkan formalitas serta kepentingan dokumen yang dikirimkan. Itulah mengapa, kop seringkali kita temui dalam surat resmi.
Perlu diketahui, cara buat kop surat di Word paling mudah adalah dengan memanfaatkan fitur Header yang letaknya pada bagian paling atas dokumen. Pada poin berikutnya nanti, kita akan membahas mengenai cara membuat kop surat di Word versi 2007 hingga versi terbaru.
Cara Membuat Kop Surat di Microsoft Word 2007
Salah satu cara membuat kop surat paling mudah sekaligus praktis, yakni menggunakan Microsoft Word (versi apapun). Fitur-fitur di dalamnya sangat memudahkan Anda ketika menyusun komponen-komponen kop sesuai kebutuhan.
Bagi pemula pun, membuat kop surat mudah sekali dilakukan asalkan memahami dasar-dasar Microsoft Word. Simak cara buat kop surat di Word versi tahun 2007 menggunakan fitur Header di bawah ini.
1. Buka dokumen baru Microsoft Word 2007
Pertama-tama, buka dokumen baru (Blank Document) di Microsoft Word 2007. Versi Word 2007 kedengarannya memang jadul, namun fitur-fiturnya tetap bisa digunakan dan tidak jauh berbeda dengan versi terbarunya.
Sumber: Brankaspedia
Apabila dokumen kosong sudah terbuka, selanjutnya klik menu Insert kemudian pilih opsi Header & Footer. Pada opsi tersebut, klik Header lalu pilih Blank Header untuk membuat sekaligus mengedit kop baru.
Cara paling cepat sebenarnya tak perlu menggunakan menu Insert. Cukup klik dua kali pada bagian atas dokumen, langsung muncul Blank Header secara otomatis.
3. Tuliskan informasi lengkap instansi
Sumber: Modul Komputer
Bagian Header kosong dapat diedit dan ditambahkan gambar sesuai kebutuhan. Apabila kepentingannya untuk membuat kepala surat, maka tuliskan informasi lengkap instansi atau lembaga yang ingin dibuat.
Tulislah komponen penting yang wajib ada dalam sebuah kop, antara lain nama instansi, alamat lengkap, serta kontak yang dapat dihubungi. Dalam penulisan nama instansi, gunakanlah huruf kapital bercetak tebal. Ukurannya penulisan setiap komponennya menyesuaikan, namun usahakan tidak terlalu besar atau malah terlalu kecil.
4. Sisipkan lalu atur logo
Selanjutnya, sisipkan logo instansi dengan cara klik menu Insert – Picture, kemudian pilih gambarnya dari perangkat komputer/laptop. Atur logonya sesuai kebutuhan, tempatkan di samping kiri.
Mengatur logo secara manual menggunakan kursor mungkin terasa susah bagi sebagian orang. Cara paling praktis, klik saja logonya kemudian pilih Format lalu pilih Text Wrapping. Sesuaikan dengan klik Behind the Text atau Front the Text.
5. Buat garis pembatas kepala surat
Sumber: Hybrid.co.id
Bagian lain dalam sebuah kepala surat yang pasti kita lihat, yaitu adanya garis memanjang secara horizontal. Fungsi garis tersebut untuk memisahkan antara kepala surat dengan isi dokumen.
Cara membuat garis kop surat di Word, yaitu mulai dengan klik Insert – Shapes. Pilih varian Shapes berbentuk garis atau Lines, posisikan pada bagian kepala surat.
Selanjutnya, tekan tombol Shift di keyboard untuk membuat garis lurus sempurna dari ujung ke ujung kepala surat secara horizontal. Atur ketebalan garis tersebut sesuai kebutuhan melalui Shape Outline and Weight.
6. Selesai
Selesai. Kop atau kepala surat sudah jadi. Cek serta rapikan kembali apabila ada bagian yang kurang rapi.
Cara Membuat Kop Surat di Microsoft Word 2010 ke Atas
Membuat kop atau kepala surat di Word 2007 bagi sebagian pengguna terasa jadul. Sebenarnya pada Word versi di atasnya sampai yang terbaru pun tidak jauh berbeda caranya.
Jika Anda merupakan pengguna Word versi terbaru, simak langkah-langkahnya berikut ini. Sama simpelnya dengan tutorial sebelumnya!
1. Buka dokumen baru Microsoft Word
Pertama, bukalah dokumen baru yang kosong di Microsoft Word versi 2010 atau terbaru. Pilih ukuran kertas sesuai kebutuhan. Biasanya kebanyakan dokumen mengaplikasikan ukuran kertas A4 dan folio.
2. Klik bagian header (bagian atas) lembar kerja lalu ‘Toolbar design’
Selanjutnya, klik bagian atas lembar kerja sampai muncul Header, kemudian klik Toolbar design. Pada langkah ini, jika Anda mengetikkan kata-kata secara asal kemudian membuat halaman baru, halaman berikutnya akan terikut formatnya.
3. Aktifkan ‘Different first page’
Sumber: Berakal
Selanjutnya, aktifkan fitur Different First Page untuk membuat halaman pertama berbeda dari yang selanjutnya. Jadi ketika dimodifikasi, halaman berikutnya tidak ikut berubah formatnya.
4. Tuliskan informasi lengkap perusahaan/organisasi
Header sudah siap diedit. Tuliskan informasi lengkap perusahaan atau organisasi dengan komponen penting dalam kepala surat.
Tuliskan nama perusahaan/organisasi, alamat, serta kontak yang bisa dihubungi. Sesuaikan ukurannya lalu tempatkan di tengah-tengah (center), perhatikan pula spasinya. Pada komponen nama perusahaan/organisasi, pastikan ditulis dalam huruf kapital cetak tebal.
5. Sisipkan dan atur logo
Sisipkan logo instansi dengan fitur Insert – Picture, kemudian atur logo sesuai kebutuhan. Gunakan fitur Wrap Text – Through supaya lebih rapi dan tidak bertabrakan dengan komponen lainnya.
6. Home – Borders and Shading
Sumber: Tutorial Ms Office
Selanjutnya, buat garis pembatas. Cara membuat garis kop surat di Word bisa dengan klik menu Home kemudian pilih Borders and Shading. Tentukan jenis garis yang dipakai, atur ketebalan serta ukurannya pada pengaturan fitur tersebut sesuai kebutuhan.
7. Selesai, rapikan jika kurang sempurna
Kop surat sudah selesai dibuat dan siap digunakan untuk pelengkap surat resmi. Rapikan kembali jika ada bagian yang dirasa kurang enak dilihat.
Cara Membuat Kop Surat Hanya pada Halaman Pertama
Ketika membuat kepala surat di bagian header, jika kita membuat halaman baru pada file yang sama, halaman berikutnya akan mengikuti. Padahal sebenarnya tak membutuhkannya.
Ada cara cepat supaya header kepala surat tidak otomatis ikut ke halaman berikutnya. Tidak perlu membuat file baru secara terpisah hanya untuk membuat halaman lanjutannya, simak cara membuat kop surat hanya pada halaman pertama berikut ini!
1. Klik dua kali pada kepala surat yang sudah jadi
Buka dokumen yang sudah terdapat kepala surat. Setelah itu, klik dua kali pada kepala surat tersebut.
2. Nonaktifkan ‘Link to Previous’
Sumber: Panduan Ms Office
Ketika Anda mengklik dua kali, selanjutnya akan muncul beberapa pilihan pengaturan. Apabila tak ingin halaman berikutnya terdapat header kepala surat, nonaktifkan fitur Link to Previous untuk menonaktifkan header pada halaman berikutnya.
3. Selesai
Cobalah mengetes dengan membuat halaman baru, apakah header-nya sudah hilang atau belum. Jika belum hilang, ulangi lagi dari langkah nomor dua. Selesai.
Sebenarnya jika ingin cara lebih instan dan tak ingin membuat kepala surat secara manual, Anda bisa mencoba alternatif lainnya. Caranya dengan meng-copy dokumen yang sudah terdapat kepala surat, kemudian mengganti logo serta informasi lengkap instansi sesuai kebutuhan.
Demikianlah cara membuat kop surat di Word dengan logo versi lama maupun terbaru. Tidak susah melakukannya, kan?
Nah, jika surat sudah selesai dibuat dan hendak ditandangani, akan lebih praktis jika Anda menggunakan tanda tangan digital untuk menandatanganinya.
Tidak hanya praktis, tanda tangan digital juga memiliki sejumlah kelebihan yang tidak dimiliki oleh tanda tangan basah biasa, di antaranya seperti sistem keamanan data yang lebih kompleks dan aman serta kemudahan untuk berkolaborasi.
Jadi, Anda tidak perlu repot-repot mengirim dokumen fisik hanya untuk ditandatangani. Cukup dengan menggunakan tanda tangan digital dari penyedia yang terpercaya seperti Privy, Anda sudah dapat dengan mudah menandatangani dokumen dari manapun dan kapanpun. Jadi, tunggu apa lagi, yuk beralih ke tanda tangan digital sekarang!
