Tidak hanya berlaku untuk antar individu, surat-menyurat juga kerap kali dilakukan dalam dunia bisnis. Istilah surat formal yang dibuat dan dikirimkan oleh perusahaan kepada individu/organisasi/perusahaan lain disebut dengan surat niaga.
Mungkin Anda jadi bertanya-tanya, mengapa perusahaan harus membuat pesan untuk menyampaikan informasi? Apakah tidak bisa diunggah langsung di situs perusahaan? Tentu saja perusahaan bisa melakukan hal tersebut. Namun, esensi dari pembuatan surat niaga adalah sebagai wujud profesionalitas dan formalitas.
Maka dari itu, sebagai seorang pebisnis, Anda perlu memahami penggunaan, format, hingga penandatanganan dalam surat niaga. Mari simak penjelasannya di bawah ini!
Apa itu Surat Niaga?
Sesuai dengan namanya, niaga berkaitan dengan kegiatan jual beli dalam bisnis. Untuk itu, surat niaga adalah jenis pesan resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk mewujudkan aktivitas bisnis seperti promosi produk atau layanan, permohonan kerja sama, instruksi bisnis, dan masih banyak lagi.
Dalam dunia bisnis, jenis pesan ini cukup berperan penting sebagai bukti tertulis mengenai transaksi yang terjadi antara dua pihak tertentu. Dengan kata lain, pesan ini bisa jadi bukti historis apabila terjadi permasalahan di masa mendatang.
Surat niaga sendiri dibagi ke dalam beberapa jenis, yaitu surat perkenalan, permintaan penawaran, surat tagihan, pengajuan komplain, dan lain sebagainya yang berkaitan dengan aktivitas bisnis.
Fungsi dari jenis pesan ini sendiri sangat beragam. Fungsi pesan tersebut mulai dari sebagai panduan kerja, strategi promosi, hingga sebagai pengingat atas suatu transaksi yang sudah atau sedang dilakukan.
Format Surat Niaga yang Benar
Surat Niaga memiliki format khusus dan standar untuk memudahkan komunikasi antara para pelaku bisnis, yaitu:
1. Kop surat
Dalam membuat pesan resmi yang ditujukan sebagai bentuk profesionalitas, tentu Anda perlu mencantumkan kop di bagian atas pesan.
Seperti pesan resmi pada umumnya, untuk membuat kop surat niaga, Anda perlu menambahkan informasi berupa logo perusahaan/instansi, nama perusahaan, alamat kantor/toko, nomor telepon, alamat email, fax, dan informasi lain terkait perusahaan.
2. Nomor referensi, lampiran, hal
Format berikutnya adalah nomor referensi yang disesuaikan dengan aturan perusahaan. Antar perusahaan pastilah memiliki penempatan nomor yang berbeda. Namun, pada umumnya, nomor referensi bisa ditulis dengan format kode surat, nomor urutan surat dikeluarkan, nama perusahaan, tanggal, bulan, dan tahun pembuatan pesan.
Contohnya adalah sebagai berikut:
Nomor : 12.010/RH-KP/X/2023
Selain itu, Anda juga perlu mencantumkan lampiran apabila ada informasi yang ingin disematkan. Pada bagian ini, Anda bisa menuliskan jumlah halaman yang dilampirkan, seperti:
Lampiran: 3
Angka 3 di sana berarti ada 3 lembar lampiran yang disematkan bersamaan dengan surat niaga. Lampiran ini bisa berupa detail harga barang atau layanan, brosur bisnis, dan lain sebagainya.
Lalu, ada juga format penulisan “hal” yang harus dituliskan. “Hal” di sini merujuk pada tujuan penulisan pesan. Misalnya, Anda membuat surat niaga untuk menawarkan produk baru. Maka, Anda bisa menuliskannya seperti ini:
Hal: Penawaran Produk Bulan Mei 2023
3. Tanggal pembuatan surat
Pada bagian ini, Anda diminta untuk menuliskan tanggal pembuatan surat. Tanggal ini bisa berfungsi sebagai bentuk historis pembuatan pesan yang dikirim. Peletakannya berada di sebelah kanan atas dan di bawah kop.
Terlebih lagi jika pesan ditujukan untuk menagihkan pembayaran. Jangan sampai salah menulis hari, tanggal, bulan, dan tahun.
4. Alamat penerima
Dalam membuat pesan, pastilah ada pihak yang dituju. Maka dari itu, Anda harus mencantumkan alamat penerima dengan benar dan sesuai.
Biasanya, bagian ini tidak menuliskan alamat secara lengkap. Anda hanya perlu menyebutkan nama kota, negara, dan nama jalan.
5. Salam pembuka
Untuk memberikan kesan formal dan profesional, Anda harus menuliskan salam pembuka sebelum masuk ke isi pesan. Salam pembuka dapat ditulis seperti ini:
- Dengan hormat,
- Salam bahagia,
- Bapak/Ibu yang terhormat,
- Dsb.
6. Bagian isi
Bagian terpenting dari penulisan surat niaga tentunya adalah bagian isi pesan. Bagian isi ini umumnya dibagi menjadi 3 bagian, yaitu pembuka, isi, dan penutup.
Pada bagian pembuka, Anda dapat menyebutkan alasan dan latar belakang penulisan pesan. Kemudian, masuk ke bagian isi di mana informasi utama disebutkan, seperti detail harga barang atau layanan, tempat dan tanggal rapat permohonan kerja sama, dan masih banyak lagi.
Terakhir, Anda harus menutup pesan dengan menuliskan ucapan terima kasih atas kesediaan penerima untuk menerima informasi dan harapan untuk tindakan selanjutnya setelah menerima pesan.
7. Salam penutup
Jika pesan sudah dibuka dengan salam pembuka, Anda juga harus menutupnya dengan salam penutup. Salam penutup yang bisa ditulis adalah seperti “Hormat kami,”.
8. Tanda tangan
Setelah format-format di atas sudah selesai dicantumkan semua, akhiri pesan dengan membubuhkan tanda tangan, baik itu tanda tangan basah maupun tanda tangan digital. Tanda tangan di sini berperan untuk menambah kesan profesional karena ada pihak yang bertanggung jawab atas pembuatan pesan tersebut.
Anda juga dapat menambahkan nama lengkap dan jabatan agar penerima mengetahui posisi Anda pada perusahaan.
Contoh Surat Niaga
Berikut ada beberapa contoh surat niaga yang bisa Anda gunakan dalam aktivitas bisnis:
1. Contoh surat niaga penawaran barang
Sumber: Berita 99.co.
2. Contoh surat niaga perkenalan
Sumber: Surat Resmi Net
3. Contoh surat niaga permintaan penawaran
Sumber: Scribd.
4. Contoh surat niaga pesanan barang
Sumber: Scribd.
5. Contoh surat niaga konfirmasi pesanan
Sumber: Studocu.
6. Contoh surat niaga komplain atau pengaduan
Sumber: Mamikos.
Penandatanganan Surat Niaga
Pada bagian format surat niaga, disebutkan bahwa tanda tangan bisa dicantumkan di akhir pesan untuk mengakhiri informasi. Penandatanganan ini dapat dilakukan secara manual di atas pesan yang sudah dicetak dengan pena ataupun menggunakan tanda tangan digital.
Apabila menggunakan tanda tangan digital, Anda dapat melakukannya dengan berbagai cara. Anda bisa membubuhkan TTd menggunakan software seperti PDF, Microsoft Office, dan sebagainya. Selain itu, ada cara lain yaitu dengan aplikasi tanda tangan digital seperti Privy.
Melalui aplikasi tersebut, Anda bisa lebih efisien menandatangani surat niaga karena hanya tinggal mengunggah pesan ke aplikasi dan mencantumkan TTd di sana.
Tanda tangan digital juga memungkinkan Anda untuk memiliki aktivitas surat-menyurat yang aman. Hal ini lantaran TTd sudah dilindungi dengan sistem keamanan andal seperti cryptography yang mencegah orang lain untuk membagikan data Anda tanpa persetujuan. Sistem ini sangat bermanfaat bagi pebisnis untuk menghindari ancaman penipuan, pemalsuan, atau kejahatan lainnya yang mungkin terjadi dalam aktivitas bisnis antara dua pihak.
Demikianlah pembahasan mengenai contoh surat niaga beserta format yang benar dan resmi untuk berbagai keperluan bisnis Anda. Pastikan penulisan surat niaga mengikuti struktur yang berlaku agar pihak lain dapat segera memahami dan menindaklanjuti informasi yang disampaikan dalam pesan.
