Untuk seorang pebisnis, membuat surat penawaran bukan lagi sesuatu yang asing. Sebab ini merupakan salah satu surat bisnis yang sering digunakan.
Eits, tetapi bagi Anda yang baru merintis bisnis mungkin masih bingung format surat penawaran yang resmi. Artikel ini akan membahas contoh surat penawaran barang yang resmi dan cara menyusunnya. Penasaran? Simak selengkapnya berikut ini!
Apa itu Surat Penawaran Barang?
Surat penawaran barang adalah dokumen tertulis yang dikirimkan kepada konsumen potensial untuk mengenalkan produk dan perusahaan Anda.
Surat penawaran barang berisi detail produk apa saja yang Anda miliki dengan spesifikasi dan katalog harganya. Surat penawaran barang memiliki tujuan utama sebagai pintu pembuka negosiasi ketika perusahaan Anda hendak menjalin perjanjian bisnis dengan perusahaan lain. Sehingga sangat penting untuk memperhatikan formatnya supaya terlihat formal dan resmi dapat meyakinkan calon konsumen.
Fungsi Surat Penawaran Barang
Seperti sudah dijelaskan sebelumnya, surat penawaran barang adalah alat penting dalam dunia bisnis yang digunakan untuk memperkenalkan barang atau jasa yang ditawarkan kepada calon konsumen. Namun fungsi surat ini tidak terbatas hanya pada memperkenalkan produk atau jasa, tetapi juga sebagai sarana untuk membangun hubungan bisnis yang saling menguntungkan. Berikut beberapa fungsi lainnya dari surat penawaran barang yang wajib Anda ketahui:
1. Sebagai Pintu negosiasi
Fungsi utama dari surat penawaran barang adalah sebagai pintu negosiasi antara perusahaan Anda dengan calon konsumen. Misalnya perusahaan A membutuhkan peralatan kantor baru untuk fasilitas mereka, dan Anda memiliki produk yang sesuai dengan kebutuhan mereka, maka surat penawaran merupakan cara yang tepat untuk memulai negosiasi.
Surat penawaran ini bisa menjadi langkah awal dalam membangun hubungan kerja yang lebih besar, seperti penawaran harga yang menguntungkan bagi kedua belah pihak. Dengan mengirimkan surat penawaran yang jelas dan terstruktur, perusahaan Anda memberi kesempatan bagi pihak lain untuk mengevaluasi produk atau jasa yang ditawarkan. Bila tertarik, proses negosiasi lebih lanjut akan dilakukan untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan.
2. Menunjukkan Profesionalitas yang Dapat Meningkatkan Kepercayaan Calon Konsumen
Selain membuka jalan untuk negosiasi, surat penawaran juga berfungsi untuk menunjukkan profesionalitas perusahaan Anda yang pada gilirannya dapat meningkatkan kepercayaan calon konsumen. Dalam surat penawaran yang baik, Anda harus menyertakan informasi yang jelas dan terperinci tentang produk atau jasa yang ditawarkan, seperti harga, kualitas, dan manfaat yang didapatkan dari produk tersebut. Hal ini akan memperlihatkan keseriusan perusahaan Anda dalam menjalin hubungan bisnis.
Sertakan juga elemen-elemen penting seperti kop surat, nomor telepon yang bisa dihubungi, serta alamat kantor. Semua informasi ini membangun citra perusahaan yang dapat dipercaya dan profesional di mata calon konsumen.
3. Memperluas jangkauan pasar
Surat penawaran juga memiliki fungsi yang penting dalam memperluas jangkauan pasar Anda. Dengan surat ini, Anda dapat menawarkan barang atau jasa yang tidak hanya berada di wilayah sekitar tempat produksi, tetapi juga ke luar daerah bahkan luar negeri. Jika perusahaan memproduksi peralatan kantor berkualitas tinggi maka Anda bisa menargetkan perusahaan besar di kota lain atau bahkan negara lain yang membutuhkan produk serupa.
Berkat kemajuan teknologi, surat penawaran bisa disebarkan melalui berbagai saluran komunikasi, baik melalui surat fisik, email, atau platform lainnya yang memungkinkan Anda untuk menjangkau lebih banyak konsumen potensial.
4. Memberikan Informasi yang Lengkap dan Jelas
Salah satu hal yang penting dalam surat penawaran tentunya adalah isi surat itu sendiri. Pastikan Anda memberikan informasi yang lengkap dan jelas mengenai produk atau jasa yang ditawarkan. Sertakan detail seperti harga, spesifikasi barang atau jasa, dan bagaimana produk tersebut bisa memenuhi kebutuhan calon konsumen. Jelaskan juga bagaimana produk tersebut dapat menguntungkan bagi perusahaan mereka, contohnya dalam hal efisiensi biaya atau peningkatan produktivitas.
Sertakan pula perihal atau tujuan utama surat penawaran ini sehingga penerima dapat langsung memahami maksud dari surat tersebut. Menggunakan bahasa yang mudah dipahami dan profesional akan membantu mempercepat proses pengambilan keputusan oleh calon konsumen. Pada akhirnya, jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih untuk menunjukkan bahwa perusahaan Anda profesional dan memiliki itikad baik dalam penyampaian informasi tersebut.
5. Menjalin Kerjasama yang Menguntungkan
Terakhir, surat penawaran juga merupakan media untuk menawarkan kerjasama yang saling menguntungkan. Dalam bisnis, kerjasama yang baik antara kedua pihak merupakan kunci keberhasilan jangka panjang. Anda bisa menjelaskan dalam surat penawaran bagaimana kerja sama ini bisa bermanfaat bagi kedua belah pihak, baik dalam jangka pendek maupun panjang.
Sebagai contoh, jika Anda menawarkan peralatan kantor kepada perusahaan, Anda bisa menekankan keuntungan dalam jangka panjang, seperti penghematan biaya pemeliharaan atau peningkatan efisiensi kerja.
Contoh Surat Penawaran Barang
Untuk melengkapi gambaran Anda mengenai surat penawaran barang, berikut beberapa contoh yang bisa digunakan untuk Anda sebagai referensi surat penawaran barang yang resmi. Simak berikut ini!
1. Contoh surat penawaran barang elektronik
2. Contoh surat penawaran barang furniture
Sumber: Scribd
3. Contoh surat penawaran barang dan jasa
Sumber: nesabamedia
4. Contoh surat penawaran barang singkat
5. Contoh surat penawaran barang bahasa inggris
Sumber: the moondoggies
6. Contoh surat penawaran produk makanan
Sumber: romadecade
Cara Membuat Surat Penawaran Barang
Kini Anda mungkin penasaran dengan bagaimana sih cara membuatnya? Berikut cara membuat surat penawaran barang yang resmi untuk Anda.
1. Buat Header Surat
Cara yang pertama dalam menyusun surat penawaran barang adalah membuat header atau kop surat. Header ini menunjukkan identitas perusahaan Anda sehingga calon konsumen langsung mengenali asal surat. Di bagian ini, cantumkan nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, dan email perusahaan.
Jangan lupa mencantumkan tanggal pembuatan surat untuk menunjukkan keaktualan penawaran. Jika perusahaan Anda memiliki logo, letakkan logo tersebut di bagian atas, di sebelah nama perusahaan untuk memperkuat identitas visual dan profesionalitas.
2. Tuliskan Pihak Penerima
Selanjutnya adalah menuliskan pihak penerima. Bila Anda tahu nama perusahaan dan bagian pengadaan yang dituju, tuliskan dengan format resmi, seperti “Yth. Kepala Bagian Pengadaan PT XYZ” atau “Yth. Manajer Pembelian”.
Jika Anda tidak mengetahui nama spesifik penerima, cukup tuliskan posisi atau divisi yang relevan. Penggunaan awalan seperti “Yth.” atau “Yang Terhormat” menunjukkan kesopanan dan menghormati penerima surat yang juga bisa memberikan kesan profesional dalam komunikasi bisnis Anda.
3. Buka dengan Pengenalan Perusahaan
Di bagian pembuka, perkenalkan perusahaan dengan profil singkat yang menjelaskan sejarah atau spesialisasi bisnis Anda. Bagian ini bertujuan untuk memberikan gambaran awal tentang kredibilitas dan keunggulan perusahaan Anda, namun jangan bertele-tele.
Sebutkan hal-hal penting seperti pengalaman perusahaan dalam industri tersebut, standar kualitas, dan beberapa klien besar atau proyek yang pernah ditangani jika relevan. Dengan demikian, penerima surat akan mendapatkan impresi yang positif dan lebih percaya pada produk yang Anda tawarkan.
4. Deskripsikan Produk Beserta Harga dan Kondisinya
Setelah pengenalan perusahaan, beralih ke deskripsi produk atau jasa yang ditawarkan. Berikan detail seperti nama produk, jenis atau model, spesifikasi teknis, serta kondisi barang (baru, bekas, atau rekondisi).
Tambahkan informasi mengenai harga per unit atau paket, dan jika ada, sertakan opsi diskon atau penawaran khusus. Untuk produk yang lebih kompleks atau bervariasi, lampirkan katalog harga atau brosur sebagai lampiran. Hal ini memudahkan penerima untuk mengevaluasi penawaran Anda. Jika memungkinkan, tambahkan juga masa berlaku harga untuk menghindari kesalahpahaman yang dapat terjadi pada kemudian hari.
5. Beri Tambahan Informasi dan Penutup
Pada bagian penutup, Anda bisa menambahkan informasi penting lainnya yang bisa membuat penawaran menjadi lebih menarik. Misalnya, jelaskan prosedur pemesanan, opsi pengiriman, atau kebijakan garansi jika ada.
Anda bisa juga menyebutkan kompensasi atau nilai tambah yang ditawarkan perusahaan, seperti pengiriman gratis untuk jumlah pesanan tertentu atau layanan purna jual. Penutup surat sebaiknya disampaikan dengan nada yang ramah dan mengajak, seperti “Kami berharap dapat segera menjalin kerja sama yang saling menguntungkan dengan perusahaan Anda.”
6. Akhiri dengan Tanda Tangan dan Kontak yang Bisa Dihubungi
Terakhir, tambahkan tanda tangan yang sah, nama jelas, jabatan, serta nama perusahaan untuk menunjukkan keseriusan dan legalitas surat. Di bagian bawah, cantumkan juga informasi kontak yang mudah diakses seperti nomor telepon, WhatsApp, atau email yang langsung terhubung ke tim yang bertugas menangani penawaran ini.
Dengan kontak yang jelas, perusahaan dapat segera menghubungi Anda jika tertarik dengan penawaran. Pastikan bahwa kontak yang dicantumkan aktif agar respons cepat dapat diberikan bila diperlukan.
Mengingat surat penawaran saat ini lebih banyak dikirimkan melalui email ataupun aplikasi perpesanan, Anda bisa menyiapkan tanda tangan elektronik. Lebih praktis dan mudah tanpa harus print dokumen menandatangani manual dan scan. Bisa gunakan Privy untuk tanda tangan digital petinggi perusahaan.
Privy adalah platform yang menyediakan layanan tanda tangan elektronik yang memenuhi standar keamanan dan keabsahan hukum. Privy juga menyediakan fitur-fitur tambahan seperti pengiriman surat secara elektronik, penandatanganan oleh beberapa pihak, notifikasi pengingat, dan pengaturan akses yang fleksibel.
Nah, itulah uraian seputar contoh surat penawaran barang yang resmi dan cara menyusunnya. Anda bisa menggunakannya sebagai referensi dalam menyusun milik perusahaan Anda sendiri. Tinggal sesuaikan saja dan selamat mencoba!
