Surat jalan pengiriman barang merupakan surat niaga yang sangat diperlukan ketika Anda hendak mengirimkan pesanan ke pelanggan melalui ekspedisi atau petugas pengiriman. Hal ini sebagai antisipasi hal-hal yang tidak diinginkan di perjalanan. Surat ini berfungsi sebagai bukti sah bahwa Anda memang benar melakukan pengiriman melalui petugas yang membawa surat jalan pengiriman barang ini.
Anda yang baru membuka usaha atau bisnis mungkin masih sedikit asing dengan dokumen satu ini. Tidak perlu khawatir, artikel ini akan membahas fungsi sekaligus contoh surat jalan pengiriman barang yang baik dan benar sehingga Anda tidak akan lagi keliru. Simak selengkapnya berikut ini.
Fungsi Surat Jalan Pengiriman Barang
Setiap dokumen memiliki fungsinya masing-masing. Surat jalan pengiriman barang yang baik dan benar memiliki fungsi berikut ini:
1. Sebagai dokumen yang membantu identifikasi barang
Fungsi surat jalan pengiriman barang yang pertama adalah sebagai dokumen yang membantu identifikasi barang. Pada dokumen ini, biasanya tercantum jenis, jumlah, berat serta deskripsi barang secara lengkap. Ini akan memudahkan ketika pemilihan barang oleh ekspedisi atau pengiriman.
Sehingga barang-barang yang mudah pecah, mudah terbakar dan lain sebagainya bisa disimpan dengan cara yang lebih baik. Barang bisa sampai ke tangan pelanggan dalam kondisi baik.
2. Bukti pengiriman yang sah
Fungsi lainnya dari surat jalan pengiriman barang yaitu sebagai bukti pengiriman yang sah. Apalagi jika Anda melakukan pengiriman barang dari luar ke dalam negeri, dokumen ini sebagai bukti mengenai barang apa yang dikirimkan. Barang yang legal dan bukan barang yang dicurigai atau dilarang.
3. Informasi detail mengenai logistik
Surat jalan pengiriman barang juga berfungsi sebagai informasi detail mengenai logistik. Logistik adalah kegiatan yang melibatkan perencanaan, pelaksanaan dan pengendalian aliran barang, jasa dan informasi dari suatu titik ke titik tujuan.
Pada dokumen satu ini, terdapat informasi detail mengenai logistik berupa alamat penerima, perusahaan pengirim, alamat perusahaan pengiriman, hingga detail ekspedisi yang digunakan. Hal ini mencegah kesalahan pengiriman dan hal-hal yang tidak diinginkan saat perjalanan.
4. Sebagai arsip untuk keperluan akuntansi
Saat mengecek semua pengiriman yang ada dokumen satu ini akan mempermudah keperluan akuntansi seperti laporan bulanan. Sebab akan ada jumlah, jenis, berat dan identifikasi barang yang dijual. Artinya barang tersebut terjual.
Dokumen surat jalan pengiriman barang wajib disimpan dengan baik. Supaya jika dibutuhkan bisa digunakan kembali dan Anda tidak perlu mengecek dokumen lainnya saat menyusun laporan keuangan.
5. Media komunikasi internal
Terakhir, fungsi dokumen satu ini adalah sebagai komunikasi internal. Yaitu komunikasi antara penjual, pembeli dan pengirim. Jika ada kesalahpahaman maka dokumen ini yang akan dicek dan dipastikan kebenarannya sama halnya seperti petunjuk.
Contoh Surat Jalan Pengiriman Barang yang Baik dan Benar
Kini Anda sudah mengerti fungsi dari surat jalan pengiriman barang. Supaya gambaran lebih lengkap berikut contoh surat jalan pengiriman barang yang baik dan benar untuk referensi perusahaan Anda.
1. Contoh surat jalan barang furniture
2. Contoh surat jalan pengiriman barang bahasa inggris
3. Contoh surat pengiriman barang ATK
Sumber: scribd
4. Template surat jalan barang sederhana
Sumber: Plugin Ongkos Kirim
5. Contoh surat jalan pengiriman snack
Nah, itulah beberapa contoh surat jalan pengiriman barang yang baik dan benar. Template di atas bisa Anda terapkan untuk usaha atau bisnis Anda supaya terlihat lebih profesional.
Agar lebih efisien dan mempercepat proses operasional, Anda dapat menandatangani surat jalan pengiriman barang dengan tanda tangan digital. Agar terjamin legalitasnya, pastikan Anda menggunakan layanan tanda tangan digital dari penyedia terpercaya seperti Privy. Sebab, tanda tangan elektronik dari Privy sudah terjamin keabsahannya di mata hukum untuk transaksi secara elektronik.Â
Tidak hanya itu, menggunakan tanda tangan digital saat menandatangani dokumen juga dapat membantu Anda untuk melakukan pengidentifikasian identitas. Dalam kata lain, Anda dapat mengetahui siapa pemilik tanda tangan di atas dokumen tersebut dengan sertifikat digital.
Jika menggunakan tanda tangan digital untuk menandatangani surat jalan pengiriman barang, tanda tangan yang dibuat sudah pasti tidak dapat dipalsukan karena jelas validitas datanya. Sangat efisien bukan? Tunggu apa lagi, yuk beralih ke tanda tangan digital sekarang!
