BAST atau Berita Acara Serah Terima adalah sebuah berkas penting yang dibutuhkan dalam proses atau kegiatan serah terima, seperti barang, berkas, pekerjaan, jabatan, uang, maupun perjanjian. Fungsi dokumen ini, yaitu sebagai bentuk laporan tertulis (notulensi) untuk mencatat suatu peristiwa atau kegiatan yang telah terjadi.
Ini merupakan bukti tertulis yang sah. Lihat contoh Berita Acara Serah Terima (BAST) lengkap beserta cara membuatnya pada pembahasan kali ini.
Apa itu Berita Acara Serah Terima
BAST atau Berita Acara Serah Terima adalah suatu dokumen penting untuk mencatat laporan pelaksanaan kegiatan serah terima, baik barang, berkas, jabatan, uang, maupun perjanjian. BAST fungsinya sebagai notulensi yang dibuat oleh perusahaan atau instansi.
BAST memiliki dasar hukum. Ketentuan mengenai hal tersebut telah diatur dalam Peraturan Presiden Nomor 16 Tahun 2018, di mana dalam aturan tersebut dinyatakan bahwa setelah seluruh pekerjaan selesai seluruhnya perlu dilakukan kegiatan penyerahan dan penerimaan barang maupun jasa sesuai ketentuan pada kontrak.
Berita acara merupakan bukti tertulis yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan di mata hukum. Jadi, harus disusun sesuai format dan ditandatangani oleh pihak-pihak yang terlibat.
5 Fungsi Berita Acara Serah Terima
Berikut beberapa fungsi utama dari berita acara serah terima:
1. Bukti Resmi dan Sah
Berita acara serah terima berfungsi sebagai bukti resmi dan sah yang mencatat bahwa serah terima barang atau pekerjaan telah dilakukan sesuai kesepakatan. Dengan adanya dokumen ini, baik pihak pemberi maupun penerima dapat menghindari perselisihan di masa depan, karena semua detail mengenai tanggal, kondisi barang, dan persetujuan kedua belah pihak telah tercatat.
Hal ini menjadi pegangan penting dalam menghadapi kemungkinan sengketa terkait barang atau pekerjaan yang telah diserahterimakan, dan juga sebagai dasar untuk tindakan hukum apabila diperlukan.
2. Menjaga Transparansi dan Akuntabilitas
Dokumen berita acara serah terima menjaga transparansi dan akuntabilitas dalam proses serah terima. Dengan menuliskan rincian yang jelas tentang siapa yang menyerahkan dan siapa yang menerima, termasuk waktu dan kondisi barang atau hasil pekerjaan, semua pihak akan lebih bertanggung jawab terhadap peran maupun kewajiban masing-masing.
Transparansi ini sangat penting untuk memastikan bahwa tidak ada hal-hal yang disembunyikan atau diabaikan selama proses serah terima, terutama dalam kegiatan proyek besar atau kontrak kerja yang melibatkan banyak pihak.
3. Memastikan Kondisi Barang atau Pekerjaan
Kemudian, berita acara juga berfungsi untuk memastikan kondisi barang atau pekerjaan yang diserahkan sesuai dengan kesepakatan awal. Dalam dokumen ini, dicatat deskripsi detail mengenai kondisi barang atau pekerjaan pada saat penyerahan.
Apabila ada kerusakan atau ketidaksesuaian, kedua belah pihak dapat mencatatnya dalam berita acara ini sebagai dokumentasi bersama. Dengan demikian, berita acara serah terima melindungi pihak penerima agar menerima barang atau hasil kerja yang sesuai, sekaligus melindungi pihak pemberi dengan bukti bahwa barang telah diserahkan dalam kondisi tertentu.
4. Menghindari Kesalahpahaman di Kemudian Hari
Berita acara serah terima juga membantu dalam menghindari kesalahpahaman atau perbedaan interpretasi di kemudian hari. Dengan adanya dokumen yang memuat informasi lengkap dan detail, kedua belah pihak bisa memiliki pegangan yang sama mengenai apa saja yang telah diserahterimakan dan kapan tepatnya hal tersebut dilakukan.
Hal ini sangat berguna apabila di masa mendatang terjadi ketidakpuasan atau pertanyaan terkait proses serah terima, sehingga setiap pihak bisa merujuk kembali pada dokumen ini untuk klarifikasi dan memastikan pemahaman yang sama.
Contoh Berita Acara Serah Terima
Berita acara digunakan sebagai catatan berisi laporan pelaksanaan kegiatan serah-terima di instansi atau perusahaan. Lihat 13 contoh berita acara serah terima di bawah ini, lengkap dengan kepentingannya.
1. Contoh berita acara serah terima pekerjaan kontraktor
PT Kontraktor QWERTY
Jl. Damai Sejahtera Nomor 30
Email: qwerty@kontraktor.com No. Telp: 081122223333
Berita Acara Serah Terima
Surabaya, 5 September 2022
Yth. Budi Utomo
Jl. Bangunan Baru No. 5
di Surabaya
Dengan hormat,
Dalam rangka menyelesaikan pekerjaan konstruksi yang telah dilaksanakan, dengan ini kami sampaikan rincian serah terima sebagai berikut:
- Nama Proyek: Pembangunan Taman Wisata
- Nama Kontraktor: PT Kontraktor QWERTY
- Nama Pemberi Kerja: Yatno Tyo
- Tanggal Mulai Pekerjaan: 10 Juni 2022
- Tanggal Selesai Pekerjaan: 2 September 2022
Pihak kedua dengan ini menyatakan menerima pekerjaan konstruksi yang telah diselesaikan oleh pihak pertama sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati. Semua pekerjaan telah dinyatakan selesai dengan baik dan tidak ada pekerjaan tertunda.
Demikian surat berita acara ini dibuat dengan sebenarnya untuk menjaga kepentingan kedua belah pihak.
Hormat kami,Â
Direktur PT Kontraktor QWERTY Perwakilan Pemberi Kerja
Patrick Rick Yatno Tyo
2. Contoh berita acara serah terima kendaraan dinas
PT DIGITAL KREATIF
Jl. Angin Utara Nomor 1, Kota xxxx
Email: digkreatif@mail.com Nomor telepon: 0xxxxxxxx
BERITA ACARA SERAH-TERIMA
Pada hari ini, tanggal 5 Desember 2021, dengan ini kami menyatakan bahwa kendaraan dinas dengan detail sebagai berikut telah diserahkan kepada:
Nama Penerima: Merry
Jabatan: Kepala Bidang
Departemen/Unit: Divisi MarketingÂ
Keterangan kendaraan:
- Jenis Kendaraan: Mobil
- Nama Kendaraan: Sedan
- Nomor Kendaraan: 78901xxx
- Tahun Kendaraan: 2020
- Kilometer Awal: 7000 km
Penerima kendaraan dinas dengan ini menyatakan bahwa kendaraan telah diterima dalam kondisi baik dan akan bertanggung jawab atas pemakaian serta pemeliharaannya sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Demikian berita acara ini dibuat dengan sebenar-benarnya untuk menjaga kepentingan kedua belah pihak.
Hormat kami,Â
Direktur PT DIGITAL KREATIF Kepala Bidang Div. Marketing
Akhmad S. Merry
3. Contoh berita acara serah terima aset
Sumber: Academia.edu
4. Contoh berita acara serah terima barang inventaris
Sumber: Berita99
5. Contoh berita acara serah terima pekerjaan
Sumber: Scribd
6. Contoh berita acara serah terima jabatan
Sumber: Detik Finance
7. Contoh berita acara serah terima jabatan pengurus organisasi
Sumber: Academia.edu
8. Contoh berita acara serah terima dokumen
Sumber: Scribd
9. Contoh berita acara serah terima dokumen ujian nasional
Sumber: Academia.edu
10. Contoh berita acara serah terima dana sisa kegiatan
Sumber: Scribd
11. Contoh 11 (BAST perlengkapan laboratorium)
Sumber: Merdeka
12. Contoh 12 (BAST dana masjid)
Sumber: Scribd
13. Contoh 13 (BAST bantuan)
Sumber: Scribd
Cara Membuat Berita Acara Serah TerimaÂ
Termasuk dokumen resmi, dalam membuat berita acara harus sesuai ketentuan dan format supaya lebih terstruktur. Ikuti cara membuat berita acara untuk kegiatan serah terima dengan benar di bawah ini.
1. Gunakan bahasa formal
Pertama-tama sebelum membuat dokumen berita acara, perlu diketahui bahwa dokumen tersebut sifatnya resmi dan penting. Itulah mengapa harus menggunakan bahasa formal, baik dalam bahasa Indonesia maupun Inggris.
Bahasa formal dalam penulisan berita acara menunjukkan profesionalitas. Selain itu, usahakan tidak menggunakan singkatan, kecuali pada kata-kata tertentu seperti ‘Yang terhormat’ disingkat sebagai ‘Yth.’ dan sebagainya.
2. Buat kepala surat lengkap
Selanjutnya, buatlah kepala surat lengkap pada sisi paling atas. Fungsinya untuk menunjukkan identitas perusahaan atau instansi yang menerbitkan BAST. Komponen dalam kepala surat memuat logo instansi/perusahaan, nama instansi/perusahaan, alamat lengkap, serta kontak aktif.Â
3. Tuliskan judul surat
Setelah kepala surat, tuliskan judulnya. Penulisannya disarankan dalam huruf kapital bercetak tebal untuk mempertegas. Letakkan judul surat dengan format ‘Centered’ di bawah kop.
4. Tambahkan penomoran surat
Penomoran surat merupakan komponen yang tak dapat dilewatkan karena fungsinya untuk mempermudah pengarsipan dokumen. Jadi ketika sewaktu-waktu membutuhkan, lebih mudah mencarinya karena sudah tertera nomor serta kodenya.
Cara penomoran surat sebaiknya mengikuti aturan. Penomoran terdiri atas nomor surat keluar, kode instansi, bulat pembuatan (dalam angka romawi), serta tahun pembuatan dokumen.
5. Identitas pihak terlibat
Sebelum masuk ke penulisan identitas pihak yang terlibat, tuliskan kalimat pembuka secara singkat. Contoh penulisan pembuka untuk BAST, misalnya ‘Pada hari ini, tanggal 14 Juni 2023, kami yang bertanda tangan di bawah ini: (enter)’.
Selanjutnya, baru tuliskan identitas kedua pihak yang menyerahkan dan menerima dokumen, uang, ataupun barang. Tuliskan secara lengkap mulai nama, jabatan, alamat lengkap, NIK, maupun komponen identitas lainnya tergantung jenis serah terimanya.
6. Buat kalimat pernyataan serah-terima
Pada bagian bawah usai menuliskan identitas kedua belah pihak, buatlah kalimat pernyataan serah terima. Apapun barang dan keperluannya, tuliskan rinciannya secara lengkap, misalnya nominal, jumlah, hasil pekerjaan, dan sebagainya.
Contoh kalimat pernyataannya, misalnya ‘Pihak pertama menyerahkan (jenis kepentingan) kepada pihak kedua. Kemudian pihak kedua telah menerima penyerahan (jenis kepentingan) dari pihak pertama… ‘ dan seterusnya.Â
Tuliskan dalam tabel supaya lebih mudah dibaca. Ini berlaku bagi segala bentuk serah dan terima yang dilaksanakan, baik itu barang inventaris, uang, dokumen, maupun lainnya.
7. Kalimat penutup
Buat kalimat penutup secara singkat, paling tidak dua baris. Contoh penulisannya, ‘Demikian berita acara ini kami buat agar dapat digunakan sebagaimana mestinya’.
8. Tanda tangan serta nama terang kedua belah pihak
Tambahkan tanda tangan serta nama terang kedua pihak yang dituliskan identitasnya pada BAST. Anda juga dapat menambahkan nama dan tanda tangan saksi jika diperlukan. Apabila dokumen penting ini dibuat secara digital, gunakan pula tanda tangan digital untuk mengesahkannya.
Anda dapat menggunakan layanan e-Sign dari Privy. Layanan tanda tangan digital ini dapat diaplikasikan pada berbagai dokumen sesuai kebutuhan secara praktis, termasuk untuk menandatangani berita acara. Tak hanya praktis dan efisien, tetapi tanda tangan digital dari Privy juga dapat dipertanggungjawabkan secara hukum.
9. Tambahkan lampiran pendukung
Sebagai bukti atau catatan pendukung, tambahkan lampiran. Lampirannya dapat dibuat pada halaman terpisah ataupun menyatukannya dalam satu halaman.
10. Waktu pelaksanaan kegiatan
Selain komponen penting di atas, jangan lupa menambahkan waktu pelaksanaan kegiatan. Cantumkan sebelum menuliskan identitas kedua belah pihak dengan format ‘(tanggal) (bulan dalam huruf) (tahun)’. Pertegas dengan cetak tebal jika diperlukan.
Itulah macam-macam contoh berita acara serah terima untuk berbagai keperluan serta cara membuatnya yang dapat Anda jadikan sebagai referensi. Semoga penjelasannya di atas bermanfaat!
