Setiap perusahaan dagang maupun distributor pasti ingin memberikan pelayanan terbaik bagi konsumen, terutama dalam transaksi jual-beli. Ketika ada orderan masuk, perusahaan perlu mengirimkan surat konfirmasi pesanan barang karena ini merupakan bagian penting dari alur pembelian.
Apalagi jika konsumen bertransaksi dalam jumlah besar, tentu surat konfirmasi order dibutuhkan guna mencegah terjadinya miskomunikasi. Ini termasuk dokumen resmi, jadi perlu disusun dengan format yang terstruktur dan bahasa formal. Begini contoh surat konfirmasi pesanan serta format membuatnya yang benar dan terstruktur.
Apa itu Surat Konfirmasi Pesanan?
Surat konfirmasi pesanan adalah dokumen resmi yang diberikan dari pihak perusahaan dagang atau distributor kepada konsumen untuk memastikan apakah pesanannya sudah benar atau belum.
Tujuan mengeluarkan surat konfirmasi order, yakni untuk menghindari miskomunikasi antara penjual dengan pembeli.
Adanya kekeliruan atau kesalahan pada orderan dikhawatirkan membuat konsumen merasa tidak puas dan kecewa dengan produk yang dibelinya karena tidak sesuai. Itulah mengapa, dokumen tersebut dibutuhkan untuk mengkonfirmasi ulang produk pesanan.
Surat konfirmasi order merupakan dokumen resmi. Sehingga dalam penyusunannya harus menggunakan bahasa baku dan format yang terstruktur. Isinya mencakup nama dan alamat pembeli, rincian order, serta harga produknya.
Fungsi Surat Konfirmasi Pesanan
Surat resmi berisi konfirmasi order penting dibuat untuk memastikan pesanan pembeli apakah sudah sesuai permintaan atau belum, apalagi jika pesanannya dalam jumlah besar dan harganya tidak murah. Lebih jelasnya, baca fungsi surat konfirmasi pesanan berikut.
1. Menunjukkan profesionalitas
Surat konfirmasi pesanan adalah suatu dokumen resmi yang dibuat untuk mengkonfirmasi orderan dari konsumen guna mencegah terjadinya kesalahan maupun kekurangan pesanan. Sebagai perusahaan distribusi/produsen harus bersikap profesional, salah satunya dengan bertanggung jawab terhadap orderan konsumen.
Terkadang, saat memesan barang dalam jumlah banyak belum tentu semuanya sesuai dengan apa yang dipesannya saat itu. Maka, perusahaan perlu memastikan ulang apakah pembelian sudah pasti atau masih ada yang ingin ditambahkan atau dikurangi.
Mengirimkan surat konfirmasi kepada customer memang membutuhkan waktu untuk memperoleh balasan. Meskipun demikian, perusahaan tetap harus bersikap profesional demi memperoleh kepuasan dari konsumen.
2. Membangun citra positif perusahaan
Selain menunjukkan profesionalitas, surat konfirmasi order juga berfungsi membangun citra positif perusahaan. Ketika pelanggan membeli banyak barang dan Anda memastikannya kembali agar tidak ada kesalahan, dapat membuat pelanggan beranggapan bahwa perusahaan peduli.
Customer pun jadi tidak perlu khawatir tentang pesanannya, kemudian mempercayakan sepenuhnya kepada perusahaan. Apabila konsisten mempertahankan sikap seperti ini, citra baik perusahaan bisa terbangun dengan sendirinya. Loyalitas konsumen pun dapat meningkat dan tak ragu jika bertransaksi kembali di kemudian hari.
3. Memastikan pesanan konsumen
Adapun fungsi membuat surat konfirmasi adalah untuk memastikan pesanan konsumen. Sesuai namanya, surat resmi tersebut digunakan untuk mengkonfirmasi apakah barang yang diorder sudah sesuai permintaan atau belum.
Ketika perusahaan mengkonfirmasinya, pelanggan jadi tahu rincian produk yang dipesan beserta harganya. Tentunya jika pesanannya sudah benar, mereka pasti akan melanjutkan transaksi. Sebaliknya jika pesanannya salah, mereka akan memberikan rincian kekurangan atau mungkin berkonsultasi dengan Anda.
4. Menyampaikan informasi ketersediaan stok barang
Terkadang, barang yang dipesan oleh konsumen tidak selalu tersedia. Maka sebagai bentuk pemberitahuan, perusahaan atau pedagang perlu menyampaikan informasi terkait ketersediaan stok kepada konsumen.
Contoh Surat Konfirmasi Pesanan
Dalam menyusun surat untuk konfirmasi order, harus memperhatikan format seperti di atas agar lebih terstruktur. Apabila masih bingung, lihat beberapa variasi contoh surat konfirmasi pesanan, mulai dari yang berbahasa Indonesia hingga inggris, untuk referensi tambahan.
1. Contoh surat konfirmasi pesanan alat elektronik
Sumber: Scribd
Contoh surat balasan pesanan barang di atas tak hanya mencantumkan rincian orderannya saja, tetapi juga memberitahukan metode pembayaran dan informasi terkait pengiriman yang digunakan. Ini cukup lengkap, apalagi disusun dengan tata letak yang rapi.
2. Contoh surat konfirmasi pesanan kosmetik
Sumber: Studocu
Sama seperti sebelumnya, contoh surat balasan pesanan ini sangat informatif karena menunjukkan rincian barang secara lengkap. Disusun dalam bentuk tabel, tidak membingungkan pembaca.
3. Contoh surat konfirmasi pesanan komputer dan printer
Sumber: Scribd
Adapun contoh surat balasan pesanan ini juga dapat dijadikan sebagai referensi. Sembari mengingatkan customer terkait pembayaran, maka mencantumkan informasi waktu pembayaran pun tak ada salahnya.
4. Contoh surat konfirmasi penolakan pesanan
Sumber: Scribd
Contoh surat balasan pesanan tidak selalu memberitahukan terkait rincian pemesanannya saja. Terkadang, memberitahukan bahwa stok produk sedang tidak tersedia. Inilah mengapa, surat balasan sangat penting agar konsumen dapat mempersiapkan diri untuk membayar atau malah mengubah pesanannya.
5. Contoh surat konfirmasi pesanan mesin dan alat kantor
Sumber: Dokumen Tips
Ini merupakan contoh yang lebih sederhana. Bagaimanapun, jangan pernah melupakan ucapan terimakasih kepada customer karena telah bersedia memesan barang di termpat Anda.
6. Contoh surat konfirmasi pesanan bahasa inggris
Sumber: Website Download Gambar Berkualitas Tinggi
Contoh surat konfirmasi pesanan bahasa Inggris ini dapat dijadikan referensi lainnya. Terutama, bagi Anda yang bergelut dalam dunia bisnis skala internasional atau mancanegara.
Format Membuat Surat Konfirmasi Pesanan
Karena termasuk surat resmi, maka pastikan penyusunan surat konfirmasi menggunakan format surat resmi yang terstruktur. Apabila ingin membuatnya, perhatikan format surat konfirmasi order berikut yang baik dan benar dan pastikan menggunakan bahasa formal dan sopan.
1. Kop surat
Pertama-tama, Anda perlu membuat bagian kop surat. Kop atau kepala surat merupakan komponen penting yang harus ada. Isi mencakup identitas perusahaan atau instansi, yaitu logo, nama perusahaan, alamat lengkap, serta kontak aktif.
Adanya kop menunjukkan siapa pihak pengirim surat, sehingga pelanggan tidak perlu menerka-nerka siapa pengirimnya. Selain menunjukkan identitas pengirim, juga merupakan bentuk profesionalisme dalam dokumen resmi.
2. Tempat dan tanggal surat dibuat
Dalam menyusun surat konfirmasi, harus menambahkan tempat dan tanggal surat dibuat. Format penulisannya, misalnya ‘Surabaya, 17 Agustus 2022’. Gunanya untuk menunjukkan kapan serta dari mana dokumen tersebut dikirimkan.
Penulisan tempat serta tanggal bisa di bagian kanan atas setelah kop, ataupun pada bagian akhir sebelum tanda tangan.
3. Nomor surat
Dokumen resmi apapun harus disusun dengan baik sesuai format. Guna mempermudah pengarsipan, Anda perlu menambahkan nomor surat.
Penomoran surat resmi harus mengikuti aturan. Biasanya format penomorannya, yaitu nomor surat keluar/kode instansi/bulan pembuatan dalam romawi/tahun pembuatan. Contohnya: 05/PT-ABC/IV/2022.
Penomoran surat mungkin tidak terlalu berpengaruh besar pada konsumen. Akan tetapi jika tak dicantumkan, dapat menyusahkan perusahaan Anda saat pengarsipan. Jadi, penomoran sebaiknya tak dilakukan asal-asalan.
3. Perihal dan lampiran
Berikutnya, tambahkan perihal atau maksud mengirimkan dokumen serta jumlah lampiran. Pada bagian perihal, tuliskanlah ‘Konfirmasi pesanan’.
Lampiran sebenarnya opsional. Akan tetapi jika perlu melampirkan berkas pendukung, maka tuliskan berapa lembar jumlah lampirannya dalam angka. Misalnya ‘Lampiran: 2 lembar’. Apabila tak terdapat lampiran, cukup tuliskan ‘Lampiran: -’.
4. Tujuan penerima
Cantumkan tujuan penerima secara jelas. Contoh penulisannya, misalnya ‘Yth. Bapak Wuriantono (enter) Jl. Panorama Timur No. 30 (enter) di Jakarta’.
Jika mengirimkannya kepada instansi, tuliskan langsung nama instansi pemesannya. Contohnya, ‘Yth. PT Berdikari (enter) Jl. Dekat Bandara No. 1 (enter) di Surabaya’.
5. Salam pembuka
Salam pembuka merupakan bagian dari surat resmi yang harus ada. Fungsinya adalah sebagai bentuk penghormatan kepada penerima sekaligus pembuka topik pembicaraan.
Tidak perlu bertele-tele, paling tidak cukup satu baris atau maksimal dua baris. Cukup menuliskan kalimat ‘Dengan hormat, ‘ pun tak ada salahnya.
6. Isi surat
Usai salam pembuka, tuliskan isi surat secara jelas dan lengkap. Karena ini termasuk surat konfirmasi terkait pemesanan barang, maka Anda perlu menuliskan nama pemesan, rincian barang yang akan dikirim, harga produk dan totalnya, serta alamat tujuan.
Jika diperlukan, Anda dapat mencantumkan metode pembayaran dan jasa pengiriman yang digunakan. Selain sebagai pemberitahuan, juga dapat digunakan sebagai pengingat bahwa orderan tersebut harus segera dibayarkan jika ingin dilanjutkan.
Anda dapat menyusunnya dalam bentuk tabel supaya lebih rapi, terutama jika barangnya banyak. Apabila hanya satu barang saja, dapat membuatnya dalam bentuk paragraf, kemudian beri cetak tebal pada jenis barang serta harga totalnya untuk memperjelas.
8. Penutup
Jika di awal terdapat pembuka, maka jangan lewatkan penutupnya. Tuliskan kalimat penutup secara singkat atau maksimal dua baris, misalnya ‘Demikian surat konfirmasi pesanan ini kami sampaikan. Terimakasih atas perhatian Bapak/Ibu’.
9. Tanda tangan dan nama terang
Terakhir, tambahkan tanda tangan serta nama terang. Surat resmi konfirmasi pesanan barang dapat dibuat secara digital, maka tanda tangannya pun sebaiknya dalam bentuk digital pula.
Supaya lebih mudah, Anda dapat menggunakan layanan tanda tangan digital Bulk Signing dari Privy. Fitur Bulk Signing dapat mempermudah Anda menandatangani lebih banyak dokumen sekaligus.
Tanda tangan digital dari Privy mudah diaplikasikan pada segala jenis dokumen digital. Ini merupakan fitur pada website Privy yang hanya dapat dibagikan oleh enterprise ID yang sama, sehingga lebih terjamin keamanannya.
Itulah beberapa contoh surat konfirmasi pesanan serta format penyusunannya yang baik dan benar. Buat suratnya secara rinci dan jelas supaya tidak membingungkan klien/customer. Perhatikan penggunaan bahasa, pastikan menggunakan bahasa formal baik dalam bahasa Indonesia maupun Inggris!
