6 Contoh Faktur Penjualan dan Cara Membuatnya

karakter duduk membawa koper dan surat

Sebagai pemilik perusahaan, setiap transaksi jual-beli yang dilakukan pasti memerlukan bukti berupa kwitansi atau faktur (invoice) penjualan. Keduanya memiliki perbedaan karena kwitansi umumnya diminta oleh pembeli, tetapi faktur penjualan diterbitkan oleh perusahaan dengan tujuan menagihkan hutang yang belum dibayarkan.

Tentu Anda perlu mengetahui cara membuat jenis dokumen ini agar bisa memberikan informasi akurat kepada pembeli. Maka dari itu, mari simak cara membuat faktur penjualan beserta 6 contoh dokumen untuk memberi gambaran lebih luas lagi! Simak penjelasannya di bawah ini

Apa itu Faktur Penjualan?

Faktur penjualan atau biasa juga dikenal dengan invoice penjualan adalah jenis dokumen atau surat yang dibuat oleh penjual untuk menginformasikan rincian mengenai barang yang dijual kepada pembeli. Faktur ini biasanya hanya diterbitkan oleh pihak penjual atas barang yang belum selesai pembayarannya atau kredit. 

Dalam dokumen tersebut, dicantumkan informasi berupa nama penjual, alamat perusahaan dan pembeli, tanggal transaksi, rincian barang yang dibeli beserta harga dan informasi lainnya. Selain itu, informasi penting yang wajib disertakan dalam jenis dokumen ini adalah tenggat waktu pembayaran yang harus dibayarkan oleh pembeli. Invoice penjualan bisa dibuat menggunakan software seperti Microsoft Excel, Microsoft Words, situs online, atau aplikasi khusus pembuatan faktur. 

Faktur penjualan dibedakan kedalam 2 jenis utama, yaitu faktur proforma dan faktur konsuler. Faktor proforma adalah dokumen yang digunakan untuk mengirimkan tagihan sementara kepada pelanggan. Dokumen ini biasanya dikeluarkan untuk pembelian barang yang dilakukan secara bertahap atau cicilan. 

Sementara itu, faktur konsuler adalah dokumen penagihan pembayaran yang dibuat untuk perdagangan internasional seperti ekspor dan impor. Walaupun penggunaannya berbeda, kedua jenis dokumen tersebut mencakup informasi yang sama mengenai detail pesanan barang pembeli. 

Pembuatan dokumen ini bukan tanpa tujuan. Baik pihak penjual maupun pembeli, keduanya akan mendapatkan manfaat dari adanya dokumen ini, seperti bukti riwayat transaksi pembelian, bukti konkret apabila ada kekurangan atau kelebihan barang di luar perjanjian awal, dan lain sebagainya. 

Oleh karena itu, sangat penting bagi perusahaan untuk membuat faktur penjualan dengan akurat dan teliti untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam penulisan rincian pesanan dan efisiensi operasional perusahaan.   

Contoh Faktur Penjualan

Berikut ada beberapa faktur penjualan yang biasa digunakan oleh perusahaan, yaitu: 

1. Contoh faktur penjualan kredit

invoice penjualan kredit

Sumber: Bee.id

2. Contoh faktur penjualan tunai

faktur penjualan tunai apotek

Sumber: VMedis.

3. Contoh faktur penjualan barang

contoh faktur penjualan barang

Sumber: Media Indonesia

4. Contoh faktur penjualan internasional

faktur penjualan internasional

Sumber: Belajar Ekspor Impor.

5. Contoh faktur penjualan jasa

faktur penjualan jasa

Sumber: Zahir Accounting. 

6. Contoh faktur penjualan komputer

faktur penjualan komputer

Sumber: Scribd. 

Keabsahan Faktur Penjualan dengan Tanda Tangan Digital

Pada bagian pembahasan cara membuat faktur penjualan, disebutkan bahwa tanda tangan berfungsi untuk menandakan keaslian sebuah dokumen perjanjian dalam penjualan. Tanda tangan tersebut dapat dibubuhkan secara manual menggunakan pena atau menggunakan aplikasi pembuat invoice melalui perangkat smartphone, komputer, dan lainnya. 

Dengan menggunakan tanda tangan digital, invoice penjualan Anda bisa terjamin keabsahannya. Mengapa bisa demikian? TTd digital bisa dibuat melalui situs atau aplikasi yang hanya pemilik simbol bersangkutan saja yang bisa mengaksesnya. Salah satu aplikasi yang menyediakan layanan dan fitur TTd digital ini adalah Privy

Melalui aplikasi ini, hanya pemilik tanda tangan tersebut saja lah yang bisa menggunakan, mengubah, dan bahkan melacak dokumen mana saja yang sudah tertandatangani. 

Terlebih lagi dalam pembuatan faktur penjualan yang bersifat penting dan resmi, penting untuk menjamin bahwa dokumen tersebut adalah asli ditandatangani oleh Anda. 

Selain itu, tanda tangan digital juga dilindungi secara hukum keberadaannya, tepatnya Undang-Undang  No. 11 Tahun 2008. Hukum ini menjamin tidak ada seorang pun yang bisa memanipulasi tanda tangan Anda tanpa persetujuan langsung dari pihak bersangkutan. UU tersebut juga mengatur mengenai sistem keamanan TTd digital dengan menggunakan verifikasi dua tahap dan asymmetric cryptography.

Jadi, dokumen Anda pun bisa diakui keabsahannya secara pribadi dan tentunya hukum. 

Cara Membuat Faktur Penjualan

Agar faktur penjualan Anda diakui dan sah, berikut ada beberapa cara pembuatannya yang bisa dilakukan: 

1. Cantumkan identitas perusahaan 

Sama seperti dokumen lainnya, faktur penjualan perlu menyertakan identitas perusahaan. Tujuannya adalah tentu sebagai bukti bahwa perusahaan Anda sendiri-lah yang mengeluarkan dokumen tersebut. 

Identitas perusahaan yang dimasukkan bisa berupa logo dan nama perusahaan, alamat toko, nomor telepon, alamat email, dan lain sebagainya yang berkaitan dengan identitas perusahaan. Bagian ini biasanya diletakkan di header kertas atau bagian teratas pada faktur. 

2. Tuliskan tanggal transaksi dan pembuatan faktur

Setelah identitas perusahaan sudah ditulis dengan lengkap, jangan lupa tuliskan tanggal transaksi dan tanggal pembuatan faktur. Hal ini penting dicantumkan sebagai bukti historis adanya transaksi pembelian dengan pihak lain. 

Bagian ini juga bermanfaat dalam mengurus administrasi perusahaan apabila ada masalah di kemudian hari. Jadi, jangan sampai salah menuliskan tanggal, bulan, dan tahun dalam invoice tersebut, ya!

3. Menuliskan deskripsi lengkap produk

Inti dari pembuatan invoice penjualan adalah adanya deskripsi lengkap produk yang dijual. Deskripsi tersebut berupa rincian nama produk, jumlah, harga produk per-item, dan total keseluruhan harga produk. 

Dalam penulisan harga produk, Anda harus menghitung harga total keseluruhan beserta pajak yang dikenakan terhadap barang tersebut. Dengan begitu, pembeli juga mengetahui rincian biaya apa saja yang dibebankan kepada mereka. 

Anda juga dapat menambahkan deskripsi tambahan seperti warna, ukuran, atau bentuk produk. Informasi lengkap seputar produk tersebut akan sangat membantu pembeli dan penjual dalam mengidentifikasi barang yang terjual dan sudah dibeli. Jadi, jika ada kesalahan pengiriman yang terjadi, pembeli bisa segera mengonfirmasi hal tersebut. 

4. Menyertakan sistem pembayaran yang tersedia

Pada dasarnya, faktur penjualan ditujukan untuk menagih produk yang belum lunas pembayarannya. Maka dari itu, Anda harus menyertakan sistem pembayaran yang perusahaan sediakan. 

Sistem pembayaran ini bisa beragam tergantung kebijakan perusahaan. Bisa berupa transfer antar-bank, uang tunai, e-wallet, atau jenis pembayaran lainnya. 

5. Menuliskan tenggat waktu pembayaran 

Berikutnya, Anda perlu menuliskan tenggat waktu pembayaran yang harus diselesaikan oleh pembeli. Penulisan tenggat ini bisa disesuaikan dengan kesepakatan di awal bersama pembeli. 

Misalnya, pada awal transaksi pihak perusahaan dan pembeli sepakat untuk membayar setiap 3 bulan sekali. Maka, perusahaan akan menerbitkan faktur penjualan setiap 3 bulan sekali pula. 

6. Bubuhkan tanda tangan di akhir dokumen

Setelah semua cara di atas sudah dilakukan, jangan lupa untuk membubuhkan tanda tangan di akhir dokumen faktur penjualan. Tanda tangan di sini berperan sebagai bukti resmi bahwa dokumen tersebut dikeluarkan oleh perusahaan dan ada pihak yang bertanggung jawab.  

Demikianlah pembahasan mengenai contoh faktur penjualan hingga cara membuatnya. Cantumkan informasi yang jelas dan detail dalam dokumen invoice penjualan agar tidak terjadi kesalahpahaman di masa mendatang. 

Tinggalkan Balasan