Sebagai pemilik perusahaan, setiap transaksi jual-beli yang dilakukan pasti memerlukan bukti berupa kwitansi atau faktur (invoice) penjualan. Keduanya memiliki perbedaan karena kwitansi umumnya diminta oleh pembeli, tetapi faktur penjualan diterbitkan oleh perusahaan dengan tujuan menagihkan hutang yang belum dibayarkan.
Tentu Anda perlu mengetahui cara membuat jenis dokumen ini agar bisa memberikan informasi akurat kepada pembeli. Maka dari itu, mari simak cara membuat faktur penjualan beserta 6 contoh dokumen untuk memberi gambaran lebih luas lagi! Simak penjelasannya di bawah ini.
Apa itu Faktur Penjualan?
Faktur penjualan atau biasa juga dikenal dengan invoice penjualan adalah jenis dokumen atau surat yang dibuat oleh penjual untuk menginformasikan rincian mengenai barang yang dijual kepada pembeli. Faktur ini biasanya hanya diterbitkan oleh pihak penjual atas barang yang belum selesai pembayarannya atau kredit.
Dalam dokumen tersebut, dicantumkan informasi berupa nama penjual, alamat perusahaan dan pembeli, tanggal transaksi, rincian barang yang dibeli beserta harga dan informasi lainnya. Selain itu, informasi penting yang wajib disertakan dalam jenis dokumen ini adalah tenggat waktu pembayaran yang harus dibayarkan oleh pembeli. Invoice penjualan bisa dibuat menggunakan software seperti Microsoft Excel, Microsoft Words, situs online, atau aplikasi khusus pembuatan faktur.
Faktur penjualan dibedakan kedalam 2 jenis utama, yaitu faktur proforma dan faktur konsuler. Jenis faktur proforma adalah dokumen yang digunakan untuk mengirimkan tagihan sementara kepada pelanggan. Dokumen ini biasanya dikeluarkan untuk pembelian barang yang dilakukan secara bertahap atau cicilan.
Sementara itu, faktur konsuler adalah dokumen penagihan pembayaran yang dibuat untuk perdagangan internasional seperti ekspor dan impor. Walaupun penggunaannya berbeda, kedua jenis dokumen tersebut mencakup informasi yang sama mengenai detail pesanan barang pembeli.
Pembuatan dokumen bukti transaksi ini bukan tanpa tujuan. Baik pihak penjual maupun pembeli, keduanya akan mendapatkan manfaat dari adanya dokumen ini, seperti bukti riwayat transaksi pembelian, bukti konkret apabila ada kekurangan atau kelebihan barang di luar perjanjian awal, dan lain sebagainya.
Oleh karena itu, sangat penting bagi perusahaan untuk membuat faktur penjualan dengan akurat dan teliti untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam penulisan rincian pesanan dan efisiensi operasional perusahaan.  Â
Baca Juga: Apa itu Invoice? Pengertian dan Bedanya dengan Kuitansi dan Faktur
Fungsi Faktur Penjualan
Faktur penjualan memiliki beberapa fungsi yang sangat penting dalam aktivitas bisnis, di antaranya adalah sebagai berikut:
- Bukti Transaksi: Faktur penjualan berfungsi sebagai bukti resmi transaksi jual-beli antara penjual dan pembeli, mencatat detail nama barang/jasa, total harga, jumlah, dan informasi relevan lainnya.
- Melacak Pembayaran: Membantu dalam memantau pembayaran dari pelanggan dengan mencatat tanggal dan jumlah pembayaran, serta membantu dalam menangani pembayaran yang belum lunas.
- Pencatatan Keuangan: Penting dalam pencatatan keuangan perusahaan, membantu menyusun laporan keuangan seperti laba rugi dan neraca.
- Pemenuhan Kewajiban Perpajakan: Digunakan untuk memenuhi kewajiban perpajakan perusahaan dengan mencatat informasi penting seperti jumlah penjualan dan pajak yang dibayarkan.
- Komunikasi dengan Pelanggan: Berperan sebagai alat komunikasi dengan pelanggan, memberikan rincian transaksi dan digunakan sebagai referensi dalam interaksi dengan pelanggan.
- Audit dan Rekonsiliasi: Memberikan jejak transaksi yang terperinci, memudahkan proses audit internal dan eksternal, serta digunakan dalam rekonsiliasi antara catatan penjualan perusahaan dengan catatan pelanggan atau pihak ketiga lainnya.
Baca Juga: Apa itu E-Faktur? Cara Membuat & Fungsinya bagi Pengusaha
Contoh Faktur Penjualan
Berikut ada beberapa faktur penjualan yang biasa digunakan oleh perusahaan, yaitu:
1. Contoh faktur penjualan kredit
Sumber: Bee.id
2. Contoh faktur penjualan tunai
Sumber: VMedis.
3. Contoh faktur penjualan barang
Sumber: Media Indonesia
4. Contoh faktur penjualan internasional
Sumber: Belajar Ekspor Impor.
5. Contoh faktur penjualan jasa
Sumber: Zahir Accounting.
6. Contoh faktur penjualan komputer
Sumber: Scribd.
Keabsahan Faktur Penjualan dengan Tanda Tangan Digital
Pada bagian pembahasan cara membuat faktur penjualan, disebutkan bahwa tanda tangan berfungsi untuk menandakan keaslian sebuah dokumen perjanjian dalam penjualan. Tanda tangan tersebut dapat dibubuhkan secara manual menggunakan pena atau menggunakan aplikasi pembuat invoice melalui perangkat smartphone, komputer, dan lainnya.Â
Dengan menggunakan tanda tangan digital, invoice penjualan Anda bisa terjamin keabsahannya. Mengapa bisa demikian? TTd digital bisa dibuat melalui situs atau aplikasi yang hanya pemilik simbol bersangkutan saja yang bisa mengaksesnya. Salah satu aplikasi yang menyediakan layanan dan fitur TTd digital ini adalah Privy.Â
Melalui aplikasi ini, hanya pemilik tanda tangan tersebut saja lah yang bisa menggunakan, mengubah, dan bahkan melacak dokumen mana saja yang sudah tertandatangani.
Terlebih lagi dalam pembuatan faktur penjualan yang bersifat penting dan resmi, penting untuk menjamin bahwa dokumen tersebut adalah asli ditandatangani oleh Anda.
Selain itu, tanda tangan digital juga dilindungi secara hukum keberadaannya, tepatnya Undang-Undang No. 11 Tahun 2008. Hukum ini menjamin tidak ada seorang pun yang bisa memanipulasi tanda tangan Anda tanpa persetujuan langsung dari pihak bersangkutan. UU tersebut juga mengatur mengenai sistem keamanan TTd digital dengan menggunakan verifikasi dua tahap dan asymmetric cryptography.
Jadi, dokumen Anda pun bisa diakui keabsahannya secara pribadi dan tentunya hukum.Â
Baca Juga: Contoh Faktur Pembelian dan Cara Membuatnya
Cara Membuat Faktur Penjualan
Agar faktur penjualan Anda diakui dan sah, berikut ada beberapa cara pembuatannya yang bisa dilakukan:
1. Cantumkan identitas perusahaan
Sama seperti dokumen lainnya, faktur penjualan perlu menyertakan identitas perusahaan. Tujuannya adalah tentu sebagai bukti bahwa perusahaan Anda sendiri-lah yang mengeluarkan dokumen tersebut.
Identitas perusahaan yang dimasukkan bisa berupa logo dan nama perusahaan, alamat toko, nomor telepon, alamat email, dan lain sebagainya yang berkaitan dengan identitas perusahaan. Bagian ini biasanya diletakkan di header kertas atau bagian teratas pada faktur.
2. Tuliskan tanggal transaksi dan pembuatan faktur
Setelah identitas perusahaan sudah ditulis dengan lengkap, jangan lupa tuliskan tanggal transaksi dan tanggal pembuatan faktur. Hal ini penting dicantumkan sebagai bukti historis adanya transaksi pembelian dengan pihak lain.
Bagian ini juga bermanfaat dalam mengurus administrasi perusahaan apabila ada masalah di kemudian hari. Jadi, jangan sampai salah menuliskan tanggal, bulan, dan tahun dalam invoice tersebut, ya!
3. Menuliskan deskripsi lengkap produk
Inti dari pembuatan invoice penjualan adalah adanya deskripsi lengkap produk yang dijual. Deskripsi tersebut berupa rincian nama produk, jumlah, harga produk per-item, dan total keseluruhan harga produk.
Dalam penulisan harga produk, Anda harus menghitung harga total keseluruhan beserta pajak yang dikenakan terhadap barang tersebut. Dengan begitu, pembeli juga mengetahui rincian biaya apa saja yang dibebankan kepada mereka.
Anda juga dapat menambahkan deskripsi tambahan seperti warna, ukuran, atau bentuk produk. Informasi lengkap seputar produk tersebut akan sangat membantu pembeli dan penjual dalam mengidentifikasi barang yang terjual dan sudah dibeli. Jadi, jika ada kesalahan pengiriman yang terjadi, pembeli bisa segera mengonfirmasi hal tersebut.
4. Menyertakan sistem pembayaran yang tersedia
Pada dasarnya, faktur penjualan ditujukan untuk menagih produk yang belum lunas pembayarannya. Maka dari itu, Anda harus menyertakan sistem pembayaran yang perusahaan sediakan.
Sistem pembayaran ini bisa beragam tergantung kebijakan perusahaan. Bisa berupa transfer antar-bank, uang tunai, e-wallet, atau jenis pembayaran lainnya.
5. Menuliskan tenggat waktu pembayaran
Berikutnya, Anda perlu menuliskan tenggat waktu pembayaran yang harus diselesaikan oleh pembeli. Penulisan tenggat ini bisa disesuaikan dengan kesepakatan di awal bersama pembeli.
Misalnya, pada awal transaksi pihak perusahaan dan pembeli sepakat untuk membayar setiap 3 bulan sekali. Maka, perusahaan akan menerbitkan faktur penjualan setiap 3 bulan sekali pula.
6. Bubuhkan tanda tangan di akhir dokumen
Setelah semua cara di atas sudah dilakukan, jangan lupa untuk membubuhkan tanda tangan di akhir dokumen faktur penjualan. Tanda tangan di sini berperan sebagai bukti resmi bahwa dokumen tersebut dikeluarkan oleh perusahaan dan ada pihak yang bertanggung jawab. Â
Demikianlah pembahasan mengenai contoh faktur penjualan hingga cara membuatnya. Cantumkan informasi yang jelas dan detail dalam dokumen invoice penjualan agar tidak terjadi kesalahpahaman di masa mendatang.
Anda dapat meningkatkan efisiensi dalam memasukkan tanda tangan digital pada faktur penjualan secara digital dengan menggunakan aplikasi yang terpercaya dan telah disertifikasi keamanannya oleh Kemenkominfo, seperti Privy. Dengan menggunakan aplikasi ini, tanda tangan digital Anda akan memiliki keabsahan hukum dan membantu mengurangi risiko kecurangan selama proses transaksi.
