E-faktur digunakan untuk membuat bukti pungutan PPN secara elektronik yang dilakukan melalui aplikasi atau website. Dalam hal ini, pihak yang menyediakan aplikasi tersebut adalah Direktorat Jenderal Pajak (DJP) ataupun pihak yang ditunjuk oleh DJP secara resmi.
Bagi pengusaha, invoice atau faktur elektronik fungsinya penting untuk membantu mengontrol internal bisnis. Ketahuilah apa itu e-faktur, bagaimana cara membuatnya, serta fungsinya bagi pengusaha melalui bahasan berikut.
Apa itu E-Faktur Pajak?
E-faktur adalah dokumen invoice pajak elektronik yang dibuat oleh PKP menggunakan aplikasi/website resmi dari DJP (Direktorat Jenderal Pajak). Berdasarkan Peraturan DJP Nomor PER-16/PJ/2014 Pasal 11, tertulis bahwa setiap PKP (Penghasilan Kena Pajak) wajib membuat serta melaporkannya dengan cara mengunggahnya dan memperoleh persetujuan dari pihak DJP.
Pembuatan e-faktur pajak keluaran maupun masukan menggunakan aplikasi/website mempermudah para PKP. Setiap PKP diharuskan menggunakan e-faktur karena bertujuan untuk mempermudah pengecekan transaksi silang dan Pajak Pertambahan Nilai (PPN). Tujuan lainnya adalah sebagai proteksi Pengkreditan Pajak Masukan yang tak sesuai dengan ketentuan.
Melalui faktur pajak, pengusaha dapat terbebas dari penggelapan maupun manipulasi pajak. Sebab, dokumen ini merupakan bukti bahwa pengusaha taat terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku dengan rutin melakukan penyetoran, pemungutan, hingga pelaporan SPT.
Cara Membuat E-Faktur Pajak
Sebelum membuatnya, Anda perlu mendaftarkan diri sebagai PKP (Pengusaha Kena Pajak) di kantor KPP terdekat. Apabila sudah berstatus sebagai PKP, simak cara membuat e-faktur pajak dengan mengikuti panduan di bawah ini.
1. Persiapkan data untuk membuat e-faktur
Pertama, siapkan terlebih dahulu datanya. Berikut merupakan data serta dokumen yang perlu Anda siapkan.
- E-Sertifikat untuk pembuatan BuPot (Bukti Potong) Elektronik PPh Pasal 23/26
- NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)
- EFIN Badan
- Telah mengaktifkan e-Nofa untuk mengajukan NSFP (Nomor Seri Faktur Pajak)
- Telah menyiapkan data terkait transaksi invoice pajak ataupun data impor
Selain data, Anda membutuhkan perangkat pendukung supaya dapat membuat e-faktur pajak. Gunakanlah komputer/laptop dengan spesifikasi minimal RAM 3 GB, sistem operasi Windows/Linux/MacOS/Java 1.7/Adobe Reader, serta mampu terhubung dengan koneksi internet.
2. Daftar e-faktur di aplikasi/website KlikPajak
Hal penting sebelum membuat e-faktur adalah membuat akun terlebih dahulu di situs Klik Pajak. Anda dapat mengakses klikpajak.id kemudian pilih menu ‘Login’ lalu ‘Buat Akun Baru’ untuk melakukan pendaftaran akun baru.
Setelah berhasil mendaftarkan akun, selanjutnya pilih menu ‘Fitur Pajak’. Berikut panduannya:
- Pilih menu ‘Fitur Pajak’ kemudian klik opsi ‘e-Faktur’ sampai Anda diarahkan pada halaman pendaftaran faktur elektronik.
- Pada halaman untuk mendaftar, unggah dokumen Sertifikat Elektronik yang resmi dikeluarkan oleh DJP dan masukkan Passphrase.
- Beri centang jika Anda menyetujui syarat dan ketentuan yang tertera pada halaman tersebut.
- Klik ‘Daftarkan’.
- Anda akan diarahkan menuju halaman e-Faktur.
3. Tambahkan Nomor Seri Faktur Pajak (NSFP)
Pada halaman tersebut terlihat NSFP, tanggal terbit, beserta statusnya. Tambahkan NSFP melalui langkah-langkah di bawah ini:
- Lihat button biru di sebelah kanan atas bertuliskan ‘Tambahkan NSFP’, klik button tersebut.
- Pada tampilan pop-up yang muncul, isikan data sesuai yang diminta. Input tanggal terbit, nomor awal, jumlah nomor, dan nomor akhir. Nomor tersebut diperoleh dari aplikasi e-Nofa.
- Pastikan kembali nomor yang dimasukkan sudah benar. Jika sudah yakin, beri centang lalu klik ‘Submit’.
- Selanjutnya akan diarahkan menuju sub-menu Nomor Seri Faktur Pajak. NSFP yang telah ditambahkan tersebut secara otomatis sudah berada pada list.
- Jika hendak melihat rincian lengkap NSFP yang baru saja ditambahkan, klik range pada list.
4. Mulai buat faktur pajak keluaran/masukan
Jika sudah memperoleh NSFP, Anda sudah dapat membuat faktur pajak keluaran maupun masukan. Anda bisa memilih mana yang ingin dibuat sesuai kebutuhan, sebab caranya sama untuk membuat faktur keluaran dan masukan.
- Masuk ke akun KlikPajak lalu e-Faktur.
- Pilih menu ‘Faktur’ kemudian pilih ‘Faktur Keluaran’ atau ‘Faktur Masukan’ menyesuaikan kebutuhan Anda.
- Isi formulir yang tersedia sesuai kebutuhan dan data kemudian pilih ‘Simpan sebagai Draft’ agar masuk ke draft. Nantinya Anda diarahkan menuju halaman list dan bisa melihat statusnya belum approved.
- Pilih salah satu nomor NSFP, setelah itu klik ‘Upload.
- Tunggu hingga prosesnya selesai. Jika sudah diunggah, tunggu sampai statusnya berubah menjadi ‘Approved’.
Fungsi E-Faktur bagi Pengusaha
Bagi pengusaha, fungsi e-faktur adalah untuk membantu melakukan kontrol internal bisnis itu sendiri sekaligus sebagai dokumen resmi yang menunjukkan terjadinya transaksi antar PKP. Selain itu, juga merupakan dokumen penting untuk pelaporan pajak. Ketahuilah penjelasan selengkapnya di bawah ini.
1. Membantu kontrol internal bisnis
Bagi pengusaha kena pajak (PKP), fungsi e-faktur adalah membantu mengontrol internal bisnis. Dalam dokumen tersebut tertera data terkait rincian transaksi, seperti pemesanan barang dan pembayaran barang/jasa yang nantinya dapat dicocokkan lalu digunakan sebagai evaluasi bisnis.
Dalam sebuah invoice, setiap komponen biayanya perlu mendapat persetujuan dari pihak manajemen perusahaan yang berkaitan dengan perpajakan. Dengan demikian, pengusaha dapat melakukan pengkreditan pajak masukan dari pembelian barang maupun jasa, sehingga beban PPN yang dibayarkan untuk menunjang proses produksi pun menjadi lebih rendah.
2. Kredit PPN
Fungsi faktur elektronik pajak lainnya, yakni sebagai kredit Pajak Pertambahan Nilai (PPN). Artinya, beban PPN terutang bisa lebih ringan saat Pajak Keluaran lebih kecil dibandingkan Pajak Masukan. Sehingga, terjadi pembayaran PPN berlebih dari transaksi kena pajak yang dilakukan.
3. Pengendalian akuntansi
Fungsi lainnya, yakni sebagai pengendalian akuntansi, di mana total jatuh tempo pada faktur elektronik dapat dijadikan utang dagang bagi klien/customer serta piutang dagang bagi penjual. Rincian jumlah transaksi tersebut dapat dimasukkan ke laporan keuangan untuk membantu mengevaluasi keuangan bisnis.
Terutama jika transaksinya menggunakan metode kredit, faktur elektronik dapat mewakilinya. Sebab penjual tidak menerima uang tunai di awal, tapi produk barang/jasa sudah dikirimkan kepada pembeli.
Seperti telah dijelaskan sebelumnya, dalam invoice elektronik tersebut sudah terinci jelas transaksi antara penjual dengan pembeli. Adanya jumlah total rincian tersebut juga dapat mempermudah perusahaan membuat laporan keuangan bisnis.
4. Meningkatkan produktivitas
Adapun fungsi menggunakan e-faktur adalah membantu meningkatkan produktivitas bisnis. Dibandingkan membuat faktur/invoice secara manual, membuatnya menggunakan sistem digital dengan bantuan website dan aplikasi jauh lebih praktis.
Perusahaan dapat membuat banyak e-faktur sekaligus karena sistemnya digital. Dokumen yang sudah dibuat pun dapat dibenahi sewaktu-waktu bila terjadi kesalahan, sehingga ketika nantinya diperiksa oleh petugas pajak tidak mengalami kesulitan akibat datanya tidak sesuai.
Penjelasan mengenai e-faktur serta cara membuatnya di atas dapat dijadikan sebagai penambah wawasan maupun referensi apabila baru pertama kali membuatnya. Faktur elektronik sangat penting bagi bisnis, sebab fungsinya sebagai kontrol internal, pengendalian akuntansi perusahaan, kredit PPN, serta membantu meningkatkan produktivitas.
Dokumen e-faktur pajak membutuhkan tanda tangan untuk menunjukkan legalitasnya. Aplikasikan tanda tangan digital menggunakan aplikasi Privy supaya lebih praktis. Telah menjalin kerjasama dengan DJP secara resmi, tanda tangan digital di Privy terjamin keamanannya karena terikat hukum dan resmi beroperasi dengan sistem keamanan berstandar internasional ISO 27001.
