Melamar pekerjaan kini tidak lagi harus mencetak dokumen dan mengirimkannya ke kantor tujuan. Walaupun masih ada beberapa perusahaan yang menghendaki cara demikian, tidak sedikit juga perusahaan yang kini meminta para calon tenaga kerja untuk mengirimkan surat lamaran beserta berkas secara digital lewat email.
Sama dengan melamar kerja konvensional, lamaran lewat email juga memiliki etika dan aturan yang harus diperhatikan. Pasalnya, sama saja ketika Anda ingin mengirim pesan ke seseorang yang belum dikenal, tentu Anda harus mengenalkan diri serta mengutarakan tujuan pengiriman email.
Maka dari itu, agar email lamaran Anda dilirik oleh perusahaan dan informasi tersampaikan dengan tepat, berikut ada beberapa cara melamar kerja lewat email yang benar dan contoh suratnya. Mari simak informasi lebih lengkapnya di bawah ini!
Cara Melamar Kerja Lewat Email yang Benar
Berikut ada beberapa cara melamar kerja lewat email yang benar untuk bisa Anda terapkan:
1. Pastikan alamat email sudah benar
Cara pertama yang harus diperhatikan adalah alamat email yang dituju sudah benar. Anda tidak perlu memasukkan nomor surat, sebab surat ini bukan surat resmi yang dikeluarkan oleh instansi. Namun, sama seperti surat-menyurat pada umumnya, tentu Anda tidak ingin pesan sampai pada alamat yang salah, bukan? Maka dari itu, penting untuk memastikan kembali email perusahaan yang dituju sudah ditulis dengan tepat.
2. Perhatikan penggunaan alamat email
Sebelum melamar kerja, usahakan juga Anda menggunakan alamat email profesional. Hindari penggunaan nama email yang tidak sesuai dengan nama diri Anda untuk menghindari kecurigaan perusahaan.
Gunakan juga domain email yang umum, seperti Google, agar memudahkan perusahaan untuk menindaklanjuti lamaran Anda.
3. Masukkan subject sesuai ketentuan
Umumnya, perusahaan yang mengarahkan calon tenaga kerja untuk mengirim lamaran lewat email akan menyediakan format subject tertentu. Subject ini bisa Anda tuliskan di bagian bawah alamat email yang dituju sebelum menuliskan isi pesan.
Subject ini juga biasanya dituliskan secara singkat dan jelas untuk memudahkan recruiter (pihak perusahaan) menyaring pesan yang masuk. Selain itu, bagian ini penting untuk memisahkan pesan dari calon tenaga kerja dengan pesan khusus operasional bisnis.
Subject yang biasa disediakan perusahaan umumnya memiliki format nama divisi yang dituju, nama lengkap, serta sumber informasi mengenai lowongan tersebut. Namun, tiap perusahaan tentu akan membuat format yang berbeda sehingga harus Anda perhatikan sebelum mengirimkan email.
Contoh subject email yang benar dan umum digunakan oleh perusahaan adalah seperti di bawah ini:
- Anjani Putri – UI/UX Designer – Job Application
- Anjani Putri – Content Writer – Linkedin
4. Buatlah cover letter jelas
Walaupun email memudahkan Anda untuk langsung menyematkan dokumen yang diperlukan, bukan berarti Anda tidak perlu menuliskan surat lamaran kerja.
Surat lamaran yang baik atau biasa dikenal dengan cover letter mencakup informasi seputar:
- Identitas diri;
- Sumber informasi mengenai lowongan;
- Tujuan penulisan lamaran;
- Kualifikasi atau kemampuan apa yang Anda miliki sehingga cocok dengan divisi yang dilamar;
- Kontak yang bisa dihubungi untuk proses lebih lanjut.
5. Tuliskan salam pembuka, isi, dan salam penutup dengan benar
Jangan lupa juga untuk menuliskan salam pembuka, isi, dan salam penutup. Salam pembuka penting untuk dituliskan agar pihak yang dituju jelas tertulis. Anda dapat menuliskannya seperti berikut ini:
Dengan hormat,
HRD PT Angkasa Raya
Pada bagian isi, tuliskan informasi yang ingin disampaikan dengan bahasa Indonesia formal, kalimat efektif, dan tidak menggunakan bahasa kiasan. Dengan begitu, pihak recruiter dapat mengetahui tujuan penulisan email Anda dengan jelas dan tepat.
Selain itu, salam penutup bisa dituliskan seperti ini:
Hormat saya
(nama lengkap Anda)
Sebelum mengakhiri salam penutup, akan lebih baik jika Anda juga membubuhkan tanda tangan elektronik (TTE) tersertifikasi. Dengan adanya tanda tangan tersertifikasi tersebut, perusahaan dapat mencari informasi lebih lanjut tentang Anda dan percaya bahwa Anda sendirilah yang membuat lamaran tersebut.
Dengan kata lain, adanya TTE tersebut dapat menghindari kasus scam atau penipuan yang mungkin bisa merugikan perusahaan. Sudah banyak aplikasi yang bisa digunakan untuk membuat TTE tersertifikasi, seperti Privy.
6. Lampirkan berkas persyaratan dalam satu file
Untuk memudahkan pihak recruiter untuk membaca dan menyaring berkas-berkas Anda, ada baiknya Anda menyatukan seluruh dokumen tersebut dalam satu file. Berkas seperti CV, ijazah, identitas diri, dsb, dapat dijadikan satu dalam bentuk PDF.
Selain itu, hindari mengirim dokumen dalam bentuk ZIP/RAR. Walaupun memang lebih mudah dalam memasukkan dokumen serta ukuran file tidak terlalu besar, pihak recruiter akan kesulitan untuk membuka berkas Anda karena mereka harus mengekstraknya terlebih dahulu.
Apabila recruiter kesulitan untuk membuka data Anda, kemungkinan besar lamaran pekerjaan Anda akan dibuka belakangan. Tentu Anda tidak ingin hal ini terjadi, bukan? Solusi lainnya agar file tidak berukuran terlalu besar adalah dengan mengompresnya melalui situs gratis yang ada di situs pencarian.
7. Atur waktu pengiriman surat lamaran
Langkah berikutnya yang tidak boleh ketinggalan untuk diperhatikan adalah waktu pengiriman surat lamaran. Jika Anda ingin peluang lamaran kerja dibaca dengan cepat dan tepat sasaran, pastikan untuk mengirimnya saat jam kerja.
Jam kerja perusahaan biasanya dimulai pada jam 08.00–15.00 atau 09.00–16.00. Hindari pengiriman surat lamaran saat malam hari atau dini hari. Waktu optimal untuk pengiriman email bisa dilakukan antara pukul 09.00–11.00 atau pukul 14.00–15.00.
Waktu-waktu tersebut adalah waktu produktif perusahaan sehingga kemungkinan besar recruiter sedang membuka email dan menyaring berkas-berkas yang masuk.
8. Bisa Juga Menambahkan Nama Referensi
Jika Anda melamar melalui referensi atau rekomendasi seseorang yang memiliki hubungan baik dengan perusahaan, sangat disarankan untuk menyebutkan nama referensi tersebut dalam body email. Keberadaannya mampu meningkatkan peluang Anda, karena perusahaan akan lebih mempertimbangkan lamaran dari kandidat yang direkomendasikan oleh orang tepercaya.
Pastikan menyebutkan nama referensi di bagian awal isi email atau pada kalimat pembuka, dengan format yang sopan, seperti berikut ini:
“Saya direkomendasikan oleh Bapak/Ibu [Nama Referensi] untuk melamar pada posisi ini.”
Langkah ini sangat membantu terutama bagi fresh graduate yang belum banyak memiliki pengalaman kerja, karena adanya referensi dapat menambah kredibilitas lamaran Anda.
9. Gunakan Signature Email Bila Memilikinya
Jika Anda memiliki signature email, pastikan menggunakannya untuk menambah kesan profesional. Signature email biasanya mencantumkan nama lengkap, nomor telepon, alamat email, dan tautan profil profesional seperti LinkedIn, jika relevan.
Signature ini membuat lamaran kerja melalui email lebih rapi dan memudahkan perekrut menghubungi Anda. Signature juga menambahkan kesan bahwa Anda memahami etika berkomunikasi dalam email secara profesional yang dapat menjadi nilai tambah. Jika belum memiliki signature, Anda bisa membuatnya secara singkat namun informatif agar terlihat lebih berkesan.
10. Ingat untuk Memasukkan Informasi yang Penting Saja
Saat menulis email lamaran, usahakan menyampaikan informasi yang penting saja. Tuliskan isi email dengan padat dan jelas, langsung mengarah pada posisi yang Anda lamar dan mengapa Anda cocok untuk posisi tersebut. Sebutkan keterampilan atau pencapaian utama yang relevan dengan lowongan kerja yang Anda lamar.
Jangan terlalu banyak detail yang tidak relevan agar email tidak terkesan bertele-tele. Sertakan pula informasi mengenai dokumen yang dibutuhkan yang sudah Anda lampirkan, seperti CV, portofolio, dan surat rekomendasi jika diminta, serta nyatakan bahwa semua berkas lamaran sudah dilampirkan. Hal ini memudahkan perekrut untuk menemukan dokumen yang dibutuhkan dengan cepat.
11. Jangan Lupa Cek Kembali Sebelum Mengirim Lamaran Kerja Lewat Email
Sebelum mengirimkan lamaran kerja via email, selalu cek kembali keseluruhan isi email Anda. Pastikan tidak ada kesalahan ketik, kesalahan format, atau lampiran yang tertinggal. Perhatikan subject email apakah sudah sesuai dengan instruksi pada lowongan pekerjaan untuk posisi yang dilamar.
Perhatikan juga apakah di akhir dari body email apakah telah mencantumkan ucapan terima kasih atas perhatian dan kesediaan perekrut untuk mempertimbangkan lamaran. Kemudian jangan lupa untuk mengecek kembali lampiran agar perekrut dapat menerima berkas lamaran Anda dengan lengkap dan rapi. Jika memungkinkan, mintalah bantuan teman atau anggota keluarga untuk membaca email Anda sekali lagi sebagai bentuk pengecekan tambahan.
Contoh Email Lamaran Kerja yang Benar
Agar Anda memiliki gambaran lebih jelas mengenai bentuk email lamaran kerja yang benar, simak beberapa contoh di bawah ini:
1. Contoh email lamaran kerja dalam Bahasa Inggris
Sumber: Berita 99.co.
2. Contoh email lamaran kerja dalam Bahasa Indonesia
Sumber: Finansialku.com
Nah, demikianlah beberapa cara melamar kerja lewat email yang benar beserta contoh suratnya. Penting bagi Anda untuk memperhatikan beberapa hal penting di atas agar lamaran kerja Anda bisa tersampaikan sesuai sasaran.
