Seiring berkembangnya teknologi, metode pengiriman surat sudah semakin berkembang. Jika dulu kita harus menggunakan jasa pos untuk mengirim surat, kini kita dapat dengan mudah menggunakan email untuk mengirim berbagai macam surat, seperti surat resmi, surat pribadi, dan lain sebagainya.
Sayangnya, saat menggunakan e-mail, terkadang email yang kita kirim tidak masuk ke tab kotak masuk, melainkan ke tab spam. Ketika pesan sudah masuk ke spam dan bukan ke pesan utama, maka kemungkinan dibaca lebih sedikit. Tentunya hal ini cukup berisiko jika surat yang dikirimkan memiliki pesan urgent atau penting.
Tetapi Anda tidak perlu khawatir, sebab ada cara yang bisa dilakukan supaya email yang dikirimkan masuk ke pesan utama. Simak cara agar email tidak masuk spam saat dikirim berikut ini!
1. Menggunakan layanan email terpercaya
Cara agar email tidak masuk spam yang pertama adalah menggunakan layanan email yang terpercaya. Anda bisa memilih diantara beberapa penyedia email yang populer yaitu Gmail, Outlook, atau Yahoo. Menggunakan layanan yang dikenal dapat meningkatkan kepercayaan email Anda.
Sebaliknya, menggunakan layanan email yang kurang terpercaya dalam keamanan dan privasi membuat pesan yang hendak dikirimkan dengan mudahnya masuk ke spam dan bahkan tak jarang juga dicekal. Contoh penyedia layanan yang reputasinya buruk yaitu Yandex Mail, 163.com, dan Mail.ru.
2. Hindari kata kunci yang mengarah ke spam
Tips agar email tidak masuk spam selanjutnya adalah menghindari kata kunci yang mengarah ke pesan-pesan yang sering spam. Kata atau frasa yang bombastis dan merupakan iming-iming biasanya rawan masuk ke spam, sebab dicurigai atau dianggap mengarah ke penipuan atau scam.
Misalnya Anda mengirimkan surat niaga, hindari memasukkan kata kunci yang mengarah ke spam adalah ‘milyader’, ‘jutawan’, ‘promosi heboh’, atau terlalu sering menggunakan kata ‘gratis’. Anda bisa menggantinya dengan kata-kata yang lebih realistis dan tidak ambigu.Â
3. Menggunakan subjek pesan yang jelas
Selain menggunakan layanan penyedia email yang terpercaya dan menghindari kata kunci spam, cara mengatasi email masuk spam lainnya adalah memastikan bahwa subjek pesan jelas. Email masuk spam bisa jadi karena subjek pesan yang ambigu, terlalu heboh, terlalu bombastis dan bertele-tele.
Anda bisa menggunakan subjek email yang informatif. Misalnya Anda mengirimkan email untuk penawaran diskon produk karena event tertentu. Bisa langsung gunakan subjek ‘DISKON SPESIAL RAMADHAN’ atau ‘PENAWARAN HARGA SPESIAL NATAL’.
4. Kirim pesan ke alamat email yang valid
Pesan yang Anda kirimkan akan masuk ke email spam apabila terdeteksi alamat yang dicantumkan mencurigakan, tidak bisa diakses dan tidak valid. Pastikan Anda menggunakan alamat email yang valid dan dapat diakses. Hindari menggunakan alamat email yang terlihat mencurigakan atau tidak dikenal.
5. Gunakan verifikasi domain
Cara agar email tidak masuk spam saat dikirim adalah menggunakan verifikasi domain. Verifikasi domain adalah proses yang digunakan untuk memastikan bahwa seseorang atau organisasi memiliki kontrol dan otoritas atas sebuah domain. Tujuan dari verifikasi domain adalah untuk melindungi integritas dan keamanan sistem komunikasi elektronik, seperti email, dan mencegah penyalahgunaan atau mencegah pemalsuan identitas.
Tips verifikasi domain bisa menggunakan teknik seperti SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail), dan DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance). Dengan domain yang terverifikasi, pesan massal yang Anda kirimkan reputasi dan kredibilitasnya meningkat.
6. Beri tautan yang aman
Saat mengirimkan pesan melalui email Anda biasanya mencantumkan tautan, entah itu tautan untuk produk yang ditawarkan, penawaran diskon, hingga website yang seharusnya dituju audiens. Pastikan sebelum mengirim tautan tersebut memang aman.
Hindari tautan yang berbahaya. Tautan yang berbahaya biasanya memiliki URL yang terlihat mencurigakan atau tidak terkait dengan situs yang sebenarnya. Misalnya, terdapat kombinasi angka atau huruf acak, atau mengandung kata-kata yang tidak relevan dengan konten yang dijanjikan.
7. Minta penerima memasukkan ke ‘Bukan Spam’
Apabila Anda sudah melakukan semua cara yang disebutkan sebelumnya tetapi khawatir pesan tetap masuk ke spam, maka saat mengirimkannya bisa diberi instruksi yang intinya meminta penerima memasukkan ke ‘bukan spam’.
Setidaknya Anda mengantisipasi segala kemungkinan buruk yang mungkin terjadi, tidak ada salahnya menyiapkan payung sebelum hujan. Cara meminta penerima memasukkan pesan ke ‘bukan spam’ cukup mudah. Tinggal beri instruksi dan jelaskan manfaat ketika penerima melakukannya. Minta penerima mencentang ‘Bukan Spam’.
8. Jangan mengirimkan lampiran mencurigakan
Selain link atau tautan yang biasanya dicantumkan ke pesan yang dikirimkan melalui email, biasanya perusahaan atau perorangan juga mengirimkan lampiran. Entah itu dokumen, file dan lain sebagainya.
Sebisa mungkin jangan mengirimkan lampiran berupa dokumen digital yang mencurigakan. Lampiran yang mencurigakan seperti file eksekusi (.exe) atau file arsip yang dilindungi sandi dapat menyebabkan email Anda dianggap spam. Jadi jika perlu mengirim lampiran, pastikan file tersebut aman dan relevan.
9. Manfaatkan perangkat lunak spam checker
Jika Anda merasa ragu konten email yang hendak dikirimkan masuk ke spam maka manfaatkan perangkat lunak spam checker. Ada beberapa perangkat lunak spam checker yang tersedia untuk membantu memeriksa apakah email Anda memiliki potensi untuk masuk ke folder spam.
Manfaatkan SpamAssassin sebagai salah satu spam checker yang terpercaya. SpamAssassin adalah perangkat lunak open-source yang digunakan untuk menganalisis email dan memberikan skor spam berdasarkan berbagai kriteria. Anda dapat menggunakan SpamAssassin sebagai filter spam di server email Anda atau sebagai alat pengecekan sebelum mengirim email.
Anda juga bisa gunakan Mailwasher. Mailwasher adalah perangkat lunak yang memungkinkan Anda memeriksa email Anda sebelum mengunduhnya ke komputer Anda. Ini memberikan informasi tentang status spam email dan memungkinkan Anda mengambil tindakan seperti menghapus atau memindahkan email yang mencurigakan.
10. Hindari mengirimkan pesan massal langsung keseluruhan
Terakhir, cara agar pesan tidak masuk spam adalah menghindari mengirimkan pesan massal langsung secara keseluruhan. Anda yang memiliki bisnis tentu sudah tahu bahwa pesan atau konten yang disusun harus dikirimkan ke banyak orang.
Apabila pesan atau konten itu memang rutin dikirimkan secara berkala maka jangan langsung mengirim semua pesan massal dalam satu waktu. Jadikan beberapa batch atau bagian. Misalnya target mengirimkan kepada seribu orang, maka bisa dibagi menjadi 3 bagian, 300 orang pertama, 300 orang selanjutnya dan 400 orang terakhir. Terlalu banyak mengirimkan pesan kepada orang lain membuat Anda dinilai sebagai spam. Jadi sebisa mungkin hindari hal tersebut agar kemungkinan buruk tidak terjadi.
Nah, berikut di atas merupakan 10 cara agar email tidak masuk spam. Anda tidak lagi perlu pusing ketika menghadapi hal ini, sebab dengan cara-cara di atas masalah satu ini bisa diatasi. Semoga informasi di atas bermanfaat!
