Cara Melamar Kerja Lewat Email yang Benar dan Contoh Suratnya

Melamar pekerjaan kini tidak lagi harus mencetak dokumen dan mengirimkannya ke kantor tujuan. Walaupun masih ada beberapa perusahaan yang menghendaki cara demikian, tidak sedikit juga perusahaan yang kini meminta para calon tenaga kerja untuk mengirimkan surat lamaran beserta berkas secara digital lewat email. 

Sama dengan melamar kerja konvensional, lamaran lewat email juga memiliki etika dan aturan yang harus diperhatikan. Pasalnya, sama saja ketika Anda ingin mengirim pesan ke seseorang yang belum dikenal, tentu Anda harus mengenalkan diri serta mengutarakan tujuan pengiriman email.

Maka dari itu, agar email lamaran Anda dilirik oleh perusahaan dan informasi tersampaikan dengan tepat, berikut ada beberapa cara melamar kerja lewat email yang benar dan contoh suratnya. Mari simak informasi lebih lengkapnya di bawah ini!

Cara Melamar Kerja Lewat Email yang Benar

Berikut ada beberapa cara melamar kerja lewat email yang benar untuk bisa Anda terapkan: 

1. Pastikan alamat email sudah benar

Cara pertama yang harus diperhatikan adalah alamat email yang dituju sudah benar. Anda tidak perlu memasukkan nomor surat, sebab surat ini bukan surat resmi yang dikeluarkan oleh instansi. Namun, sama seperti surat-menyurat pada umumnya, tentu Anda tidak ingin pesan sampai pada alamat yang salah, bukan? Maka dari itu, penting untuk memastikan kembali email perusahaan yang dituju sudah ditulis dengan tepat. 

2. Perhatikan penggunaan alamat email

Sebelum melamar kerja, usahakan juga Anda menggunakan alamat email profesional. Hindari penggunaan nama email yang tidak sesuai dengan nama diri Anda untuk menghindari kecurigaan perusahaan. 

Gunakan juga domain email yang umum, seperti Google, agar memudahkan perusahaan untuk menindaklanjuti lamaran Anda. 

3. Masukkan subject sesuai ketentuan

Umumnya, perusahaan yang mengarahkan calon tenaga kerja untuk mengirim lamaran lewat email akan menyediakan format subject tertentu. Subject ini bisa Anda tuliskan di bagian bawah alamat email yang dituju sebelum menuliskan isi pesan. 

Subject ini juga biasanya dituliskan secara singkat dan jelas untuk memudahkan recruiter (pihak perusahaan) menyaring pesan yang masuk. Selain itu, bagian ini penting untuk memisahkan pesan dari calon tenaga kerja dengan pesan khusus operasional bisnis.

Subject yang biasa disediakan perusahaan umumnya memiliki format nama divisi yang dituju, nama lengkap, serta sumber informasi mengenai lowongan tersebut. Namun, tiap perusahaan tentu akan membuat format yang berbeda sehingga harus Anda perhatikan sebelum mengirimkan email. 

Contoh subject email yang benar dan umum digunakan oleh perusahaan adalah seperti di bawah ini: 

• Anjani Putri – UI/UX Designer – Job Application
• Anjani Putri – Content Writer – Linkedin 

4. Buatlah cover letter jelas

Walaupun email memudahkan Anda untuk langsung menyematkan dokumen yang diperlukan, bukan berarti Anda tidak perlu menuliskan surat lamaran kerja. 

Surat lamaran yang baik atau biasa dikenal dengan cover letter mencakup informasi seputar:

• Identitas diri;
• Sumber informasi mengenai lowongan;
• Tujuan penulisan lamaran;
• Kualifikasi atau kemampuan apa yang Anda miliki sehingga cocok dengan divisi yang dilamar;
• Kontak yang bisa dihubungi untuk proses lebih lanjut. 

5. Tuliskan salam pembuka, isi, dan salam penutup dengan benar

Jangan lupa juga untuk menuliskan salam pembuka, isi, dan salam penutup. Salam pembuka penting untuk dituliskan agar pihak yang dituju jelas tertulis. Anda dapat menuliskannya seperti berikut ini:

Dengan hormat,

HRD PT Angkasa Raya

Pada bagian isi, tuliskan informasi yang ingin disampaikan dengan bahasa Indonesia formal, kalimat efektif, dan tidak menggunakan bahasa kiasan. Dengan begitu, pihak recruiter dapat mengetahui tujuan penulisan email Anda dengan jelas dan tepat. 

Selain itu, salam penutup bisa dituliskan seperti ini:

Hormat saya

(nama lengkap Anda)

Sebelum mengakhiri salam penutup, akan lebih baik jika Anda juga membubuhkan tanda tangan elektronik (TTE) tersertifikasi. Dengan adanya tanda tangan tersertifikasi tersebut, perusahaan dapat mencari informasi lebih lanjut tentang Anda dan percaya bahwa Anda sendirilah yang membuat lamaran tersebut.

Dengan kata lain, adanya TTE tersebut dapat menghindari kasus scam atau penipuan yang mungkin bisa merugikan perusahaan. Sudah banyak aplikasi yang bisa digunakan untuk membuat TTE tersertifikasi, seperti Privy. 

6. Lampirkan berkas persyaratan dalam satu file

Untuk memudahkan pihak recruiter untuk membaca dan menyaring berkas-berkas Anda, ada baiknya Anda menyatukan seluruh dokumen tersebut dalam satu file. Berkas seperti CV, ijazah, identitas diri, dsb, dapat dijadikan satu dalam bentuk PDF. 

Selain itu, hindari mengirim dokumen dalam bentuk ZIP/RAR. Walaupun memang lebih mudah dalam memasukkan dokumen serta ukuran file tidak terlalu besar, pihak recruiter akan kesulitan untuk membuka berkas Anda karena mereka harus mengekstraknya terlebih dahulu. 

Apabila recruiter kesulitan untuk membuka data Anda, kemungkinan besar lamaran pekerjaan Anda akan dibuka belakangan. Tentu Anda tidak ingin hal ini terjadi, bukan? Solusi lainnya agar file tidak berukuran terlalu besar adalah dengan mengompresnya melalui situs gratis yang ada di situs pencarian. 

7. Atur waktu pengiriman surat lamaran 

Langkah berikutnya yang tidak boleh ketinggalan untuk diperhatikan adalah waktu pengiriman surat lamaran. Jika Anda ingin peluang lamaran kerja dibaca dengan cepat dan tepat sasaran, pastikan untuk mengirimnya saat jam kerja.

Jam kerja perusahaan biasanya dimulai pada jam 08.00–15.00 atau 09.00–16.00. Hindari pengiriman surat lamaran saat malam hari atau dini hari. Waktu optimal untuk pengiriman email bisa dilakukan antara pukul 09.00–11.00 atau pukul 14.00–15.00.

Waktu-waktu tersebut adalah waktu produktif perusahaan sehingga kemungkinan besar recruiter sedang membuka email dan menyaring berkas-berkas yang masuk. 

Contoh Email Lamaran Kerja yang Benar

Agar Anda memiliki gambaran lebih jelas mengenai bentuk email lamaran kerja yang benar, simak beberapa contoh di bawah ini: 

1. Contoh email lamaran kerja dalam Bahasa Inggris

Sumber: Berita 99.co. 

2. Contoh email lamaran kerja dalam Bahasa Indonesia

Sumber: Finansialku.com

Nah, demikianlah beberapa cara melamar kerja lewat email yang benar beserta contoh suratnya. Penting bagi Anda untuk memperhatikan beberapa hal penting di atas agar lamaran kerja Anda bisa tersampaikan sesuai sasaran.