Dalam era modern di mana teknologi makin meresap ke dalam hampir setiap aspek kehidupan setiap orang, penting untuk memahami bagaimana peraturan tanda tangan elektronik memengaruhi cara orang-orang bertransaksi dan berinteraksi secara online. Tanda tangan elektronik, meskipun mungkin terdengar seperti konsep yang abstrak, sebenarnya memiliki implikasi yang sangat nyata dalam dunia bisnis dan hukum.
Dalam artikel ini, Privy akan menjelajahi secara mendalam mengenai peraturan tanda tangan elektronik di Indonesia, cara kerjanya, serta bagaimana Anda dapat menggunakan tanda tangan elektronik dengan tepat. Pelajari selengkapnya di bawah ini!
Apa Itu Tanda Tangan Elektronik?
Tanda tangan elektronik adalah tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan pada dokumen elektronik sebagai alat verifikasi dan autentikasi. Dalam konteks hukum, tanda tangan elektronik diakui secara sah sejalan dengan ketentuan yang diatur dalam Undang-Undang Informasi dan Transaksi Elektronik (UU ITE) di Indonesia.
Tanda tangan elektronik dapat dikelompokkan menjadi dua kategori utama: tanda tangan elektronik tersertifikasi dan tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi. Tanda tangan elektronik tersertifikasi harus memenuhi beberapa persyaratan yang ditetapkan, termasuk keabsahan kekuatan hukum dan akibat hukum, sesuai dengan ketentuan yang diatur dalam Pasal 59 ayat (3) Peraturan Pemerintah Pengganti Undang-Undang Nomor 82 Tahun 2020 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (PP PSTE).
Selain itu, tanda tangan elektronik tersertifikasi juga harus menggunakan sertifikat elektronik yang dikeluarkan oleh penyelenggara sertifikasi elektronik yang sah di Indonesia, serta dibuat dengan menggunakan perangkat pembuat tanda tangan elektronik yang telah tersertifikasi. Di sisi lain, tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi dibuat tanpa menggunakan jasa penyelenggara sertifikasi elektronik. Dalam kedua kasus tersebut, penggunaan tanda tangan elektronik memiliki dampak hukum yang berbeda tergantung pada kebutuhan dan regulasi yang berlaku.
Peraturan Tanda Tangan Elektronik di Indonesia
Peraturan tanda tangan elektronik di Indonesia diatur dalam UU ITE, khususnya dalam Pasal 5 yang menyebutkan bahwa tanda tangan elektronik memiliki kekuatan hukum yang sah sepanjang memenuhi ketentuan yang telah ditetapkan. Konsep tanda tangan elektronik dalam UU ITE mencakup segala bentuk informasi elektronik yang dilekatkan pada dokumen, termasuk metode seperti Public Key Infrastructure (PKI) yang menggunakan teknologi kriptografi untuk mengamankan prosesnya.
Baca Juga: Mengenal Fitur Audit Trail dalam Tanda Tangan Elektronik
Syarat Sah Tanda Tangan Elektronik di Indonesia
Meskipun e-Signature sudah umum digunakan, masih ada yang memilih tanda tangan fisik karena alasan keamanan dan kepercayaan. Namun sebenarnya Anda tidak perlu khawatir lagi, UU No. 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik telah mengatur syarat sah tanda tangan digital.
Berikut ini adalah beberapa syarat sah tanda tangan elektronik berdasarkan UU tersebut:
- Data pembuatan e-Signature hanya diketahui oleh pemilik atau penanda tangan.
- Hanya pemilik yang berhak menggunakan tanda tangan elektronik tersebut.
- Seluruh perubahan setelah tanda tangan bisa terdeteksi.
- Perubahan informasi terkait tanda tangan elektronik dapat terdeteksi.
- Memiliki cara untuk mengidentifikasi pemilik tanda tangan elektronik.
- Memiliki cara untuk memastikan persetujuan pemilik terhadap informasi terkait.
Cara Kerja Tanda Tangan Elektronik
Tanda tangan elektronik bekerja dengan cara menyematkan informasi elektronik yang unik pada dokumen digital, misalnya seperti sertifikat elektronik. Teknologi PKI, sebagai salah satu metode tanda tangan elektronik yang diakui secara hukum, melibatkan penggunaan sepasang kunci, yaitu kunci publik dan kunci privat.Â
Kunci publik digunakan untuk mengenkripsi informasi, sedangkan kunci privat digunakan untuk mendekripsi dan mengonfirmasi identitas pengguna. Proses ini memastikan keabsahan dan integritas dokumen yang ditandatangani.
Bagaimana Cara Menggunakan Tanda Tangan Elektronik?
Penggunaan tanda tangan elektronik dapat dilakukan melalui berbagai platform dan layanan yang menyediakan fitur tersebut, termasuk Privy. Untuk membuat tanda tangan elektronik untuk bisnis dari Privy, Anda dapat mengikuti beberapa langkah berikut:
- Buat akun personal Privy: Anda dapat melakukannya dengan mendaftarkan diri di sini.
- Daftarkan perusahaan: Anda dapat mendaftarkan perusahaan Anda di sini. Beberapa informasi dan dokumen yang dibutuhkan antara lain nama perusahaan dan foto dari NPWP perusahaan.
- Menunggu verifikasi: Data Anda akan diverifikasi oleh tim Privy terlebih dahulu dalam waktu 1×24 jam kerja. Jika verifikasi sudah dilakukan, Anda akan mendapatkan notifikasi melalui email yang didaftarkan.
Setelah berhasil membuat tanda tangan elektronik, Anda dapat menggunakannya untuk menandatangani dokumen elektronik. Untuk mempermudah proses penandatanganan dokumen elektronik, Anda dapat mengintegrasikan PrivyCorp ke sistem perusahaan. Melalui PrivyCorp, Anda dapat mengelola dokumen dengan lebih praktis dengan keamanan yang terjamin melalui PrivyCorp DMS.
Baca Juga: Penggunaan Tanda Tangan Elektronik dalam Perjanjian E-Commerce
Mengapa Bisnis Harus Menggunakan Tanda Tangan Elektronik?
Dalam era digital yang makin maju, penggunaan tanda tangan elektronik memiliki banyak manfaat bagi bisnis. Berikut ini adalah beberapa alasan mengapa bisnis harus mempertimbangkan penggunaan tanda tangan elektronik tersertifikasi.
1. Lebih Efisien
Dengan tanda tangan elektronik (TTE) tersertifikasi, proses transaksi dan penandatanganan dokumen dapat dilakukan secara langsung dan dalam waktu singkat. Daripada harus mencetak dokumen, mengirimkannya secara fisik, dan menunggu tanggapan atau tanda tangan balasan, bisnis dapat menghemat waktu dengan menyelesaikan semuanya secara online. Proses yang lebih cepat ini juga memungkinkan bisnis untuk lebih responsif terhadap permintaan pelanggan atau peluang bisnis yang muncul dengan cepat.
2. Kecepatan Transaksi
Tanda tangan elektronik memungkinkan transaksi untuk diselesaikan dengan cepat, tanpa perlu menunggu dokumen fisik dikirimkan atau diterima oleh pihak lain. Dalam dunia bisnis yang serba cepat, kecepatan sering kali menjadi kunci untuk memenangkan kesepakatan atau memenuhi tenggat waktu yang ketat. Dengan menggunakan tanda tangan elektronik, bisnis dapat mempercepat proses transaksi dan mengurangi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan kesepakatan.
3. Meningkatkan Produktivitas
Dengan meminimalkan proses manual yang terkait dengan penandatanganan dokumen fisik, tanda tangan elektronik dapat meningkatkan produktivitas karyawan. Mereka tidak perlu lagi menghabiskan waktu untuk mencetak, menandatangani, dan mengirim dokumen secara fisik, yang dapat mengganggu waktu kerja mereka. Sebagai gantinya, mereka dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih penting dan meningkatkan efisiensi dalam menjalankan tugas-tugas sehari-hari mereka.
4. Menghemat Biaya
Penggunaan tanda tangan elektronik dapat mengurangi biaya yang terkait dengan pencetakan, pengiriman, dan penyimpanan dokumen fisik. Biaya-biaya ini meliputi biaya kertas, toner printer, ongkos kirim, serta biaya penyimpanan fisik. Dengan mengurangi atau bahkan menghilangkan kebutuhan akan dokumen fisik, bisnis dapat menghemat uang dan mengalokasikannya ke bagian lain dari operasi mereka yang lebih penting atau menguntungkan.
5. Memperkuat Keamanan
Dengan menggunakan teknologi enkripsi yang kuat, tanda tangan elektronik dapat memberikan tingkat keamanan yang tinggi untuk dokumen-dokumen yang ditandatangani. Sistem keamanan yang canggih dapat mencegah dokumen dari akses yang tidak sah atau perubahan yang tidak diinginkan, sehingga melindungi bisnis dari risiko kebocoran data atau pemalsuan dokumen. Hal ini dapat memberikan kedamaian pikiran kepada bisnis dan pihak yang terlibat dalam transaksi bahwa dokumen tersebut aman dan terlindungi.
6. Fleksibilitas dalam Penandatanganan
Tanda tangan elektronik memungkinkan penandatanganan dokumen dari mana saja dan kapan saja, selama terhubung dengan internet. Hal ini dapat memberikan fleksibilitas yang besar bagi bisnis dan individu untuk berkolaborasi secara efektif tanpa terbatas oleh batasan geografis atau waktu. Bisnis dapat melakukan transaksi dengan mitra atau klien dari seluruh dunia tanpa perlu bertemu secara langsung atau mengirim dokumen secara fisik, yang dapat menghemat waktu dan biaya perjalanan.
Baca Juga: Tanda Tangan Elektronik untuk Keamanan Dokumen
7. Meningkatkan Pengalaman Pelanggan
Dengan proses yang lebih cepat dan lebih efisien, penggunaan tanda tangan elektronik dapat meningkatkan pengalaman pelanggan. Pelanggan akan menghargai kemudahan dan kecepatan dalam menyelesaikan transaksi, serta keamanan yang diberikan oleh tanda tangan elektronik. Hal ini dapat membantu memperkuat hubungan dengan pelanggan dan meningkatkan loyalitas mereka terhadap bisnis.
8. Ramah Lingkungan
Penggunaan tanda tangan elektronik dapat membantu mengurangi jejak karbon dan dampak lingkungan dari bisnis dengan mengurangi penggunaan kertas dan proses pencetakan. Dengan mengurangi konsumsi kertas, bisnis dapat membantu melindungi lingkungan dan berkontribusi pada upaya global untuk mengurangi limbah dan polusi. Hal ini juga mencerminkan komitmen bisnis terhadap praktik yang lebih berkelanjutan dan bertanggung jawab secara lingkungan.
Dalam menghadapi tuntutan akan efisiensi, kecepatan, dan keamanan dalam berbisnis, penggunaan tanda tangan elektronik telah menjadi sebuah keharusan. Dengan memahami dan memanfaatkan peraturan tanda tangan elektronik dengan bijak, bisnis dapat meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya, dan memperkuat keamanan dalam proses operasional mereka.
Oleh karena itu, mari segera beralih ke penggunaan tanda tangan digital untuk mendapatkan manfaat penuh dari teknologi ini. Tanda tangan digital dari Privy sudah sesuai dengan Peraturan Perundang-undangan Indonesia, terutama pasal 11 UU ITE.
Kami juga terdaftar sebagai jasa Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) di bawah Kementerian Komunikasi dan Informatika, serta telah diakui oleh Otoritas Jasa Keuangan (OJK) dan Bank Indonesia (BI).
Dengan demikian, dengan menggunakan tanda tangan digital dari Privy, bisnis dapat menjalankan operasi mereka dengan percaya diri dan yakin bahwa mereka memenuhi standar keamanan dan kepatuhan yang diperlukan.
Jangan ragu untuk bergabung dengan Privy dan manfaatkan layanan tanda tangan digital kami untuk membawa bisnis Anda ke level berikutnya dalam era digital yang berkembang pesat. Hubungi kami hari ini untuk mendapatkan informasi lebih lanjut!
