Dalam bisnis, seringkali terdapat perbedaan interpretasi mengenai suatu hal dalam kontrak di surat perjanjian usaha. Hal tersebut tidak boleh dibiarkan terlalu lama karena bisa merugikan salah satu pihak. Oleh karena itu dibutuhkan surat klarifikasi.
Apa sih sebenarnya surat klarifikasi itu? Bagaimana cara membuat surat klarifikasi? Artikel ini akan membahas secara lengkap mengenai surat klarifikasi dan konfirmasi yang baik dan benar. Simak sampai akhir supaya Anda memahami dengan jelas mengenai surat klarifikasi ini.
Pengertian Surat Klarifikasi
Surat klarifikasi merupakan surat yang berisi permintaan penjelasan pada suatu tindakan, pernyataan, atau pun fenomena yang terjadi yang mungkin menimbulkan kesalahpahaman atau kebingungan antara beberapa pihak.
Surat klarifikasi memiliki tujuan untuk mengklarifikasi hal-hal yang belum jelas, pernyataan kurang tepat, dokumen resmi yang salah dan lain sebagainya. Merupakan salah satu contoh surat resmi, biasanya surat klarifikasi ditulis di atas kertas dan ditujukan pada pihak bersangkutan.
Apabila suatu pernyataan atau tindakan yang salah tidak diluruskan, maka akan menimbulkan kesalahpahaman yang berujung pada konflik kedua belah pihak. Jadi peran surat klarifikasi ini cukup penting sebagai penengah supaya segala sesuatunya lebih jelas.
Sementara itu, surat konfirmasi merupakan surat resmi yang bertujuan untuk mengkonfirmasi suatu informasi, kesepakatan ataupun transaksi yang dilakukan kedua belah pihak. Surat konfirmasi bisa digunakan untuk mengkonfirmasi klarifikasi kesalahan, klarifikasi pengaduan, dan lain sebagainya.
Fungsi Surat Klarifikasi
Setelah mengetahui mengenai pengertian surat klarifikasi, kini akan dibahas mengenai fungsinya. Apa saja fungsi surat klarifikasi? Simak selengkapnya berikut ini.
- Mengklarifikasi suatu informasi, fungsi surat klarifikasi adalah memperjelas suatu informasi atau pernyataan yang kurang jelas atau salah. Hal ini dilakukan tidak lain dan tidak bukan untuk menghindari konflik dan perpecahan.
- Mempertahankan kepentingan serta hak dari semua pihak, fungsi lainnya adalah menjaga hak dan kepentingan dari pihak-pihak dalam perjanjian. Surat klarifikasi dijadikan sebagai bukti tertulis apabila terdapat kepentingan atau hak yang hilang karena kesalahan informasi atau pun pernyataan.
- Sebagai jalan tengah menjalin kesepakatan, surat klarifikasi berfungsi membantu memperkuat supaya kedua belah pihak saling sepakat akan suatu hal.
- Menghindari adanya kerugian yang dialami salah satu pihak. Dengan adanya kesalahpahaman atau ketidakjelasan bisa jadi terdapat kerugian yang dialami salah satu pihak. Dengan adanya klarifikasi kerugian itu bisa diminimalisir.
Contoh Surat Klarifikasi dan Konfirmasi
Fungsi surat klarifikasi memang cukup penting, oleh karena itu Anda mungkin harus membuatnya ketika terjadi ketidakjelasan atau kesalahpahaman. Sebagai referensi, berikut ontoh surat klarifikasi dan konfirmasi untuk Anda.
1. Contoh surat klarifikasi kesalahan
PT Angkasa Jaya
Jln Kesuma Negara, Jakarta Utara
Jakarta, 26 Februari 2021
Kepada Yth. Kepala Sekolah SMAN 1 Jayalengka
di tempat
Perihal: Konfirmasi kesalahan
Saya Adelia Putri selaku staff administrasi dari PT Angkasa Jaya ingin mengajukan klarifikasi mengenai adanya kesalahan dalam laporan study tour SMAN 1 Jayalengka yang telah saya sampaikan pada 21 Februari 2021.
Pada laporan yang saya berikan, saya menuliskan bahwa makan malam terakhir pada 5 Januari 2021 saat study tour berada di Putera Restaurant, padahal setelah perbaikan jadwal tempat makan yang digunakan adalah Dua Bebek Restaurant.
Oleh karena itu saya hendak meluruskan bahwa seharusnya nama tempat makannya adalah Dua Bebek Restaurant. Adapun rincian biaya untuk makan malam terakhir tetap sama, karena saya hanya salah menuliskan nama tempat makannya saja. Sebagai bukti, saya lampirkan kwitansi dari pihak Dua Bebek Restaurant.
Saya ingin menyampaikan bahwa kesalahan dalam laporan tersebut murni kesalahan saya, saya akan bertanggungjawab apabila terdapat ketidaknyamanan yang dirasakan. Sebagai tindakan perbaikan, saya akan segera memperbaikinya dan mengirim laporan yang baru 3 hari setelah surat ini saya kirimkan.
Sekali lagi, saya mohon maaf atas kesalahan yang telah saya lakukan.
Hormat saya,
Adelia Putri
Staff Administrasi PT Angkasa Jaya
2. Contoh surat klarifikasi pajak
Jln Manthous KM 1,5
Gunungkidul, 26 Februari 2022
Kepada Agung Jayakarsa
Staff Pelayanan
KPP Pratama Wonosari
Jalan KH. Agus Salim No.170, Kepek
Gunungkidul
Perihal: Klarifikasi Pajak
Yang terhormat Bapak Agung Jayakarsa,
Saya, Queenza Assyifa ingin mengajukan klarifikasi mengenai perhitungan pajak yang telah saya laporkan pada tahun 2021. Pada surat yang dikirimkan, disebutkan bahwa saya masih memiliki tanggungan pajak yang belum dibayarkan hingga saat ini, oleh karena itu saya ingin menjelaskan mengenai hal ini.
Saya sudah melakukan pengecekan kembali mengenai pembayaran pajak pada tahun 2021, memang terdapat kesalahan dalam perhitungan pajak. Oleh karena itu saya telah mengajukan permohonan penghitungan ulang pajak dan sedang dalam proses.
Sementara itu, saya tetap menerima pemberitahuan bahwa saya harus membayar pajak. Jadi melalui surat ini, saya ingin menjelaskan bahwa saya sudah membayar pajak dan sedang mengajukan permohonan penghitungan pajak ulang.
Saya ingin berniat untuk meluruskan mengenai hal tersebut, saya mohon maaf atas hal ini karena bukan berarti saya ingin menghindari kewajiban saya sebagai wajib pajak. Saya siap memberikan dokumen sebagai bukti. Sekali lagi saya minta maaf.
Hormat Saya,
Quenza Asyifa
3. Contoh surat konfirmasi pesanan
Akira Skincare Terpercaya
Jln Adijaya
Jakarta Utara
akiraskincareofficial@gmail.com
0234-8765-2345
25 Januari 2020
Kepada
Chika Anastasyia
Jln Kesumanegara 22
Jakarta Timur
Perihal: Konfirmasi Pesanan
Dengan hormat,
Kami dari Akira Skincare ingin menyampaikan pemberitahuan pesanan yang Anda lakukan pada Senin, 22 Januari 2020 dengan nomor pesanan 34-08-21. Kami ingin memastikan bahwa pesanan yang telah dilakukan telah diproses dan akan segera dikirimkan.
Berikut merupakan detail pesanan Anda:
Nama Produk: Akira Bundling Skincare Paket Lengkap
Jumlah: Rp177.000
Jumlah: 5 pcs
Sebagai konfirmasi pesanan, kami ingin memastikan bahwa pesanan sudah benar. Jika ada kesalahan pesan mulai dari harga, jenis dan lain sebagainya bisa segera hubungi toko kami melalui email atau telepon.
Kami mengucapkan terimakasih atas kepercayaan Anda memilih kami sebagai skincare sehari-hari. Kami pastikan amanah dan terpercaya.
Hormat kami,
Akira Skincare Terpercaya
4. Contoh surat konfirmasi kesalahan pesanan
Danisha Jilbab
Jln Adiputra
Jakarta Timur
0232-8733-6645
29 Juli 2020
Kepada
Lina Ristani
Jln Bahagia Saja
Jakarta Selatan
Perihal: Konfirmasi Pesanan
Dengan hormat,
Kami dari Danisha Jilbab ingin menyampaikan pemberitahuan bahwa terdapat kesalahan pesanan yang Anda lakukan pada Senin, 26 Januari 2020 dengan nomor pesanan 33-02-20. Kami ingin memastikan bahwa pesanan yang telah benar.
Berikut merupakan detail pesanan Anda:
Nama Produk: Danisha Hijab Kareem
Harga per pcs : Rp65.000
Jumlah: 3 pcs
Warna: Merah Maron, Putih, Hitam
Total harga: Rp195.000
Sementara itu, terdapat kesalahan saat mengirimkan pesanan dimana produk yang kami kirimkan baru 2 pcs. Kami memohon maaf atas hal ini, dan akan segera mengirimkan sisanya 1 pcs.
Sekali lagi kami mohon maaf atas kesalahan yang kami lakukan. Terimakasih karena tetap percaya dengan Danisha Hijab untuk jilbab sehari-hari.
Salam hormat,
Danisha Hijab
Nah, berikut di atas merupakan penjelasan mengenai surat klarifikasi dan konfirmasi beserta contohnya. Anda bisa gunakan sesuai dengan keperluan, yang jelas dengan adanya surat ini seseorang bisa memperjelas sesuatu yang terdapat kesalahpahaman yang bisa menimbulkan konflik.
