Contoh Surat Klarifikasi dan Konfirmasi yang Baik dan Benar

contoh surat klarifikasi

Dalam bisnis, seringkali terdapat perbedaan interpretasi mengenai suatu hal dalam kontrak di surat perjanjian usaha. Hal tersebut tidak boleh dibiarkan terlalu lama karena bisa merugikan salah satu pihak. Oleh karena itu dibutuhkan surat klarifikasi.

Apa sih sebenarnya surat klarifikasi itu? Bagaimana cara membuat surat klarifikasi? Artikel ini akan membahas secara lengkap mengenai surat klarifikasi dan konfirmasi yang baik dan benar. Simak sampai akhir supaya Anda memahami dengan jelas mengenai surat klarifikasi ini. 

Pengertian Surat Klarifikasi

Surat klarifikasi merupakan surat yang berisi permintaan penjelasan pada suatu tindakan, pernyataan, atau pun fenomena yang terjadi yang mungkin menimbulkan kesalahpahaman atau kebingungan antara beberapa pihak. 

Surat klarifikasi memiliki tujuan untuk mengklarifikasi hal-hal yang belum jelas, pernyataan kurang tepat, dokumen resmi yang salah dan lain sebagainya. Merupakan salah satu contoh surat resmi, biasanya surat klarifikasi ditulis di atas kertas dan ditujukan pada pihak bersangkutan. 

Apabila suatu pernyataan atau tindakan yang salah tidak diluruskan, maka akan menimbulkan kesalahpahaman yang berujung pada konflik kedua belah pihak. Jadi peran surat klarifikasi ini cukup penting sebagai penengah supaya segala sesuatunya lebih jelas. 

Sementara itu, surat konfirmasi merupakan surat resmi yang bertujuan untuk mengkonfirmasi suatu informasi, kesepakatan ataupun transaksi yang dilakukan kedua belah pihak. Surat konfirmasi bisa digunakan untuk mengkonfirmasi klarifikasi kesalahan, klarifikasi pengaduan, dan lain sebagainya. 

Fungsi Surat Klarifikasi 

Setelah mengetahui mengenai pengertian surat klarifikasi, kini akan dibahas mengenai fungsinya. Apa saja fungsi surat klarifikasi? Simak selengkapnya berikut ini.

  1. Mengklarifikasi suatu informasi, fungsi surat klarifikasi adalah memperjelas suatu informasi atau pernyataan yang kurang jelas atau salah. Hal ini dilakukan tidak lain dan tidak bukan untuk menghindari konflik dan perpecahan.
  2. Mempertahankan kepentingan serta hak dari semua pihak, fungsi lainnya adalah menjaga hak dan kepentingan dari pihak-pihak dalam perjanjian. Surat klarifikasi dijadikan sebagai bukti tertulis apabila terdapat kepentingan atau hak yang hilang karena kesalahan informasi atau pun pernyataan. 
  3. Sebagai jalan tengah menjalin kesepakatan, surat klarifikasi berfungsi membantu memperkuat supaya kedua belah pihak saling sepakat akan suatu hal. 
  4. Menghindari adanya kerugian yang dialami salah satu pihak. Dengan adanya kesalahpahaman atau ketidakjelasan bisa jadi terdapat kerugian yang dialami salah satu pihak. Dengan adanya klarifikasi kerugian itu bisa diminimalisir. 

Contoh Surat Klarifikasi dan Konfirmasi 

tanda tangan di atas surat

Fungsi surat klarifikasi memang cukup penting, oleh karena itu Anda mungkin harus membuatnya ketika terjadi ketidakjelasan atau kesalahpahaman. Sebagai referensi, berikut ontoh surat klarifikasi dan konfirmasi untuk Anda.

1. Contoh surat klarifikasi kesalahan 

PT Angkasa Jaya 

Jln Kesuma Negara, Jakarta Utara

Jakarta, 26 Februari 2021

Kepada Yth. Kepala Sekolah SMAN 1 Jayalengka

di tempat 

Perihal: Konfirmasi kesalahan 

Saya Adelia Putri selaku staff administrasi dari PT Angkasa Jaya ingin mengajukan klarifikasi mengenai adanya kesalahan dalam laporan study tour SMAN 1 Jayalengka yang telah saya sampaikan pada 21 Februari 2021. 

Pada laporan yang saya berikan, saya menuliskan bahwa makan malam terakhir pada 5 Januari 2021 saat study tour berada di Putera Restaurant, padahal setelah perbaikan jadwal tempat makan yang digunakan adalah Dua Bebek Restaurant. 

Oleh karena itu saya hendak meluruskan bahwa seharusnya nama tempat makannya adalah Dua Bebek Restaurant. Adapun rincian biaya untuk makan malam terakhir tetap sama, karena saya hanya salah menuliskan nama tempat makannya saja. Sebagai bukti, saya lampirkan kwitansi dari pihak Dua Bebek Restaurant.

Saya ingin menyampaikan bahwa kesalahan dalam laporan tersebut murni kesalahan saya, saya akan bertanggungjawab apabila terdapat ketidaknyamanan yang dirasakan. Sebagai tindakan perbaikan, saya akan segera memperbaikinya dan mengirim laporan yang baru 3 hari setelah surat ini saya kirimkan. 

Sekali lagi, saya mohon maaf atas kesalahan yang telah saya lakukan. 

Hormat saya, 

Adelia Putri 

Staff Administrasi PT Angkasa Jaya

2. Contoh surat klarifikasi pajak

Jln Manthous KM 1,5 

Gunungkidul, 26 Februari 2022

Kepada Agung Jayakarsa 

Staff Pelayanan 

KPP Pratama Wonosari 

Jalan KH. Agus Salim No.170, Kepek 

Gunungkidul 

Perihal: Klarifikasi Pajak 

Yang terhormat Bapak Agung Jayakarsa, 

Saya, Queenza Assyifa ingin mengajukan klarifikasi mengenai perhitungan pajak yang telah saya laporkan pada tahun 2021. Pada surat yang dikirimkan, disebutkan bahwa saya masih memiliki tanggungan pajak yang belum dibayarkan hingga saat ini, oleh karena itu saya ingin menjelaskan mengenai hal ini.

Saya sudah melakukan pengecekan kembali mengenai pembayaran pajak pada tahun 2021, memang terdapat kesalahan dalam perhitungan pajak. Oleh karena itu saya telah mengajukan permohonan penghitungan ulang pajak dan sedang dalam proses.

Sementara itu, saya tetap menerima pemberitahuan bahwa saya harus membayar pajak. Jadi melalui surat ini, saya ingin menjelaskan bahwa saya sudah membayar pajak dan sedang mengajukan permohonan penghitungan pajak ulang. 

Saya ingin berniat untuk meluruskan mengenai hal tersebut, saya mohon maaf atas hal ini karena bukan berarti saya ingin menghindari kewajiban saya sebagai wajib pajak. Saya siap memberikan dokumen sebagai bukti. Sekali lagi saya minta maaf. 

Hormat Saya, 

Quenza Asyifa

3. Contoh surat konfirmasi pesanan 

Akira Skincare Terpercaya

Jln Adijaya 

Jakarta Utara

akiraskincareofficial@gmail.com 

0234-8765-2345

25 Januari 2020

Kepada 

Chika Anastasyia 

Jln Kesumanegara 22 

Jakarta Timur 

Perihal: Konfirmasi Pesanan 

Dengan hormat, 

Kami dari Akira Skincare ingin menyampaikan pemberitahuan pesanan yang Anda lakukan pada Senin, 22 Januari 2020 dengan nomor pesanan 34-08-21. Kami ingin memastikan bahwa pesanan yang telah dilakukan telah diproses dan akan segera dikirimkan. 

Berikut merupakan detail pesanan Anda:

Nama Produk: Akira Bundling Skincare Paket Lengkap

Jumlah: Rp177.000

Jumlah: 5 pcs 

Sebagai konfirmasi pesanan, kami ingin memastikan bahwa pesanan sudah benar. Jika ada kesalahan pesan mulai dari harga, jenis dan lain sebagainya bisa segera hubungi toko kami melalui email atau telepon.

Kami mengucapkan terimakasih atas kepercayaan Anda memilih kami sebagai skincare sehari-hari. Kami pastikan amanah dan terpercaya. 

Hormat kami, 

Akira Skincare Terpercaya 

4. Contoh surat konfirmasi kesalahan pesanan 

Danisha Jilbab 

Jln Adiputra

Jakarta Timur

Danishajilbab@gmail.com 

0232-8733-6645

29 Juli 2020

Kepada 

Lina Ristani

Jln Bahagia Saja

Jakarta Selatan 

Perihal: Konfirmasi Pesanan 

Dengan hormat, 

Kami dari Danisha Jilbab ingin menyampaikan pemberitahuan bahwa terdapat kesalahan pesanan yang Anda lakukan pada Senin, 26 Januari 2020 dengan nomor pesanan 33-02-20. Kami ingin memastikan bahwa pesanan yang telah benar. 

Berikut merupakan detail pesanan Anda:

Nama Produk: Danisha Hijab Kareem 

Harga per pcs : Rp65.000

Jumlah: 3 pcs

Warna: Merah Maron, Putih, Hitam 

Total harga: Rp195.000 

Sementara itu, terdapat kesalahan saat mengirimkan pesanan dimana produk yang kami kirimkan baru 2 pcs. Kami memohon maaf atas hal ini, dan akan segera mengirimkan sisanya 1 pcs. 

Sekali lagi kami mohon maaf atas kesalahan yang kami lakukan. Terimakasih karena tetap percaya dengan Danisha Hijab untuk jilbab sehari-hari. 

Salam hormat, 

Danisha Hijab 

Nah, berikut di atas merupakan penjelasan mengenai surat klarifikasi dan konfirmasi beserta contohnya. Anda bisa gunakan sesuai dengan keperluan, yang jelas dengan adanya surat ini seseorang bisa memperjelas sesuatu yang terdapat kesalahpahaman yang bisa menimbulkan konflik. 

Tinggalkan Balasan