Tanda Tangan Digital untuk Efisiensi Pengelolaan Dokumen HR

Tanda tangan digital merupakan representasi elektronik dari tanda tangan konvensional. Tanda tangan digital diciptakan menggunakan teknologi untuk mengesahkan dokumen secara elektronik. 

Banyaknya dokumen saat ini yang dikirimkan oleh perusahaan melalui online membuat tanda tangan digital lebih efisien. Tidak perlu mencetak dokumen, menandatangani, serta menscan ulang. ini tentu lebih praktis bagi HR tim. Untuk mengetahui penjelasan selengkapnya simak berikut ini!

Implementasi Tanda Tangan Digital dalam Proses HR

Implementasi tanda tangan digital dalam proses HR dapat memberikan banyak manfaat demi kelancaran dan efisiensi pengelolaan dokumen. Berikut langkah-langkah implementasi tanda tangan digital dalam proses!

1. Evaluasi kebutuhan 

Langkah implementasi tanda tangan digital dalam proses HR adalah mengevaluasi kebutuhan. Identifikasi dokumen mana yang perlu pengesahan seperti kontrak kerja, perubahan kebijakan, atau perjanjian rahasia lainnya. 

Tentukan kriteria keamanan yang harus dipenuhi. Jadi Anda tahu tanda tangan digital seperti apa yang dibutuhkan. Memastikan bahwa keamanan dan profesionalitas perusahaan terjamin dengan baik. 

2. Pilih platform tanda tangan 

Setelah Anda berhasil membuat list daftar dokumen yang harus diberi TTD digital di perusahaan, kini saatnya memilih platform penyedia layanan TTD digital. Pilih yang sesuai dengan kebutuhan dan budget perusahaan. 

Salah satu platform penyedia layanan tanda tangan elektronik yang bisa jadi pilihan Anda adalah Privy. Privy Sign menyediakan layanan TTD digital untuk perusahaan. Dengan keamanan tinggi, Privy menjamin kemudahan akses admin perusahaan untuk menandatangani dokumen dalam waktu sekejap saja. Selain itu, Anda juga bisa melacak riwayat dokumen dengan baik melalui laporan penyelesaian alur TTD dan pengurutan surat-surat perusahaan. 

3. Implementasi dan uji coba 

Jika sudah menemukan platform penyedia TTD, saatnya mengimplementasikannya. Mulai gunakan TTD ke dokumen online Anda. Uji coba apakah benar penggunaan online sign bisa mempermudah pekerjaan dan meningkatkan efisiensi bagi perusahaan Anda. 

4. Pengujian keabsahan hukum 

Pastikan bahwa tanda tangan digital diakui secara hukum dalam yurisdiksi perusahaan Anda. Hal ini bisa melibatkan pihak hukum untuk memastikan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku.

5. Evaluasi akhir dan peningkatan 

Terakhir, lakukan evaluasi efektivitas penggunaan TTD online berbasis digital ini untuk perusahaan Anda. Sebisa mungkin untuk menggunakannya secara optimal dan melakukan peningkatan secara bertahap. 

Kelebihan Menggunakan Tanda Tangan Digital untuk Pengelolaan Dokumen HR

Supaya Anda lebih yakin lagi dengan penggunaan TTD elektronik, simak kelebihannya dalam pengelolaan dokumen HR berikut ini!

1. Lebih efisien dan praktis 

Kelebihan menggunakan tanda tangan digital untuk pengelolaan dokumen HR adalah lebih efisien dan praktis. Tanda tangan digital memungkinkan tanda tangan dokumen secara elektronik, mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proses persetujuan. Dokumen dapat ditandatangani dan disetujui dari jarak jauh dalam hitungan menit, mempercepat alur kerja HR.

Misalnya, Anda adalah tim HR yang harus meminta tanda tangan perjanjian kerjasama pada atasan hari itu. Padahal atasan sedang kerja ke luar kota. Jangan khawatir, dengan electronic sign sekarang masalah seperti ini lebih mudah ditemukan solusinya. 

2. Hemat biaya fisik 

Kelebihan menggunakan electronic sign lainnya adalah hemat biaya fisik. Maksudnya, penggunaan TTD online mengurangi biaya pencetakan dokumen, pengiriman fisk, biaya perawatan printer dan semua mesin untuk mencetak dokumen lainnya. Anda juga bisa melakukan copy dokumen misal dibutuhkan beberapa rangkap. 

Dengan memanfaatkan electronic sign tidak perlu lagi semua biaya itu. Sehingga untuk perusahaan dampaknya akan hemat pada bagian ini, Anda mungkin cukup menganggarkan biaya layanan TTD digital saja yang tentu nilainya tidak sebesar biaya fisik yang selama ini harus dikeluarkan perusahaan. 

3. Keamanan dokumen lebih terjamin 

Saat ini, marak sekali kasus penipuan yang mengatasnamakan sebuah perusahaan, hanya karena tanda tangan mudah ditiru. Kini tak perlu takut lagi dengan penipuan semacam ini karena dengan electronic sign terdapat lapisan keamanan identitas perusahaan dan TTDnya.

Biasanya, keamanan yang digunakan dalam TTD digital adalah enkripsi data. Ini memastikan keabsahan dokumen, serta melindungi dari perubahan yang tidak sah. Jadi Anda bisa lebih tenang memanfaatkannya. 

4. Kemudahan akses 

Seperti yang dijelaskan sebelumnya, dengan electronic sign Anda tidak perlu mencetak dokumen, menandatanganinya, lalu scan lagi. Itu merupakan sebuah kerepotan yang menghabiskan banyak waktu dan tenaga. 

Dengan electronic sign aksesnya lebih mudah. Asal ada internet yang memadai, waktu TTD hanya membutuhkan beberapa menit saja. Efektif, efisien, dan praktis. Anda harus coba untuk memanfaatkannya!

5. Lebih mudah dalam audit 

Penggunaan tanda tangan elektronik bisa sangat membantu dalam proses audit perusahaan. Sistem tanda tangan elektronik sering menyediakan jejak digital yang jelas dari setiap dokumen yang ditandatangani. Ini memungkinkan auditor untuk melacak dokumen secara lebih akurat, mengetahui kapan dan oleh siapa dokumen ditandatangani, serta semua perubahan yang mungkin terjadi.

Selain itu, proses verifikasi dan otentikasi dokumen dapat dilakukan lebih mudah dengan tanda tangan elektronik. Auditor dapat memverifikasi tanda tangan, jejak waktu, dan otentikasi dokumen dengan lebih cepat, tanpa harus melalui proses manual yang membutuhkan waktu.

Ini tentu sangat membantu tim HR sebab pekerjaannya menjadi lebih sederhana dan mudah. Tidak lagi perlu repot melakukan proses audit manual yang memakan waktu lebih lama daripada digital. 

6. Kepatuhan hukum 

Tanda tangan digital adalah metode otentikasi elektronik yang memainkan peran penting dalam mendukung keabsahan dokumen. Tanda tangan digital dikaitkan dengan identitas unik penandatangan. Ini memungkinkan pihak yang menerimanya untuk memverifikasi identitas penandatangan dan memastikan bahwa dokumen tersebut berasal dari sumber yang tepat.

Di mata hukum, apabila suatu saat terjadi perselisihan atas sebuah kesepakatan atau perjanjian yang ditandatangani menggunakan electric sign maka statusnya tetap kuat dan bisa diperkarakan. 

7. Berdampak baik pada lingkungan 

Tanda tangan elektronik memiliki sejumlah dampak positif pada lingkungan, terutama karena mengurangi penggunaan kertas dan proses yang menghabiskan banyak energi. Seperti yang sudah dijelaskan panjang lebar di atas. 

Proses pencetakan kertas melibatkan konsumsi energi dan sumber daya alam yang signifikan. Dengan mengurangi konsumsi kertas, tanda tangan elektronik membantu mengurangi emisi karbon yang dihasilkan dari produksi kertas, pencetakan, dan pengiriman dokumen fisik. Ini tentu memiliki dampak yang baik untuk lingkungan. 

Selain itu, tanpa dokumen fisik yang perlu disimpan, perusahaan dapat mengurangi atau bahkan menghilangkan kebutuhan akan ruang penyimpanan yang besar untuk file-file fisik. Tidak perlu lagi ada ruangan khusus untuk penyimpanan dokumen fisik. 

Nah, berikut tanda tangan digital untuk efisiensi pengelolaan dokumen HR. Kini tim HRD bisa lebih efisien waktu dan tenaga dalam mengurus masalah dokumennya. Banyak waktu dapat dihabiskan untuk mengerjakan tugas yang lain. Yuk mulai beralih ke tanda tangan elektronik hanya di Privy sekarang juga, daftarkan perusahaan Anda segera!