Risiko Menggunakan Tanda Tangan Elektronik Tidak Tersertifikasi pada Dokumen

Tanda tangan (signature) adalah tanda unik yang diberikan oleh seseorang sebagai bukti bahwa orang tersebut telah membaca dan menyetujui isi dokumen terkait. Adanya bukti ini sekaligus menyatakan bahwa dokumen tersebut sah adanya. 

Menyetujui sebuah dokumen menggunakan cara ini sudah ada sejak zaman romawi kuno dan dibawa oleh bangsa Belanda ke Indonesia dan terus dipertahankan hingga kini. Seiring dengan perkembangan zaman, pemberian tanda tangan juga terus berevolusi. 

Dulu, tanda tangan diberikan dengan membubuhkan semacam cap atau gambar yang menandakan ciri khas seseorang. Lalu seiring dengan adanya alat tulis seperti pena, tanda ini diberikan dalam bentuk coretan khas seseorang yang susah ditiru oleh orang lain. 

Kini seiring dengan perkembangan dokumen digital, tanda tangan juga berevolusi menjadi tanda tangan elektronik (TTE). Namun, TTE terbagi lagi menjadi dua, yaitu TTE yang tidak tersertifikasi dan tersertifikasi. 

Apa itu Tanda Tangan Elektronik Tidak Tersertifikasi?

Tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi adalah jenis TTE yang tidak memiliki sertifikat elektronik. TTE jenis ini bisa Anda dapatkan dengan berbagai cara, seperti menggambar tanda tangan Anda sendiri di aplikasi Microsoft Word atau sejenisnya, atau menggunakan aplikasi desain. 

Sertifikat elektronik tersebut adalah sertifikat yang berisi data-data penting mengenai sebuah tanda tangan yang dibubuhkan secara digital, mulai dari siapa pembuatnya hingga kapan ia dibuat. Sertifikat ini hanya bisa Anda dapatkan jika Anda membubuhkan TTE menggunakan jasa perusahaan Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) yang bekerjasama dengan KOMINFO. 

Dengan demikian tanda tangan elektronik tidak tersertifikasi juga dapat diartikan sebagai TTE yang dibuat sendiri dengan tanpa bantuan perusahaan yang telah secara resmi bekerja sama dengan KOMINFO dan instansi pemerintah lainnya. 

Risiko Menggunakan Tanda Tangan Elektronik Tidak Tersertifikasi pada Dokumen

Menggunakan TTE yang tidak tersertifikasi memang memiliki kelebihan, seperti hemat biaya, bisa dibuat langsung di komputer dan lain sebagainya. Namun menggunakan alat bukti ini sangat berisiko, khususnya jika Anda menandatangani sebuah dokumen resmi atas nama perusahaan. Berikut ini beberapa risiko menggunakan TTE yang tidak tersertifikasi:

1. Keabsahan diragukan

TTE tidak tersertifikasi memang bisa digunakan sebagai tanda persetujuan dalam sebuah dokumen digital, namun keabsahannya bisa jadi diragukan karena masih adanya potensi manipulasi. Hal ini karena dalam signature tersebut tidak ada informasi mengenai siapa dan kapan terjadinya pembubuhan tanda tangan, sehingga dokumen ini perlu melalui uji digital forensik saat di persidangan. 

Hal ini berbeda dengan TTE yang memiliki sertifikat. Sebab, dalam sertifikat tersebut terdapat informasi-informasi penting di atas. Terlebih lagi, pihak hakim, tergugat atau penggugat juga bisa mendatangkan penyelenggara sertifikasi digital ini ke pengadilan (Hukum Online). Akibatnya, pembuktian keabsahan dokumen dengan jenis ini menjadi lebih kuat dibandingkan dengan jenis sebelumnya. 

2. Risiko keamanan

Dalam dunia digital ini, ada banyak cara yang bisa dilakukan oleh oknum kriminal untuk menjalankan aksinya. Termasuk diantaranya adalah membubuhkan tanda tangan Anda ke dalam sebuah dokumen, entah itu dengan cara membuka laptop Anda secara langsung atau dengan cara meretasnya. 

Hal ini tidak berlaku pada tanda tangan elektronik tersertifikasi. Sebab, perusahaan Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi di Indonesia sudah menerapkan sistem keamanan berlapis.

Pertama untuk masuk ke dalam aplikasi tanda tangan digital, seorang pengguna diminta untuk memasukkan username dan password. Kedua, sesaat sebelum dokumen resmi ditandatangani, akan ada PIN atau kode OTP yang masuk melalui email atau SMS ke nomor atau email yang sudah didaftarkan. Ketiga, tanda tangan pengguna tersebut akan diamankan menggunakan teknik enkripsi tingkat tinggi. 

Hal ini memungkinkan risiko pemalsuan tanda tangan, baik secara manual maupun dengan peretasan bisa diminimalisir. 

3. Kurang rapi

Meskipun tampak remeh, namun hasil gambar tanda tangan yang tidak rapi atau tampak seperti gambar yang ditempelkan begitu saja, tentu akan mempengaruhi keabsahan dokumen tersebut. 

Misalnya, Anda berkeinginan untuk mengganti dosen pembimbing dan membuat surat pernyataan mengenai hal tersebut. Tentu, pihak akademik kampus Anda tidak akan percaya jika surat tersebut benar-benar disetujui oleh dosen terkait apabila gambar tanda tangan dosen tersebut tampak seperti foto yang ditempelkan atau terlihat kurang rapi. 

Masalah kerapian dan editing ini menjadi salah satu tantangan untuk membuat TTE yang tidak tersertifikasi. Apalagi, tidak banyak orang Indonesia yang memiliki laptop atau handphone touchscreen yang bisa digunakan untuk menggambar tanda tangan dengan lebih baik. 

Hal ini berbeda jika Anda menggunakan aplikasi tanda tangan digital dari Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE), seperti Privy. Dengan TTE tersertifikasi ini, gambar TTE Anda hanya perlu ditempelkan, sehingga tampak lebih rapi dan tidak perlu lagi diragukan keabsahannya. 

Apalagi saat ini TTE dari PSrE ini juga bisa digunakan secara terintegrasi dengan sistem pemerintah. Privy misalnya, bekerjasama dengan Dirjen Pajak supaya pembuatan SPT online bisa menggunakan tanda tangan digital dari PSrE tersebut. 

4. Berpengaruh terhadap kredibilitas individu, lembaga atau perusahaan

Apabila tanda tangan Anda selaku perwakilan dari perusahaan Anda bentuknya kurang rapi dan tidak memiliki sertifikat digital, tentu konsumen dan mitra akan meragukan keabsahan dan keamanan dokumen tersebut dan menganggap kalau perusahaan Anda tidak menanggapi mereka dengan serius. Akibatnya, kredibilitas perusahaan di mata para pemangku kepentingan (stakeholder) penting ini juga jatuh. 

Misalnya, perusahaan Anda akan meneken kontrak dengan salah satu perusahaan multinasional di Indonesia. Karena lokasi kantor yang jauh, perusahaan tersebut meminta kontrak ditandatangani secara digital. Tentu apabila tanda tangan digital Anda terlihat kurang rapi dan tidak bisa dipastikan keasliannya, pihak perusahaan mitra tersebut bisa jadi akan ragu dan membatalkan kerjasama antara dua perusahaan. Merugikan bukan?

Kenapa Harus Privy Untuk Aplikasi Tanda Tangan Elektronik Tersertifikasi?

Untuk mendapatkan sertifikasi tanda tangan elektronik dari KOMINFO tentu tidak mudah. Hal ini karena terkait dengan teknologi yang digunakan dan tingkat keamanan pada aplikasi tanda tangan tersebut. Hanya segelintir perusahaan saja yang bisa mendapatkan sertifikasi ini. Salah satunya adalah Privy. 

Dilengkapi dengan fasilitas keamanan tingkat militer, aplikasi tanda tangan Privy tidak hanya diakui oleh KOMINFO, tetapi juga lembaga pemerintah lain, seperti bank Indonesia, OJK hingga Dukcapil. Dengan Privy, Anda hanya perlu waktu 1 menit untuk memberikan tanda tangan digital yang telah tersertifikasi lembaga-lembaga penting di Indonesia dan dunia.