Surat menyurat sejak dahulu sudah menjadi cara masyarakat Indonesia sebagai sarana komunikasi tertulis yang tinggal berjauhan untuk saling bertukar kabar. Bahkan, dulu banyak majalah yang menyelenggarakan semacam kompetisi untuk mendapatkan sahabat pena, orang yang tinggal jauh dari lokasi tempat tinggal Anda namun Anda mengenalnya melalui kegiatan ini. Begitu pun dengan radio yang seringkali membacakan surat dari pembaca.
Surat menyurat bisa jadi saat ini sudah tidak umum lagi digunakan untuk membangun relasi pribadi. Namun, hal ini tidak berarti bahwa kegiatan ini kini sudah tidak ada lagi. Surat tidak resmi, seperti untuk sahabat pena memang sudah jarang terdengar, namun surat resmi, untuk keperluan dinas atau lamaran kerja, tentu masih banyak digunakan.
Selain itu, budaya surat menyurat secara tidak langsung juga menekankan pada penggunaan tata bahasa yang sesuai kebutuhan. Tata bahasa inilah yang sebaiknya tetap dipelajari oleh generasi masa kini. Lantas, apa saja perbedaan surat resmi dan tidak resmi? Simak selengkapnya di artikel ini!
Pengertian Surat Resmi
Surat resmi adalah jenis surat yang digunakan dalam kondisi di mana terdapat kebutuhan akan komunikasi formal antara beberapa pihak, termasuk individu, organisasi, instansi, atau lembaga resmi.
Surat resmi sering kali mematuhi gaya penulisan formal dan aturan tata bahasa seperti yang diatur oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI). Oleh sebab itu, penggunaan gambar-gambar lisan atau puisi yang terlalu artistik dihindari dalam surat resmi.
Dalam hal struktur, penulisan surat resmi memiliki unsur-unsur tertentu yang tidak selalu ada dalam surat tidak resmi. Salah satunya adalah memiliki kop surat, yang menjadi ciri khas dan identitas surat dinas resmi. Selain itu, nomor surat pengirim juga sering dimasukkan untuk keperluan pencatatan pengiriman dan penerimaan surat.
Pengertian Surat Tidak Resmi
Surat tidak resmi adalah surat yang ditujukan untuk situasi yang kurang formal atau bersifat santai, yang biasanya dikirim kepada orang-orang terdekat atau masyarakat umum tanpa tujuan khusus.
Surat tidak resmi tidak terikat oleh aturan ketat seperti surat resmi, baik dari segi gaya penulisan, bahasa, maupun struktur. Penulis memiliki kebebasan dalam menciptakan gaya tulisan dan penggunaan bahasa. Namun, penting untuk tetap menghindari konten yang bersifat merendahkan atau menyinggung kelompok tertentu.
Beberapa elemen yang wajib ada dalam surat resmi tidak diwajibkan dalam surat tidak resmi. Misalnya, surat tidak resmi tidak memerlukan kop surat atau nomor surat, dan tidak perlu disertai dengan stempel sebagai tanda keabsahan.
7 Perbedaan Surat Resmi dan Tidak Resmi
Adapun beberapa perbedaan antara surat resmi dan tidak resmi merujuk pada perbedaan dalam gaya bahasa, format, tujuan, dan penggunaannya. Berikut adalah penjelasannya.
1. Tata bahasa yang digunakan
Sederhananya, bahasa yang digunakan dalam surat formal, entah itu untuk melamar kerja, mengurus urusan dinas atau untuk kebutuhan lain adalah Bahasa Indonesia yang baku dan formal sesuai dengan Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia (PUEBI). Oleh sebab itu, kurang baik kiranya jika menggunakan kata ganti kamu atau kata-kata slang dalam dokumen ini.
Sebaliknya, tata bahasa yang digunakan dalam surat tidak resmi bukan merupakan tata bahasa yang formal. Dalam dokumen ini, Anda bisa dengan bebas menggunakan kata-kata tidak baku, seperti lo, gue, ngobrol, nongkrong dan lain sebagainya.
2. Struktur yang digunakan
Tidak hanya tata bahasa yang digunakan, struktur surat resmi juga memiliki pola tersendiri. Biasanya, dalam dokumen ini Anda akan menemukan setidaknya 6 komponen, yaitu:
- Kop. Kop surat atau kepala surat ini berisi nama, alamat dan kontak instansi atau individu.
- Hari dan tanggal surat yang terletak di bagian kanan atas.
- Nomor surat.
- Nama dan alamat tujuan di bagian kiri atas.
- Isi. Isi ini juga dibagi lagi menjadi pembukaan (mencakup salam pembuka), pokok pembicaraan dan salam penutup.
- Tanda tangan yang terkadang dibubuhi dengan meterai.
- Daftar lampiran (jika ada).
Di sisi lain, struktur surat tidak resmi lebih fleksibel. Anda bahkan bisa langsung menulis isinya dengan tanpa tanggal, pembukaan dan komponen lainnya. Hal ini karena jenis surat yang pertama seringkali perlu dikumpulkan, rekapitulasi dan disimpan untuk keperluan dokumentasi, sedangkan jenis yang terakhir tidak.
3. Isi
Isi surat resmi umumnya terkait dengan instansi atau individu yang dituju entah itu berupa surat lamaran kerja, rekomendasi beasiswa atau hal lainnya, isi dokumen ini akan merujuk sesuai dengan kepentingannya masing-masing. Hal ini berbeda dengan surat pribadi. Seperti surat pribadi R.A Kartini kepada teman-temannya di Belanda, Anda bisa menuliskan curahan hati mengenai hal apapun di surat pribadi Anda.
4. Fungsi
Surat resmi umumnya berfungsi untuk memberitahukan sesuatu kepada pihak lain, entah itu atasan, bawahan atau mitra. Adapun fungsi surat tidak resmi bisa lebih fleksibel, misalnya untuk mencurahkan isi hati seperti R.A Kartini di atas, sekedar berkenalan atau bertanya kabar, hingga hal-hal yang terkait dengan aset pribadi.
5. Adanya Cap atau Stempel
Meskipun bukan sebuah keharusan, namun tidak jarang sebuah dokumen resmi dilengkapi dengan cap, stempel atau meterai.
Cap atau stempel umumnya digunakan untuk memberi tanda resmi atau tidaknya surat tersebut, sedangkan fungsi meterai ditempelkan ke dalam dokumen ini adalah sebagai bukti pembayaran pajak atas dokumen perdata tersebut dan sebagai langkah jaga-jaga apabila dokumen tersebut harus dibawa ke pengadilan untuk menjadi bukti atas sebuah sengketa.
Di sisi lain, umumnya surat pribadi atau tidak resmi tidak mengharuskan hal yang sedemikian rupa. Kalaupun ada sesuatu yang menempel di dokumen ini, biasanya itu merupakan prangko.
Prangko adalah bukti pembayaran jasa pos yang dilakukan oleh pengirim dokumen tersebut. Dengan adanya prangko, pembayaran jasa pos sudah dilunasi.
6. Tujuan
Surat resmi bisa ditujukan untuk sesama perusahaan atau organisasi, tetapi juga bisa ditujukan untuk individu tertentu atau masyarakat luas. Misalnya surat pengumuman perpanjangan libur sekolah yang ditujukan untuk ratusan siswa sekolah terkait.
Surat tidak resmi umumnya ditujukan kepada individu lain atau kepada instansi tertentu, namun untuk keperluan yang sifatnya tidak resmi. Misalnya surat dari penggemar yang dikirimkan ke radio untuk mengirim salam kepada orang lain atau sekedar mengirim salam kepada penyiar radio tersebut.
7. Perlakuan
Surat tidak resmi umumnya begitu selesai dibaca akan dibuang, atau dihapus. Saat ini tidak banyak orang yang menyimpan dokumen ini sebagaimana teman-teman R.A Kartini menyimpan surat korespondensi beliau di masa lampau.
Beda halnya dengan surat resmi. Biasanya ada satu salinan atau bahkan dokumen asli surat tersebut yang disimpan oleh instansi penerbitnya untuk tujuan rekapitulasi. Khususnya apabila dokumen tersebut membahas hal-hal terkait keuangan atau kontrak.
Contoh Surat Resmi dan Tidak Resmi
Berikut ini adalah beberapa contoh surat pribadi dan surat dinas yang merujuk pada perbedaan surat resmi dan surat tidak resmi.
1. Contoh surat resmi Bahasa Indonesia
2. Contoh surat resmi Bahasa Inggris
Tidak hanya dalam Bahasa Indonesia, struktur surat resmi yang telah dijabarkan sebelumnya juga digunakan dalam pembuatan surat resmi dalam bahasa inggris. Bahkan, format seperti ini juga sebaiknya Anda gunakan ketika Anda mengirimkan surat lamaran kerja menggunakan bahasa asing yang satu ini.
Dengan menulis dokumen tersebut menggunakan Bahasa Inggris, perusahaan tidak hanya akan melihat kemampuan Anda sebagai kandidat yang cocok untuk posisi terkait, tetapi juga sebagai kandidat yang memiliki kemampuan bahasa yang mumpuni.
3. Contoh surat tidak resmi Bahasa Indonesia
4. Contoh surat tidak resmi dalam Bahasa Inggris
Nah, itu tadi beberapa perbedaan antara surat resmi dan tidak resmi. Perlu diingat bahwasanya format dan tata bahasa surat resmi sebaiknya tidak hanya digunakan ketika Anda menulis surat dengan medium kertas saja, melainkan juga ketika Anda menuliskan pesan penting melalui surel (e-mail) yang ditujukan kepada rekan kerja, tim HRD sebuah perusahaan atau institusi lainnya yang sifatnya resmi.
Penggunaan tata bahasa yang baku dengan baik dalam sebuah pesan di surel (e-mail) akan memberikan kesan bahwa Anda adalah individu yang sopan dan memiliki tata perilaku yang baik. Selamat mencoba!
Kini, Anda bisa mengirim surat apa pun dengan mudah secara digital dan tambahkan tanda tangan elektronik menggunakan Privy!
