Perusahaan modern sering kali terlibat dalam berbagai transaksi bisnis, baik dalam hal membeli barang atau jasa maupun dalam menjual produk atau layanan. Dalam menjalankan operasinya, perusahaan harus memahami perbedaan antara dua dokumen penting: purchase order (dokumen PO) dan invoice. Meskipun keduanya terkait dengan proses pembelian dan penjualan, keduanya memiliki peran dan fungsi yang berbeda.
Dalam artikel ini, Privy akan menjelajahi dengan lebih mendalam tentang perbedaan purchase order dan invoice serta bagaimana keduanya memengaruhi operasi bisnis suatu perusahaan. Pelajari selengkapnya di bawah ini!
Apa Itu Purchase Order?
Purchase order (PO) adalah dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada pemasok sebagai bentuk resmi dari pesanan yang ditempatkan untuk membeli barang atau jasa tertentu dalam konteks hubungan antara penjual dan pembeli. PO berisi detail-detail penting seperti jenis barang atau jasa yang dipesan, jumlah yang diminta, harga per unit, total biaya, dan syarat-syarat pembelian lainnya yang harus dipatuhi oleh pemasok.
Fungsi Purchase Order
Fungsi utama dari purchase order adalah sebagai bukti tertulis dari kesepakatan antara pembeli dan pemasok mengenai barang atau jasa yang akan dibeli. PO juga membantu mengontrol dan melacak pengeluaran perusahaan serta memastikan bahwa pesanan yang ditempatkan sesuai dengan kebutuhan dan anggaran yang telah ditetapkan.
Manfaat Purchase Order untuk Perusahaan
PO menjadi elemen penting dalam proses pembelian dan menawarkan berbagai manfaat bagi perusahaan, di antaranya:
1. Meminimalisir Kesalahan Pemesanan
PO mencantumkan detail pesanan secara jelas, seperti jenis barang, jumlah, harga, dan spesifikasi. Hal ini membantu meminimalisir kesalahpahaman antara pembeli dan penjual, sehingga mengurangi risiko pemesanan yang salah atau tidak sesuai kebutuhan.
2. Mempermudah Pemantauan Pembelian
PO berfungsi sebagai dokumen referensi untuk melacak status pembelian, termasuk tanggal pemesanan, tanggal pengiriman yang diharapkan, dan jumlah barang yang diterima. Pembeli dapat memantau proses pembelian dengan mudah dan memastikan barang atau jasa diterima sesuai dengan perjanjian.
3. Meningkatkan Kontrol Pengeluaran
Dengan adanya PO, perusahaan dapat mengendalikan pengeluarannya dengan lebih baik. PO membantu memastikan bahwa hanya barang atau jasa yang benar-benar dibutuhkan yang dipesan dan dibayar. Hal ini membantu mencegah pemborosan dan memaksimalkan efisiensi keuangan perusahaan.
4. Memperkuat Hubungan dengan Vendor
PO merupakan dokumen resmi yang mengikat kedua belah pihak, pembeli dan penjual. Hal ini membangun kepercayaan dan profesionalisme dalam hubungan bisnis. Komunikasi yang jelas dan dokumentasi yang lengkap melalui PO dapat memperkuat hubungan jangka panjang dengan vendor yang terpercaya.
5. Mempermudah Proses Audit
PO menjadi bukti audit yang penting untuk melacak transaksi pembelian dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan keuangan. Dengan adanya PO yang lengkap dan akurat, perusahaan dapat menjalani proses audit dengan lebih mudah dan lancar.
Siapa yang Menangani Purchase Order?
Purchase order biasanya dikeluarkan oleh departemen pembelian. Departemen ini bertanggung jawab untuk melakukan proses pengadaan barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Prosesnya meliputi pemilihan pemasok, negosiasi harga, dan penyelesaian pembayaran. Departemen pembelian juga memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan sesuai dengan standar dan kualitas yang diinginkan oleh perusahaan.
Baca Juga: Apa Itu Quotation: Definisi, Komponen, Jenis, Fungsi, dan Cara Membuatnya
Apa Itu Invoice?
Invoice, atau yang sering disebut sebagai faktur, adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pemasok kepada pembeli sebagai permintaan pembayaran atas barang atau jasa yang telah diberikan. Invoice berisi detail-detail transaksi seperti jenis barang atau jasa yang diberikan, jumlah, harga per unit, total biaya, tanggal pembayaran yang jatuh tempo, dan informasi pembayaran lainnya yang diperlukan.
Fungsi Invoice
Fungsi utama dari invoice adalah sebagai bukti sah dari sebuah transaksi jual beli antara pembeli dan pemasok. Invoice juga biasanya digunakan sebagai alat kontrol pembayaran yang harus dilakukan oleh pembeli kepada pemasok atas barang atau jasa yang telah diterima.
Manfaat Invoice untuk Perusahaan
Invoice memiliki berbagai manfaat bagi perusahaan, di antaranya:
1. Memperjelas Transaksi
Invoice memuat informasi detail tentang transaksi, seperti nama dan alamat pembeli, nama dan alamat penjual, tanggal transaksi, jenis barang atau jasa yang dibeli, jumlah barang, harga satuan, total harga, dan metode pembayaran. Detail ini membantu memperjelas transaksi dan menghindari perselisihan antara pembeli dan penjual.
2. Mempermudah Penagihan
Invoice menjadi dasar penagihan pembayaran kepada pelanggan. Informasi yang tercantum dalam invoice, seperti total harga dan jatuh tempo pembayaran, memudahkan proses penagihan dan membantu memastikan kelancaran arus kas perusahaan.
3. Melacak Arus Kas
Invoice dapat digunakan untuk melacak arus kas perusahaan. Dengan mencatat tanggal penerbitan invoice dan tanggal pembayaran, perusahaan dapat memantau pergerakan kas masuk dan keluar dengan lebih efektif. Hal ini penting untuk menjaga kesehatan keuangan perusahaan.
4. Mendukung Audit dan Pelaporan Keuangan
Invoice merupakan dokumen penting untuk audit dan pelaporan keuangan. Invoice yang lengkap dan akurat dapat membantu auditor dalam memverifikasi transaksi perusahaan dan memastikan kesesuaiannya dengan standar akuntansi.
5. Meningkatkan Hubungan Pelanggan
Invoice yang profesional dan informatif dapat memberikan kesan positif kepada pelanggan. Invoice yang jelas dan mudah dipahami menunjukkan kredibilitas dan profesionalisme perusahaan, sehingga dapat meningkatkan kepercayaan dan loyalitas pelanggan.
Siapa yang Menangani Invoice?
Invoice biasanya ditangani oleh departemen keuangan atau akuntansi dari suatu perusahaan. Departemen ini bertanggung jawab untuk memverifikasi dan memproses pembayaran kepada pemasok sesuai dengan invoice yang diterima. Mereka juga bertanggung jawab untuk mencatat transaksi keuangan secara akurat dalam sistem perusahaan.
Baca Juga: 5 Contoh Invoice Tagihan Jasa Proyek & Tips Membuatnya
Perbedaan Purchase Order dan Invoice
Purchase order (PO) dan invoice memang sama-sama memiliki peran yang penting dalam proses bisnis. Namun, dokumen PO juga memiliki perbedaan yang signifikan dengan invoice, antara lain:
1. Waktu Penerbitan
Purchase order dikeluarkan oleh pembeli kepada pemasok sebelum barang atau jasa dikirim. PO mencatat detail pesanan seperti jenis barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga per unit, dan syarat-syarat lain yang perlu dipenuhi oleh pemasok. Dengan demikian, PO menjadi dasar kontrak antara pembeli dan pemasok yang mengatur persetujuan mereka sebelum transaksi sebenarnya terjadi.
Di sisi lain, invoice dikeluarkan oleh pemasok kepada pembeli setelah barang atau jasa dikirim. Invoice mencatat detail transaksi yang telah terjadi, seperti barang atau jasa yang diberikan, jumlahnya, harga per unit, total biaya, dan informasi pembayaran lainnya. Dengan demikian, invoice merupakan permintaan pembayaran yang sah atas barang atau jasa yang telah diberikan.
2. Fungsi
Fungsi utama dari purchase order adalah sebagai bukti tertulis dari kesepakatan antara pembeli dan pemasok mengenai barang atau jasa yang akan dibeli. PO juga berfungsi sebagai alat kontrol dan pengendalian pengeluaran perusahaan, memastikan bahwa pesanan yang ditempatkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan anggaran yang telah ditetapkan.
Sementara itu, fungsi utama dari invoice adalah sebagai permintaan pembayaran atas barang atau jasa yang telah diberikan. Invoice juga berfungsi sebagai alat pelacakan pembayaran yang harus dilakukan oleh pembeli kepada pemasok, membantu pembeli untuk mengontrol arus kas perusahaan dengan lebih efektif.
3. Isi
Purchase order berisi detail pesanan seperti jenis barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga per unit, total biaya, syarat-syarat pembelian, dan informasi lain yang relevan. PO juga mencantumkan informasi kontak pembeli dan pemasok serta tanggal dan nomor referensi untuk memudahkan pelacakan.
Sementara itu, invoice berisi rincian barang atau jasa yang telah diberikan kepada pembeli, termasuk jumlah, harga per unit, total biaya, tanggal pembayaran yang jatuh tempo, dan informasi pembayaran lainnya yang diperlukan. Invoice juga mencantumkan informasi kontak pemasok dan pembeli serta nomor referensi untuk memudahkan pelacakan transaksi.
Baca Juga: 7 Aplikasi Pembuat Invoice Terbaik, Bisa Untuk Desktop dan Mobile
4. Tujuan
Tujuan dari purchase order adalah untuk mengatur pesanan yang akan dilakukan dan memberikan panduan kepada pemasok mengenai apa yang harus diproses. PO membantu memastikan bahwa pesanan yang ditempatkan oleh pembeli sesuai dengan kebutuhan dan spesifikasi yang diinginkan serta memastikan bahwa persetujuan dan syarat-syarat pembelian telah ditetapkan dengan jelas sebelum transaksi sebenarnya terjadi.
Di sisi lain, tujuan dari invoice adalah untuk meminta pembayaran atas pesanan yang telah dilakukan dan menginformasikan pembeli tentang jumlah yang harus dibayarkan kepada pemasok. Invoice juga membantu pemasok untuk melacak pembayaran yang harus diterima dan mengatur arus kas perusahaan dengan lebih baik.
5. Penanggung Jawab
Purchase order biasanya ditangani oleh departemen pembelian atau purchasing department. Departemen ini bertanggung jawab untuk membuat, mengelola, dan melacak purchase order yang dikeluarkan kepada pemasok serta memastikan bahwa pesanan yang ditempatkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Sementara itu, invoice biasanya ditangani oleh departemen keuangan atau akuntansi perusahaan. Departemen ini bertanggung jawab untuk memverifikasi dan memproses pembayaran kepada pemasok berdasarkan invoice yang diterima serta mencatat transaksi keuangan secara akurat dalam sistem perusahaan.
Persamaan antara Purchase Order dan Invoice
Meskipun memiliki fungsi dan peran yang berbeda dalam proses pembelian, purchase order (PO) dan invoice memiliki beberapa persamaan penting dalam hubungan antara penjual dan pembeli, yaitu:
1. Bukti Transaksi
Baik PO maupun invoice merupakan bukti transaksi pembelian barang atau jasa. Kedua dokumen ini memuat informasi penting tentang transaksi, seperti nama pembeli dan penjual, tanggal transaksi, jenis barang atau jasa yang diperdagangkan, jumlah barang, harga, dan total biaya. Bukti transaksi ini penting untuk menghindari perselisihan antara pembeli dan penjual, serta untuk keperluan audit dan pelaporan keuangan.
2. Menjelaskan Kesepakatan
PO dan invoice sama-sama berfungsi untuk menjelaskan kesepakatan antara pembeli dan penjual terkait pembelian barang atau jasa. PO mencantumkan detail pemesanan yang disepakati oleh kedua pihak, sedangkan invoice menunjukkan rincian tagihan atas barang atau jasa yang telah dikirimkan. Kedua dokumen ini membantu memastikan bahwa kedua pihak memiliki pemahaman yang sama tentang transaksi dan mencegah kesalahpahaman.
3. Alat Pengendalian Keuangan
PO dan invoice berperan penting dalam pengendalian keuangan perusahaan. PO membantu mengendalikan pengeluaran dengan memastikan bahwa hanya barang atau jasa yang disetujui yang dibeli. Invoice membantu memastikan bahwa perusahaan membayar kewajibannya tepat waktu dan sesuai dengan kesepakatan.
Dalam dunia bisnis yang makin kompleks, penting bagi perusahaan untuk memahami perbedaan purchase order dan invoice guna mengelola transaksi dengan lebih efisien. Dengan pemahaman yang baik tentang perbedaan ini, perusahaan dapat meningkatkan kontrol atas pengeluaran, menghindari kesalahan, dan menjaga hubungan yang baik dengan pemasok.
Untuk meningkatkan efisiensi dalam proses administrasi, Privy menawarkan solusi tanda tangan on-premise yang dapat diintegrasikan ke dalam sistem pekerjaan perusahaan. Dengan Privy, Anda dapat melakukan tanda tangan digital dengan aman dan efisien, mempercepat proses persetujuan, dan mengurangi biaya administrasi. Segera integrasikan Privy ke dalam sistem Anda untuk pengalaman administrasi yang lebih baik dan aman!
