Mengenal 5 Perbedaan Purchase Order dan Invoice

Mengenal-5-Perbedaan-Purchase-Order-dan-Invoice

Perusahaan modern sering kali terlibat dalam berbagai transaksi bisnis, baik dalam hal membeli barang atau jasa maupun dalam menjual produk atau layanan. Dalam menjalankan operasinya, perusahaan harus memahami perbedaan antara dua dokumen penting: purchase order dan invoice. Meskipun keduanya terkait dengan proses pembelian dan penjualan, keduanya memiliki peran dan fungsi yang berbeda.

Dalam artikel ini, Privy akan menjelajahi dengan lebih mendalam tentang perbedaan purchase order dan invoice serta bagaimana keduanya memengaruhi operasi bisnis suatu perusahaan. Pelajari selengkapnya di bawah ini!

Apa Itu Purchase Order?

Purchase order (PO) adalah dokumen yang dikeluarkan oleh perusahaan kepada pemasok sebagai bentuk resmi dari pesanan yang ditempatkan untuk membeli barang atau jasa tertentu. PO berisi detail-detail penting seperti jenis barang atau jasa yang dipesan, jumlah yang diminta, harga per unit, total biaya, dan syarat-syarat pembelian lainnya yang harus dipatuhi oleh pemasok.

Fungsi Purchase Order

Fungsi utama dari purchase order adalah sebagai bukti tertulis dari kesepakatan antara pembeli dan pemasok mengenai barang atau jasa yang akan dibeli. PO juga membantu mengontrol dan melacak pengeluaran perusahaan serta memastikan bahwa pesanan yang ditempatkan sesuai dengan kebutuhan dan anggaran yang telah ditetapkan.

Siapa yang Menangani Purchase Order?

Purchase order biasanya dikeluarkan oleh departemen pembelian. Departemen ini bertanggung jawab untuk melakukan proses pengadaan barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Prosesnya meliputi pemilihan pemasok, negosiasi harga, dan penyelesaian pembayaran. Departemen pembelian juga memastikan bahwa barang atau jasa yang dipesan sesuai dengan standar dan kualitas yang diinginkan oleh perusahaan.

Baca Juga: Apa Itu Quotation: Definisi, Komponen, Jenis, Fungsi, dan Cara Membuatnya

Apa Itu Invoice?

Invoice, atau yang sering disebut sebagai faktur, adalah dokumen yang dikeluarkan oleh pemasok kepada pembeli sebagai permintaan pembayaran atas barang atau jasa yang telah diberikan. Invoice berisi detail-detail transaksi seperti jenis barang atau jasa yang diberikan, jumlah, harga per unit, total biaya, tanggal pembayaran yang jatuh tempo, dan informasi pembayaran lainnya yang diperlukan.

Fungsi Invoice

Fungsi utama dari invoice adalah sebagai bukti sah dari sebuah transaksi jual beli antara pembeli dan pemasok. Invoice juga biasanya digunakan sebagai alat kontrol pembayaran yang harus dilakukan oleh pembeli kepada pemasok atas barang atau jasa yang telah diterima.

Siapa yang Menangani Invoice?

Invoice biasanya ditangani oleh departemen keuangan atau akuntansi dari suatu perusahaan. Departemen ini bertanggung jawab untuk memverifikasi dan memproses pembayaran kepada pemasok sesuai dengan invoice yang diterima. Mereka juga bertanggung jawab untuk mencatat transaksi keuangan secara akurat dalam sistem perusahaan.

Baca Juga: 5 Contoh Invoice Tagihan Jasa Proyek & Tips Membuatnya

Perbedaan Purchase Order dan Invoice

Purchase order (PO) dan invoice memang sama-sama memiliki peran yang penting dalam proses bisnis. Namun, keduanya juga memiliki perbedaan yang signifikan, antara lain:

1. Waktu Penerbitan

Purchase order dikeluarkan oleh pembeli kepada pemasok sebelum barang atau jasa dikirim. PO mencatat detail pesanan seperti jenis barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga per unit, dan syarat-syarat lain yang perlu dipenuhi oleh pemasok. Dengan demikian, PO menjadi dasar kontrak antara pembeli dan pemasok yang mengatur persetujuan mereka sebelum transaksi sebenarnya terjadi.

Di sisi lain, invoice dikeluarkan oleh pemasok kepada pembeli setelah barang atau jasa dikirim. Invoice mencatat detail transaksi yang telah terjadi, seperti barang atau jasa yang diberikan, jumlahnya, harga per unit, total biaya, dan informasi pembayaran lainnya. Dengan demikian, invoice merupakan permintaan pembayaran yang sah atas barang atau jasa yang telah diberikan.

2. Fungsi

Fungsi utama dari purchase order adalah sebagai bukti tertulis dari kesepakatan antara pembeli dan pemasok mengenai barang atau jasa yang akan dibeli. PO juga berfungsi sebagai alat kontrol dan pengendalian pengeluaran perusahaan, memastikan bahwa pesanan yang ditempatkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan anggaran yang telah ditetapkan.

Sementara itu, fungsi utama dari invoice adalah sebagai permintaan pembayaran atas barang atau jasa yang telah diberikan. Invoice juga berfungsi sebagai alat pelacakan pembayaran yang harus dilakukan oleh pembeli kepada pemasok, membantu pembeli untuk mengontrol arus kas perusahaan dengan lebih efektif.

3. Isi

Purchase order berisi detail pesanan seperti jenis barang atau jasa yang dipesan, jumlah, harga per unit, total biaya, syarat-syarat pembelian, dan informasi lain yang relevan. PO juga mencantumkan informasi kontak pembeli dan pemasok serta tanggal dan nomor referensi untuk memudahkan pelacakan.

Sementara itu, invoice berisi rincian barang atau jasa yang telah diberikan kepada pembeli, termasuk jumlah, harga per unit, total biaya, tanggal pembayaran yang jatuh tempo, dan informasi pembayaran lainnya yang diperlukan. Invoice juga mencantumkan informasi kontak pemasok dan pembeli serta nomor referensi untuk memudahkan pelacakan transaksi.

Baca Juga: 7 Aplikasi Pembuat Invoice Terbaik, Bisa Untuk Desktop dan Mobile

4. Tujuan

Tujuan dari purchase order adalah untuk mengatur pesanan yang akan dilakukan dan memberikan panduan kepada pemasok mengenai apa yang harus diproses. PO membantu memastikan bahwa pesanan yang ditempatkan oleh pembeli sesuai dengan kebutuhan dan spesifikasi yang diinginkan serta memastikan bahwa persetujuan dan syarat-syarat pembelian telah ditetapkan dengan jelas sebelum transaksi sebenarnya terjadi.

Di sisi lain, tujuan dari invoice adalah untuk meminta pembayaran atas pesanan yang telah dilakukan dan menginformasikan pembeli tentang jumlah yang harus dibayarkan kepada pemasok. Invoice juga membantu pemasok untuk melacak pembayaran yang harus diterima dan mengatur arus kas perusahaan dengan lebih baik.

5. Penanggung Jawab

Purchase order biasanya ditangani oleh departemen pembelian atau purchasing department. Departemen ini bertanggung jawab untuk membuat, mengelola, dan melacak purchase order yang dikeluarkan kepada pemasok serta memastikan bahwa pesanan yang ditempatkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

Sementara itu, invoice biasanya ditangani oleh departemen keuangan atau akuntansi perusahaan. Departemen ini bertanggung jawab untuk memverifikasi dan memproses pembayaran kepada pemasok berdasarkan invoice yang diterima serta mencatat transaksi keuangan secara akurat dalam sistem perusahaan.

Dalam dunia bisnis yang makin kompleks, penting bagi perusahaan untuk memahami perbedaan purchase order dan invoice guna mengelola transaksi dengan lebih efisien. Dengan pemahaman yang baik tentang perbedaan ini, perusahaan dapat meningkatkan kontrol atas pengeluaran, menghindari kesalahan, dan menjaga hubungan yang baik dengan pemasok.

Untuk meningkatkan efisiensi dalam proses administrasi, Privy menawarkan solusi tanda tangan on-premise yang dapat diintegrasikan ke dalam sistem pekerjaan perusahaan. Dengan Privy, Anda dapat melakukan tanda tangan digital dengan aman dan efisien, mempercepat proses persetujuan, dan mengurangi biaya administrasi. Segera integrasikan Privy ke dalam sistem Anda untuk pengalaman administrasi yang lebih baik dan aman!

Tinggalkan Balasan