Berapa lama waktu yang Anda butuhkan untuk menyelesaikan penandatanganan dokumen-dokumen bisnis? Berapa besar biaya yang harus Anda keluarkan untuk menyiapkan hingga menyewa jasa kurir untuk mengembalikan dokumen perjanjian?
Meski pertanyaan-pertanyaan ini terkesan sepele, namun menandatangani berbagai dokumen sesungguhnya merupakan satu kegiatan esensial dalam keseharian Anda sebagai pelaku bisnis.
Sebagaimana disebutkan dalam Hukum Perdata, tanda tangan dalam surat perjanjian memiliki dua fungsi, yaitu untuk memastikan identifikasi atau menentukan kebenaran ciri-ciri penandatangan, dan penandatangan menjamin keberadaan isi yang tercantum dalam tulisan tersebut.
Dalam praktek konvensional, kegiatan penandatanganan harus melewati beberapa tahapan. Mulai dari mencetak dokumen di kertas, menandatangani dengan pulpen, memindai dokumen yang telah ditandatangani, kemudian mengirimkan kembali dokumen tersebut baik melalui surel maupun melalui jasa kurir, proses penyampaian tanda tangan hingga sampai ke pihak yang tertuju harus melalui beberapa tahapan yang memakan waktu dan biaya.
Tahapan yang cukup berlapis ini bisa memakan waktu berjam-jam, bahkan berhari-hari bila mitra bisnis Anda berada di luar kota. Belum berakhir di situ, risiko keamanan pun mengintai saat Anda mengirimkan dokumen melalui kurir. Dokumen bisa saja dibuka di tengah perjalanan oleh oknum yang tidak bertanggungjawab, atau bahkan rusak saat lapisan pelindungnya kurang maksimal.
Proses yang panjang dan risiko keamanan yang tinggi bisa dengan mudah dihindari dengan beralih dari tanda tangan manual ke tanda tangan digital. Namun, tentunya keuntungan yang didapat dari menggunakan tanda tangan digital tidak terbatas di kedua hal tersebut saja.
6 Keuntungan Menggunakan Tanda Tangan Digital Dalam Kegiatan Bisnis Anda
Berikut ini adalah beberapa keuntungan dan manfaat menggunakan tanda tangan elektronik untuk keperluan kegiatan bisnis Anda, diantaranya yaitu:
1. Hemat Waktu
Anda bisa memangkas waktu yang dibutuhkan untuk pencetakan dokumen, pemindaian dokumen yang telah ditandatangani, penyimpanan dokumen, hingga proses pengiriman dokumen oleh pihak ketiga. Dari tempat Anda berada di mana pun, Anda bisa tetap menandatangani dokumen dan langsung mengirimkannya kembali melalui surel dalam hitungan menit.
2. Hemat Biaya
Anda tidak perlu lagi menganggarkan budget khusus untuk membeli kertas, pulpen, tinta printer, hingga biaya ekspedisi dan penyimpanan. Selama Anda memiliki smartphone atau komputer yang terkoneksi ke internet, penandatanganan dan pengiriman dokumen bisa dilakukan tanpa biaya tambahan.
Baca Juga: 5 Keuntungan Tanda Tangan Digital bagi Bisnis UMKM
3. Sah di Mata Hukum
Hanya Penyelenggara Sertifikat Elektronik (PSrE) yang diatur oleh pemerintah Indonesia melalui Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 yang dapat mengeluarkan identitas digital ini kepada pemilik tanda tangan elektronik.
Selain itu, legalitas tanda tangan digital di Indonesia sudah memiliki payung hukum melalui Undang-Undang Republik Indonesia No 11 Tahun 2008 Pasal 11 Ayat 1 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, serta Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 82 Tahun 2012 Pasal 52 Ayat 1 dan 2 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.
Peraturan ini menjelaskan bahwa tanda tangan digital berfungsi sebagai alat autentifikasi dan verifikasi dalam transaksi elektronik.
Tanda tangan digital bisa digunakan untuk menunjukkan persetujuan penanda tangan atas informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik yang ditandatangani dengan tanda tangan digital. Dengan kata lain, tanda tangan digital memiliki kekuatan dan akibat hukum yang sah selayaknya tanda tangan manual.
4. Lebih Aman
Penggunaan dokumen secara digital meningkatkan tingkat keamanan dengan meniadakan risiko pemalsuan dokumen dan pemalsuan tanda tangan.
Selain itu, tanda tangan digital meningkatkan keamanan dokumen dengan meminimalisir risiko dokumen rusak atau hilang.
Pastinya, dokumen yang ditandatangani secara digital juga lebih terjaga kerahasiaannya karena proses pengiriman terjadi secara langsung dan privat tanpa melibatkan pihak ketiga.
5. Ramah Lingkungan
Alangkah baiknya bila segala sesuatu yang kita jalankan memiliki kontribusi terhadap pelestarian lingkungan, termasuk di lingkup bisnis dan pekerjaan.
Menghilangkan proses pencetakan dan pengiriman dokumen juga berarti mengurangi penggunaan bahan bakar dan kertas dalam kehidupan sehari-hari — suatu hal yang terjadi secara otomatis seiring dengan penggunaan tanda tangan digital.
6. Mudah Dilacak
Tanda tangan digital, berbeda dengan tanda tangan basah yang rentan dipalsukan, dapat direkam dan disimpan secara digital, sehingga sulit dipalsukan atau dimanipulasi. Keberadaan tanda tangan digital membantu mengurangi risiko dokumen palsu dan mempercepat proses bisnis dengan efisiensi waktu dan biaya yang lebih baik. Oleh karena itu, tanda tangan digital menjadi preferensi utama dalam transaksi bisnis dan proses hukum yang lebih modern.
Baca Juga: Manfaat Digitalisasi Layanan Publik dengan Tanda Tangan Digital
7. Mengembangkan Cakupan Bisnis di Tingkat Global
Kehadiran tanda tangan digital menciptakan bisnis bergaya modern. Berbagai negara maju seperti Amerika Serikat, Australia, hingga negara-negara anggota Uni Eropa mengakui tanda tangan digital pada dokumen-dokumen bisnis yang mengikat secara hukum.
Kondisi ini membuka peluang bagi Anda melebarkan sayap bisnis perusahaan hingga ke kancah internasional.
Tapi sebelum Anda mulai membuat tanda tangan digital, perlu diketahui jika tanda tangan digital yang diakui oleh pemerintah Indonesia bukanlah tanda tangan basah yang dibubuhkan di kertas yang kemudian dipindai dan dikirimkan melalui internet.
Tanda tangan digital yang sebenarnya adalah tanda tangan yang dilakukan secara elektronik, namun dapat memenuhi fungsi dari tanda tangan basah sekaligus memiliki kekuatan hukum yang setara. Tanda tangan digital juga harus dilengkapi dengan kunci privat dan dienskripsi secara matematis, sehingga tanda tangan digital dapat menjamin validitas identitas penandatangannya.
Perusahaan yang menyediakan jasa aplikasi tanda tangan digital memang sudah berjumlah cukup banyak. Namun, kebanyakan perusahaan-perusahaan tersebut belum tentu memenuhi syarat legal yang dibutuhkan agar tanda tangan digital yang dihasilkannya dinilai sah di ranah hukum Indonesia.
Privy memiliki Sertifikat ISO/IEC 27001:2013
Penggunaan tanda tangan digital di Indonesia sendiri pertama kali diperkenalkan oleh pemerintah melalui Kementerian Komunikasi dan Informatika (KOMINFO) pada tahun 2016 dan telah diakui memiliki fungsi yang sama dengan tanda tangan basah. Sejauh ini, KOMINFO Indonesia baru mengakui satu perusahaan swasta yang memenuhi persyaratan teknis untuk dapat menerbitkan tanda tangan digital yang diakui secara legal. Perusahaan tersebut adalah PT Privy Identitas Digital.
PT Privy Identitas Digital merupakan perusahaan perintis yang menerbitkan aplikasi tanda tangan digital yang bernama Privy. Dengan aplikasi tanda tangan digital Privy, Anda cukup menyediakan data pribadi berupa email, nomor telepon genggam, foto e-KTP, dan foto wajah untuk mendapatkan tanda tangan digital Anda secara cuma-cuma.
Baca Juga:Â Privy Garap Pasar Tanda Tangan Digital
Sebagai perusahaan penyedia aplikasi tanda tangan digital, Privy telah dipercaya oleh perusahaan-perusahaan besar seperti Mandiri, Telkom Indonesia, BNI, Awan Tunai, Klik ACC, Kredit Plus, Koinworks, RHB Sekuritas, dan Bussan Auto Finance. Privy layak memperoleh kepercayaan tersebut karena telah mengantongi sertifikasi ISO/IEC 27001:2013 oleh TUV Rheinland Indonesia untuk sistem manajemen keamanan data.
Kerja keras Privy selaku startup yang menghadirkan aplikasi tanda tangan digital di Indonesia pun telah diakui di tingkat nasional maupun global melalui berbagai penghargaan. Privy dinobatkan sebagai Juara 1 dalam FINSPIRE 2016 yang diselenggarakan oleh Mandiri Capital Indonesia dan Most Promising Fintech oleh Danamon Entrepreneur Awards di tahun berikutnya.
Di tingkat global, Privy merupakan salah satu pemenang dalam Echelon Summit Top 100 for Fintech category di tahun 2017. Baru-baru ini, Privy terpilih sebagai salah satu pemenang program beasiswa Australia Awards bidang Teknologi Finansial di bulan Januari 2018.
Download aplikasi Privy sekarang juga dan rasakan berbagai keuntungan tanda tangan digital untuk bisnis dan transaksi Anda setiap hari!
