Apa itu invoice? Bagi Anda seorang pebisnis atau biasa melakukan transaksi jual-beli barang dan jasa, mungkin Anda sudah tidak asing lagi dengan istilah invoice. Surat tanda bukti transaksi ini biasanya digunakan untuk kesepakatan dua perusahaan melakukan kerja sama.
Dalam surat tersebut, terdapat informasi mengenai tanggal pembelian, transaksi yang dilakukan, hingga batas waktu pembayaran barang atau jasa. Namun, mungkin Anda bertanya-tanya, apa bedanya dengan faktur dan kuitansi?
Untuk mencari tahu lebih jelas mengenai kegunaan invoice beserta perbedaannya dengan kuitansi dan faktur, mari simak informasi lebih lengkapnya di bawah ini!
Mengenal Apa Itu Invoice
Invoice atau bisa juga dikenal dengan istilah nota faktur adalah salah satu dokumen tanda bukti transaksi untuk mencatat dan memberikan informasi tentang jual-beli barang. Tanda bukti ini berisi informasi daftar barang kiriman yang dilengkapi dengan jumlah produk yang dibeli, harga barang keseluruhan transaksi, tanggal pembelian, serta informasi terkait pembayaran.
Pihak yang bertanggung jawab mengeluarkan invoice adalah penjual, yang bisa berupa individu, perusahaan, atau organisasi yang menyediakan produk atau layanan.
Dalam invoice, Anda akan diberikan informasi metode pembayaran dan batas waktu pembayaran sesuai kesepakatan sebelumnya. Surat ini umumnya dibuat oleh penjual kepada pembeli sebagai bukti adanya pembelian yang belum selesai (terhutang).
Dalam penggunaannya, invoice berfungsi sebagai riwayat transaksi barang atau jasa yang dibeli oleh customer, informasi pembayaran yang belum lunas, bukti pembukuan, hingga rujukan resmi sebagai faktur pajak.
Pembuatan invoice umumnya dilakukan dalam tiga salinan. Satu untuk pembeli setelah pembayaran lunas, satu untuk arsip penjualan, dan satu untuk bukti di laporan keuangan.
Perusahaan biasanya memakai 3 jenis invoice yang umum digunakan, yaitu invoice biasa, konsuler, dan proforma. Invoice biasa umumnya digunakan untuk melakukan transaksi harian. Sementara invoice konsuler, dipakai ketika perusahaan melakukan transaksi internasional, seperti ekspor-impor barang dari perusahaan lain.
Terakhir, invoice proforma adalah dokumen sementara sebagai bukti atas barang yang dikirimkan secara bertahap.
Dengan menggunakan invoice, penjual bisa dengan cepat meminta pembayaran kepada pembeli. Sementara itu, pembeli juga bisa mengetahui dengan jelas berapa harga yang harus dibayarkannya untuk barang atau jasa yang telah dibeli karena semua rincian harga tercantum dalam invoice penagihan tersebut.
Baca Juga: Ketentuan Penggunaan Meterai pada Invoice
Perbedaan Invoice, Kuitansi, dan Faktur
Setelah mengetahui tentang pengertian invoice, mungkin terlihat ada kemiripan dengan kuitansi dan faktur pada umumnya. Namun, ternyata ketiga dokumen tersebut memiliki perbedaan yang cukup signifikan. Berikut adalah beberapa perbedaannya:
1. Tujuan pembuatan
Dari tujuan pembuatannya, invoice digunakan untuk bukti riwayat jual-beli yang digunakan oleh perusahaan untuk keperluan internal. Misalnya, pencatatan keuangan, pembukuan laporan uang keluar dan masuk, dan sebagainya.
Sementara itu, kuitansi ditujukan untuk memberi informasi bahwa pembayaran atas barang atau jasa telah selesai dilakukan. Dengan kata lain, tidak ada lagi hutang yang harus dibayarkan customer kepada penjual.
Berbeda dari keduanya, faktur dibuat dengan tujuan untuk bukti catatan transaksi barang kena pajak. Selain itu, faktur juga memuat informasi tentang pembelian yang dilakukan secara kredit atau dihitung sebagai piutang perusahaan.
2. Fungsi tanda bukti
Pada umumnya, ketiga dokumen tersebut berfungsi sebagai tanda bukti transaksi atas transaksi jual-beli yang terjadi. Invoice sendiri berfungsi sebagai rincian transaksi jual-beli, kontrol dan evaluasi operasional perusahaan, dan sebagainya.
Sementara itu, kuitansi berfungsi untuk menginformasikan bukti penerimaan pembayaran dari customer, jumlah dana yang diterima, dan barang apa saja yang dibeli dan dijual. Biasanya, kuitansi ditandatangani oleh pihak penjual sebagai bentuk legalitas transaksi.
3. Pihak pembuat tanda bukti
Perbedaan utama yang membedakan ketiga dokumen ini adalah pihak yang mengeluarkan tanda bukti tersebut. Invoice dan kuitansi diterbitkan oleh penjual kepada pembeli. Perbedaannya adalah invoice digunakan untuk menagih hutang, sedangkan kuitansi merupakan bukti pembayaran dari pembeli.
Sementara itu, faktur umumnya dibuat oleh badan usaha yang berstatus Perusahaan Kena Pajak (PKP). Hal ini disebabkan karena faktur berisikan informasi mengenai transaksi jual-beli barang kena pajak. Jadi, apabila perusahaan Anda bukan termasuk PKP, Anda tidak perlu membuat faktur dalam proses transaksi.
Baca Juga: 7 Aplikasi Pembuat Invoice Terbaik, Bisa Untuk Desktop dan Mobile
Fungsi Invoice dalam Bisnis
Invoice merupakan dokumen yang krusial bagi perusahaan. Dokumen ini dapat mempermudah penghitungan dan menyediakan bukti transaksi yang diperlukan untuk pencatatan akuntansi. Ada beragam peran yang dimiliki oleh faktur dalam menjaga kelancaran bisnis dan operasi perusahaan, termasuk:
1. Mengatur pembayaran
Fungsi invooce yang pertama yaitu dalam mengelola pembayaran. Mungkin Anda tahu bahwa invoice atau faktur dapat berfungsi sebagai alat untuk memantau pembayaran secara tertulis. Ini karena terdapat informasi tentang jumlah uang terkait apa yang telah dibayarkan dan yang masih harus dibayarkan.
2. Dokumen bisnis
Fungsi invoice yang selanjutnya adalah sebagai dokumen bisnis. Hal ini karena invoice merupakan dokumen yang memiliki peran penting dalam aktivitas perusahaan. Tujuannya adalah untuk menyederhanakan pencatatan akuntansi dan sebagai bukti dari transaksi jual-beli. Biasanya, perusahaan memiliki sistem arsip yang khusus untuk menyimpan berbagai jenis faktur dengan rapi.
3. Bukti lapor pajak
Selain itu, invoice juga berperan sebagai bukti pelaporan pajak. Setiap perusahaan yang beroperasi di Indonesia wajib membayar pajak sebagai Badan Usaha. Untuk melaporkan pajak perusahaan, Anda akan membutuhkan faktur yang lengkap dan terperinci.
Jenis-jenis Invoice
Seperti yang sudah disebutkan di awal mengenai beragam jenis invoice, penting untuk mengetahui penjelasan terkait jenis invoice yang umum digunakan dalam transaksi. Berikut ini adalah beberapa macam invoice yang sering digunakan.
1. Invoice Biasa
Invoice jenis biasa ini umumnya dipakai sebagai syarat pembayaran dalam transaksi jual beli yang sederhana. Informasi yang tercantum dalam invoice ini meliputi rincian produk yang dibeli, nama, jumlah, dan harga per produk, serta juga total keseluruhan yang wajib dibayarkan.
2. Invoice Proforma
Kemudian ada juga invoice proforma, yang berfungsi sebagai pengganti sementara. Invoice ini dibuat ketika produk yang dipesan oleh pelanggan dikirim secara bertahap. Setelah semua produk telah diterima, jenis invoice ini akan digantikan dengan invoice biasa.
3. Invoice Konsuler
Invoice konsuler digunakan khusus untuk transaksi internasional atau ekspor-impor. Invoice ini dianggap sah setelah mendapat persetujuan dari perwakilan negara pengimpor, seperti atase perdagangan, kantor konsuler, atau kedutaan besar di negara pengekspor.
Informasi yang Terdapat dalam Invoice
Sebelum membuat invoice, Anda perlu tahu dahulu beberapa informasi yang terdapat dalam dokumen tersebut. Umumnya format invoice memuat informasi di bawah ini:
- Nomor invoice
- Nomor detail pesanan
- Hari dan tanggal transaksi
- Identitas penjual dan pembeli (Nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email)
- Rincian barang atau jasa yang dibeli
- Harga satuan barang atau jasa
- Subtotal transaksi
- Potongan harga (jika ada)
- Biaya pengiriman (jika ada)
- Pajak pembelian (PPN atau PPh)
- Total transaksi
- Periode pembayaran
- Kontak perusahaan
Cara Membuat Invoice
Setelah Anda sudah mengetahui informasi yang harus dimuat dalam invoice, kini saatnya Anda membuat dokumen tersebut. Ikuti beberapa langkah di bawah ini:
1. Masukkan informasi penjual dan pembeli
Langkah pertama yang harus Anda lakukan adalah menyertakan informasi penjual (perusahaan) dan pembeli. Hal ini perlu dilakukan agar dokumen tidak salah kirim dan sebagai bukti adanya kerja sama dengan customer.
Pastikan informasi yang dituliskan adalah benar mulai dari nama perusahaan pembeli, alamat, nomor telepon, dan sebagainya. Dengan begitu, risiko kesalahpahaman atau salah sasaran bisa dicegah.Â
2. Sertakan tanggal dan nomor invoice
Untuk memudahkan melacak bukti transaksi, Anda perlu menuliskan tanggal dan nomor invoice yang akan diberikan kepada pembeli. Jadi, baik pembeli maupun penjual, keduanya memiliki informasi valid mengenai kapan transaksi dilakukan dan nomor invoice sebagai pengarsipan.
3. Tuliskan rincian produk atau jasa yang dibeli
Hal penting yang harus ada dalam dokumen ini adalah rincian barang atau jasa yang dibeli oleh customer.
Dengan adanya rincian barang ini, kedua belah pihak bisa saling mengetahui dan mengonfirmasi apabila ada kekurangan atau kelebihan item. Dengan begitu, pembeli dan penjual pun bisa memastikan bahwa jumlah produk atau jasa yang tertera sudah sesuai dengan kesepakatan pada awal transaksi.
4. Tentukan tanggal jatuh tempo waktu pembayaran
Karena Anda ingin menagihkan pembayaran yang belum selesai atas pesanan produk, penting untuk Anda memberikan informasi batas waktu atau tanggal jatuh tempo pembayaran.Â
Pada bagian ini, Anda juga dapat menyertakan metode pembayaran yang digunakan, seperti transfer rekening atau lainnya.
Baca Juga: 5 Contoh Invoice Tagihan Jasa Proyek & Tips Membuatnya
Contoh Invoice
Setelah memahami pengertian, fungsi, hingga cara membuat invoice dengan benar. Berikut ini terdapat beberapa contoh invoice yang bisa Anda jadikan referensi.
1. Contoh invoice pembayaran
Sumber: Daily Social
2. Contoh invoice penagihan
Sumber: Jurnal.id
3. Contoh invoice sederhana
Sumber: Mekari
Tanda Tangan di Invoice
Sama seperti tanda bukti pada umumnya, invoice juga memerlukan tanda tangan sebagai bukti validitas dokumen tersebut dan ada pihak yang bertanggung jawab. Selain berbentuk konvensional, kini sudah banyak pebisnis yang membuat invoice menggunakan aplikasi pembuat invoicesecara digital. Tidak hanya itu, umumnya invoice juga dikirimkan dalam bentuk elektronik sehingga membutuhkan tanda tangan elektronik dari penjual.
Untuk memaksimalkan dan meningkatkan efisiensi proses pembubuhan tanda tangan di invoice secara digital, Anda bisa menggunakan aplikasi yang terpercaya dan memiliki sistem keamanan diakui oleh Kemenkominfo seperti Privy. Dengan aplikasi tersebut, tanda tangan digital Anda sudah diakui secara hukum dan tentunya mengurangi risiko kecurangan pada proses transaksi.
Orang lain tidak bisa dengan mudah memanipulasi tanda tangan elektronik Anda karena sistem akan menginformasikan apabila ada aktivitas mencurigakan.
Demikianlah beberapa informasi terkait apa itu invoice beserta cara pembuatannya. Kini Anda sudah tidak bingung lagi mengenai perbedaan antara invoice, kuitansi, dan faktur karena ketiganya memiliki tujuan dan fungsi berbeda.Â
