Surat pernyataan tentang keabsahan dan kebenaran dokumen adalah dokumen yang dibutuhkan sebagai syarat saat hendak mengajukan kepentingan tertentu. Contohnya sebagai salah satu syarat saat pendaftaran peserta didik baru, pengajuan beasiswa, dan sebagainya.
Adanya pernyataan keabsahan dokumen, fungsinya untuk memberikan pernyataan secara tertulis sekaligus sebagai bukti pengikat yang sah. Oleh karena itu, dokumen tersebut pada umumnya juga dilengkapi cap meterai supaya dapat dipertanggungjawabkan secara hukum sewaktu-waktu.
Beberapa jenis kepentingan pasti membutuhkan bukti tertulis yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan. Pelajari apa itu surat pernyataan keabsahan dokumen serta cara membuatnya pada bacaan ini!
Pengertian Surat Pernyataan Keabsahan Dokumen
Surat pernyataan keabsahan dokumen adalah sebuah dokumen yang dibutuhkan sebagai syarat untuk mengajukan kepentingan tertentu, misalnya mendaftar ke instansi tertentu, pengajuan beasiswa, pengajuan KPR, dan lain sebagainya. Ini merupakan jenis surat resmi, sehingga harus ditulis dalam format resmi dan bahasa formal.
Jadi berdasarkan pengertian tersebut, dapat dikatakan bahwa pernyataan tertulis pada dokumen tersebut merupakan bukti penguat yang sah. Sehingga ketika ada pihak yang melanggarnya, maka sewaktu-waktu dapat dituntut ke meja hijau.
Oleh karena itu, surat terkait kebenaran dan keabsahan dokumen selalu ditandatangani di atas cap meterai sebagai penguatnya agar dapat dipertanggungjawabkan di depan hukum ketika sewaktu-waktu dibutuhkan. Tanpa adanya meterai, dokumen tersebut hanya sebatas pernyataan tertulis biasa.
Dokumen resmi tersebut sudah pasti disertai dengan berkas-berkas pendukung lainnya yang biasanya juga mendukung isinya. Misalnya Surat Keterangan Tidak Mampu (SKTM), foto tagihan pajak, maupun bukti lainnya yang diminta dilampirkan pada surat tersebut.
Sebagian surat pernyataan seperti ini biasanya sudah disediakan oleh instansi tempat melakukan pengajuan atau pendaftaran untuk perihal tertentu. Seringkali dalam bentuk formulir yang bisa diisi. Namun sebagian instansi mengharuskan pendaftar untuk membuatnya sendiri dengan format tertentu.
Baca Juga: 7 Contoh Surat Pernyataan Kesanggupan dan Cara Membuatnya
Tujuan Surat Pernyataan Keabsahan Dokumen
Tujuan surat pernyataan keabsahan dan kebenaran dokumen adalah untuk memberikan suatu pernyataan secara tertulis yang ditandatangani di atas meterai. Isinya tentang kesanggupan untuk memenuhi syarat, melakukan sesuatu, serta menerima risiko tertentu yang dapat terjadi di kemudian hari.
Selain itu, pernyataan tertulis dibutuhkan pula untuk menyatakan kesanggupan secara tertulis dengan disertai bukti pendukung. Di mana ketika nanti pihak yang menandatangani pernyataan tersebut malah melanggarnya, maka ia dapat dituntut dan menerima risiko sesuai kesepakatan.
Selain untuk mengajukan beasiswa dan pendaftaran peserta didik baru, dokumen resmi ini juga dibutuhkan ketika melamar sebuah pekerjaan. Contohnya menyatakan bahwa pelamar tidak bertato dan bertindik, menyatakan keaslian berkas, tidak memalsukan identitas, dan lain-lainnya.
Pihak pembuat surat dapat memperkuat makna dari surat tersebut, kemudian pihak penerima juga harus mampu memahami apa makna yang tertulis di dalamnya. Maka dari itu, ketika Anda diminta untuk menandatangani sebuah pernyataan perihal keabsahan dokumen, sebaiknya baca dengan baik karena dokumen tersebut sifatnya resmi dan mengikat.
Contoh Surat Pernyataan Keabsahan Dokumen
Setelah mengetahui komponen serta cara membuatnya, selanjutnya mari kita lihat bagaimana penerapannya. Lihat beberapa contohnya di bawah ini dengan kepentingan berbeda-beda.
1. Contoh surat pernyataan tidak bertindik dan bertato
Sumber: berkas.siap-ppdb
Contoh di atas merupakan pernyataan bahwa calon peserta tidak memiliki tindik maupun tato di badannya, BEBERAPA lampiran dokumen pendukung sesuai syarat dalam PPDB. Di mana ketika dokumen dan pernyataan tersebut palsu/tidak benar, maka calon peserta harus bersedia dikenai sanksi dan diproses hukum.
2. Contoh surat pernyataan melakukan kesalahan
Sumber: Finansialku
Beberapa surat pernyataan sejenis membutuhkan informasi nama saksi yang menyaksikan pembuatan surat tersebut sebagai bukti pendukung. Pada contoh di atas, memberikan informasi pernyataan bahwa tidak akan mengulangi kesalahan yang sama di kemudian hari, dan sanggup diberikan sanksi sesuai ketentuan hukum apabila melanggarnya.
Meskipun tak mencantumkan tempat menempel meterai, dokumen resmi tersebut tetap harus ditempelkan meterai sebelum ditandatangani. Sebagai penguat, pemberi pernyataan juga perlu menandatanganinya.
Baca Juga: Non-Disclosure Agreement: Pengertian, Fungsi, Jenis & Contohnya
Cara Membuat Surat Pernyataan Keabsahan Dokumen
Beberapa instansi menyediakan surat pernyataan perihal keabsahan dan kebenaran dokumen dalam bentuk formulir supaya dapat diisi oleh peserta. Akan tetapi, sebagian instansi mungkin tidak menyediakannya, sehingga peserta perlu membuatnya sendiri sebagai syarat sah sekaligus pendukung berkas lainnya.
Mungkin tak semua orang pernah membuat dokumen resmi seperti ini. Akan tetapi jika ingin membuatnya sendiri, perhatikanlah tata cara membuatnya berikut ini.
1. Judul
Kebanyakan pernyataan keabsahan tidak menggunakan kop surat, tetapi wajib menuliskan judul secara jelas. Lebih bagus lagi jika ditulis dalam huruf kapital bercetak tebal. Letakkan bagian judul di tengah-tengah.
Judulnya bisa bertuliskan ‘SURAT PERNYATAAN KEABSAHAN DOKUMEN’ saja maupun disertai kata pendukung lain. Contohnya ‘…TIDAK BERTINDIK DAN BERTATO’, dan sejenisnya.
Jarang perusahaan atau instansi yang menuliskan kata pendukung lain dalam judul karena dianggap terlalu panjang. Kata pendukung tersebut sebenarnya dapat dituliskan langsung pada bagian isi supaya lebih jelas dan rinci.
2. Informasi data diri
Surat resmi perihal keabsahan dan kebenaran dokumen biasanya juga disertai kalimat pembuka tetapi singkat. Contohnya ‘Saya yang bertanda tangan di bawah ini…’, ‘Yang bertanda tangan di bawah ini…’ ataupun sejenisnya.
Setelah menuliskan kalimat pembuka tersebut, langsung tuliskan data diri Anda sebagai pihak yang melakukan pengajuan. Isian data diri, meliputi informasi nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, tempat domisili, nomor telepon, serta data pendukung lainnya tergantung jenis kepentingannya.
Penulisan informasi data diri bisa dengan cara diketik maupun tulis tangan. Biasanya jika dalam bentuk formulir (bukan dibuat sendiri), Anda perlu mengisinya menggunakan tinta pena maupun mengeditnya melalui aplikasi di komputer/laptop.
3. Isi pernyataan
Selanjutnya setelah isian data diri, di bawahnya tertulis isi pernyataan dari surat tersebut. Isinya berbeda-beda tergantung kepentingan masing-masing. Intinya, menyatakan bahwa dokumen tersebut benar adanya dan tidak dipalsukan sama sekali serta kesanggupan memenuhi syarat tertentu.
Isinya bisa dalam bentuk poin-poin. Tetapi bisa juga langsung dalam bentuk paragraf sebanyak tiga sampai empat baris.
4. Penutup
Bagian akhir, tambahkan kalimat penutup. Kalimat penutup tidak perlu terlalu panjang, setidaknya cukup maksimal tiga baris. Begini kira-kira penulisannya, “Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya, dalam keadaan sadar dan tanpa paksaan dari pihak mana pun, serta dapat dipertanggung jawabkan sebagaimana mestinya”.
5. Tanda tangan dan nama terang
Bagian paling akhir setelah penutup, jangan lupa mencantumkan tanda tangan dan nama terang si pembuat pernyataan. Selain itu, tambahkan tanggal serta tempat menuliskan pernyataan tersebut.
6. Meterai
Surat pernyataan perihal keabsahan dan kebenaran dokumen merupakan surat resmi yang ditulis di atas kertas segel serta dapat dipertanggungjawabkan isinya. Jadi, Anda wajib menambahkan meterai Rp10.000 sebelum menandatanganinya, bisa dalam bentuk fisik maupun elektronik.
Tujuan menambahkan cap meterai pada surat resmi adalah untuk menguatkan dokumen tersebut. Surat berisi pernyataan bermeterai merupakan pernyataan konkret dan memiliki dasar hukum. Jadi ketika ada pihak yang melanggar, perbuatannya dapat dipertanggung jawabkan di depan hukum.
Baca Juga: Dokumen Digital: Pengertian, Jenis, Contoh & Manfaatnya
Tahapan Pengesahan Dokumen
Setelah mengetahui tujuan, cara membuat, dan contoh surat pernyataan keabsahan dokumen, Anda juga perlu mengetahui tahapan pengesahan dokumen dengan efisien. Berikut adalah langkah-langkahnya.
1. Persiapkan Dokumen
Pastikan dokumen yang akan diverifikasi sudah siap. Periksa keutuhan dan keakuratan informasinya. Lakukan perbaikan jika terdapat kejelasan atau kekurangan informasi.
2. Identifikasi Pihak yang Mengesahkan
Kenali pihak yang memiliki kewenangan untuk mengesahkan dokumen tersebut. Perhatikan otoritas, peran, dan tanggung jawab mereka agar tidak melakukan tindakan yang berulang.
3. Verifikasi Isi Dokumen
Selain memeriksa konten, perhatikan apakah dokumen dibuat sesuai dengan prosedur, standar, atau kebijakan yang berlaku. Kepastian dan keakuratan dokumen sangat penting untuk mempercepat proses pengesahannya.
4. Tanda Tangan Dokumen
Setelah memastikan kebenaran dan ketepatan isi dokumen, pihak yang berwenang akan menandatanganinya. Kadang-kadang, dokumen juga dapat diberi cap sebagai tanda pengesahan yang lebih kuat.
5. Peninjauan Kembali
Sebelum dokumen yang telah disetujui didistribusikan, pihak yang berwenang bisa melakukan peninjauan ulang untuk memastikan bahwa dokumen tersebut telah disahkan sesuai dengan persyaratan dan kebijakan yang berlaku.
6. Distribusi Dokumen
Setelah proses pengesahan dokumen selesai, Anda dapat mendistribusikannya kepada pihak yang terkait. Pastikan agar penerima dokumen benar-benar menerima salinan tersebut untuk memastikan pelaksanaan kebijakan yang sudah ditentukan.
7. Perekaman dan Penyimpanan
Terakhir, lakukan perekaman dan penyimpanan dokumen yang sudah disahkan. Cara ini diperlukan untuk menjaga keamanan dokumen agar dapat diakses dan ditemukan dengan mudah pada saat diperlukan.
Contoh surat pernyataan keabsahan dan kebenaran dokumen di atas dapat dijadikan referensi. Gunakanlah bahasa formal ketika menulisnya, yakni Bahasa Indonesia baku sesuai KBBI. Pastikan Anda menambahkan meterai guna menunjukkan kesungguhan dalam pembuatan pernyataan tersebut.
