Setiap karyawan harus mengikuti aturan perusahaan jika tak ingin diberikan surat peringatan atau teguran. Surat SP dikeluarkan karena sebab tertentu, misalnya sering terlambat, lalai, tidak disiplin, sering bolos kerja, atau bahkan karena tidak mencapai target.
Pemberitahuan teguran dengan surat SP dilakukan bertahap, diawali dari teguran lisan. Apabila pemberitahuan peringatan diberikan terus-menerus hingga SP 3, karyawan tersebut dapat diputus hubungan kerjanya. Pahami bagaimana contoh surat peringatan karyawan, baik SP 1, 2, dan 3.
Apa itu Surat Peringatan Karyawan?
Surat peringatan karyawan adalah surat resmi berupa pemberitahuan atau teguran yang diberikan kepada karyawan jika melanggar aturan ataupun ketentuan dari perusahaan. Pemberitahuan teguran dilakukan secara bertahap, yakni dimulai dari lisan baru kemudian mengeluarkan surat SP.
Hal-hal yang dapat menyebabkan karyawan diberikan teguran SP, antara lain absensi sering kosong, sering datang terlambat, melakukan kelalaian, tidak disiplin, membolos, ataupun tidak mencapai target.
Perusahaan tak dapat memutus hubungan kerja begitu saja, jadi perlu diberikan SP 1 sampai 3. Kebijakan terkait teguran karyawan ini umumnya diberikan langsung oleh manajer usai menegur secara lisan.
Tujuan dibuatnya surat teguran adalah sebagai pengingat supaya karyawan dapat memperbaiki kesalahannya, juga pemberi efek jera. Namun jika kesalahan itu malah dilakukan terus-menerus hingga mencapai SP 3, maka perusahaan dapat melakukan pemutusan hubungan kerja.
Aturan Pemberian Surat Peringatan Karyawan
Ketentuan pemberian surat teguran untuk karyawan telah diatur dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan pada Pasal 161. Dalam peraturan perundang-undangan tersebut tertulis bahwa sebelum pemutusan hubungan kerja, karyawan perlu diberikan surat SP 1 sampai SP 3.
Adapun aturan lainnya juga tercantum dalam Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2003 mengenai Ketenagakerjaan. Dalam aturan tersebut tercantum bahwa pemutusan hubungan kerja tak boleh diputuskan secara sepihak.
Pahami terlebih dahulu sebelum mengeluarkan pemberitahuan teguran. Begini aturan pemberitahuan surat peringatan yang benar.
- Mengacu pada Undang-Undang Ketenagakerjaan Pasal 161, jangka waktu surat teguran berlaku selama 6 bulan.
- Pekerja yang melakukan tindakan pelanggaran atau melawan aturan dapat diberikan SP. Ini mengacu pada ketentuan dalam kontrak perjanjian kerja.
- Surat peringatan (SP) hanya dibuat oleh pihak HR. Sehingga HR perlu melakukan pengawasan terhadap karyawan yang diberikan surat SP serta membuat langkah tindak lanjut.
Contoh Surat Peringatan Karyawan
Surat teguran harus memuat komponen, antara lain kop surat, judul, tanggal dibuat, penomoran surat, data diri pekerja, alasan diberikannya peringatan, nama pembuat surat, hingga tanda tangan. Simak beberapa contoh surat teguran ini sebagai referensi.
1. Contoh surat peringatan karyawan karena absensi/tidak masuk kerja
KOP SURAT
############
SURAT PERINGATAN
Jakarta, 20 Juli 2023
Nomor : SP-I/100/07/2023
Hal : Surat Peringatan Pertama (SP 1)
Lampiran : –
Yth. Sdr. Ahmad Salam
Staf Admin, PT Raya Raya
di tempat
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami ingin menyampaikan peringatan terkait absensi Anda selama beberapa waktu terakhir. Kami menghargai kontribusi dan dedikasi Anda dalam bekerja di perusahaan kami, namun kami juga perlu memastikan kehadiran karyawan yang konsisten demi kelancaran operasional perusahaan.
Berdasarkan catatan kami, Anda telah mengalami absensi yang cukup tinggi dan tidak dapat dijelaskan dengan alasan yang sah selama 14 hari kerja berturut-turut. Hal ini dapat berdampak negatif pada produktivitas tim dan kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Kami ingin mengingatkan Anda mengenai kebijakan absensi yang berlaku di perusahaan kami. Setiap karyawan diharapkan untuk mematuhi ketentuan berikut:
- Memberikan pemberitahuan sebelumnya jika akan absen, kecuali dalam situasi darurat yang tidak dapat dihindari.
- Melengkapi prosedur pengajuan cuti sesuai dengan kebijakan perusahaan.
- Menjaga kedisiplinan dalam kehadiran dan mengikuti jadwal kerja yang telah ditentukan.
Kami memahami bahwa ada situasi tak terduga yang mungkin muncul dalam kehidupan setiap karyawan, dan kami siap membantu jika Anda mengalami masalah yang mempengaruhi kehadiran Anda di tempat kerja. Oleh karena itu, kami mengundang Anda untuk berbicara dengan bagian SDM untuk mencari solusi bersama.
Namun, kami ingin menekankan pentingnya perbaikan dalam hal absensi Anda. Jika terjadi absensi yang tidak sah atau tidak ada perbaikan setelah menerima peringatan ini, langkah-langkah lebih lanjut akan diambil sesuai dengan kebijakan perusahaan, yang dapat mencakup pemecatan.
Kami berharap agar Anda dapat memahami seriusnya isu ini dan berkomitmen untuk meningkatkan kehadiran Anda di tempat kerja. Semoga ke depannya kita dapat bekerja sama dengan lebih baik untuk mencapai tujuan bersama.
Terima kasih atas perhatian Anda dalam hal ini.
Hormat kami,
Juliyanto
Manager PT Raya Raya
2. Contoh surat peringatan karyawan sering terlambat
KOP SURAT
############
SURAT PERINGATAN
Bandung, 6 Maret 2023
Nomor : SP-I/100/07/2023
Hal : Surat Peringatan Pertama (SP 1)
Lampiran : –
Yth. Sdr. Ahmad Salam
Staf Marketing, PT Bangun Sukses Sejahtera
di tempat
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami ingin menyampaikan peringatan terkait keterlambatan Anda dalam hadir di tempat kerja. Kami menghargai kontribusi dan dedikasi Anda dalam bekerja di perusahaan kami, namun kami juga perlu memastikan kedisiplinan karyawan untuk menjaga efisiensi dan kelancaran operasional perusahaan.
Berdasarkan catatan kami, Anda telah sering datang terlambat tanpa alasan yang jelas selama 1 bulan terakhir. Keterlambatan berulang ini dapat berdampak negatif pada kinerja tim dan menyebabkan gangguan dalam jadwal kerja.
Kami ingin mengingatkan Anda akan kebijakan kehadiran yang berlaku di perusahaan kami, antara lain sebagai berikut:
- Tiba di tempat kerja sesuai jadwal yang telah ditentukan.
- Memberikan pemberitahuan sebelumnya jika ada keadaan darurat atau kendala yang tidak dapat dihindari yang menyebabkan keterlambatan.
- Mematuhi prosedur lapor keterlambatan yang telah ditetapkan oleh manajemen.
Sebagai seorang profesional, kehadiran tepat waktu adalah tanggung jawab dasar yang diharapkan dari setiap karyawan. Keterlambatan yang berulang dapat mengganggu rekan kerja Anda dan menyebabkan gangguan dalam alur pekerjaan.
Kami mengharapkan adanya perbaikan segera dalam hal ini. Jika keterlambatan berlanjut atau tidak ada perbaikan setelah menerima pemberitahuan peringatan ini, akan diambil langkah tindak lanjut sesuai kebijakan perusahaan, termasuk pemutusan hubungan kerja.
Harapannya, Anda akan memahami pentingnya disiplin dalam kehadiran dan berkomitmen untuk mematuhi ketentuan yang telah ditetapkan oleh perusahaan.
Terima kasih atas perhatian Anda dalam hal ini.
Hormat kami,
Juliyanto
HR Manager PT Bangun Sukses Sejahtera
3. Contoh surat peringatan karyawan karena lalai
Sumber: Pinhome
Pekerjaan terbengkalai serta penilaian kinerja yang buruk bukan hanya merugikan pihak perusahaan saja. Anggota tim maupun divisi lainnya pun dapat terganggu karena pekerjaan jadi terhambat.
4. Contoh surat peringatan karyawan karena pelanggaran disiplin
Sumber: Mekari
Pada contoh surat teguran karyawan ini isinya tentang melanggar kedisiplinan. Kategori pelanggaran kedisiplinan yang dimaksud, yaitu ketidakhadiran tanpa alasan dan performa kerja buruk selama beberapa bulan.
Perusahaan dapat mengeluarkan surat SP kedua apabila pegawai tersebut tak memperbaiki kesalahannya usai diberi SP pertama. Apabila kesalahan tersebut berlanjut, risikonya adalah dipecat.
5. Contoh surat peringatan karyawan karena tidak capai target
Sumber: Mekari
Pada contoh surat teguran karyawan di atas, perusahaan dapat memberikan pemberitahuan peringatan apabila karyawan tak mampu memenuhi target sesuai ketentuan. Target tak terpenuhi itulah yang dapat merugikan perusahaan.
6. Contoh surat peringatan ketiga untuk pemecatan
Sumber: Mekari
Pada surat SP ketiga, perusahaan sudah dapat melakukan pemecatan terhadap karyawan yang melanggar. Surat peringatan ketiga sudah pasti dikeluarkan karena pada teguran pertama sampai kedua, tidak ada tanda-tanda karyawan tersebut memperbaiki kesalahannya.
Struktur Surat Peringatan Karyawan
Penyusunan surat teguran menyesuaikan perusahaan/instansi. Ini terhitung sebagai dokumen formal, sehingga dalam pembuatannya perlu memperhatikan struktur surat peringatan karyawan seperti di bawah ini.
1. Kop, judul, dan tanggal surat teguran dibuat
Surat teguran termasuk dokumen formal, sehingga Anda perlu membuat kop resmi perusahaan. Setelah itu, tuliskan judul berupa ‘SURAT PERINGATAN’ atau ‘SURAT TEGURAN’ dalam huruf kapital bercetak tebal. Cantumkan pula tempat serta tanggal dokumen tersebut dibuat.
2. Penomoran dokumen
Tujuan adanya penomoran adalah untuk mempermudah dalam pengarsipan dokumen. Sehingga ketika di kemudian hari membutuhkannya, mencarinya tidak susah. Aturan penomoran ini sudah seharusnya dipahami oleh pembuat surat.
3. Nama karyawan yang bersangkutan
Surat pemberitahuan teguran diberikan kepada karyawan yang melanggar aturan/kebijakan perusahaan. Maka, dalam surat tersebut harus ada nama lengkap karyawan yang bersangkutan, cantumkan pula divisi dan posisinya.
4. Alasan diberikan peringatan
Selain data diri, cantumkan pula alasan jelas karyawan tersebut diberikan peringatan. Misalnya karena sering terlambat, perihal absensi, maupun lainnya yang termasuk melanggar aturan perusahaan.
Tuliskan pula keterangan tambahan. Dalam pemberitahuan teguran, keterangan tambahan dapat berupa konsekuensi atas tindakan karyawan yang bersangkutan.
5. Nama pembuat teguran dan tanda tangan
Sebagaimana dalam aturan pemberian surat peringatan, pihak yang memberikan peringatan adalah atasan, baik manajer, kepala departemen, ataupun direktur. Sedangkan dokumennya sendiri dikeluarkan oleh tim HR.
Dalam dokumen tersebut, perlu mencantumkan nama serta tanda tangan. Sebagai HR, jika Anda membuat dokumen tersebut dalam bentuk digital, Anda dapat memanfaatkan Privy untuk membuat template surat sekaligus menandatanganinya langsung secara digital.
Tentunya, tanda tangan digital dari Privy aman karena merupakan penyedia layanan tanda tangan digital terbaik di Indonesia.
Itulah berbagai contoh surat teguran karyawan untuk SP 1 hingga SP 3 untuk referensi. Intinya, adanya pemberitahuan peringatan bertujuan memberikan efek jera bagi karyawan, sehingga dapat memberikan kesempatan baginya untuk memperbaiki kesalahan.
Sedangkan bagi perusahaan, surat teguran fungsinya untuk membentuk sikap disiplin sekaligus melindungi perusahaan. Itulah mengapa, setiap pekerja harus menaati aturan serta ketentuan yang dibuat oleh perusahaan.
