Untuk seorang pebisnis, membuat surat penawaran bukan lagi sesuatu yang asing. Sebab ini merupakan salah satu surat bisnis yang sering digunakan.
Eits, tetapi bagi Anda yang baru merintis bisnis mungkin masih bingung format surat penawaran yang resmi. Artikel ini akan membahas contoh surat penawaran barang yang resmi dan cara menyusunnya. Penasaran? Simak selengkapnya berikut ini!
Apa itu Surat Penawaran Barang?
Surat penawaran barang adalah dokumen tertulis yang dikirimkan kepada konsumen potensial untuk mengenalkan produk dan perusahaan Anda.
Surat penawaran barang berisi detail produk apa saja yang Anda miliki dengan spesifikasi dan katalog harganya. Surat penawaran barang memiliki tujuan utama sebagai pintu pembuka negosiasi ketika perusahaan Anda hendak menjalin perjanjian bisnis dengan perusahaan lain. Sehingga sangat penting untuk memperhatikan formatnya supaya terlihat formal dan resmi dapat meyakinkan calon konsumen.
Fungsi Surat Penawaran Barang
Anda kini sudah memahami mengenai pengertiannya, saatnya mengetahui fungsi dari surat penawaran barang. Tanpa berlama-lama, berikut fungsi surat penawaran barang yang wajib Anda ketahui:
1. Sebagai pintu negosiasi
Seperti yang sudah dijelaskan sekilas pada pembahasan pengertian, fungsi surat penawaran barang adalah sebagai pintu negosiasi. Misalnya, Anda mengetahui bahwa perusahaan A membutuhkan supplier barang elektronik untuk fasilitas kantornya setiap tahun. Kemudian, karena Anda merasa barang Anda cocok dengan yang mereka butuhkan, Anda ingin menawarkan produk perusahaan Anda.
Supaya bisa melakukan negosiasi pada proses perjanjian bisnis, surat penawaran lah yang menjadi pintunya. Anda bisa mengirimkannya ke perusahaan yang potensial tersebut. Jika perusahaan tertarik Anda bisa mendapatkan konsumen baru.
2. Menunjukkan profesionalitas yang dapat meningkatkan kepercayaan calon konsumen
Selain fungsi sebagai pintu negosiasi, surat penawaran juga berfungsi untuk menunjukkan profesionalitas yang dapat meningkatkan kepercayaan calon konsumen. Ketika Anda ingin perusahaan dilirik oleh konsumen yang merupakan perusahaan besar maka menunjukkan profesionalitas adalah hal yang perlu dilakukan, sehingga kepercayaan mereka meningkat ketika hendak membeli produk.
3. Memperluas jangkauan pasar
Terakhir, fungsi dari surat penawaran produk adalah memperluas jangkauan pasar. Hal ini karena Anda bisa menawarkan barang di luar wilayah tempat produksi. Bahkan bisa juga hingga luar negeri lho.Â
Contoh Surat Penawaran Barang
Untuk melengkapi gambaran Anda mengenai surat penawaran barang, berikut beberapa contoh yang bisa digunakan untuk Anda sebagai referensi surat penawaran barang yang resmi. Simak berikut ini!
1. Contoh surat penawaran barang elektronik
2. Contoh surat penawaran barang furniture
Sumber: Scribd
3. Contoh surat penawaran barang dan jasa
Sumber: nesabamedia
4. Contoh surat penawaran barang singkat
5. Contoh surat penawaran barang bahasa inggris
Sumber: the moondoggies
6. Contoh surat penawaran produk makanan
Sumber: romadecadeÂ
Cara Membuat Surat Penawaran Barang
Kini Anda mungkin penasaran dengan bagaimana sih cara membuatnya? Berikut cara membuat surat penawaran barang yang resmi untuk Anda.
1. Buat header surat
Cara yang pertama dalam menyusun surat penawaran barang adalah membuat header atau kop surat. Header berisi nama dan alamat perusahaan serta tanggal pembuatan surat. Anda juga bisa mencantumkan logo jika perusahaan sudah memiliki logo sendiri.
2. Tuliskan pihak penerima
Selanjutnya adalah menuliskan pihak penerima. Bagian ini Anda bisa menuliskan nama perusahaan ataupun nama orang yang bertugas di bagian pengadaan jika memang mengetahuinya. Tulis dengan format yang resmi dengan awalan Yth atau Yang Terhormat.
3. Buka dengan pengenalan perusahaan
Pada bagian pembuka surat, Anda bisa memperkenalkan profil singkat perusahaan Anda. Mengenai kualitas dan kredibilitas perusahaan bisa ditonjolkan disini. Tetapi ingin jangan terlalu panjang dan bertele-tele.
4. Deskripsikan produk Anda beserta harga dan kondisinya
Setelah memperkenalkan perusahaan, bagian selanjutnya adalah mendeskripsikan produk yang dijual. Apa saja yang perusahaan Anda jual, jenis, kondisi, beserta harganya. Supaya lebih lengkap bisa cantumkan katalog harga sebagai lampiran.
5. Beri tambahan informasi dan penutup
Untuk menutup Anda bisa memberi tambahan informasi mengenai cara memesan atau kompensasi lain yang membuat perusahaan Anda harus dipilih daripada perusahaan yang lainnya.
6. Akhiri dengan tanda tangan dan kontak yang bisa dihubungi
Terakhir, bubuhkan tanda tangan, nama perusahaan dan kontak yang bisa dihubungi. Bisa berupa kontak WA, telpon ataupun email. Kontak tersebut harus mudah diakses oleh perusahaan.
Mengingat surat penawaran saat ini lebih banyak dikirimkan melalui email ataupun aplikasi perpesanan, Anda bisa menyiapkan tanda tangan elektronik. Lebih praktis dan mudah tanpa harus print dokumen menandatangani manual dan scan. Bisa gunakan Privy untuk tanda tangan digital petinggi perusahaan.
Privy adalah platform yang menyediakan layanan tanda tangan elektronik yang memenuhi standar keamanan dan keabsahan hukum. Privy juga menyediakan fitur-fitur tambahan seperti pengiriman surat secara elektronik, penandatanganan oleh beberapa pihak, notifikasi pengingat, dan pengaturan akses yang fleksibel.
Nah, itulah uraian seputar contoh surat penawaran barang yang resmi dan cara menyusunnya. Anda bisa menggunakannya sebagai referensi dalam menyusun milik perusahaan Anda sendiri. Tinggal sesuaikan saja dan selamat mencoba!
