Surat resmi terdiri dari berbagai macam jenis sesuai dengan peruntukannya. Salah satunya adalah surat pemberitahuan pembayaran. Surat ini umumnya diterbitkan oleh sekolah atau organisasi non-profit kepada anggota mereka untuk membayar dana sejumlah tertentu.
Apa itu Surat Pemberitahuan Pembayaran?
Seperti yang telah disinggung di atas, surat pemberitahuan pembayaran adalah surat yang bertujuan untuk menagih pembayaran dari seseorang. Berbeda dengan faktur penjualan, surat ini umumnya diterbitkan oleh lembaga non-profit seperti sekolah, komunitas atau organisasi.
Pembayaran di sini juga bukan untuk pembayaran barang dan jasa serta seringkali sifatnya kondisional. Misalnya, untuk membayar tunggakan SPP, atau untuk membayar iuran sekolah. Terkadang, isi dokumen ini juga tidak bersifat memaksa.
Meskipun demikian, bukan berarti surat ini tidak bisa digunakan untuk keperluan pembayaran barang dan jasa. Dokumen ini bisa digunakan sebagai pengantar sebelum penerima tagihan tersebut melihat invoice atau faktur penjualan yang telah dilampirkan.
Format Surat Pemberitahuan Pembayaran
Sama seperti dokumen resmi lainnya, dokumen ini juga terdiri dari berbagai komponen, seperti kop dan nomor surat, lampiran, tanggal penerbitan, isi dan tanda tangan. Hanya saja karena surat ini berisi pemberitahuan pembayaran, maka di dalam surat ini harus ada keterangan mengenai cara pembayaran baik itu online maupun offline.
Tidak jarang, sebuah dokumen pemberitahuan pembayaran juga disertai dengan tabel berisi rincian penggunaan uang yang dibayarkan tersebut. Tujuannya adalah supaya pembaca mengetahui untuk apa uang itu digunakan, sehingga bisa membayarnya dengan kerelaan hati.
Cara Menyusun Surat Pemberitahuan Pembayaran
Jika ingin membuatnya, berikut ini adalah langkah-langkah menyusun surat pemberitahuan pembayaran yang dapat Anda ikuti.
1. Buat kop surat
Langkah pertama yang perlu Anda lakukan adalah membuat kop surat. Caranya adalah dengan menuliskan nama dan institusi Anda terlebih dahulu, lalu buat tebal dan letakkan di tengah. Setelah itu buat garis horizontal dengan menekan tombol shift dan tanda minus secara bersamaan, atau dengan mengklik ikon gambar, buat garis lurus dan atur ketebalannya. Jangan lupa untuk menambahkan lambang instansi Anda pada bagian ini.
2. Masukkan komponen pembuka surat
Langkah yang kedua adalah dengan memasukkan komponen pembuka pada surat resmi, seperti tanggal, nomor surat, perihal dan lampiran. Anda juga bisa menuliskan “Surat Pemberitahuan Pembayaran” sebagai judul. Untuk surat resmi, perhatikan juga penulisan penomoran surat agar tidak salah format.
3. Masukkan isi surat
Dalam bagian ini, Anda bisa memasukkan nominal pembayaran yang harus dibayarkan siswa dan rinciannya. Apabila rincian pembayaran tersebut susah untuk dimasukkan, misalnya karena terlalu banyak komponen, maka Anda bisa menuliskannya pada lampiran yang terpisah. Untuk menggabungkan kedua file ini, Anda bisa mengklik menu “mailings”, lalu pilih use existing file, lalu cari file yang ingin Anda gabungkan di komputer Anda lalu klik “ok”.
Jangan lupa juga untuk mencantumkan cara pembayaran di bagian ini. Cantumkan nomor dan nama pemilik rekening tersebut di bagian ini. Jika sekolah tempat Anda bekerja menerima pembayaran dengan berbagai metode, maka Anda juga bisa membuat lampiran terpisah untuk membahas hal ini.
4. Penutup dan tanda tangan
Setelah bagian isi selesai, Anda bisa menutup surat tersebut dengan salam. Jangan lupa untuk membubuhkan tanda tangan pihak yang berwenang di bagian akhir. Tanda tangan ini menunjukkan bahwa surat tersebut benar-benar resmi diterbitkan oleh otoritas yang berwenang. Kalau perlu, Anda juga bisa menambahkan cap di bagian ini.
Lalu, bagaimana jika pihak yang berwenang sedang tidak di lokasi? Solusinya Anda bisa menggunakan tanda tangan digital dari Privy. Setelah surat dibuat, Anda tinggal mengunggah surat ini ke aplikasi Privy dan mengirimkannya kepada Bapak/Ibu yang berwenang tersebut. Setelah beliau menandatanganinya, beliau bisa mengirimkan ulang dokumen tersebut ke akun Privy Anda.
Contoh Surat Pemberitahuan Pembayaran
Berikut ini adalah beberapa contoh surat pemberitahuan pembayaran untuk berbagai keperluan.
1. Surat pembayaran diskon SPP
Sumber: mapel.id
Dalam contoh di atas, Anda bisa melihat bagaimana tabel di bagian isi digunakan untuk memperjelas nominal pengurangan SPP. Dengan informasi tambahan ini, orang tua siswa menjadi lebih paham mengenai jumlah yang harus mereka bayarkan.
2. Surat pemberitahuan batas pembayaran
Sumber: Zeedmedia
Surat di atas menunjukkan cara menekankan nomor rekening pembayaran secara kreatif. Alih-alih ditebalkan sebagaimana biasanya, penulis surat di atas memutuskan untuk mencantumkannya di bagian bawah surat dengan tabel dan warna yang berbeda.
3. Surat pemberitahuan tata cara pembayaran
Sumber: STAI Pasuruan
Alih-alih menjelaskan mengenai nominal uang kuliah, surat di atas menjelaskan tata cara pembayaran uang kuliah tersebut, mulai dari nomor rekening yang digunakan, cara untuk melakukan konfirmasi, hingga risiko yang harus ditanggung oleh mahasiswa jika tidak membayar uang kuliah atau telat melakukan pembayaran.
4. Surat pemberitahuan uang kuliah mahasiswa baru
Sumber: Pribadi
Dalam surat tersebut tidak hanya disebutkan total uang kuliah yang harus dibayarkan oleh mahasiswa baru, tetapi juga cara pembayarannya. Dalam contoh di atas disebutkan bahwasanya mahasiswa baru bisa membayar uang kuliah di atas dengan cara mengangsur maksimal 3 kali dari Bulan September hingga Bulan November.
Dalam contoh tersebut juga disebutkan bahwa bukti pembayaran bisa ditunjukkan kepada pihak terkait. Berbeda dengan surat pemberitahuan ini, surat bukti pembayaran yang bisa disetorkan mahasiswa bisa berbentuk formulir transfer dari teller atau struk bukti transfer jika mahasiswa tersebut membayar melalui ATM.
5. Contoh surat tagihan pembayaran
Sumber: iReap Pos
Meskipun bukan merupakan faktur penjualan barang dan jasa, namun surat ini juga dapat dikirimkan kepada pembeli atau pengguna jasa sebagai surat pengantar sebelum pembeli tersebut membaca invoice. Dengan format sederhana seperti di atas, Anda bisa meminta pelanggan Anda untuk segera melakukan pembayaran.
Tanda Tangan di Surat Pemberitahuan Pembayaran
Sebagaimana yang telah disebutkan di atas bahwasanya tanda tangan penting untuk menunjukkan bahwa surat tersebut benar dan legal adanya. Berbeda dengan faktur yang bisa ditandatangani kasir, atau kepala bagian keuangan, umumnya dokumen ini ditandatangani oleh pimpinan instansi terkait secara langsung, karena sifatnya yang lebih umum.
Untuk mempermudah proses penandatanganan ini, Anda bisa menggunakan aplikasi tanda tangan digital Privy. Aplikasi Privy tersedia untuk individu (personal) maupun enterprise. Dengan Privy akun personal, Anda bisa mengirimkan surat pemberitahuan kepada kepala sekolah atau pihak berwenang lainnya untuk ditandatangani sebelum akhirnya dikirimkan kembali. Dengan Privy akun enterprise, Anda bisa memberikan tanda tangan dalam jumlah yang banyak secara sekaligus, proses penandatangan dokumen menjadi lebih simpel dan praktis. Anda dapat menyimak panduan tanda tangan di banyak dokumen sekaligus menggunakan Privy di artikel kami sebelumnya. Selamat mencoba!
