Dalam era digital seperti sekarang, email menjadi salah satu sarana komunikasi yang paling umum digunakan baik dalam kehidupan pribadi maupun profesional. Namun, tahukah Anda bahwa selain sebagai alat komunikasi, email juga bisa digunakan untuk memperkuat citra profesional seseorang?
Salah satunya adalah dengan menambahkan signature email yang efektif dan menarik. Signature email bukan sekadar tanda tangan elektronik biasa, tetapi juga merupakan representasi dari identitas dan brand Anda. Sebuah signature yang dirancang dengan baik dan disertakan dalam setiap pesan email berkontribusi pada kesan positif dan memperkuat efektivitas keseluruhan email bisnis.
Dalam artikel ini, kita akan membahas secara komprehensif tentang bagaimana cara membuat signature email dengan mudah dan efektif, serta manfaatnya bagi bisnis Anda.
Apa Itu Signature Email?
Tanda tangan email adalah teks yang terletak di akhir setiap email yang dikirim dari akun email Anda. Tanda tangan ini bisa mencakup informasi kontak seperti alamat email, nama, URL situs web, atau detail bisnis Anda.
Untuk memudahkan penambahan tanda tangan pada setiap email, Anda dapat mengatur agar tanda tangan tersebut muncul secara otomatis setiap kali Anda mengirim email. Mengatur ‘signature di email’ secara default tidak hanya memudahkan, tetapi juga dapat meningkatkan profesionalisme dan branding bisnis Anda.
Secara sederhana, tanda tangan email berfungsi seperti tanda tangan di surat fisik, terletak di bagian bawah pesan dan memberikan informasi tambahan pribadi atau bisnis di setiap email yang dikirim.
Baca Juga: Cara Membuat Tanda Tangan Digital dengan Mudah dan Praktis
Apa Saja Manfaat Signature Email untuk Bisnis Anda?
Signature email, meskipun terlihat sebagai detail kecil, sebenarnya memiliki manfaat yang besar bagi bisnis Anda. Berikut adalah tujuh manfaat penting dari penggunaan signature email untuk bisnis Anda:
- Meningkatkan Profesionalisme: Signature email di Gmail yang profesional memberikan kesan yang baik kepada penerima email, menunjukkan bahwa Anda serius dalam berkomunikasi dan berbisnis.
- Penguatan Brand: Dengan menambahkan logo atau elemen branding lainnya pada signature email, Anda dapat memperkuat brand awareness dan meningkatkan citra brand Anda.
- Memudahkan Identifikasi: Signature email yang jelas dan informatif membantu orang lain mengenali identitas Anda dengan cepat, terutama jika Anda berkomunikasi dengan banyak orang.
- Promosi: Signature email juga bisa digunakan sebagai sarana promosi. Anda dapat menambahkan link ke situs web, media sosial, atau bahkan promosi khusus dalam signature email Anda.
- Kredibilitas: Signature email yang terstruktur dengan baik dan lengkap dapat meningkatkan kredibilitas Anda di mata klien dan mitra bisnis.
- Memperkuat Hubungan: Dengan menambahkan sentuhan personal dalam signature email, seperti kutipan atau motto favorit, Anda bisa memperkuat hubungan dengan penerima email yang dikirim.
- Efisiensi: Signature di Gmail yang sudah terpasang secara otomatis akan menghemat waktu dan usaha Anda dalam setiap pengiriman email.
Baca Juga: Tanda Tangan Digital atau Digital Signature: Apa bedanya dengan TTE?
Komponen dan Elemen pada Signature Email
Signature email adalah bagian penting dari sebuah email profesional yang memberikan identitas dan informasi kontak pengirim secara jelas. Berikut adalah komponen dan elemen utama yang biasanya terdapat dalam signature email:
1. Nama Lengkap
Nama lengkap pengirim harus tercantum di signature email untuk memastikan penerima mengetahui siapa yang mengirimkan email tersebut.
2. Jabatan atau Posisi
Informasi mengenai jabatan atau posisi di perusahaan membantu memberikan konteks tentang peran Anda dalam organisasi. Misalnya, “Digital Marketing Manager” atau “Customer Support Specialist.”
3. Nama Perusahaan
Nama perusahaan tempat Anda bekerja adalah elemen penting untuk menunjukkan afiliasi profesional Anda. Biasanya, nama perusahaan juga mencantumkan logo atau tagline perusahaan.
4. Informasi Kontak
Detail kontak yang relevan memudahkan penerima untuk menghubungi Anda. Ini bisa mencakup:
-
Nomor Telepon: Pastikan mencantumkan nomor yang aktif.
-
Alamat Email Alternatif: Jika diperlukan, tambahkan alamat email lainnya.
-
Alamat Kantor: Untuk perusahaan yang mengandalkan kunjungan fisik, alamat kantor bisa disertakan.
5. Logo Perusahaan
Menambahkan logo perusahaan pada signature email memberikan sentuhan profesional dan membantu branding perusahaan. Logo ini biasanya dalam format kecil untuk menjaga tampilan yang bersih.
6. Tautan Media Sosial
Tambahkan tautan ke akun media sosial resmi perusahaan atau pribadi yang relevan, seperti LinkedIn, Twitter, atau Instagram. Hal ini memudahkan penerima untuk mengenal lebih jauh tentang Anda atau perusahaan.
7. Website Perusahaan
Menyertakan tautan ke situs web perusahaan memberikan penerima akses langsung untuk mencari tahu lebih banyak tentang layanan atau produk yang ditawarkan.
8. Tagline atau Motto Perusahaan
Jika perusahaan memiliki tagline atau motto, ini bisa ditambahkan untuk memperkuat identitas brand. Contohnya: “Innovating the Future” atau “Your Trusted Business Partner.”
9. Disclaimer atau Informasi Hukum
Untuk email resmi, terutama di perusahaan besar, biasanya terdapat bagian disclaimer. Ini berfungsi untuk memberikan peringatan terkait isi email, seperti kerahasiaan informasi atau peraturan hukum tertentu.
10. Tata Letak dan Desain yang Menarik
Desain signature email yang profesional dan mudah dibaca mencakup:
-
Pemilihan font yang sederhana dan profesional.
-
Penggunaan warna sesuai dengan branding perusahaan.
-
Penempatan elemen secara terorganisir agar tidak terlihat berantakan.
11. Call-to-Action (Opsional)
Signature email juga dapat mencantumkan ajakan untuk bertindak (CTA), seperti:
-
“Kunjungi website kami untuk penawaran terbaru.”
-
“Ikuti kami di LinkedIn untuk update terbaru.”
12. Foto Profil (Opsional)
Pada beberapa kasus, foto profil profesional dapat ditambahkan untuk memperkuat personal branding, terutama jika email digunakan untuk komunikasi pemasaran atau bisnis.
Dengan menggunakan elemen-elemen ini, signature email tidak hanya menjadi penutup pesan yang profesional tetapi juga alat untuk memperkuat identitas personal atau perusahaan Anda.
6 Cara Membuat Signature Email dengan Mudah dan Efektif
Membuat tanda tangan email yang menarik dan efektif sebenarnya tidaklah sulit. Berikut adalah enam cara praktis untuk membuat signature email yang mudah dan efektif:
1. Pilih Alat yang Tepat
Langkah pertama untuk cara membuat signature email adalah memilih alat yang tepat. Anda dapat menggunakan berbagai alat online gratis atau berbayar yang menyediakan fitur pembuatan signature email, seperti Canva, Email Signature Generator, atau bahkan editor bawaan dalam aplikasi email.
2. Desain yang Konsisten
Penting untuk memilih desain yang konsisten dengan identitas dan brand Anda. Pastikan menggunakan warna, font, dan layout yang sesuai dengan brand Anda untuk menciptakan kesan yang profesional dan kohesif.
3. Tambahkan Informasi Kontak Penting
Pastikan signature di email Anda mencakup informasi penting seperti nama lengkap, jabatan, nama perusahaan, alamat perusahaan, nomor telepon, dan link ke situs web atau media sosial Anda. Informasi ini membantu penerima email mengenali dan menghubungi Anda dengan lebih mudah.
Untuk menambahkan atau mengubah signature, klik logo pengaturan di pojok kanan atas dan pilih menu ‘lihat semua setelan’ untuk mengakses berbagai opsi konfigurasi akun email Anda.
4. Gunakan Logo atau Gambar
Untuk memperkuat branding, tambahkan logo atau gambar perusahaan Anda dalam signature email. Ini akan membantu memperkuat citra brand Anda dan membuat signature email lebih menarik.
5. Optimalkan untuk Mobile
Karena banyak orang membuka aplikasi Gmail mereka melalui perangkat mobile, penting untuk mengoptimalkan signature email Anda untuk tampilan mobile. Pastikan ukuran dan layout-nya responsif dan mudah dibaca di layar kecil.
6. Uji Coba dan Perbarui
Setelah membuat signature email, lakukan uji coba untuk memastikan bahwa tampilannya sesuai dengan yang diinginkan dan tidak ada kesalahan. Selain itu, perbarui signature email secara berkala sesuai dengan perkembangan brand atau informasi kontak Anda.
Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda dapat membuat signature email yang mudah dikenali, profesional, dan efektif untuk keperluan bisnis Anda.
Contoh Signature Email yang Efektif
Berikut adalah contoh signature email yang efektif:
-
Nama: [Nama Lengkap]
-
Jabatan/Posisi: [Jabatan/Posisi]
-
Nama Perusahaan: [Nama Perusahaan]
-
Nomor Telepon: [Nomor Telepon]
-
Alamat Perusahaan: [Alamat Perusahaan]
-
Email: [Email]
-
Media Sosial: [Media Sosial]
-
Logo Perusahaan: [Logo Perusahaan]
Contoh signature email di atas mencakup semua elemen penting yang diperlukan untuk membuat signature email yang profesional dan efektif. Dengan mencantumkan nama lengkap, jabatan, nama perusahaan, nomor telepon, alamat perusahaan, email, media sosial, dan logo perusahaan, Anda memberikan informasi yang lengkap dan mudah diakses oleh penerima email.
Langkah-langkah Memasukkan Signature Email di Gmail
Setelah mengetahui cara membuat signature email, langkah berikutnya yang perlu diketahui adalah langkah-langkah singkat untuk memasukkan signature email di Gmail.
Baca Juga: Aplikasi Tanda Tangan Online Terbaik (2023)
- Masuk ke akun Gmail Anda.
- Arahkan kursor ke pojok kanan atas Gmail dan klik ikon bertanda gear, kemudian pilih opsi “Setting/Pengaturan”.
- Di halaman Pengaturan, gulir ke bagian tengah hingga Anda menemukan opsi Signature. Anda dapat melakukan penyesuaian sesuai keinginan Anda.
- Setelah mengisi kotak signature, pastikan untuk mencentang opsi “Insert this signature before quoted text in replies and remove the “–” line that precedes it” di bawahnya.
- Terakhir, klik “Save Changes” untuk menyimpan pengaturan Anda.
Langkah-langkah Memasukkan Signature Email di Outlook
Selain di Gmail, mungkin sebagian diantara Anda juga seringkali menggunakan Outlook untuk mengirimkan email. Berikut ini adalah langkah memasukkan signature email di Outlook.
- Masuk ke akun Outlook Anda.
- Kemudian arahkan kursor ke pojok kanan atas Outlook, dan klik ikon gambar yang bergerigi, lalu pilih opsi Options.
- Di dalam menu Options, pilih opsi Formatting, font, and signature. Anda akan melihat dua kotak pengaturan, pilih yang kedua yaitu Personal Signature.
- Anda dapat menyesuaikan pengaturannya sesuai keinginan, dan setelah selesai, klik tombol Save.
Baca Juga: Manfaat Digitalisasi Layanan Publik dengan Tanda Tangan Digital
Implementasi Signature Email di Berbagai Industri
Penerapan signature email tidak hanya penting untuk bisnis, tetapi juga dapat diadopsi dalam berbagai industri lainnya. Berikut adalah beberapa contoh implementasi signature email di berbagai industri:
1. Industri Pendidikan
Dalam dunia pendidikan, signature email dapat digunakan oleh guru, staf administrasi, dan pimpinan sekolah untuk memberikan informasi kontak, jadwal, dan pengumuman kepada siswa, orang tua, dan rekan kerja. Dengan signature email yang jelas dan terstruktur, komunikasi antara pihak-pihak terkait dapat menjadi lebih efisien dan teratur.
2. Industri Kesehatan
Di industri kesehatan, signature email merupakan sarana komunikasi yang penting antara dokter, perawat, dan pasien. Signature email dapat berisi informasi kontak dokter, jadwal praktik, instruksi medis, dan lain-lain. Dengan demikian, signature email membantu memfasilitasi komunikasi yang efektif antara penyedia layanan kesehatan dan pasien, meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan secara keseluruhan.
3. Industri Teknologi
Dalam industri teknologi, signature email digunakan oleh perusahaan teknologi untuk memperkenalkan produk dan layanan, memberikan informasi kontak, dan membangun hubungan dengan pelanggan dan mitra bisnis. Signature email yang didesain dengan baik dapat memperkuat branding perusahaan dan memberikan kesan profesional kepada penerima email.
Baca Juga: Cara Melamar Kerja Lewat Email yang Benar dan Contoh Suratnya
4. Industri Pariwisata
Di industri pariwisata, signature email digunakan oleh agen perjalanan, hotel, dan penyedia layanan wisata untuk memberikan informasi kontak, paket liburan, promosi, dan konfirmasi reservasi kepada pelanggan. Dengan signature email yang informatif dan menarik, agen perjalanan dapat meningkatkan pengalaman pelanggan dan memperkuat hubungan dengan mereka.
5. Industri Keuangan
Di sektor keuangan, signature email digunakan oleh bank, perusahaan asuransi, dan perusahaan investasi untuk memberikan informasi transaksi, laporan keuangan, dan promosi produk keuangan kepada nasabah dan klien. Signature email yang aman dan tepercaya membantu membangun kepercayaan nasabah terhadap lembaga keuangan dan meningkatkan loyalitas nasabah.
Dari pembahasan di atas, dapat disimpulkan bahwa signature email merupakan salah satu elemen penting dalam komunikasi bisnis modern. Signature email tidak hanya memberikan kesan profesional dan memudahkan identifikasi, tetapi juga dapat digunakan sebagai alat promosi, memperkuat branding, dan meningkatkan kredibilitas bisnis.
Dengan mengikuti langkah-langkah untuk membuat signature email yang mudah dan efektif, Anda dapat meningkatkan komunikasi bisnis dengan lebih efisien.
Jika Anda sedang mencari solusi terbaik untuk kebutuhan tanda tangan digital, maka Privy adalah jawabannya. Privy hadir sebagai solusi lengkap untuk segala kebutuhan administrasi digital Anda, mulai dari tanda tangan digital, identitas digital, hingga integrasi API.
Baca Juga: Cara Membuat Tanda Tangan Keren dan Aesthetic + Contoh
Dengan PrivySign, Anda dapat mempersingkat waktu mencetak, memindai, dan menyimpan dokumen. Teknologi ini juga memungkinkan Anda mengurangi penggunaan kertas dan lebih hemat waktu, karena dapat diakses melalui ponsel atau komputer.
Anda tidak perlu khawatir dengan legalitas dari Privy, sebab kami telah terdaftar sebagai PSrE di bawah Kementerian Komunikasi dan Informatika serta telah diakui oleh Otoritas Jasa Keuangan (OJK) & BI (Bank Indonesia). Oleh karena itu, gunakan Privy sekarang juga untuk memastikan semua aktivitas dokumen dapat terlacak dengan baik, efisien, dan efektif untuk operasi bisnis Anda.
Hubungi tim kami dan ketahui lebih lanjut bagaimana Privy membantu kelancaran bisnis Anda dengan fitur-fitur unggulan yang kami miliki. Silakan coba Free-Trial dari Privy dan rasakan kemudahannya!
