Ketika Anda ingin bekerja sama atau membuat kesepakatan dengan pihak lain, tentu harus ada surat persetujuan yang menengahi kegiatan tersebut. Surat persetujuan itu sendiri berupa dokumen resmi untuk mengekspresikan atau menyatakan kesepakatan atau persetujuan antara dua pihak atau lebih mengenai suatu hal atau permasalahan tertentu.
Tujuan utamanya adalah sebagai bukti sah dan konkret apabila terdapat permasalahan di kemudian hari. Nah, untuk itulah Anda perlu mengetahui contoh surat persetujuan yang baik dan benar untuk berbagai keperluan.
Ada apa sajakah itu? Mari simak beberapa contoh dan penjelasan lebih lengkapnya di bawah ini!
Contoh Surat Persetujuan untuk Berbagai Keperluan
Surat persetujuan dapat digunakan dalam berbagai konteks, termasuk dalam bidang bisnis, hukum, perbankan, dan masih banyak lagi. Ada pun beberapa contoh yang bisa dilihat sebagai referensi dan gambaran adalah sebagai berikut:
1. Contoh Surat Persetujuan Jual-Beli Tanah
Sumber: Rumah.com.
2. Contoh Surat Persetujuan Magang
Sumber: Scribd.
3. Contoh Surat Persetujuan Izin Mengikuti Kegiatan
Sumber: Detik.com.
4. Contoh Surat Persetujuan Kerja Sama Bisnis
Sumber: Cermati.com.
5. Contoh Surat Persetujuan Pinjaman
Sumber: Academia Edu.
6. Contoh Surat Persetujuan Sewa-Menyewa
Sumber: Scribd.
7. Contoh Surat Persetujuan Perceraian
Sumber: Scribd.
8. Contoh Surat Persetujuan Kerja
Sumber: Great Day HR.
9. Contoh Surat Persetujuan Medis
Sumber: Dokumen Tips.
10. Contoh Surat Persetujuan Mutasi/Pindah Pekerjaan
Sumber: Berita 99 co.
Unsur-Unsur Surat Persetujuan yang Baik
Pada dasarnya, dokumen persetujuan ini sifatnya mengikat bagi setiap pihak yang terlibat dalam kesepakatan tersebut. Oleh karena itu, dokumen tersebut perlu memenuhi beberapa unsur di bawah ini agar menjadi bukti yang sah. Unsur-unsur tersebut antara lain:
1. Identitas Tiap Pihak yang Terlibat
Unsur pertama yang harus ada pada dokumen persetujuan adalah identitas pihak-pihak yang terlibat dalam kesepakatan tersebut. Hal ini penting untuk dicantumkan guna mengetahui siapa saja pihak yang berperan dan bertanggung jawab atas kesepakatan tersebut.
Identitas ini dimulai dari nama lengkap, alamat, NIK, nomor telepon, jabatan (apabila diperlukan), dan sebagainya disesuaikan dengan kebutuhan. Tujuan dituliskannya identitas ini adalah untuk menghindari kemungkinan penipuan dari pihak yang terlibat karena masing-masing individu sudah memegang data diri dan bisa langsung menghubungi pihak bersangkutan.
Dari data diri tersebut, Anda bisa memantau dan melacak apabila ada oknum yang tidak bertanggung jawab dalam kesepakatan tersebut. Identitas ini juga bisa bantu sebagai bukti di pengadilan atau badan lainnya apabila terdapat permasalahan di masa depan.
2. Tanggal dan Tempat
Unsur yang tidak boleh ketinggalan juga adalah mencantumkan tanggal dan tempat pembuatan dokumen persetujuan. Mengapa hal ini penting? Tanggal dan tempat bisa menjadi bukti historis atau riwayat untuk melacak dan mengevaluasi kesepakatan yang sudah dibuat.
Surat persetujuan digunakan oleh berbagai pihak dengan berbagai tujuan sehingga penulisan tanggal harus sesuai saat proses pembuatan dokumen tersebut. Hal ini bisa membantu pihak-pihak yang terlibat untuk menyesuaikan alur atau timeline kesepakatan guna memverifikasi dan memastikan kebenarannya.
3. Tujuan dan Isi Surat Persetujuan
Inti dari dibuatnya dokumen ini adalah adanya tujuan dan isi dari kesepakatan yang telah diperbincangkan sebelumnya. Dokumen ini harus mencantumkan isi persetujuan secara lengkap.
Bagian-bagian yang perlu dituliskan dalam tujuan dan isi adalah syarat-syarat kesepakatan, ketentuan, dan aturan yang perlu dipahami dan dipatuhi oleh semua pihak yang terlibat.
4. Saksi-Saksi
Mencantumkan saksi-saksi juga bisa menjadi penguat keabsahan surat persetujuan yang dibuat. Saksi di sini berperan dalam proses penulisan dan pembuatan dokumen termasuk dalam penandatangannya.
Dalam beberapa kasus, pembuatan dokumen ini memang membutuhkan saksi sebagai bukti konkret atas kesepakatan yang telah berlangsung. Biasanya saksi ini dibutuhkan apabila dokumen persetujuan berkaitan dengan hukum, seperti pinjaman bank, kerja sama bisnis, medis, dan lain sebagainya.
Namun, perlu diingat bahwa tidak semua surat persetujuan membutuhkan saksi, ya! Apabila dokumen yang akan dibuat dirasa tidak memerlukan saksi atau pihak ketiga, Anda tidak perlu menghadirkannya.
5. Format yang Benar dan Bahasa Formal
Sebelum membuat dokumen persetujuan, Anda perlu memahami terlebih dahulu format penulisan yang benar. Pada dasarnya, format dokumen ini hampir sama dengan dokumen resmi lainnya.
Hanya saja, perbedaannya terletak pada isi dan aturan-aturan di dalamnya. Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, tidak jarang pembuatan dokumen kesepakatan perlu mencantumkan pasal dan ayat dari hukum yang berlaku sesuai tujuan surat. Jadi, format penulisan surat persetujuan harus memenuhi beberapa bagian di bawah ini:
- Kop surat;
- Tanggal dan tempat pembuatan surat;
- Hal/perihal;
- Lampiran
- Isi kesepakatan;
- Ketentuan terkait kesepakatan (aturan hukum yang berlaku atau perjanjian yang sudah disepakati sebelumnya);
- Nama lengkap dan tanda tangan.
Dalam memenuhi format penulisan di atas, Anda juga perlu memperhatikan penggunaan bahasa. Gunakanlah bahasa Indonesia sesuai Ejaan Yang Disempurnakan (EYD), formal, dan kalimat efektif. Hindari penggunaan kalimat ambigu atau menimbulkan makna ganda.
6. Tanda Tangan
Terakhir, jangan lewatkan unsur tanda tangan dalam pembuatan surat persetujuan. Tanda tangan memegang peranan penting sebagai bukti tanggung jawab dan kesepakatan dari tiap pihak yang terlibat.
Tanda tangan bisa dibubuhkan secara langsung menggunakan pena atau melalui tanda tangan digital. Apabila Anda membuat surat persetujuan online dan perlu TTd digital, Anda bisa menggunakan aplikasi Privy sebagai medianya.
Privy sediakan fitur TTd digital tersertifikasi dan diakui oleh Kominfo. Jadi, tingkat keabsahan dokumen Anda pun akan semakin tinggi jika menggunakan aplikasi ini. Selain itu, Anda juga dapat langsung membuat template surat persetujuan dari aplikasi ini apabila Anda memegang peran sebagai SysAdmin.
Demikianlah contoh surat persetujuan yang baik dan benar untuk berbagai keperluan. Dalam pembuatannya, penting untuk mengetahui unsur-unsur yang harus ada dalam dokumen guna meningkatkan keabsahan kesepakatan tiap pihak terlibat. Pastikan Anda sudah memahami format penulisan yang benar agar surat persetujuan bisa digunakan dengan semestinya.
