Tanda tangan digital semenjak pandemi Covid-19 mulai banyak diterapkan oleh instansi/perusahaan maupun untuk kepentingan bisnis karena dinilai lebih aman dan praktis. Selain itu, berperan penting dalam membangun digital trust pada bisnis, sehingga membuat konsumen merasa nyaman sekaligus aman selama bertransaksi.
Membangun kepercayaan digital (digital trust) perlu dilakukan demi mendukung perkembangan ekonomi digital, salah satunya dengan tanda tangan elektronik (TTE). Ini penjelasan seputar manfaat tanda tangan digital guna membangun digital trust dalam dunia bisnis.
Pengertian Digital Trust dalam Konteks Bisnis
Digital trust dalam bisnis adalah tingkat kepercayaan konsumen terhadap perusahaan selama melakukan transaksi sekaligus interaksi secara digital. Seiring perkembangan teknologi, akan dihadapkan pada risiko serta tantangan yang semakin besar perihal keamanan digital. Oleh karena itu, digital trust perlu ditingkatkan demi memperoleh kepercayaan dari konsumen.
Salah satu cara membangun digital trust dalam bisnis, yakni penerapan tanda tangan elektronik (TTE) yang mampu menjamin keamanan privasi data pengguna. Fungsi TTE adalah sebagai bentuk keabsahan dokumen yang menandai bahwa transaksi tersebut telah disetujui oleh pihak yang terlibat transaksi secara virtual.
Digital trust dibutuhkan dalam bisnis, sebab semakin banyak orang menyadari akan pentingnya keamanan serta privasi data mereka. Apabila perusahaan mampu memenuhi kebutuhan keamanan tersebut, maka kepercayaan masyarakat terhadap aktivitas bisnis perusahaan tersebut dapat meningkat.
Terdapat empat pilar yang menjadi landasan digital trust dalam bisnis. Berikut penjelasan masing-masing pilar tersebut.
- Privasi. Privasi merupakan jaminan yang wajib diterapkan sebagai kebijakan perusahaan guna melindungi data pribadi pengguna, terutama ketika melakukan transaksi supaya tetap anonim. Apabila hendak memberikan data pun perlu melalui kesepakatan bersama pengguna/klien.
- Keamanan data digital. Berkaitan pula dengan privasi, keamanan data digital milik klien/pelanggan harus dapat dijaga oleh perusahaan agar tidak bocor lalu disalahgunakan oleh pihak tak bertanggung jawab. Tingginya keamanan data membuat pelanggan lebih percaya menggunakan layanan bisnis suatu perusahaan, bahkan tak ragu jika terus mengandalkannya.
- Transparansi dan aksesibilitas. Klien atau pelanggan membutuhkan transparansi terkait produk/layanan bisnis hingga proses transaksi. Dengan demikian, lebih mudah dalam mengakses produk/layanan yang ada.
- Etika dan tanggung jawab. Dunia digital memang praktis, tetapi belum tentu selamanya aman. Oleh karena itu, perusahaan wajib menerapkan etika serta bertanggung jawab terhadap penggunaan teknologi yang berkaitan dengan pelanggan. Jadi, perusahaan wajib mematuhi segala peraturan dan nilai menyesuaikan undang-undang yang berlaku.
Peran Tanda Tangan Digital untuk Membangun Digital Trust dalam Bisnis
Salah satu layanan yang dapat membangun kepercayaan digital dalam berbisnis adalah tanda tangan elektronik (TTE). Fungsi TTE tidak hanya sebagai tanda keabsahan dokumen, tetapi juga untuk meningkatkan kepercayaan pelanggan selama melakukan proses transaksi.
Ini penjelasan mengenai peran tanda tangan digital untuk membangun digital trust dalam bisnis. Perannya sangat penting bagi kelangsungan bisnis karena hubungannya dengan tingkat kepercayaan pelanggan.
1. Tanda keabsahan hukum suatu dokumen
Peran tanda tangan digital untuk membangun digital trust salah satunya sebagai tanda keabsahan suatu dokumen. Membubuhkan tanda tangan dalam bentuk digital pada dokumen, status legalitasnya sama dengan tanda tangan basah. Pernyataan ini tertuang dalam Peraturan Pemerintah Nomor 82 Tahun 2012 pada Pasal 52 Ayat 2 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik.
TTE dalam bisnis terutama digunakan untuk mengesahkan dokumen yang berkaitan dengan transaksi pelanggan, seperti faktur/invoice, surat konfirmasi pesanan, perjanjian kerjasama, dan lainnya. Sehingga ketika sewaktu-waktu dibutuhkan, dokumen tersebut dapat dipertanggung jawabkan secara hukum.
Adanya TTE dapat memperkuat dokumen sebagai bukti transaksi yang sah dengan pelanggan. Dengan demikian, tingkat kepercayaan pelanggan dapat ditingkatkan.
2. Menjamin keamanan sekaligus kerahasiaan data
Dalam membangun kepercayaan pelanggan perihal transaksi dan interaksi digital, TTE memegang peran penting untuk menjamin keamanan sekaligus kerahasiaan data milik pelanggan. Hal ini pun telah dijelaskan dalam keempat pilar yang perlu dimiliki oleh perusahaan selama menjalankan aktivitas bisnis.
Pembuatan tanda tangan digital membutuhkan aplikasi/website dengan teknologi yang terenkripsi guna melindungi kerahasiaan data serta integritas suatu dokumen. Sehingga dokumen lebih terjaga keamanannya dan terhindar dari risiko kebocoran data maupun pemalsuan tanda tangan.
Seperti di Privy, yang merupakan entitas Penyelenggara Sertifikat Elektronik (PSrE). Privy menyediakan layanan tanda tangan digital menggunakan teknologi enkripsi dokumen dengan kunci private, memasangkannya pada kunci publik, kemudian melekatkan sertifikat digital pemilik dokumen yang identitasnya sudah divalidasi.
Anda tak perlu khawatir perihal keamanannya karena TTE secara otomatis disimpan secara digital, sehingga lebih mudah untuk dilacak. Bagi sebuah bisnis, TTE sangat direkomendasikan demi menghindari risiko pemalsuan dan manipulasi data.
3. Efisiensi waktu, tenaga, dan biaya
Dibandingkan tanda tangan basah, penggunaan TTE lebih efisien dari segi waktu, tenaga, maupun biaya. Ketika membutuhkannya untuk kepentingan bisnis, Anda tak perlu mencetak dokumen terlebih dahulu, tetapi bisa langsung dibubuhkan TTE kemudian langsung mengirimkan dokumennya ke penerima tujuan (klien/pelanggan).
Melalui Privy, Anda dapat membuat dokumen template supaya dapat digunakan berulang kali sesuai kebutuhan. Dengan begitu, proses transaksi bisnis menjadi semakin mudah karena tak membutuhkan waktu lama. Proses penandatangannya pun dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja secara fleksibel.
4. Meningkatkan produktivitas bisnis
Peran tanda tangan digital dalam hal membangun digital trust pada bisnis, yaitu dapat meningkatkan produktivitas bisnis. Selain lebih efisien, adanya sistem digital membuat proses penandatanganan suatu dokumen menjadi lebih cepat dan dapat diterapkan pada banyak dokumen sekaligus.
Apabila semua prosesnya berlangsung cepat, divisi terkait di perusahaan dapat fokus melakukan pekerjaan lainnya. Berbeda jika prosesnya masih menggunakan cara manual, aktivitas bisnis menjadi kurang produktif karena perlu mencetak, menghubungi pihak terkait, serta butuh waktu untuk menunggu dokumen selesai ditandatangani.
5. Mempercepat kesepakatan antara perusahaan dengan pelanggan/klien
TTE secara efektif mampu meningkatkan kepercayaan digital pelanggan. Sebab TTE mampu mempercepat pembuatan kesepakatan yang terjadi di antara perusahaan dengan pelanggan, termasuk perihal perjanjian bisnis, transaksi, dan sebagainya.
Contohnya ketika membutuhkan surat perjanjian terkait transaksi bisnis tetapi ada revisi. Anda tidak perlu mencetak ulang setelah membetulkan revisi, tetapi cukup melakukan revisi pada template yang telah dibuat lalu dikirimkan ke klien supaya lebih cepat.
Dokumen dan tanda tangan yang dibuat secara digital tidak membutuhkan waktu lama untuk mengeditnya ketika terjadi kesalahan. Sehingga, potensi untuk memperoleh kesepakatan sekaligus meningkatkan pendapatan bisnis menjadi lebih cepat karena revisi dokumennya cepat selesai.
6. Meningkatkan kepercayaan klien/pelanggan
Adapun manfaat TTE untuk membangun digital trust dalam berbisnis, yaitu secara efektif meningkatkan kepercayaan pelanggan. Keamanan TTE lebih terjamin dan dapat dipertanggung jawabkan secara hukum, sehingga pelanggan tidak merasa ragu ketika melakukan transaksi bisnis maupun pembuatan perjanjian.
Tanda tangan elektronik dapat dibuat menggunakan aplikasi Privy yang telah dipercaya sebagai penyedia layanan TTE yang terikat secara hukum serta identitas digital terpercaya, terutama bagi kepentingan bisnis agar lebih mudah terhubung dengan pelanggan. Penggunaannya pun telah diakui oleh Kominfo, Bank Indonesia, dan OJK sehingga dipastikan terjamin keamanannya.
