Anda mungkin pernah mendengar mengenai surat penawaran dari suatu perusahaan ke perusahaan yang termasuk target pasar mereka. Tergolong sebagai surat niaga, surat permintaan barang digunakan sebagai tindak lanjut apabila perusahaan yang menjadi target merasa membutuhkan atau memesan barang yang ditawarkan. Barulah setelah barang dikirim, penjual dapat mengirimkan surat pemberitahuan pesanan barang sebagai bentuk konfirmasi pengiriman.
Lantas, apa itu surat permintaan barang? Apa saja tujuannya dan bagaimana contohnya? Semua pertanyaan Anda akan segera terjawab. Simak penjelasan selengkapnya dalam artikel ini. Baca sampai akhir ya!
Pengertian Surat Permintaan Barang
Surat permintaan barang adalah dokumen tertulis yang digunakan untuk mengajukan permohonan atau permintaan kepada pihak yang berwenang, baik itu kepada perusahaan supplier, gudang atau departemen pengadaan, untuk mendapatkan barang atau bahan tertentu.Â
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, dokumen ini bisa jadi tindak lanjut dari surat penawaran yang sebelunya dikirimkan. Bisa juga sebagai cara komunikasi yang efektif dari semua tim yang ada kepada departemen pengadaan barang.
Surat permintaan barang penting untuk menjaga transparansi, akuntabilitas, dan efisiensi dalam proses pengadaan barang di dalam perusahaan atau organisasi. Dengan menggunakan surat permintaan barang, pihak yang mengurus pengadaan dapat memahami dengan jelas apa yang diminta, mengelola persediaan dengan baik, dan memastikan pemenuhan kebutuhan barang secara tepat waktu.
Isi dari surat permintaan barang umumnya adalah nama barang yang dibutuhkan, spesifikasi, jumlah dan catatan lainnya. Anda juga bisa menambahkan alasan mengapa harus membeli barang-barang di atas untuk kelancaran pekerjaan Anda dan tim.
Tujuan Pembuatan Surat Permintaan Barang
Pembuatan sebuah dokumen dalam perusahaan tentu bukan tanpa tujuan. Ada beberapa tujuan yang ingin dicapai dengan adanya surat permintaan barang ini. Berikut beberapa tujuannya sebagai tambahan pengetahuan Anda:
1. Untuk memperoleh barang yang diperlukan
Tujuan utama dari surat permintaan barang tentu untuk meminta pihak yang bertanggung jawab mengurus pengadaan barang atau perusahaan penyedia barang untuk memenuhi kebutuhan Anda secara spesifik. Surat ini membantu Anda memastikan bahwa barang yang dibutuhkan tersedia dan dapat diproses segera.
2. Sarana komunikasi kebutuhan dengan jelas
Surat permintaan barang juga bertujuan untuk menyampaikan informasi mengenai jenis barang yang dibutuhkan, jumlah yang diperlukan, serta spesifikasi atau persyaratan lainnya. Hal ini mencegah kesalahan pembelian barang sehingga lebih efektif dalam pembelian dan penggunaan dana perusahaan.
3. Membantu mengatur dan mengelola persediaan
Dengan menggunakan surat permintaan barang, perusahaan atau organisasi dapat memantau dan mengelola persediaan dengan lebih efisien. Surat ini membantu mengidentifikasi kebutuhan barang yang sebenarnya dan meminimalkan risiko kekurangan atau kelebihan persediaan yang tidak perlu.
4. Menjaga transparansi dan akuntabilitas
Surat permintaan barang merupakan bentuk komunikasi resmi yang mencatat permohonan dan proses pengadaan barang. Hal ini membantu menciptakan transparansi dalam pengelolaan persediaan, serta memastikan akuntabilitas dalam penggunaan sumber daya perusahaan.
5. Mendukung pengawasan dan audit
Surat permintaan barang juga berfungsi sebagai dokumen pendukung untuk pengawasan internal dan audit. Surat ini dapat digunakan sebagai referensi untuk memverifikasi dan melacak proses pengadaan barang, termasuk penggunaan dana dan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan.
Contoh Surat Permintaan Barang
Setelah Anda memahami pengertian dan tujuan dari surat permintaan barang, kini saatnya mengetahui contohnya. Tanpa berlama-lama berikut contoh surat permintaan barang dengan berbagai kasus yang bisa Anda gunakan sebagai referensi.
1. Contoh surat permintaan barang ATK
Contoh pertama ini adalah permintaan barang berupa Alat Tulis Kantor (ATK). Ini tentu akan dibutuhkan jika perusahaan Anda bergerak di bidang administrasi kantor atau percetakan dan sejenisnya. Simak secara seksama berikut ini.
Sumber: Scribd
2. Contoh surat permintaan barang elektronik
Selain Alat Tulis Kantor (ATK), biasanya rata-rata perusahaan membutuhkan barang-barang elektronik untuk menunjang kinerjanya. Fasilitas berupa barang-barang elektronik juga perlu pengadaan lho. Berikut contohnya!
3. Contoh surat permintaan barang kepada atasan
Saat menginginkan suatu barang, salah satu hal yang harus dilakukan adalah mendapatkan persetujuan dari atasan bisa kepala gudang atau departemen pengadaan. Anda bisa gunakan template berikut ini!
4. Contoh surat permintaan barang ke gudang
Terakhir, contohnya adalah untuk ke bagian gudang. Kali ini dari tim marketing untuk keperluan promosi dan pemasaran. Ini tentu sangat penting dilakukan lho mengingat kebutuhan banyak dan jika tidak dicantumkan dalam dokumen rawan kesalahan.
Nah, berikut di atas merupakan 4 contoh surat permintaan barang dan strukturnya yang benar. Anda yang baru memulai mendisiplinkan administrasi perusahaan Anda bisa segera menerapkan aturan penggunaan penggunaan barang segera.
Nah, agar proses administrasi bisnis berjalan dengan lebih transparan dan efisien, Anda dapat menggunakan tanda tangan digital dari Privy untuk menandatangani surat-surat resmi maupun niaga.
Tidak hanya praktis, tanda tangan digital dari Privy juga memiliki prinsip non-repudiasi yang bisa menjamin validitas sebuah data dan sah di mata hukum. Jadi, Anda tidak perlu khawatir lagi terhadap adanya praktik pemalsuan tanda tangan.
