Ketika seorang karyawan ingin mengundurkan diri dari pekerjaannya, pihak perusahaan biasanya akan meminta karyawan tersebut untuk membuat surat pengunduran diri. Surat yang diajukan ini perlu ditulis dengan rapi dan terstruktur. Dalam surat tersebut, penting untuk menyertakan ungkapan berterima kasih atas kesempatan yang telah diberikan, menyebutkan jabatan yang dimiliki, serta menyampaikan niat untuk memastikan transisi yang lancar.
Biasanya dalam surat tersebut terdapat alasan mengapa seseorang tersebut memutuskan untuk mengundurkan diri atau resign. Layaknya surat resmi lainnya, surat pengunduran diri pun juga harus ditulis secara baik dan benar agar terlihat professional. Umumnya, beberapa perusahaan sudah memiliki format tersendiri untuk pengajuan surat ini, tetapi beberapa lainnya tidak punya.
Untuk itu, mari cari tahu format dan contoh surat pengunduran diri kerja yang baik dan sopan dari penjelasan di bawah ini!
Apa Itu Surat Pengunduran Diri atau Resign
Surat pengunduran diri atau surat resign adalah dokumen resmi yang disampaikan oleh karyawan kepada perusahaan saat ia ingin berhenti bekerja. Dokumen ini memuat informasi yang menjelaskan alasan karyawan mengundurkan diri dari pekerjaannya. Pembuatan surat ini penting bagi karyawan yang ingin berhenti agar tidak terjadi kesalahpahaman yang bisa menyebabkan konflik antara karyawan dan perusahaan. Selain itu, surat ini juga bertujuan agar karyawan yang mengundurkan diri tetap terlihat profesional dan dapat mempertahankan citra baiknya.
Jenis-Jenis Surat Pengunduran Diri
Surat pengunduran diri biasanya memiliki berbagai jenis yang disesuaikan dengan kebijakan perusahaan dan posisi karyawan di tempat kerja. Berikut ini adalah beberapa jenis surat pengunduran diri atau resign yang sering dijumpai di dunia kerja.
1. One Month Notice
Sesuai dengan namanya, one month notice adalah pemberitahuan satu bulan sebelum Anda resmi mengundurkan diri dari perusahaan. Dengan memberitahukan satu bulan sebelumnya, Anda memberikan waktu kepada atasan untuk mencari pengganti. Jika perusahaan menemukan pengganti dalam waktu kurang dari satu bulan, Anda dapat membantu mereka memahami tugas dan tanggung jawab yang akan diemban. Oleh karena itu, one month notice sering menjadi standar pengunduran diri di perusahaan.
2. Two-Weeks Notice
Selain one month notice, ada juga two-weeks’ notice, yaitu pemberitahuan pengunduran diri dua minggu sebelumnya. Surat pemberitahuan ini lebih mendadak dan pengunduran diri Anda bisa ditolak oleh perusahaan kecuali jika dengan alasan yang sangat mendesak dan logis, seperti penyakit, urusan keluarga, atau kebutuhan mendesak dari tempat kerja baru. Jika alasan tidak dicantumkan dalam surat pengunduran diri, Anda harus menjelaskannya saat menyerahkan surat atau jika ditanyakan oleh atasan. Dengan cara ini, Anda bisa meninggalkan tempat kerja dengan hubungan baik yang tetap terjaga.
3. Two Months Notice
Surat ini kurang lebih hampir sama dengan one month notice. Bedanya, surat ini biasanya diberlakukan bagi karyawan yang ingin mengundurkan diri namun posisinya sudah cukup tinggi seperti di tingkat senior atau manajerial. Karena posisi mereka yang memiliki tanggung jawab besar dan pengaruh signifikan terhadap perusahaan, pemberitahuan lebih awal diperlukan untuk memastikan transisi yang mulus dan mengurangi dampak terhadap operasional. Proses ini juga memberikan waktu yang cukup bagi perusahaan untuk menemukan pengganti yang memiliki keterampilan dan pengalaman yang sesuai, serta memungkinkan karyawan yang bersangkutan untuk membantu dalam proses penyerahan tugas dan pelatihan pengganti. Dengan demikian, baik perusahaan maupun karyawan dapat menjaga hubungan profesional yang positif dan memastikan kelancaran operasional perusahaan.
Contoh Surat Pengunduran Diri Kerja yang Baik dan Sopan
Berikut adalah beberapa contoh surat resign yang benar dan bisa Anda ikuti:
1. Contoh surat pengunduran diri karyawan
Sumber: Scribd.
2. Contoh surat pengunduran diri dari organisasi
Sumber: Scribd
3. Contoh surat pengunduran diri kerja pabrik
Sumber: Kita Lulus.
4. Contoh surat pengunduran diri kerja dalam bahasa Inggris
Sumber: Rumah 123
Format Surat Pengunduran Diri
Sebelum mengirimkan permohonan kepada bagian HRD perusahaan, ada baiknya Anda mengetahui terlebih dahulu format surat pengunduran diri. Berikut adalah format penulisan surat resign yang tepat:
1. Bagian kepala surat
Sama seperti surat pada umumnya, bagian kepala surat jangan sampai luput untuk dituliskan. Adapun beberapa hal lain yang perlu dicantumkan adalah tanggal pembuatan surat, nama penerima, dan alamat yang dituju. Hal ini bertujuan agar pesan tidak salah alamat tujuan pengiriman. Agar tidak salah format, sebelumnya pelajari pelajari terlebih dahulu aturan penulisan alamat surat yang benar.
2. Inti atau isi surat
Bagian kedua ini merupakan bagian inti dari penulisan pesan karena berisi informasi detail seputar tujuan Anda. Bahasa yang digunakan pada bagian isi surat adalah bahasa yang lugas dan efektif. Dengan kata lain, hindari penggunaan bahasa kiasan atau kalimat bertele-tele.
Selain itu, sampaikan juga inti alasan resign secara langsung menggunakan bahasa Indonesia yang sopan. Dalam hal ini, Anda bisa menggunakan kata permohonan maaf terlebih dahulu saat menyatakan ingin mengundurkan diri.
3. Penutup surat
Pada bagian penutup, Anda perlu menuliskan ucapan terima kasih dan mungkin juga harapan untuk tetap menjalin hubungan dan kerja sama baik dengan perusahaan.
Tutup surat dengan menuliskan ucapan salam, tanda tangan, dan nama terang Anda di bagian akhir.
Cara Mengundurkan Diri dari Perusahaan dengan Baik dan Sopan
Setelah mengetahui bentuk dari surat resign, Anda perlu mempersiapkan beberapa langkah di bawah ini untuk mengundurkan diri dengan baik dan sopan:
1. Targetkan waktu resign
Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah menentukan waktu resign. Misal, Anda ingin berhenti bekerja pada bulan Juli. Anda harus mempersiapkan diri dan berkas-berkas yang dibutuhkan minimal 1 sampai 2 bulan sebelum akhirnya keluar dari perusahaan tersebut.
Carilah waktu yang tepat untuk resign sehingga tidak memberatkan baik pihak perusahaan maupun rekan kerja lainnya.
2. Ajukan dan diskusikan rencana resign bersama atasan
Setelah menentukan waktu resign, Anda perlu mengajukan tanggal dan bulan yang sudah dipilih kepada atasan. Hal ini perlu dilakukan agar Anda memiliki kesempatan berdiskusi mengenai keputusan Anda.
Apabila pihak perusahaan keberatan dengan waktu yang Anda pilih, Anda bisa bernegosiasi dengan atasan dan menentukan bersama tanggal dan bulan yang tepat.
Kasus lain juga mungkin bisa terjadi jika pihak perusahaan tidak menyetujui pengunduran diri Anda karena posisi pekerjaan yang sulit untuk mencari penggantinya. Jika seperti ini, Anda bisa memberikan opsi penawaran seperti peningkatan gaji, benefit tambahan, dan lain sebagainya.
3. Tulis surat pengunduran diri
Apabila diskusi dengan atasan berjalan lancar, kini saatnya Anda mengajukan surat pengunduran diri. Biasanya surat ini diajukan kepada bagian personalia sebagai data dan pertimbangan bersama para atasan.
Gunakan format penulisan surat yang tepat seperti sudah dibahas pada bagian sebelumnya. Jangan lupa juga untuk memakai bahasa Indonesia yang baik dan benar.
4. Selesaikan tugas dan tanggung jawab terlebih dahulu
Walaupun Anda sudah mengajukan surat resign, bukan berarti Anda lepas dari tanggung jawab. Hal ini sudah diatur dalam Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan (UUK).
Dalam Pasal 162 ayat (3) UU tersebut, salah satu syarat seorang karyawan mengundurkan diri adalah tetap melaksanakan kewajiban dan tanggung jawabnya sampai tanggal mulai pengunduran diri. Jadi, pastikan Anda sudah menyelesaikan segala tugas yang diembankan agar tidak menyalahi aturan yang ada.
Pentingnya Surat Pengunduran Diri yang Baik dan Sopan
Sebenarnya, mengapa Anda diarahkan untuk menulis surat pengunduran diri dengan baik dan sopan? Untuk mengetahui alasan di balik pentingnya penulisan tersebut, mari simak penjelasan berikut ini:
1. Menjaga formalitas dan profesionalitas
Dalam dunia kerja, menjaga profesionalitas terhadap sesama rekan kerja merupakan hal yang wajib dilakukan. Profesionalitas di sini merujuk pada sikap seorang karyawan terhadap tanggung jawabnya melakukan tugas mereka.
Berpamitan dengan cara formal juga menjadi salah satu bentuk menghargai atasan dan sesama rekan kerja. Dengan begitu, Anda akan meninggalkan kesan baik atas kerja keras selama bekerja di perusahaan tersebut.
2. Menginformasikan kepada perusahaan untuk mencari pengganti
Ketika Anda keluar dari suatu perusahaan, tentunya perusahaan perlu mencari pengganti baru untuk mengisi kekosongan posisi sebelumnya. Untuk mencari pengganti tersebut, tentunya perusahaan membutuhkan waktu agar calon kandidat memenuhi kualifikasi yang sesuai.
Jadi, penting untuk Anda mengajukan surat resign kepada bagian HRD minimal satu sampai dua bulan sampai waktu Anda berhenti bekerja. Dengan surat tersebut, HRD bisa mengetahui motif di balik Anda ingin keluar dari perusahaan dan mulai mempersiapkan mencari kandidat baru.
Kini Anda sudah mengetahui pentingnya penulisan surat pengunduran diri yang baik dan sopan karena bisa meninggalkan kesan baik untuk perusahaan dan rekan kerja.
Sebagai bentuk profesionalitas, jika buat surat resign secara digital, Anda dapat sekaligus menandatanganinya dengan tanda tangan digital tersertifikasi dari Privy.
Dalam satu aplikasi, selain bisa untuk tanda tangan digital, Anda juga bisa sekaligus membubuhkan e-meterai pada dokumen-dokumen yang dibutuhkan. Jadi, yuk buat surat secara lebih efisien dengan Privy!
