Mengirimkan surat penolakan pesanan barang kepada konsumen, sebenarnya termasuk hal penting untuk dilakukan ketika terdapat alasan tertentu. Misalnya memberitahukan informasi terkait pemesanan, ketersediaan stok barang, pengiriman, ataupun lainnya.
Supaya memberikan kesan profesional dan bertanggung jawab, surat penolakan terkait pemesanan barang tersebut harus disusun secara terstruktur menggunakan bahasa formal atau baku. Apabila Anda saat ini sebagai penjual dan bingung bagaimana cara membuatnya, lihat contoh surat penolakan pesanan barang berikut ini untuk dijadikan referensi.
Pengertian Surat Penolakan Pesanan
Surat penolakan pesanan adalah sebuah dokumen yang dikirimkan oleh penjual kepada konsumen yang memesan suatu barang di tempat tersebut, dengan tujuan untuk memberitahukan bahwa pesanan tersebut tidak dapat diproses. Dengan adanya surat tersebut, konsumen atau pembeli jadi mengetahui bahwa barang pesanannya sedang bermasalah sehingga tidak dapat dikirimkan saat itu juga.
Sebagian penjual mungkin menganggap bahwa surat penolakan tersebut tidak begitu penting, apalagi jika pesanan barangnya tidak terlalu banyak jumlahnya. Sehingga mereka memilih menghubungi konsumen melalui direct message (DM) untuk menjelaskan sekaligus melakukan konfirmasi lebih lanjut terkait pesanan yang tak dapat diproses.
Akan tetapi jika mengirimkan barangnya dalam jumlah banyak dan nominalnya tidak sedikit, penting sekali untuk membuat surat penolakan. Hal seperti ini perlu dilakukan untuk menunjukkan rasa tanggung jawab sekaligus melakukan konfirmasi lebih lanjut kepada pembeli terkait pesanannya.
Terdapat beberapa alasan mengapa penjual perlu membuat surat penolakan pesanan. Begini beberapa alasannya.
- Produk sedang tidak tersedia
- Kendala pengiriman ke alamat tujuan
- Keterlambatan atau tidak mampu mempercepat pengiriman
- Harga penawaran pembeli tidak cocok
- Pembayaran belum diselesaikan
Jika tak dikirimkan surat tersebut, atau justru tak memberikan konfirmasi apapun kepada pembeli dan langsung mengirimkannya, maka penjual dianggap tak bertanggung jawab. Tak hanya itu, pembeli pun merasa kecewa kemudian tak ragu memberikan penilaian negatif, di mana hal tersebut merugikan toko karena citranya menjadi buruk.
Fungsi Surat Penolakan Pesanan
Sama halnya seperti surat pesanan barang, surat penolakan pesanan juga penting untuk diberikan kepada konsumen. Sebab ketika terdapat permasalahan yang menyebabkan barang tak dapat diproses, konsumen pun jadi tahu dan bisa langsung mengambil tindakan.
Jadi, mengapa surat berisi penolakan pesanan sifatnya penting? Berikut ini merupakan fungsi surat penolakan oleh penjual, penting sekali diketahui oleh para pelaku usaha.
1. Menunjukkan permasalahan terkait pemesanan
Fungsi surat penolakan adalah untuk menunjukkan permasalahan atau kendala terkait pemesanan barang. Terkadang, bisa saja terjadi beberapa hal di luar dugaan yang membuat pesanan tersebut tidak dapat diproses ke pengiriman. Misalnya terkait ekspedisi, ketersediaan stok barang, ataupun lainnya.
Oleh karena itu agar pembeli tidak kebingungan bagaimana kelanjutan pesanannya, penjual harus mengirimkan surat resmi untuk memberikan informasi terkait barang tersebut. Permasalahan yang dituliskan harus jelas dan tidak mengada-ngada, jadi tidak boleh dituliskan secara sembarangan.
2. Membangun citra positif toko atau perusahaan
Selain menunjukkan permasalahan terkait pesanan, surat penolakan juga berfungsi untuk membangun citra positif toko atau perusahaan penyedia barang. Sebab melalui dokumen tersebut, pembeli menganggap bahwa toko atau penjual tersebut bertanggung jawab penuh terhadap barang yang dipesannya. Pembeli pun jadi tahu bahwa barang yang dipesannya sedang mengalami kendala sehingga tak dapat dikirimkan.
Penjual yang selalu mengkonfirmasi pesanan kepada pembeli adalah penjual bertanggung jawab. Sikap seperti itu dapat memberikan dampak positif kepada toko atau perusahaan karena berusaha melayani berbagai macam permasalahan konsumen, khususnya yang berkaitan dengan pemesanan barang.
Tanpa adanya surat tersebut lalu mengirimkan barang tanpa konfirmasi apapun kepada konsumen, justru penjual dianggap tak bertanggung jawab dan lalai. Maka dari itu ketika sedang terdapat masalah terkait pesanan konsumen, sebaiknya penjual segera mengirimkan surat penolakan tersebut untuk menyelesaikan masalah.
3. Memberikan informasi pasti terkait pesanan barang
Surat penolakan pemesanan barang oleh penjual juga berfungsi untuk memberikan kepastian sekaligus informasi penting terkait barang yang dipesan. Beberapa hal mungkin terjadi di luar kendali, sehingga penjual perlu mengirimkan surat tersebut kepada konsumen. Misalnya terkait masalah pembayaran, stok barang, jasa kirim, dan sebagainya.
Memberikan informasi tersebut dapat membantu konsumen mengambil tindakan selanjutnya apabila pesanannya tidak jadi dikirimkan. Misalnya mengganti jenis barang atau mungkin menghubungi penjual untuk melakukan konfirmasi.
Bagian-Bagian Surat Penolakan Pesanan
Apabila barang yang dipesan dalam jumlah dan/atau nominal besar, mengirimkan surat penolakan penting sekali dilakukan. Cara penulisannya pun harus resmi dan jelas agar tidak membingungkan pembacanya.
Baru pertama kali melakukannya dan bingung bagaimana penyusunan suratnya? Baca urutan bagian-bagian surat penolakan yang baik dan benar berikut ini!
1. Kop surat
Hal pertama yang harus ada dalam surat tersebut, yaitu kop surat. Keberadaan kop surat sangat penting karena untuk memberitahukan jenis dokumen tersebut sekaligus nama tokonya (pengirim).
Tidak semua toko memiliki kop surat berlogo resmi, namun Anda dapat membuatnya secara sederhana. Misalnya dengan menuliskan “Surat Penolakan Pesanan” lalu di bawahnya diberi keterangan nama toko. Bisa juga dengan menuliskan nama toko dengan huruf cetak tebal, kemudian di bawahnya berisi informasi alamat lengkap, nomor telepon, website, dan e-mail resmi toko.
2. Tempat dan tanggal dibuat
Hal tak kalah penting dalam bagian surat penolakan adalah mencantumkan tempat dan tanggal dokumen tersebut dibuat. Informasi ini harus jelas karena ini termasuk dokumen resmi.
Komponen tempat, menunjukkan bahwa toko Anda memang benar-benar ada di tempat tersebut. Sedangkan komponen tanggal menunjukkan kapan Anda merilis surat tersebut secara resmi. Contoh penulisannya “Cianjur, 4 April 2023”.
3. Nomor surat dan kepentingannya
Nomor surat merupakan komponen penting yang harus ada karena gunanya untuk mempermudah pengarsipan. Sehingga ketika dokumen tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan kembali, dapat dicari dengan mudah. Tuliskan sesuai aturan penomoran surat resmi yang berlaku, ya!
Selain itu, penjual juga perlu menuliskan kepentingan dokumen tersebut dibuat. Misalnya tentang penolakan, maka tulis saja pada bagian ‘Hal: Penolakan pesanan’.
4. Penerima tujuan
Penerima tujuan harus dicantumkan dengan nama jelas. Misalnya ‘Kepada Yth. Bapak/Ibu Andita, (Nama Toko), (Nama Kota Konsumen), di tempat”.
5. Kalimat pembuka
Pada kalimat pembuka, awali dengan kalimat ‘Dengan hormat’ untuk memberikan kesan formal sekaligus profesional. Selanjutnya, buatlah kalimat pembuka secara singkat dan tidak bertele-tele, maksimal dua baris saja.
6. Isi
Pada isi surat, beritahukan inti permasalahan penolakan barang secara jelas kepada konsumen tanpa mengada-ada. Selain itu, pada bagian isi tak perlu menggunakan kalimat bertele-tele agar tidak membingungkan pembaca.
7. Kalimat penutup
Akhiri dengan kalimat penutup setelah isi. Jangan lupa mengucapkan kata ‘Terimakasih atas perhatiannya’, serta permohonan maaf dalam paragraf tersebut. Tak perlu terlalu panjang isinya, cukup maksimal dua baris saja.
8. Nama pengirim dan tanda tangan
Jangan lupa mencantumkan nama pengirim, nama toko, serta tanda tangan asli. Ini bertujuan supaya konsumen tahu siapa pihak yang bertanggung jawab terhadap pesanannya yang gagal diproses (ditolak).
Contoh Surat Penolakan Pesanan
Pada poin sebelumnya telah dijelaskan bagian-bagian surat penolakan yang harus ada. Supaya tidak bingung, berikut kami berikan contoh surat penolakan pesanan serta penjelasannya.
Sumber: Scribd.id
- Pada contoh surat penolakan pesanan di atas, kop suratnya dibuat secara sederhana tanpa logo. Jadi, tak ada salahnya hanya dibuat dengan tulisan berisi nama toko, alamat lengkap, nomor telepon, website (jika ada), dan alamat e-mail.
- Dokumen tersebut pun dituliskan secara jelas kapan waktu dibuat dan tempat pembuatannya. Bahkan, perihal ‘Penolakan pesanan’ juga dicantumkan secara jelas di bawah nomor surat.
- Pada bagian salam pembuka diawali dengan kata ‘Dengan hormat’. Setelah itu dilanjutkan dengan mengucapkan ‘Terimakasih’ kepada pembeli karena telah melakukan pemesanan laptop pada tanggal tersebut dengan sistem pembayaran COD (Cash On Delivery).
- Penolakan pesanannya ditunjukkan pada bagian isi. Terlihat singkat dan jelas bahwa penolakan dilakukan karena stok laptop sedang tidak tersedia, jadi baru tersedia pada awal bulan berikutnya.
- Seperti pada surat resmi pada umumnya, juga harus diakhiri dengan kalimat penutup berupa ucapan terimakasih dan permohonan maaf karena tak dapat memenuhi pesanan tersebut.
- Pada bagian paling akhir, surat resmi tentang penolakan barang pesanan juga harus diakhiri dengan nama terang dan tanda tangan. Tujuannya agar penerima tahu siapa yang bertanggung jawab atas penolakan tersebut.
Penjelasan serta contoh mengenai surat penolakan terkait pesanan barang seperti di atas semoga dapat dipahami. Meskipun kesannya sepele, membuat surat berisi informasi penolakan merupakan salah satu cara penjual menunjukkan rasa tanggung jawab terhadap barang yang dipesan oleh pembeli ketika terjadi kendala tertentu.
