Dalam dunia bisnis, khususnya dalam transaksi internasional, istilah “proforma invoice” sering kali muncul. Anda mungkin bertanya-tanya, apa sebenarnya proforma invoice itu? Mengapa penting dalam bisnis? Dan bagaimana cara membuatnya? Artikel ini akan membahas semua yang perlu Anda ketahui tentang proforma invoice, mulai dari pengertian, fungsi, hingga cara membuatnya. Simak informasinya di bawah ini!
Apa Itu Proforma Invoice?
Proforma invoice adalah sebuah dokumen yang digunakan dalam transaksi bisnis yang menunjukkan komitmen penjual untuk menyediakan barang atau jasa dengan harga yang ditentukan. Dokumen ini biasanya dibuat sebelum transaksi final dilakukan dan berfungsi sebagai bentuk penawaran resmi dari penjual kepada pembeli. Meskipun terlihat seperti faktur pada umumnya, proforma invoice tidak memiliki kekuatan hukum sebagai permintaan pembayaran. Namun, proforma invoice memberikan gambaran lengkap tentang barang atau jasa yang ditawarkan, harga, jumlah, dan syarat-syarat lainnya yang terkait dengan transaksi tersebut.
Perbedaan Proforma Invoice dengan Invoice
Sering kali, proforma invoice dan invoice biasa disalahartikan sebagai dokumen yang sama. Namun, keduanya memiliki perbedaan yang signifikan. Invoice adalah dokumen resmi yang meminta pembayaran dari pembeli kepada penjual setelah barang atau jasa dikirimkan. Sementara itu, proforma invoice hanya bersifat informatif dan digunakan sebelum pengiriman barang atau jasa. Dengan kata lain, proforma invoice adalah versi sementara dari invoice yang menunjukkan rincian transaksi yang diusulkan tanpa meminta pembayaran.
Proforma invoice juga tidak dicatat dalam pembukuan sebagai piutang atau hutang, sedangkan invoice resmi dicatat dan digunakan sebagai dasar akuntansi. Perbedaan utama lainnya adalah invoice resmi memiliki tanggal jatuh tempo pembayaran, sedangkan proforma invoice tidak.
Baca Juga: Ketentuan Penggunaan Meterai pada Invoice
Fungsi Proforma Invoice untuk Bisnis
Proforma invoice memiliki berbagai fungsi penting dalam bisnis, terutama dalam perdagangan internasional. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari proforma invoice:
1. Sebagai Dokumen Penawaran Resmi
Proforma invoice digunakan oleh penjual untuk memberikan penawaran resmi kepada pembeli. Ini membantu pembeli mengetahui rincian lengkap tentang barang atau jasa yang akan mereka beli, termasuk harga, jumlah, dan syarat-syarat lainnya. Dengan memiliki dokumen ini, pembeli dapat membuat keputusan yang lebih terinformasi sebelum melakukan pembelian.
2. Memfasilitasi Proses Impor dan Ekspor
Dalam perdagangan internasional, proforma invoice sering kali digunakan sebagai dasar untuk mengajukan izin impor atau ekspor, serta untuk keperluan bea cukai. Dokumen ini membantu pihak berwenang dalam menentukan nilai barang yang diimpor atau diekspor dan memastikan bahwa semua peraturan perdagangan dipatuhi.
3. Membantu dalam Pengaturan Keuangan
Proforma invoice membantu perusahaan dalam merencanakan anggaran dan mengatur keuangan mereka. Dengan mengetahui biaya yang akan dikeluarkan untuk suatu transaksi sebelum pembayaran dilakukan, perusahaan dapat mengelola aliran kas mereka dengan lebih efektif.
4. Sebagai Bukti Kesepakatan
Meskipun tidak memiliki kekuatan hukum seperti invoice resmi, proforma invoice tetap berfungsi sebagai bukti tertulis dari kesepakatan antara penjual dan pembeli mengenai rincian transaksi. Ini bisa sangat berguna jika terjadi sengketa di kemudian hari.
5. Mempercepat Proses Pembayaran
Dengan menyediakan proforma invoice terlebih dahulu, penjual dapat mempercepat proses pembayaran setelah barang atau jasa dikirimkan. Pembeli sudah mengetahui jumlah yang harus dibayar dan dapat segera memproses pembayaran setelah menerima barang atau jasa.
6. Membantu dalam Pengaturan Pengiriman
Proforma invoice memberikan informasi rinci tentang barang yang akan dikirim, termasuk jumlah, berat, dan ukuran. Informasi ini sangat berguna bagi perusahaan pengiriman dalam merencanakan logistik dan memastikan bahwa pengiriman dilakukan dengan efisien.
Baca Juga: Apa itu Invoice? Pengertian dan Bedanya dengan Kuitansi dan Faktur
Cara Membuat Proforma Invoice
Membuat proforma invoice sebenarnya cukup sederhana jika Anda tahu langkah-langkah yang tepat. Berikut adalah panduan tentang cara membuat proforma invoice yang efektif:
1. Cantumkan Informasi Kontak
Pastikan untuk mencantumkan informasi kontak lengkap dari penjual dan pembeli. Ini termasuk nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Informasi kontak yang lengkap akan memudahkan komunikasi antara kedua belah pihak.
2. Tambahkan Nomor dan Tanggal Proforma Invoice
Setiap proforma invoice harus memiliki nomor unik dan tanggal penerbitan. Ini penting untuk tujuan referensi dan pencatatan. Nomor dan tanggal ini akan membantu dalam melacak transaksi jika ada kebutuhan untuk meninjau kembali di masa depan.
3. Deskripsi Barang atau Jasa
Berikan deskripsi rinci tentang barang atau jasa yang ditawarkan. Deskripsi ini harus mencakup nama produk, jumlah, harga per unit, dan total harga. Pastikan untuk mencantumkan semua rincian yang relevan agar pembeli memiliki gambaran lengkap tentang apa yang mereka beli.
4. Sertakan Syarat dan Ketentuan
Cantumkan syarat dan ketentuan yang berlaku untuk transaksi tersebut. Ini bisa mencakup informasi tentang pengiriman, pembayaran, dan kebijakan pengembalian barang. Syarat dan ketentuan ini akan membantu menghindari kesalahpahaman di kemudian hari.
5. Tambahkan Informasi Pengiriman
Jika barang akan dikirim, pastikan untuk mencantumkan informasi pengiriman, termasuk alamat pengiriman, metode pengiriman, dan perkiraan waktu pengiriman. Informasi ini penting agar pembeli tahu kapan mereka bisa mengharapkan barang tiba.
6. Rincian Pembayaran
Sertakan rincian pembayaran yang jelas, termasuk metode pembayaran yang diterima dan informasi rekening bank jika pembayaran akan dilakukan melalui transfer bank. Rincian pembayaran yang jelas akan memudahkan pembeli dalam memproses pembayaran.
7. Tanda Tangan dan Cap Perusahaan
Akhiri proforma invoice dengan tanda tangan penjual dan cap perusahaan. Ini akan memberikan dokumen tersebut kesan profesional dan menunjukkan bahwa penjual berkomitmen untuk memenuhi syarat-syarat yang tercantum dalam proforma invoice.
Proforma invoice adalah alat yang sangat berguna dalam bisnis, terutama dalam perdagangan internasional. Dengan memahami pengertian, fungsi, dan cara membuat proforma invoice, Anda dapat menggunakan dokumen ini untuk memfasilitasi transaksi bisnis Anda dengan lebih efisien. Pastikan untuk selalu mencantumkan informasi yang lengkap dan akurat dalam proforma invoice Anda, sehingga pembeli memiliki semua informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan yang tepat.
Selain proforma invoice, banyak aspek bisnis lain yang bisa Anda optimalkan. Privy Enterprise Plan hadir untuk meningkatkan produktivitas dan keamanan bisnis Anda secara menyeluruh. Dengan Privy, Anda dapat meningkatkan efisiensi, akurasi, dan profesionalisme bisnis Anda. Jangan biarkan dokumen bisnis Anda menjadi hambatan.
Untuk mengoptimalkan bisnis Anda lebih lanjut, Free-Trial Privy bisa menjadi langkah awal yang tepat. Dengan uji coba ini, Anda dapat merasakan langsung bagaimana Privy Enterprise Plan dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen bisnis Anda. Hubungi Tim kami untuk memahami berbagai fitur-fitur unggulan yang ditawarkan atau ketahui lebih lanjut bagaimana Privy membantu memberikan solusi yang dapat membantu rutinitas bisnis Anda menjadi lebih lancar dan aman. Tingkatkan produktivitas dan profesionalisme bisnis Anda dengan Privy sekarang juga!
