Dalam dunia bisnis, khususnya dalam transaksi internasional, istilah “proforma invoice” sering kali muncul. Anda mungkin bertanya-tanya, apa sebenarnya proforma invoice itu? Mengapa penting dalam bisnis? Dan bagaimana cara membuatnya? Artikel ini akan membahas semua yang perlu Anda ketahui tentang proforma invoice, mulai dari pengertian, fungsi, hingga cara membuatnya. Simak informasinya di bawah ini!
Apa Itu Proforma Invoice?
Proforma invoice adalah dokumen yang sering digunakan dalam transaksi jual beli untuk memberikan informasi detail tentang barang yang dibeli atau jasa yang dibeli oleh pembeli. Dokumen ini bersifat sementara dan umumnya diterbitkan sebelum pengiriman barang atau penyelesaian pembayaran. Proforma invoice juga digunakan sebagai alat komunikasi yang berisi informasi lengkap terkait harga, jumlah, spesifikasi barang atau jasa, serta syarat-syarat transaksi lainnya.
Meski tampilannya mirip dengan faktur biasa atau faktur pajak, proforma invoice tidak memiliki kekuatan hukum untuk menuntut pembayaran. Sebaliknya, dokumen ini digunakan sebagai komitmen awal dari penjual kepada pembeli dan seringkali menjadi acuan untuk memastikan semua pihak sepakat dengan rincian transaksi sebelum melanjutkan ke tahap final.
Perbedaan Proforma Invoice dengan Invoice
Sering kali, proforma invoice dan invoice biasa disalahartikan sebagai dokumen yang sama. Namun, keduanya memiliki perbedaan yang signifikan. Invoice adalah dokumen resmi yang meminta pembayaran dari pembeli kepada penjual setelah barang atau jasa dikirimkan. Sementara itu, proforma invoice hanya bersifat informatif dan digunakan sebelum pengiriman barang atau jasa. Dengan kata lain, proforma invoice adalah versi sementara dari invoice yang menunjukkan rincian transaksi yang diusulkan tanpa meminta pembayaran.
Proforma invoice juga tidak dicatat dalam pembukuan sebagai piutang atau hutang, sedangkan invoice resmi dicatat dan digunakan sebagai dasar akuntansi. Perbedaan utama lainnya adalah invoice resmi memiliki tanggal jatuh tempo pembayaran, sedangkan proforma invoice tidak.
Baca Juga: Ketentuan Penggunaan Meterai pada Invoice
Fungsi Proforma Invoice untuk Bisnis
Proforma invoice memiliki berbagai fungsi penting dalam bisnis, terutama dalam perdagangan internasional. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari proforma invoice:
1. Sebagai Dokumen Penawaran Resmi
Proforma invoice berfungsi sebagai bentuk penawaran formal dari penjual kepada pembeli. Dokumen ini berisi deskripsi produk, jumlah barang, harga, identitas penjual, dan syarat pembayaran. Dengan informasi yang jelas, pelanggan dapat membuat keputusan yang lebih terinformasi sebelum menyetujui pembelian.
Misalnya, dalam transaksi jual beli, proforma invoice menjadi acuan bagi pembeli untuk mempersiapkan uang muka atau pembayaran awal sebelum proses pengiriman dilakukan.
2. Memfasilitasi Proses Impor dan Ekspor
Dalam perdagangan internasional, proforma invoice sering digunakan untuk memenuhi persyaratan administratif, seperti pengajuan izin impor atau ekspor. Dokumen ini memuat informasi detail tentang barang, termasuk nilai dan rincian yang diperlukan oleh otoritas bea cukai.
Proforma invoice juga membantu penjual dan pembeli dalam memastikan bahwa tanggal pengiriman dan detail logistik lainnya sesuai dengan peraturan perdagangan yang berlaku.
3. Membantu dalam Pengaturan Keuangan
Proforma invoice memberikan gambaran awal mengenai biaya yang harus dikeluarkan oleh pembeli. Dengan informasi tersebut, baik penjual maupun pembeli dapat mengatur pembukuan keuangan mereka dengan lebih baik.
Bagi pembeli, dokumen ini membantu mereka mempersiapkan dana sebelum melakukan pembayaran. Bagi penjual, proforma invoice dapat digunakan sebagai dasar untuk merencanakan arus kas, mengantisipasi pembayaran uang muka, dan menghitung pendapatan potensial.
4. Sebagai Bukti Kesepakatan
Meskipun proforma invoice tidak memiliki kekuatan hukum seperti tagihan resmi atau faktur pajak, dokumen ini tetap menjadi bukti tertulis dari kesepakatan awal antara penjual dan pembeli.
Proforma invoice membantu menghindari kesalahpahaman dengan memberikan rincian yang jelas, seperti deskripsi produk, harga, jumlah barang, dan tanggal pengiriman. Jika terjadi sengketa maka dokumen ini bisa dijadikan referensi awal untuk menyelesaikan masalah.
5. Mempercepat Proses Pembayaran
Dengan proforma invoice, pembeli sudah mengetahui jumlah yang harus dibayar, baik untuk uang muka maupun pembayaran penuh. Setelah barang dikirimkan, pembeli dapat segera menyelesaikan pembayaran karena mereka telah menerima dokumen awal yang berisi semua rincian yang diperlukan.
Proforma invoice juga mempermudah penjual dalam proses tagihan karena dokumen ini dapat digunakan sebagai dasar untuk mengeluarkan invoice resmi atau faktur pajak setelah pengiriman selesai.
6. Membantu dalam Pengaturan Pengiriman
Proforma invoice mencantumkan rincian lengkap tentang barang yang akan dikirim, termasuk jumlah, berat, dimensi, dan spesifikasi lainnya. Informasi ini memudahkan perusahaan logistik dalam merencanakan proses pengiriman secara efisien.
Dengan adanya informasi seperti tanggal pengiriman yang tertera dalam proforma invoice, pembeli dapat memantau proses pengiriman dan memastikan bahwa barang diterima sesuai waktu yang dijanjikan.
Baca Juga: Apa itu Invoice? Pengertian dan Bedanya dengan Kuitansi dan Faktur
Cara Membuat Proforma Invoice
Membuat proforma invoice sebenarnya cukup sederhana jika Anda tahu langkah-langkah yang tepat. Berikut adalah panduan tentang cara membuat proforma invoice yang efektif:
1. Cantumkan Informasi Kontak
Pastikan untuk mencantumkan informasi kontak lengkap dari penjual dan pembeli. Ini termasuk nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Informasi kontak yang lengkap akan memudahkan komunikasi antara kedua belah pihak.
2. Tambahkan Nomor dan Tanggal Proforma Invoice
Setiap proforma invoice harus memiliki nomor unik dan tanggal penerbitan. Ini penting untuk tujuan referensi dan pencatatan. Nomor dan tanggal ini akan membantu dalam melacak transaksi jika ada kebutuhan untuk meninjau kembali di masa depan.
3. Deskripsi Barang atau Jasa
Berikan deskripsi rinci tentang barang atau jasa yang ditawarkan. Deskripsi ini harus mencakup nama produk, jumlah, harga per unit, dan total harga. Pastikan untuk mencantumkan semua rincian yang relevan agar pembeli memiliki gambaran lengkap tentang apa yang mereka beli.
4. Sertakan Syarat dan Ketentuan
Cantumkan syarat dan ketentuan yang berlaku untuk transaksi tersebut. Ini bisa mencakup informasi tentang pengiriman, pembayaran, dan kebijakan pengembalian barang. Syarat dan ketentuan ini akan membantu menghindari kesalahpahaman di kemudian hari.
5. Tambahkan Informasi Pengiriman
Jika barang akan dikirim, pastikan untuk mencantumkan informasi pengiriman, termasuk alamat pengiriman, metode pengiriman, dan perkiraan waktu pengiriman. Informasi ini penting agar pembeli tahu kapan mereka bisa mengharapkan barang tiba.
6. Rincian Pembayaran
Sertakan rincian pembayaran yang jelas, termasuk metode pembayaran yang diterima dan informasi rekening bank jika pembayaran akan dilakukan melalui transfer bank. Rincian pembayaran yang jelas akan memudahkan pembeli dalam memproses pembayaran.
7. Tanda Tangan dan Cap Perusahaan
Akhiri proforma invoice dengan tanda tangan penjual dan cap perusahaan. Ini akan memberikan dokumen tersebut kesan profesional dan menunjukkan bahwa penjual berkomitmen untuk memenuhi syarat-syarat yang tercantum dalam proforma invoice.
Proforma invoice adalah alat yang sangat berguna dalam bisnis, terutama dalam perdagangan internasional. Dengan memahami pengertian, fungsi, dan cara membuat proforma invoice, Anda dapat menggunakan dokumen ini untuk memfasilitasi transaksi bisnis Anda dengan lebih efisien. Pastikan untuk selalu mencantumkan informasi yang lengkap dan akurat dalam proforma invoice Anda, sehingga pembeli memiliki semua informasi yang mereka butuhkan untuk membuat keputusan yang tepat.
Selain proforma invoice, banyak aspek bisnis lain yang bisa Anda optimalkan. Privy Enterprise Plan hadir untuk meningkatkan produktivitas dan keamanan bisnis Anda secara menyeluruh. Dengan Privy, Anda dapat meningkatkan efisiensi, akurasi, dan profesionalisme bisnis Anda. Jangan biarkan dokumen bisnis Anda menjadi hambatan.
Untuk mengoptimalkan bisnis Anda lebih lanjut, Free-Trial Privy bisa menjadi langkah awal yang tepat. Dengan uji coba ini, Anda dapat merasakan langsung bagaimana Privy Enterprise Plan dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan dokumen bisnis Anda. Hubungi Tim kami untuk memahami berbagai fitur-fitur unggulan yang ditawarkan atau ketahui lebih lanjut bagaimana Privy membantu memberikan solusi yang dapat membantu rutinitas bisnis Anda menjadi lebih lancar dan aman. Tingkatkan produktivitas dan profesionalisme bisnis Anda dengan Privy sekarang juga!
