/Pentingnya Tanda Tangan Digital untuk Mempercepat Proses Administrasi dalam Pekerjaan

Pentingnya Tanda Tangan Digital untuk Mempercepat Proses Administrasi dalam Pekerjaan

Bekerja dari rumah atau Work from Home (WFH) menjadi salah satu tren selama pandemi COVID-19. Seiring dengan tatanan normal baru yang sudah mulai terlihat jelas implementasinya, para pekerja kini dituntut untuk tetap dapat bekerja secara efisien dan menjaga produktivitas selama bekerja secara remote.

Namun, masih ada beberapa hambatan yang kerapkali dihadapi oleh para pekerja WFH atau Remote selama menerapkan tatanan normal baru ini, seperti  proses administrasi. Proses administrasi yang mengharuskan seseorang untuk membubuhkan tanda tangan basah di atas kertas cukup menyita banyak waktu dan juga tenaga, sehingga di era digitalisasi seperti saat ini penting bagi para pekerja untuk beralih ke tanda tangan digital (digital signature). Apalagi, inovasi tanda tangan digital cukup mudah untuk dilakukan, melalui diberbagai perangkat, serta diakses kapan pun dan dimana pun.

Apa itu tanda tangan digital? 

Tanda tangan digital (digital signature) merupakan tanda tangan yang dibuat secara elektronik dengan teknologi Asimetris Kriptografi untuk membuktikan keaslian pesan atau dokumen digital. Tanda tangan digital dapat memberikan jaminan lebih terhadap keamanan dokumen. Tanda tangan digital menggunakan skema matematis untuk menandatangani dan memverifikasi keaslian dokumen, file, atau pun perangkat lunak.

Fungsinya bukan hanya menunjukan maksud penandatangan, tetapi juga untuk membuktikan bahwa dokumen tersebut asli dan berasal dari sumber yang terbukti keberadaannya. Tanda tangan digital dapat dilakukan di mana pun dan kapan pun sehingga dapat menghemat waktu serta biaya. Dengan proses tanda tangan yang singkat, inovasi tanda tangan digital sangat cocok bagi para pekerja di setiap perusahaan untuk menunjang efisensi serta produktivitas kerja.

Manfaat tanda tangan digital untuk mempersingkat proses administrasi

Dalam praktek tanda tangan konvensional, penandatanagan harus melewati beberapa tahapan seperti mencetak dokumen, menandatangi dengan pulpen, memindai dokumen, dan kemudian mengirimkan dokumen kembali melalui jasa kurir. Proses penyampaian tanda tangan pun memakan banyak waktu dan biaya.

Dengan beralih dari tanda tangan manual ke tanda tangan digital, proses panjang tersebut dapat dihindari. Berikut merupakan beberapa manfaat tanda tangan digital untuk mempercepat proses administrasi dalam pekerjaan.

Hemat Waktu dan Biaya

Tanda tangan digital akan mempercepat waktu penyelesaian dokumen. Tidak perlu membuang waktu untuk mencetak, memindai, dan menunggu penerima menandatangani dan mengirimnya kembali kepada Anda. Dokumen penting dapat diakses hanya dengan beberapa klik dalam hitungan detik. Hal ini tentu akan sangat mendukung para pekerja dalam melakukan pekerjaannya secara singkat dan dapat dilakukan dari jarak jauh.

Selain itu, tanda tangan digital juga dapat menghemat waktu sehingga tidak perlu lagi untuk menganggarkan biaya khusus untuk kertas, percetakan, dan pengiriman. Tanda tangan digital juga membantu mengurangi dampak finansial dari human error (kesalahan manusia), yang terjadi karena kesalahan penandatangan.

Meminimalkan Risiko

Tidak hanya menghemat waktu serta biaya, tanda tangan digital juga dapat meminimalisir risiko terkait dokumen. Human error (kesalahan manusia) dan rapuhnya  dokumen kertas ini menjadi salah satu hambatan pada praktik tanda tangan konvensional. Tanda tangan digital hadir untuk menghilangkan risiko tersebut.

Dengan adanya perubahan dengan beralih ke praktik tanda tangan digital, dokumen Anda dapat memiliki keamanan ekstra. Setiap tanda tangan terenkripsi di dalam dokumen, sehingga tidak ada pihak lain yang dapat mengakses dokumen tanpa persetujuan Anda. Fitur tambahan lainnya seperti pengambilan tanda tangan biometrik juga dapat menjamin keamanan tambahan karena dapat mengungkap identitas sebenarnya dari penandatangan.

Lebih Ramah Lingkungan

Proses administrasi yang masih menggunakan kertas menjadi salah satu penyumbang limbah kertas terbesar tiap tahunnya. Kehadiran tanda tangan digital merupakan salah satu solusi untuk mengurangi permasalahan tersebut. Tidak perlu lagi mencetak, menandatangani, memindai, serta mengirim ulang dokumen karena semuanya bisa dilakukan dalam satu aplikasi penyedia tanda tangan digital.

Beralih ke tanda tangan digital untuk mempersingkat proses administrasi dalam sebuah pekerjaan dapat menghemat waktu dan biaya, meminimalkan risiko akan rusaknya dokumen dalam perjalanan ataupun pemalsuan tanda tangan, dan juga berdampak positif terhadap lingkungan terutama upaya untuk menyelamatkan pohon. Privy hadir untuk menunjang kebutuhan tanda tangan digital Anda. Privy memiliki layanan yang Anda butuhkan untuk perusahaan ataupun pribadi. Choose Right, Choose Privy!

Be Sociable, Share!