Menyusun offering letter adalah salah satu langkah penting dalam proses perekrutan karyawan baru. Offering letter berfungsi sebagai bentuk penawaran resmi dari perusahaan kepada calon karyawan yang berisi detail terkait pekerjaan yang ditawarkan seperti posisi, gaji, dan syarat-syarat lainnya.
Dengan menyusun offering letter yang jelas dan informatif maka perusahaan dapat memastikan bahwa calon karyawan memiliki pemahaman yang baik mengenai apa yang diharapkan dari mereka, serta apa yang dapat mereka harapkan dari perusahaan. Untuk penjelasan lebih lengkap, langsung saja simak informasinya di bawah ini!
Mengenal Offering Letter Lebih Dalam
Offering letter adalah surat resmi yang dikeluarkan oleh perusahaan untuk menawarkan posisi tertentu kepada calon karyawan setelah mereka lolos proses seleksi. Surat ini mencakup informasi penting yang berkaitan dengan pekerjaan yang ditawarkan, seperti deskripsi pekerjaan, kompensasi, tunjangan, dan persyaratan lainnya. Offering letter juga sering kali mencakup informasi mengenai jangka waktu kerja, lokasi kerja, serta hal-hal lain yang dianggap penting oleh perusahaan.
Pentingnya offering letter tidak hanya terletak pada informasi yang disampaikan, tetapi juga pada fungsinya sebagai alat komunikasi formal yang membantu calon karyawan memahami ekspektasi perusahaan. Selain itu offering letter memberikan kesempatan bagi perusahaan untuk menyampaikan secara tertulis detail-detail penting yang mungkin telah dibicarakan secara lisan selama proses wawancara. Keberadaannya jelas membantu menghindari potensi kesalahpahaman pada kemudian hari.
Baca Juga: Perbedaan Rekrutmen dan Seleksi yang Harus Dipahami
Apa Tujuan atau Pentingnya Membuat Offering Letter?
Offering letter bukan sekadar formalitas. Ada beberapa alasan mengapa pembuatan offering letter sangat penting dalam proses perekrutan:
1. Memberikan Kejelasan kepada Calon Karyawan
Offering letter memberikan kejelasan mengenai tanggung jawab dan manfaat yang akan diterima calon karyawan. Dengan begitu calon karyawan dapat mengambil keputusan berdasarkan informasi yang lengkap dan jelas. Misalnya, rincian gaji, tunjangan, dan bonus yang tercantum dalam offering letter akan membantu calon karyawan memahami apa yang akan mereka terima secara finansial.
2. Membantu Mencegah Potensi Perselisihan
Dengan semua informasi yang disepakati tercatat dalam offering letter, baik perusahaan maupun calon karyawan memiliki dokumen tertulis yang dapat dijadikan acuan. Hal ini akan membantu mencegah potensi perselisihan pada kemudian hari terkait hal-hal yang sudah disepakati di awal, seperti gaji atau syarat-syarat pekerjaan lainnya.
3. Menunjukkan Profesionalisme Perusahaan
Offering letter menjadi salah satu cara perusahaan menunjukkan bahwa mereka menjalankan proses rekrutmen secara profesional. Surat ini memberikan kesan bahwa perusahaan menghargai calon karyawan dan serius dalam menawarkan posisi tersebut. Hal ini juga dapat meningkatkan citra perusahaan di mata calon karyawan.
4. Memastikan Kesesuaian antara Harapan Perusahaan dan Karyawan
Offering letter membantu menyelaraskan harapan perusahaan dengan calon karyawan. Dengan memberikan detail mengenai peran, tanggung jawab, serta ekspektasi dari posisi yang ditawarkan, offering letter memastikan bahwa calon karyawan memahami apa yang diharapkan dari mereka sejak awal.
5. Memberikan Legalitas pada Kesepakatan Awal
Meskipun bukan kontrak kerja, offering letter sering kali menjadi dasar bagi kesepakatan awal antara perusahaan dan karyawan. Oleh karena itu penting untuk memastikan bahwa isi offering letter sudah sesuai dengan hukum ketenagakerjaan yang berlaku dan dapat dijadikan acuan saat menyusun kontrak kerja formal.
Baca Juga: Strategi Sukses: 9 Cara Nego Gaji saat Penawaran Kerja
Cara Menyusun Offering Letter Bagi Karyawan Baru
Menyusun offering letter yang tepat sangat penting dalam proses rekrutmen, karena dokumen ini menjadi dasar komunikasi formal antara perusahaan dan calon karyawan. Offering letter harus mencakup informasi yang lengkap dan akurat agar tidak ada kesalahpahaman yang dapat menimbulkan masalah. Berikut langkah-langkah untuk menyusun offering letter yang baik dan profesional:
1. Cantumkan Informasi Dasar Perusahaan dan Calon Karyawan
Pertama-tama Anda perlu memastikan bahwa semua informasi dasar telah dicantumkan dengan lengkap, seperti nama perusahaan, alamat, dan logo (jika ada). Selain itu sertakan juga tanggal surat, nama calon karyawan, serta posisi yang ditawarkan. Informasi ini harus ditempatkan di bagian awal surat agar mudah dikenali dan memastikan bahwa surat ini ditujukan kepada orang yang tepat. Berikut contoh penulisannya:
[Nama Perusahaan]
[Alamat Perusahaan]
[Tanggal]
Kepada: [Nama Calon Karyawan]
Posisi: [Posisi yang Ditawarkan]
2. Penjelasan Mengenai Posisi yang Ditawarkan
Pada bagian ini, Anda perlu memberikan penjelasan yang jelas mengenai posisi yang ditawarkan kepada calon karyawan. Anda perlu menjelaskan deskripsi pekerjaan, tanggung jawab utama, serta ekspektasi perusahaan terhadap calon karyawan tersebut. Dengan memberikan gambaran yang tepat, calon karyawan akan memiliki pemahaman yang lebih baik mengenai peran mereka di perusahaan.
Contoh penjelasan:
“Sebagai seorang [Posisi], Anda akan bertanggung jawab untuk [Tanggung Jawab Utama]. Perusahaan mengharapkan Anda untuk dapat bekerja secara mandiri dan berkolaborasi dengan tim dalam mencapai target perusahaan. Anda juga akan berperan dalam [Detail Lain Mengenai Posisi].“
3. Rincian Gaji, Tunjangan, dan Kompensasi Lainnya
Rincian mengenai gaji dan tunjangan merupakan bagian yang sangat penting dalam offering letter. Pada bagian ini, pastikan Anda sudah menyebutkan jumlah gaji secara jelas, metode pembayaran, serta frekuensi pembayaran (maksudnya bulanan atau mingguan). Selain gaji pokok, sebutkan juga tunjangan tambahan yang ditawarkan, seperti asuransi kesehatan, bonus tahunan, cuti tahunan, dan fasilitas lainnya.
Contoh rincian gaji yang dimaksudkan ialah sebagai berikut:
“Perusahaan akan memberikan gaji pokok sebesar [Jumlah Gaji] yang akan dibayarkan setiap [Frekuensi Pembayaran]. Selain itu, Anda berhak mendapatkan tunjangan kesehatan, cuti tahunan sebanyak [Jumlah Cuti], serta bonus berdasarkan kinerja.”
4. Syarat dan Ketentuan Kerja
Bagian ini mencakup syarat dan ketentuan kerja yang perlu diketahui oleh calon karyawan. Syarat ini meliputi jam kerja, hari kerja, lokasi kerja, serta kebijakan-kebijakan lain yang relevan. Dengan menyertakan syarat dan ketentuan ini, calon karyawan jadi memiliki gambaran yang lebih jelas tentang lingkungan kerja dan peraturan yang berlaku di perusahaan.
Contoh syarat kerja:
“Jam kerja Anda adalah [Jumlah Jam] per hari, dari [Jam Mulai] hingga [Jam Selesai], dengan istirahat selama [Durasi Istirahat]. Anda akan bekerja di [Lokasi Kerja] dan diharapkan mematuhi semua kebijakan perusahaan yang tercantum dalam manual karyawan.”
5. Instruksi Langkah Selanjutnya dan Batas Waktu
Terakhir, pastikan untuk memberikan instruksi yang jelas mengenai langkah selanjutnya yang harus diambil oleh calon karyawan setelah menerima offering letter ini. Biasanya pada bagian ini calon karyawan diminta untuk menandatangani dan mengembalikan surat, atau untuk menghubungi pihak HRD jika ada pertanyaan lebih lanjut. Selain itu penting untuk menetapkan batas waktu bagi calon karyawan untuk merespons surat ini agar perusahaan dapat melanjutkan proses rekrutmen dengan lancar.
Contoh instruksi:
“Mohon tanda tangani dan kembalikan offering letter ini sebelum [Tanggal Batas Waktu]. Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi [Nama Kontak] di [Nomor Telepon/Email].”
Baca Juga: Contoh Surat Komitmen Kerja serta Cara Membuatnya
Offering letter jelas merupakan dokumen penting dalam proses perekrutan karyawan baru. Dengan menyusun offering letter yang jelas, perusahaan tidak hanya memastikan calon karyawan memahami tanggung jawab dan manfaat yang akan mereka terima, tetapi juga menampilkan profesionalisme sekaligus memperkuat kesepakatan awal antara kedua belah pihak.
Untuk meningkatkan efisiensi dalam proses administrasi seperti penyusunan dan penandatanganan offering letter, Anda bisa mencoba menggunakan tanda tangan digital dari Privy. Tanda tangan digital ini tidak hanya memudahkan proses penandatanganan, tetapi juga memiliki kekuatan hukum yang setara dengan tanda tangan basah. Selain itu, Anda bisa mencoba free-trial dari Privy untuk merasakan langsung manfaatnya dalam mempercepat proses administrasi perusahaan Anda.
Jika Anda ingin mengetahui lebih lanjut mengenai layanan tanda tangan digital dari Privy atau memiliki pertanyaan terkait produk, jangan ragu untuk menghubungi tim Privy atau langsung lihat product inquiry yang tersedia di situs web resmi Privy. Ayo, tingkatkan efisiensi perusahaan Anda dengan solusi digital dari Privy sekarang juga!
