Pada zaman digital seperti sekarang ini, surat elektronik atau e-mail menjadi salah satu alat komunikasi yang esensial dalam berbagai aspek kehidupan, baik personal maupun profesional. E-mail memungkinkan kita untuk mengirim dan menerima pesan, dokumen, serta lampiran lainnya dengan mudah. Namun, sudah tahukah Anda macam-macam surat elektronik?
Dalam artikel ini, Privy akan menjabarkan berbagai macam surat elektronik beserta kelebihan dan kekurangannya untuk memudahkan Anda memilih mana yang sesuai dengan kebutuhan. Untuk itu, simak informasi lengkapnya di bawah ini!
Pengertian Surat Elektronik
Surat elektronik atau e-mail adalah pesan digital yang ditransmisikan melalui jaringan internet. Umumnya, e-mail terdiri dari dua bagian utama, yaitu header dan body. Header berisi informasi tentang pengirim, penerima, subjek, dan tanggal pengiriman, sedangkan body berisi isi pesan itu sendiri. Di dalam body Anda juga dapat menyematkan gambar, video, atau bahkan dokumen untuk dikirim kepada penerima.
Fungsi Surat Elektronik
Surat elektronik memegang peran penting dalam dunia bisnis. Fungsi-fungsi utama surat elektronik mencakup berbagai aspek kehidupan sehari-hari, menjadikannya alat yang sangat berharga dalam era digital ini. Berikut fungsi surat elektronik.
1. Komunikasi Bisnis
Salah satu fungsi surat elektronik adalah sebagai alat komunikasi utama dalam lingkungan bisnis. Dalam konteks ini, surat elektronik memungkinkan pertukaran informasi antara perusahaan dan mitra bisnis dengan cepat dan efisien.
Komunikasi bisnis melalui e-mail dapat mempercepat aliran informasi dan memberikan fleksibilitas kepada para pebisnis untuk berkomunikasi tanpa terbatas oleh ruang. Dalam penggunaannya, surat elektronik digunakan untuk menghubungkan perusahaan dengan klien, rekan bisnis, dan pihak terkait lainnya.
2. Pemberitahuan
Saat ini, e-mail digunakan secara luas untuk memberikan pemberitahuan dan konfirmasi terkait transaksi, pendaftaran, atau kegiatan lainnya. Karena memiliki kemampuan pengiriman dan penerimaan yang instan, surat elektronik memberikan kecepatan yang dibutuhkan dalam mengomunikasikan informasi kepada penerima.
Dalam bisnis, pemberitahuan melalui surat elektronik menjadi alat yang sangat efektif untuk memberikan konfirmasi pesanan, status transaksi, atau pengiriman barang.
3. Penyimpanan Dokumen
Surat elektronik juga dapat digunakan untuk menyimpan dan mengakses dokumen-dokumen penting secara digital. Lampiran file dalam e-mail memungkinkan pengguna untuk mengirim dan menerima dokumen dalam berbagai format, seperti dokumen teks, presentasi, spreadsheet, dan gambar.
Penyimpanan dokumen secara digital berguna dalam menghemat ruang fisik dan dapat memudahkan pengelolaan serta pencarian dokumen. Melalui arsip elektronik ini, Anda dapat dengan mudah melacak dan mengelola berbagai dokumen tanpa harus menghadapi kesusahan yang biasanya terjadi pada format fisik.
4. Jadwal dan Undangan
E-mail sering digunakan sebagai alat untuk mengirim undangan atau pemberitahuan mengenai acara atau pertemuan. Dalam dunia bisnis, penggunaan surat elektronik untuk mengatur jadwal pertemuan atau memberikan undangan acara menjadi cara efektif yang efisien.
Penerima dapat dengan mudah merespons undangan tersebut, dan informasi terkait acara dapat disampaikan secara langsung melalui e-mail. Hal ini tentunya mengurangi penggunaan kertas dan waktu yang diperlukan untuk melakukan pengiriman undangan fisik.
5. Media Promosi
Selain empat fungsi di atas, surat elektronik juga digunakan untuk memperluas jangkauan, membangun hubungan dengan pelanggan, dan meningkatkan brand awareness. Melalui platform ini, perusahaan dapat memanfaatkan newsletter untuk menginformasikan pelanggan mengenai produk baru, pembaruan perusahaan, atau berita industri terkini.
Baca Juga: Apa Itu Sertifikat Elektronik? Kenali Jenis serta Keuntungannya
Macam-Macam Surat Elektronik
Berikut berbagai macam surat elektronik dengan kelebihan dan kekurangannya yang penting untuk Anda ketahui.
1. Yahoo Mail
Yahoo Mail merupakan salah satu penyedia layanan email atau surat elektronik yang terus mempertahankan popularitasnya. Platform ini memiliki antarmuka yang user-friendly sehingga pengguna dapat dengan mudah mengakses berbagai fitur yang ditawarkan.
Kelebihan Yahoo Mail yaitu dapat digunakan secara gratis, antarmuka yang sederhana, dan kemudahan dalam penggunaan. Namun, kekurangannya mencakup kapasitas penyimpanan yang terbatas, rentan terhadap spam, dan gangguan iklan pop-up yang dapat mengganggu pengalaman pengguna.
2. Google Mail (Gmail)
Gmail adalah layanan surat elektronik yang dikembangkan oleh Google. Platform ini menjadi salah satu layanan surat elektronik paling populer di seluruh dunia yang menawarkan fitur-fitur canggih seperti penyimpanan yang besar, terintegrasi dengan sistem Google lainnya, serta mengorganisasi pesan yang masuk.
Namun dibalik kelebihannya, Gmail mempunyai kekurangan seperti adanya iklan yang mengganggu pada tab promosi, dan terkadang e-mail yang masuk langsung dikategorikan sebagai e-mail spam.
3. iCloud Mail
Dirancang khusus untuk pengguna produk Apple, iCloud Mail menawarkan integrasi yang mulus dengan ekosistem Apple. Kelebihan dari platform ini adalah integrasi dengan perangkat Apple, antarmuka yang elegan, dan fitur privasi iCloud. Namun, kekurangannya mencakup kapasitas penyimpanan yang terbatas, ketergantungan pada ekosistem Apple, dan ketidakcocokan untuk pengguna non-Apple.
4. Yandex Mail
Yandex Mail merupakan layanan surat elektronik yang berasal dari Rusia. Platform ini fokus pada keamanan, enkripsi end-to-end, dan tanpa iklan yang mengganggu pengguna dalam menggunakannya. Tetapi, Yandex memiliki kekurangan seperti antarmuka yang kurang intuitif, popularitas terbatas di luar Rusia, dan dukungan bahasa yang terbatas.
5. AOL Mail
Meskipun sudah ada sejak awal era internet, AOL Mail masih menjadi pilihan beberapa pengguna. Layanan surat elektronik ini pertama kali rilis pada 40 tahun lalu, tepatnya 21 Maret 1983. Kelebihannya platform ini adalah antarmuka yang minimalis, ringan, dan cocok untuk perangkat lama. Untuk kekurangannya sendiri mencakup fitur yang terbatas, kapasitas penyimpanan kecil, kurang populer, dan memiliki potensi masalah keamanan.
Baca Juga: Cara Cek Keaslian e-Meterai (Meterai Elektronik) dengan Mudah
6. Outlook
Dikembangkan oleh Microsoft, Outlook tidak hanya menyediakan layanan surat elektronik tetapi juga berbagai fitur produktivitas. Kelebihannya melibatkan fitur kalender dan kontak yang terintegrasi, cocok untuk penggunaan profesional, dan tampilan yang profesional. Namun, kekurangannya adalah harus membayar lebih untuk mendapatkan fitur yang lengkap, antarmuka yang kompleks untuk pemula, dan potensi pelanggaran privasi data.
7. Zoho Mail
Zoho Mail adalah layanan e-mail yang cocok untuk bisnis dengan skala kecil. Hal tersebut dikarenakan Zoho Mail memiliki fitur berupa expense tracker, share file, hingga tidak memiliki iklan yang dapat mengganggu pengguna. Tetapi, untuk merasakan semua fitur-fiturnya, Anda haruslah berlangganan terlebih dahulu.
8. Proton Mail
Terkenal karena fokus pada keamanan dan enkripsi end-to-end, Proton Mail menjadi pilihan bagi pengguna yang menghargai privasi dalam berkomunikasi. Kelebihannya meliputi fokus pada keamanan dan privasi, enkripsi end-to-end yang gratis, dan sumber yang terbuka. Namun, kekurangannya mencakup kapasitas penyimpanan terbatas pada paket gratis, fitur terbatas dibandingkan dengan platform lain, dan membutuhkan akun berbayar untuk fitur tambahan.
9. Mail.com
Mail.com merupakan layanan surat elektronik yang memungkinkan pengguna memiliki alamat e-mail sesuai kebutuhan. Tidak tanggung-tanggung, Anda dapat memilih lebih dari 200 domain gratis yang dapat dihubungkan dengan pekerjaan, hobi, musik, teknologi, dan hal yang lainnya.
10. Pepipost
Pepipost adalah layanan surat elektronik yang menggunakan Email API dan SMTP Relay, sehingga platform ini cocok untuk layanan transaksi e-mail, pengiriman e-mail massal, dan e-mail sending service. Kelebihannya melibatkan berbagai fitur seperti data security, laporan real-time, webhook, notifikasi bounce, dan manajemen sub akun. Namun, kekurangannya adalah pembatasan 100 e-mail per hari untuk pengguna gratis.
11. GMX Mail
Jika Anda ingin layanan surat elektronik yang dapat melampirkan file besar, maka GMX Mail menjadi solusi tersebut. Pasalnya, GMX mail dapat melampirkan file sebesar 500MB. Tetapi, platform ini tidak dilengkapi autentifikasi dua faktor yang mengakibatkan file dapat diakses oleh perangkat yang tidak dikenal.
Baca Juga: 7 Manfaat Tanda Tangan Elektronik Untuk Bisnis Serta Implementasinya
Jenis-jenis Surat Elektronik
Terdapat berbagai macam kategori email dengan kualitas yang berbeda-beda. Namun, setiap kategori surel memiliki kelemahan yang perlu dipertimbangkan sebelum digunakan. Di bawah ini adalah beberapa kategori surel.
1. POP Mail
POP Mail merupakan sebuah layanan surel yang bergantung pada penyedia Internet sebagai jembatannya. Fitur khas dari POP Mail adalah kemampuannya untuk mengakses surel bahkan tanpa terhubung ke Internet. Untuk mengakses email melalui POP Mail, diperlukan klien surel seperti Mozilla Thunderbird.
2. Web Based Email
Surel berbasis web adalah layanan surel yang diperoleh melalui situs web terkenal seperti Gmail dan Yahoo. Manfaat dari penggunaan surel ini adalah kemampuan untuk memeriksa pesan yang masuk kapan saja. Namun, kelemahannya adalah Anda membutuhkan alokasi kuota yang cukup besar untuk memeriksa surel.
3. Email Forwarding
Jenis surel ini umumnya dipakai untuk meneruskan pesan yang diterima kepada orang lain. Dengan begitu, Anda bisa melakukannya tanpa harus mengungkapkan si pengirim asli pesan surel tersebut. Namun, layanan ini berfungsi sebagai perantara saja dan biasanya memakan waktu pengiriman yang cukup lama.
Cara Menggunakan Surat Elektronik
Jika Anda tertarik menggunakan salah satu dari layanan surat elektronik di atas, berikut cara menggunakannya.
- Buat Akun E-mail: Langkah pertama untuk menggunakan surat elektronik adalah membuat akun e-mail. Pilih penyedia layanan e-mail yang tepercaya dan sesuai dengan kebutuhan Anda.
- Compose New E-mail: Setelah memiliki akun dan alamat email, Anda dapat membuat surat elektronik baru dengan mengklik opsi “Compose” atau “Tulis” di antarmuka e-mail.
- Isi Penerima dan Subjek: Masukkan alamat email penerima dan judul subjek agar pesan Anda dapat terkirim dengan jelas dan tepat.
- Tulis Isi Pesan: Tuliskan isi pesan dengan jelas dan singkat. Gunakan bahasa yang sesuai dengan konteks dan tujuan komunikasi Anda.
- Lampirkan File: Jika Diperlukan Jika perlu, lampirkan file atau dokumen terkait dengan pesan Anda.
- Periksa Kembali Pesan: Sebelum mengirim, periksa kembali keseluruhan pesan untuk memastikan tidak ada kesalahan.
- Klik Send: Klik tombol “Send” atau “Kirim” untuk mengirimkan surat elektronik kepada penerima.
Setelah menelusuri berbagai informasi mengenai macam-macam surat elektronik di atas, tentu Anda kini memiliki pemahaman yang lebih mendalam dan mampu menentukan jenis surat elektronik yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
Perlu diketahui bahwa pada era digital saat ini, surat elektronik seringkali digunakan untuk mengirim dokumen digital, yang mana dokumen tersebut haruslah telah dicantumkan tanda tangan digital agar dokumen tidak dicuri atau disalahgunakan oleh orang yang tidak bertanggung jawab.
Untuk itu, manfaatkanlah aplikasi tanda tangan digital dari Privy, yaitu PrivySign. Dengan PrivySign, Anda dapat membubuhkan tanda tangan ke dokumen online. Aplikasi ini tidak hanya didukung keamanan yang tinggi, tetapi juga teknologi enkripsi canggih yang menjamin keaslian setiap tanda tangan digital yang dihasilkan. Ini merupakan langkah penting untuk memastikan integritas dan keabsahan dokumen elektronik Anda.
Keunggulan PrivySign lainnya adalah kemampuannya untuk mengurangi waktu yang diperlukan dalam proses verifikasi dan autentikasi. Dengan demikian, PrivySign dapat mempercepat keseluruhan proses bisnis Anda, memberikan efisiensi yang sangat dihargai dalam lingkup kerja digital saat ini. Untuk informasi yang lebih lengkap, hubungi kami di sini!
