Legalisir: Pengertian, Fungsi dan Masa Berlakunya

Saat hendak melamar kerja, Anda mungkin pernah diminta melampirkan dokumen yang sudah dilegalisir. Entah itu ijazah, transkip nilai dan dokumen-dokumen pendukung lainnya. Pernahkah kemudian Anda bertanya-tanya dalam hati mengenai apa itu legalisir?

Jika Anda hanya memahaminya sebagai dokumen yang sudah dicap saja, Anda mungkin perlu membaca artikel ini sampai akhir. Akan dijelaskan lebih lanjut mengenai pengertian, fungsi, masa berlaku, syarat dan cara melakukan legalisir. Simak berikut ini!

Pengertian Legalisir

Legalisir adalah proses pengesahan atau pengakuan suatu dokumen atau tindakan oleh pihak yang berwenang. Legalisir berasal dari kata ‘legal’ yang berarti sesuai dengan peraturan perundang-undangan atau hukum menurut Kamus Besar Kamus Besar Bahasa Indonesia. Tujuan dari legalisasi adalah untuk memastikan bahwa dokumen atau tindakan tersebut sah dan dapat diakui secara hukum di suatu negara atau yurisdiksi tertentu.

Proses legalisasi melibatkan penandatanganan atau penstempelan dokumen oleh pihak yang berwenang, seperti pejabat pemerintah, notaris, atau kedutaan besar. Legalisasi biasanya diperlukan dalam beberapa situasi, seperti pengajuan visa, pernikahan antar negara, pengakuan dokumen pendidikan atau akademik di negara lain, atau untuk tujuan bisnis internasional.

Fungsi Legalisir

Setelah mengetahui arti legalisir, kini Anda harus memahami fungsi dari istilah satu ini. Apa sebenarnya fungsi dari legalisir. Berikut beberapa fungsi legalisir yang wajib Anda tahu!

1. Sebagai pengakuan hukum

Fungsi legalisir yang pertama adalah sebagai pengakuan hukum dari suatu dokumen. Seperti yang sempat disinggung, proses legalisir yang sah membuat dokumen tersebut dapat diproses di mata hukum sebagai bukti. 

2. Validasi dokumen 

Saat ini penipuan marak dilakukan dimana-mana. Legalisir bertujuan sebagai validasi sebuah dokumen sehingga menghindari pemalsuan dokumen. Sehingga pihak yang mengeluarkannya ataupun pihak yang menerimanya tidak ada yang dirugikan atas dokumen palsu. 

3. Penerimaan lembaga pemerintah dan intuisi 

Banyak lembaga pemerintah dan institusi swasta memerlukan dokumen yang dilegalisasi sebelum menerima atau memproses permohonan. Contohnya termasuk pengakuan pendidikan atau kualifikasi akademik oleh universitas atau perusahaan yang memerlukan pengesahan dokumen untuk tujuan bisnis.

4. Perlindungan konsumen

Terakhir, legalisir sebagai perlindungan konsumen. Konsumen yang menerima dokumen yang sudah terlegalisir bisa terhindar dari pemalsuan dan penipuan. Sehingga konsumen merasa lebih aman dengan hal ini. 

Masa Berlaku Dokumen yang Dilegalisir

Apakah Anda pernah bertanya-tanya, seperti halnya dokumen seperti SIM dan lain sebagainya, apakah legalisir memiliki masa berlaku? Pada dasarnya, legalisir tidak memiliki masa berlaku. Anda dapat menggunakan dokumen yang sudah terlegalisir tersebut selama-lamanya

Namun, apabila dokumen yang Anda legalisir tersebut mengalami perubahan nama, alamat, nomor dan komponen yang ada didalamnya. Maka legalisir sudah tidak berguna. Anda harus melegalisir ulang dokumen baru tersebut. 

Syarat Legalisir

Syarat-syarat legalisir dokumen dapat bervariasi tergantung pada jenis dokumen yang akan dilakukan legalisir. Namun, berikut adalah beberapa syarat umum yang sering diperlukan oleh lembaga pemerintah atau instansi terkait. 

1. Bawa dokumen asli. Biasanya, untuk legalisir dokumen Anda harus memiliki dokumen asli yang akan dilakukan legalisir. Ini sebagai bukti sekaligus pengecekan mengenai salinan dokumen yang dibawa. 
2. Bawa juga salinan fotokopi dokumen. Anda perlu menyediakan salinan fotokopi dari dokumen asli yang akan dilakukan legalisasi. Salinan ini akan ditandai sebagai “legalisir” dan digunakan untuk administrasi dan catatan.
3. Legalisir dari notaris. Terkadang, dokumen asli dan salinan fotokopi harus dilegalisir oleh notaris sebelum dikirim ke pihak yang berwenang untuk legalisir. Notaris akan mengesahkan keabsahan dokumen tersebut. Ini berkenaan dengan dokumen tanah, aset atau pun bangunan. 
4. Datang di jam kerja. Syarat umumnya supaya Anda bisa melakukan pengesahan dokumen adalah datang di jam kerja ke lembaga pemerintah, kedutaan ataupun instansi terkait. Umumnya, jam kerja mulai hari Senin hingga Jumat, pukul 07.00-16.00. Namun untuk memastikannya Anda bisa mencari informasi valid terlebih dahulu bisa melalui Google atau datang langsung ke tempat terkait.
5. Syarat tambahan lainnya. Terkadang sebuah instansi atau lembaga memberikan syarat tambahan lain yang harus dipenuhi supaya proses pengesahan menjadi lebih cepat. Contohnya, jika Anda hendak melakukan pengesahan salinan dokumen di kampus Anda akan diminta mengumpulkannya dengan warna stopmap tertentu. 

Cara Melakukan Legalisir Dokumen

Setelah Anda mengetahui pengertian serta syarat umum untuk pengesahan dokumen, selanjutnya adalah memahami cara melakukan legalisir dokumen. Berikut langkah-langkahnya secara detail, bisa Anda ikuti!

1. Persiapkan semua dokumen yang dibutuhkan, juga syarat tambahan yang harus dipenuhi. Supaya tidak tergesa-gesa, Anda bisa fotocopy dokumen sejak jauh-jauh hari. Lebih baik melakukan legalisir lebih dari yang dibutuhkan, misal Anda hanya butuh 1 lembar Anda bisa lebihkan hingga 5 lembar untuk disimpan.
2. Datang ke instansi, lembaga pemerintah terkait. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, Anda perlu memperhatikan jam kerja instansi dan lembaga terkait. Jika sudah tepat, bisa datang tepat waktu. Bawa dokumen yang sudah disiapkan.
3. Ambil antrian. Selanjutnya, saat sampai di tempat instansi terkait bisa tanyakan kepada satpam terlebih dahulu, biasanya Anda akan diarahkan untuk mengambil nomor antrian, juga mengisi surat permohonan legalisir. 
4. Setelah dipanggil nomor antriannya, Anda bisa maju ke tempat pelayanan. Serahkan dokumen yang dibutuhkan beserta formulir permohonan yang sudah diisi dengan benar. Petugas akan mencetak dokumen Anda dan mengembalikan aslinya. 
5. Bayar biaya legalisir. Biasanya legalisir atau pengesahan dokumen dikenakan biaya, bisa perlembar atau sekali pengajuan. Bayar sesuai dengan nominal yang tertera.
6. Ambil hasil legalisir atau bisa di kemudian hari. Hasil salinan dokumen yang sudah disahkan bisa langsung diambil atau di beberapa instansi Anda harus menunggunya hingga hari selanjutnya. Mengenai ini bisa langsung tanyakan langsung ke petugas apakah hasil pengesahan langsung jadi atau harus diambil di hari berikutnya.

Bagi Anda yang tidak memiliki banyak waktu, saat ini banyak instansi atau lembaga pemerintah yang sudah mengembangkan website atau aplikasi supaya Anda bisa melakukan pengesahan dokumen secara online. Contohnya Kementerian Luar Negeri Republik Indonesia yang menyediakan portal kemlu.go.id. Bisa cek syarat dan tata cara pengesahan dokumen pada portal ini. Tinggal cek dokumen apa yang hendak dilegalisir dan cari pihak yang berwenang melakukan pengesahan atas dokumen tersebut. Kemudian mencari alternatif pengesahan secara online. 

Legalisir secara online biasanya menggunakan e-sign supaya lebih praktis dan efisien. Jangan khawatir sebab Privy sebagai perusahaan teknologi menawarkan layanan tanda tangan digital termasuk e-sign. Privysign menyimpan semua rekam jejak e-sign yang digunakan termasuk identitas pemilik tanda tangan termasuk nama, tanggal, waktu dan informasi terkait lainnya. Sehingga membantu dalam hal kepatuhan dalam audit. 

Nah, berikut di atas merupakan pengertian, fungsi, syarat dan cara melakukan legalisir dokumen. Anda bisa menerapkannya dengan tetap memperhatikan peraturan instansi terkait supaya permohonan disetujui dan bisa membawa pulang dokumen yang sudah disahkan. Selamat mencoba!