Digitalisasi di berbagai sektor kehidupan sekarang ini semakin digencarkan. Mulai dari sektor pendidikan, sektor kesehatan, hingga sektor bisnis. Digitalisasi ini mulai mencakup seluruh aspek operasional, seperti pembuatan jadwal, rapat atau meeting, hingga surat menyurat.
Jadi, bisa dibilang sekarang kebanyakan perusahaan menggunakan aplikasi persuratan digital karena berikan banyak keuntungan dan kemudahan. Proses penyampaian informasi pun menjadi lebih cepat dan terhindar dan meminimalisasi kesalahan.
Jika Anda ingin mulai menerapkan sistem persuratan digital pada perusahaan Anda, kenali dahulu 6 kelebihan sistem ini. Artikel berikut akan membahas lebih lanjut tentang kelebihan tersebut beserta pentingnya tanda tangan digital dalam dunia bisnis. Mari simak informasi lebih lengkapnya berikut ini!
Pengertian Sistem Persuratan Digital
Persuratan digital, juga dikenal sebagai E-Office, adalah transformasi surat ke dalam format digital untuk mengelola surat masuk dan keluar. Ini menggantikan proses administrasi manual dengan elektronik, menjadi lebih efisien, hemat waktu, dan biaya.
E-Office atau istilah lain dalam persuratan digital adalah sistem aplikasi yang membantu mengelola aktivitas dan kinerja di instansi atau perusahaan, baik pemerintah maupun swasta. Penggunaan persuratan digital memungkinkan efektivitas dan optimalisasi kinerja para pekerja, menghemat waktu dan biaya karena tidak memerlukan kertas seperti pada surat manual.
Baca Juga: Macam-Macam Surat Elektronik: Panduan Lengkap dan Praktis
Kelebihan Sistem Persuratan Digital bagi Bisnis
Permasalahan operasional bisnis bisa diminimalisasi dengan memanfaatkan kelebihan sistem persuratan digital dalam bisnis seperti yang akan dijelaskan di bawah ini:
1. Efisiensi Waktu dan Biaya
Padatnya operasional atau jam kerja perusahaan memerlukan solusi dalam mengefisiensikan waktu. Agar waktu yang ada bisa dimaanfatkan dengan bijak, sistem persuratan digital bisa menjadi jalan keluarnya.
Dalam hal ini, Anda tidak perlu waktu lama untuk mencetak dan mengirim surat kepada pihak yang dituju. Belum lagi apabila proses pencetakan mengalami masalah, seperti format tidak rapi, salah penulisan, atau sebagainya. Kesalahan tersebut tentunya memerlukan waktu tambahan lebih banyak dan biaya tidak sedikit untuk mencetak surat yang sudah direvisi.
Itulah mengapa surat digital menjadi solusi tepat karena bisa segera diperbaiki real-time tanpa harus mencetak ulang. Selain itu, Anda pun bisa mengubahnya langsung di dokumen yang bisa diakses bersama. Jadi, Anda tidak harus mengirim ulang file yang sama berulang kali.
2. Sistem Keamanan Terpadu
Sistem persuratan digital pastinya diimbangi juga dengan sistem keamanan terpadu, seperti firewall dan enkripsi end-to-end. Dengan begitu, kerahasiaan data perusahaan pun akan lebih terjamin dibandingkan harus menggunakan sistem persuratan konvensional.
Anda juga bisa menggunakan sistem keamanan dua lapis atau Two-Factor Authentication (2-FA). Sistem ini memungkinkan data terlindungi dengan maksimal karena hanya pihak tertentu saja yang diizinkan masuk.
3. Kemudahan Akses
Data yang dibuat secara online bisa diakses dari mana saja dan kapan saja. Jadi, Anda tidak perlu harus datang ke kantor atau membuka laptop untuk mengakses informasi.
Dengan mengandalkan jaringan internet dan akun yang sudah tersambung, Anda sudah bisa mengakses surat digital yang ditujukan untuk Anda atau akan dikirim ke pihak lain. Kelebihan ini akan meningkatkan operasional perusahaan dan tentunya memperluas kesempatan untuk meningkatkan pendapatan.
4. Pengarsipan Digital
Surat yang dibuat secara online sudah secara otomatis tersimpan dalam cloud atau sistem penyimpanan terpadu. Anda tidak perlu takut surat akan hilang, tercecer, atau rusak.
Anda dan perusahaan bisa langsung mengaksesnya melalui perangkat keras, seperti smartphone, laptop, atau komputer.
5. Pelacakan (Tracking) Surat Lebih Cepat dan Mudah
Penerapan sistem persuratan digital memungkinkan Anda untuk mencari informasi tentang surat yang dibutuhkan dengan lebih cepat dan efisien. Berbeda dengan surat konvensional di mana Anda harus mencarinya satu per satu di loker atau tempat lainnya.
Hanya dengan menggunakan bar (kolom) pencarian, Anda bisa memasukkan kata kunci atau nama file surat yang dituju. Kelebihan ini dapat digunakan untuk melacak apakah surat sudah terkirim seluruhnya atau belum. Anda juga bisa mencari surat yang diterima, belum dibaca, dan sebagainya.
6. Efisiensi Operasional Bisnis
Operasional bisnis yang padat, seperti meeting, pengiriman barang, atau layanan lainnya bisa berisiko terhadap terjadinya human error. Untuk mencegahnya, penerapan sistem persuratan digital akan sangat berguna bagi bisnis.
Anda bisa segera membuat dan mengirim surat ke pihak yang dituju dengan template yang sudah dibuat. Untuk membuat template ini, Anda bisa menggunakan aplikasi Privy.
Jika Anda memegang kunci sebagai admin, Privy berikan akses untuk Anda membuat template surat yang dapat digunakan berulang kali. Dengan begitu, waktu dan aksesibilitas operasional perusahaan pun akan lebih optimal digunakan.Â
Baca Juga: 7 Perbedaan Surat Resmi dan Tidak Resmi serta Contohnya
Jenis-jenis Persuratan Digital
Jenis-jenis persuratan digital merujuk pada berbagai format dan metode yang digunakan dalam pengelolaan surat secara elektronik. Berikut adalah beberapa diantaranya.
1. Email
Email adalah sarana umum untuk mengirim surat secara elektronik, dan juga dikenal sebagai Electronic Mail atau Surat Elektronik (Surel) dalam bahasa Indonesia. Media aplikasi ini memungkinkan pengiriman surat, file, dan foto melalui internet.
Meskipun email adalah media yang paling sering digunakan untuk surat elektronik, namun untuk integrasi administrasi kantor yang lebih luas, dibutuhkan aplikasi atau situs web persuratan digital.
2. Website atau Aplikasi Persuratan Digital
Situs web atau aplikasi persuratan memiliki keunggulan dibandingkan email karena sistemnya yang mungkin lebih canggih, memudahkan koordinasi, dan meningkatkan kecepatan proses disposisi surat. Tanpa sistem persuratan, pimpinan harus berada di kantor untuk disposisi, tetapi dengan sistem ini, disposisi dapat dilakukan secara langsung daring kepada karyawan yang bersangkutan.
Selain itu, apabila menggunakan email konvensional memerlukan pembuatan surat secara manual dan pemeriksaan nomor surat sebelumnya, sedangkan dengan aplikasi persuratan, nomor surat dapat dilanjutkan tanpa pencarian, menghindari duplikasi nomor surat.
Baca Juga: 4 Contoh Surat Pembatalan Perjanjian beserta Formatnya
Pentingnya Menggunakan Tanda Tangan Digital untuk Surat Digital
Tidak dapat dipungkiri lagi bahwa salah satu hal yang memengaruhi keabsahan sebuah surat adalah adanya tanda tangan. Penerapan sistem persuratan digital juga berarti menggunakan tanda tangan digital karena berikan sejumlah manfaat seperti yang akan dijelaskan berikut ini:
1. Keaslian Surat Terjamin
Tanda tangan digital berarti sebuah goresan atau simbol yang sudah didaftarkan online secara resmi. Sekarang ini, sudah banyak penyedia jasa pembuatan tanda tangan digital, seperti aplikasi Privy.
Privy adalah aplikasi tanda tangan digital yang sudah diakui oleh Kemenkominfo Indonesia. Jadi, tentunya penggunaan TTd digital dari Privy ini bisa membuktikan bahwa surat tersebut asli dan terjamin.
Selain itu, penggunaan tanda tangan digital juga dapat menghindari risiko pemalsuan surat atau dokumen. Bagaimana caranya? Anda bisa melacak surat yang diterima melalui situs resmi Kominfo, yaitu https://tte.kominfo.go.id/verifyPDF.
Dari situs tersebut, Anda diarahkan untuk mengunggah soft file surat yang diterima. Kemudian, situs akan memberikan informasi seputar nama penandatangan, lokasi, dan timestamp.
2. Sah Secara Hukum
Tanda tangan digital yang diakui secara hukum adalah TTd yang dibuat secara legal (tersertifikasi) dan bukan hasil scan dari tulisan tangan. TTd digital ini juga akan diakui secara hukum jika proses pembuatannya menggunakan aplikasi atau situs resmi yang bisa dilacak.
Tanda tangan digital sendiri sudah diatur dalam Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 (UU ITE) dan PP Nomor 71 Tahun 2019. Aturan tersebut membahas tentang pengertian tanda tangan digital atau elektronik serta pembagiannya (tersertifikasi dan tidak tersertifikasi).
3. Ramah Lingkungan
Terakhir, penggunaan tanda tangan digital tentunya mengusung konsep ramah lingkungan. Anda tidak perlu lagi harus mencetak surat yang dibuat secara online untuk membubuhkan tanda tangan.
Anda bisa langsung membubuhkannya secara online melalui aplikasi dan mengirimkannya ke pihak yang dituju. Sangat mudah dan ramah lingkungan, bukan?Â
Itulah 6 kelebihan sistem persuratan digital bagi bisnis yang bisa dirasakan secara langsung. Maksimalkan kelebihan tersebut agar operasional perusahaan dapat lebih optimal dan ramah lingkungan.
Untuk itu, Anda dapat menggunakan fitur layanan yang tersedia di Privy seperti tanda tangan digital, verifikasi identitas online, e-meterai, dan masih banyak lagi. Yuk coba Privy sekarang!
