Dalam era digital ini, pengelolaan dokumen bisnis menjadi makin penting untuk mendukung efisiensi operasional. Salah satu solusi yang populer adalah penggunaan arsip elektronik. Arsip elektronik memberikan kemudahan akses dan menawarkan sejumlah kelebihan yang dapat meningkatkan produktivitas dan keamanan dalam pengelolaan dokumen bisnis. Lantas, apa saja kelebihan arsip elektronik?
Dalam artikel ini, Privy akan membahas secara rinci apa itu arsip elektronik, kelebihan penggunaannya, manfaat yang bisa didapatkan, serta tahapan dalam pengelolaannya. Untuk itu, simak sampai selesai artikel di bawah ini!
Apa Itu Arsip Elektronik?
Arsip elektronik adalah sistem penyimpanan dokumen dalam format digital yang terstruktur dan terkelola dengan baik. Dokumen elektronik dapat berupa file PDF, JPEG, PNG, dan format digital lainnya. Berbeda dengan dokumen fisik yang disimpan dalam lemari arsip, arsip elektronik disimpan di berbagai media digital, seperti komputer, hardisk eksternal, cloud storage, dan lain sebagainya.
Kelebihan Arsip Elektronik
Arsip elektronik muncul sebagai solusi inovatif yang menawarkan kelebihan bagi bisnis maupun individu. Berikut adalah beberapa kelebihan utama dari penggunaan arsip elektronik.
1. Efisiensi Pengaksesan Dokumen
Bayangkan jika Anda membutuhkan dokumen penting untuk rapat penting dalam 10 menit ke depan. Pasti akan sangat sulit dan seakan dikejar waktu untuk mencari dokumen tersebut. Namun, dengan arsip elektronik, Anda dapat menemukan dokumen dengan mudah dan cepat melalui sistem pencarian.
Cukup masukkan kata kunci, kategori, atau tanggal, lalu sistem akan menampilkan daftar dokumen yang relevan dalam hitungan detik. Lupakan membongkar tumpukan kertas, membolak-balikkan halaman, dan merasa frustrasi karena tidak menemukan dokumen yang dicari.
Selain itu, arsip elektronik dapat diakses kapan saja dan di mana saja melalui perangkat yang terhubung internet. Anda dapat menggunakan laptop, tablet, atau smartphone untuk mengakses dokumen yang dibutuhkan, kapan pun Anda membutuhkannya.
2. Penghematan Ruang
Berbeda dengan arsip konvensional yang memerlukan lemari atau loker untuk penyimpanannya, arsip elektronik hanya membutuhkan ruang penyimpanan digital yang tidak membutuhkan ruang fisik. Anda dapat menggunakan ruang yang dihemat untuk memperluas area kerja, meningkatkan kenyamanan karyawan, atau bahkan menyewakan ruang tersebut untuk mendapatkan penghasilan tambahan.
Baca Juga: 6 Kelebihan Sistem Persuratan Digital bagi Bisnis
3. Penghematan Biaya Operasional
Selain penghematan dalam ruang penyimpanan, arsip elektronik juga membawa penghematan biaya operasional secara menyeluruh. Mulai dari biaya pencetakan, pengiriman, hingga pemeliharaan peralatan fisik, semuanya dapat berkontribusi pada efisiensi dan pengurangan biaya secara keseluruhan.
4. Keamanan dan Perlindungan Data
Arsip elektronik dapat menggunakan enkripsi data untuk melindungi informasi sensitif dari akses yang tidak sah sehingga memastikan keamanan dan kerahasiaan data. Data akan aman dari pencurian, peretasan, dan penyalahgunaan untuk memberikan ketenangan pikiran bagi Anda.
Anda dapat mengatur hak akses untuk setiap dokumen, menentukan siapa saja yang dapat melihat, mengedit, maupun mengunduh dokumen. Ini memastikan bahwa hanya pengguna berwenang yang dapat mengakses informasi.
5. Penyortiran Otomatis
Kelebihan arsip elektronik selanjutnya adalah kemampuan untuk menyortir dokumen secara otomatis berdasarkan berbagai kategori, seperti tanggal, nama, jenis dokumen, dan lainnya. Ini memudahkan Anda untuk mengorganisasikan dan mengelola arsip dengan rapi dan efisien. Fitur pencarian dan penyortiran otomatis menghemat waktu dan tenaga yang sebelumnya digunakan untuk penelusuran manual. Anda dapat fokus pada tugas-tugas yang lebih penting dan menyelesaikannya dengan lebih cepat.
6. Histori Revisi Dokumen yang Transparan
Arsip elektronik juga dapat diatur guna menyimpan histori revisi dokumen yang memungkinkan untuk melacak dan mengaudit perubahan yang dilakukan pada suatu dokumen. Anda dapat melihat siapa saja yang membuat perubahan, kapan perubahan tersebut dilakukan, dan apa saja yang diubah.
7. Integrasi dengan Aplikasi Bisnis Lainnya
Sistem arsip elektronik dapat diintegrasikan dengan berbagai aplikasi bisnis lainnya. Integrasi ini memungkinkan transfer data yang lancar antar platform, meningkatkan efisiensi operasional, dan menyelaraskan arsip dengan fungsi-fungsi bisnis yang berbeda.
Manfaat Menggunakan Arsip Elektronik
Penerapan arsip elektronik dalam lingkungan bisnis membawa berbagai manfaat yang signifikan. Manfaat utama tersebut tidak hanya memengaruhi efisiensi operasional perusahaan, tetapi juga memberikan dampak positif pada pelayanan pelanggan, kecepatan proses bisnis, kepatuhan hukum, dan manajemen risiko. Berikut Penjelasannya.
1. Peningkatan Produktivitas Karyawan
Akses mudah dan cepat ke dokumen adalah landasan untuk peningkatan produktivitas karyawan. Menggunakan arsip elektronik membuat karyawan tidak lagi harus menghabiskan waktu berharga untuk mencari dokumen di antara tumpukan kertas fisik. Sebaliknya, waktu ini dapat dialokasikan untuk tugas-tugas lainnya.
Kemudahan akses dan efisiensi yang ditawarkan oleh arsip elektronik dapat meningkatkan motivasi karyawan. Karyawan yang merasa terbantu dengan teknologi yang mereka gunakan akan lebih senang dan termotivasi untuk bekerja dengan baik.
2. Peningkatan Kecepatan Proses Bisnis
Proses bisnis dapat dipercepat secara substansial dengan adopsi arsip elektronik. Dokumen yang ditemukan lalu dikirim dengan cepat dapat meminimalkan keterlambatan yang seringkali terjadi akibat pengiriman fisik. Ini membawa keuntungan signifikan terutama dalam proses yang membutuhkan kecepatan respons, seperti persetujuan kontrak, verifikasi dokumen, atau transaksi keuangan.
Baca Juga: Penggunaan Meterai 10.000 serta Dokumen yang Memerlukannya
3. Peningkatan Layanan Pelanggan
Kemampuan untuk cepat menanggapi permintaan pelanggan adalah kunci dalam menyediakan layanan pelanggan yang unggul. Anda dapat dengan mudah mengakses informasi yang diperlukan dalam merespons pertanyaan pelanggan dengan lebih cepat.
4. Kepatuhan Hukum yang Lebih Baik
Dalam lingkungan bisnis yang diatur oleh berbagai regulasi, arsip elektronik menyediakan solusi yang memudahkan perusahaan untuk mematuhi kebijakan dan regulasi hukum yang berlaku. Sistem ini memungkinkan dokumentasi yang akurat, pengelolaan versi, dan pemantauan jejak audit, yang semuanya mendukung kepatuhan hukum. Hal ini tidak hanya mengurangi risiko sanksi hukum, tetapi juga menciptakan fondasi yang kuat untuk keberlanjutan bisnis.
5. Pengurangan Risiko Kehilangan Dokumen
Arsip elektronik dapat di-backup dan dipulihkan dengan mudah dalam situasi kehilangan data atau bencana. Anda dapat dengan cepat memulihkan data dan kembali beroperasi sehingga dapat meminimalkan atau bahkan menghindari kerugian finansial. Risiko kecelakaan atau pencurian yang dapat merugikan dapat diminimalkan dengan melakukan backup data secara teratur.
Cara Pengelolaan Arsip Elektronik
Pengelolaan arsip elektronik melibatkan serangkaian tahapan yang terstruktur untuk memastikan efisiensi, keamanan, dan ketersediaan dokumen digital. Berikut langkah-langkah untuk pengelolaan arsip elektronik.
1. Mengumpulkan Bahan
Mengumpulkan bahan merupakan langkah awal dalam pengelolaan arsip elektronik. Dokumen yang akan diarsipkan perlu dikumpulkan dari berbagai sumber, baik itu berupa dokumen fisik yang dikonversi ke format digital atau dokumen elektronik yang sudah ada. Pengumpulan ini harus dilakukan secara terstruktur dan menyeluruh, termasuk penentuan jenis dokumen dan kategorinya yang relevan.
2. Tahapan Pemindaian
Jika dokumen awalnya berbentuk fisik, langkah berikutnya adalah tahapan pemindaian. Dokumen fisik diubah menjadi format digital melalui proses pemindaian. Proses ini melibatkan penggunaan scanner atau perangkat pemindaian lainnya untuk membuat salinan elektronik dari dokumen asli. Hasil pemindaian tersebut kemudian disimpan dalam format yang dapat dikelola dan dicari.
3. Tahapan Manipulasi
Setelah pemindaian, dokumen elektronik kemudian dapat dimanipulasi sesuai kebutuhan. Ini mencakup pengelompokan dokumen berdasarkan kategori atau proyek tertentu, penamaan file yang sistematis, dan penentuan struktur penyimpanan yang efisien. Tahapan manipulasi ini memastikan bahwa dokumen dapat diakses dan dikelola dengan lebih mudah.
Baca Juga: Dokumen Digital: Pengertian, Jenis, Contoh & Manfaatnya
4. Tahapan Entry Data
Proses entry data adalah membuat informasi arsip yang sesuai dengan isi arsip. Tahapan ini membantu dalam pencarian dan pengelompokan dokumen. Informasi seperti tanggal pembuatan, pembuat dokumen, kategori, dan kata kunci relevan dapat ditambahkan pada tahap ini. Entry data yang akurat meningkatkan keefektifan sistem dalam menyajikan dokumen saat diperlukan.
5. Tahapan Editing dan Koreksi
Jika diperlukan, dokumen yang telah diarsipkan dapat mengalami tahap editing dan koreksi. Ini bisa mencakup perbaikan kesalahan pengetikan, penyempurnaan format, atau bahkan penyesuaian konten. Setiap perubahan yang dilakukan perlu dicatat untuk menjaga integritas dan jejak revisi dokumen.
6. Akses Arsip Digital
Setelah tahapan sebelumnya selesai, dokumen elektronik siap untuk diakses. Akses dapat dilakukan melalui sistem arsip digital yang telah diimplementasikan. Pengguna yang berwenang dapat mencari, melihat, dan mengelola dokumen sesuai dengan izin akses yang ditetapkan. Akses ini dapat dilakukan dari berbagai lokasi, memungkinkan kolaborasi tim yang efisien meskipun anggota tim berada di lokasi yang berbeda.
Itulah segudang manfaat dan kelebihan arsip elektronik dalam penggunaannya sebagai solusi pengelolaan dokumen bisnis. Secara garis besar, penerapan arsip elektronik dengan pengelolaan yang baik membuat Anda dapat merasakan manfaat dan kelebihannya dalam meningkatkan kinerja, efisiensi, dan akuntabilitas.
Dalam pengelolaan dokumen bisnis, arsip elektronik memberikan jawaban yang efisien dan modern. Untuk meningkatkan pengelolaan dokumen, Anda dapat mengintegrasikan tanda tangan digital dengan PrivySign. Menggunakan teknologi enkripsi yang canggih, PrivySign menawarkan tanda tangan digital yang legal dan aman.
Dengan PrivySign, Anda dapat:
- Menandatangani Dokumen Elektronik secara Legal: Tanda tangan digital PrivySign terjamin keasliannya dan tidak dapat dipalsukan.
- Hemat Waktu dan Biaya: Anda dapat menghemat waktu yang biasanya digunakan untuk mencetak, memindai, dan menyimpan dokumen fisik.
- Mudah untuk Diakses: Anda dapat mengakses dokumen dan tanda tangan digital dari mana saja dan kapan saja melalui perangkat ponsel atau komputer.
- Pengelolaan Dokumen yang Mudah: Privy menyediakan berbagai fitur untuk mengelola dokumen, seperti pengurutan, pengarsipan, dan jejak audit yang komprehensif.
Manfaatkanlah tanda tangan digital dari Privy guna mendukung bisnis Anda di era digital yang berkembang pesat saat ini. Hubungi kami sekarang untuk mendapatkan informasi lebih lanjut!
