Saat membeli barang atau menggunakan jasa, seringkali Anda tentu akan menerima struk yang berisi rincian pembelian Anda dan total uang yang harus Anda keluarkan. Struk merupakan salah satu dari sekian banyak jenis faktur penjualan.
Bagi pelanggan individual, struk bisa digunakan untuk menelusuri riwayat belanja bulanan. Namun bagi bisnis, dokumen ini memiliki manfaat lebih banyak dari itu. Apa saja manfaatnya? Simak selengkapnya berikut ini.Â
Pengertian Faktur Penjualan
Faktur penjualan adalah dokumen yang diserahkan oleh penjual kepada pembeli sebagai tagihan pembayaran atas transaksi yang sedang terjadi. Faktur ini bisa diserahkan oleh pihak penjual sebelum transaksi diselesaikan atau setelah transaksi selesai.
Misalnya, Anda mengirimkan pakaian Anda untuk dicuci di tempat laundry. Setelah mengukur berat dan memastikan isi tas Anda, petugas laundry lantas akan memberikan faktur penjualan berupa nota yang berisi rincian transaksi yang Anda lakukan. Nota ini biasanya harus Anda bawa jika Anda mengambil pakaian tersebut.
Faktur penjualan atau yang juga disebut dengan sales invoice ini merupakan dokumen penting bagi perusahaan. Sebab dengan dokumen ini, perusahaan bisa mengetahui barang atau jasa apa yang paling disukai oleh pelanggan dan berapa nominal pajak PPn (untuk sektor tertentu) yang harus mereka bayarkan kepada negara.Â
Komponen Faktur Penjualan
Dokumen ini terdiri dari beberapa komponen, yaitu:
1. Identitas perusahaan
Sebagaimana surat resmi, bagian atas sales invoice juga berisi informasi lengkap mengenai perusahaan penerbit bukti faktur tersebut. Selain bertujuan untuk menambah kredibilitas perusahaan di mata pembeli, informasi mengenai identitas perusahaan ini juga berguna jika pembeli ingin mengembalikan barang yang rusak dan lain sebagainya.
2. Identitas pelanggan
Dalam beberapa industri, identitas pelanggan mulai dari nama hingga nomor handphone sangat diperlukan. Pada jasa laundry di atas misalnya, nama pelanggan perlu ada dalam invoice supaya petugas tidak keliru saat menyortir pakaian. Adapun nomor handphone umumnya digunakan untuk memberi kabar jika pakaian telah selesai dicuci.
3. Nomor transaksi
Nomor transaksi perlu ada dalam sebuah faktur penjualan supaya bukti faktur tersebut mudah direkapitulasi oleh tim keuangan di akhir bulan. Hal ini khususnya jika perusahaan Anda menawarkan produk yang bisa dibeli menggunakan berbagai macam metode pembayaran entah itu tunai atau kredit.
4. Tanggal transaksi
Sama halnya dengan nomor transaksi, tanggal transaksi juga dibutuhkan dalam sebuah faktur penjualan/ sales invoice supaya tim keuangan bisa dengan mudah melakukan rekapitulasi. Dengan demikian ketika ada transaksi tidak wajar, mereka bisa dengan segera menemukannya dengan mengidentifikasi tanggal dan nomor transaksi.
5. Detail transaksi
Komponen faktur penjualan ini berisi data-data penting dalam sebuah transaksi, mulai dari nama dan jumlah produk yang dibeli, harga satuannya, harga total, dan diskon (jika ada). Di beberapa industri tertentu, seperti industri food and beverages bagian ini biasanya termasuk jumlah pajak PPn yang harus dibayarkan oleh pelanggan. Hal ini karena besaran nilai pajak ini tergantung dengan nilai transaksi.
6. Nama dan tanda tangan kasir
Faktur penjualan yang lengkap biasanya juga mencakup nama dan tanda tangan kasir. Hal ini bertujuan supaya perusahaan bisa mengidentifikasi siapa kasir yang sedang bekerja ketika ada kesalahan pencatatan transaksi.
7. Nama dan tanda tangan pembeli
Nama dan tanda tangan pembeli seringkali dibutuhkan dalam sebuah faktur penjualan, khususnya penjualan barang-barang mewah atau penjualan dalam jumlah besar. Fungsinya adalah untuk menyatakan bahwa barang tersebut secara resmi sudah diterima oleh pembeli yang bersangkutan.
8. Cap perusahaan
Sama halnya dengan nama dan tanda tangan pembeli, cap perusahaan acap kali juga dibutuhkan untuk penjualan dalam nominal yang besar. Bedanya adalah adanya cap ini bertujuan sebagai penanda bahwa faktur tersebut benar-benar dikeluarkan oleh perusahaan terkait.
Manfaat Faktur Penjualan untuk Bisnis
Adapun beberapa manfaat dari penggunaan faktur penjualan bisnis adalah sebagai berikut:
1. Memudahkan proses administrasi
Seperti yang telah disebutkan di atas bahwasanya adanya sales invoice ini entah itu berupa nota, kwitansi, struk atau model invoice lainnya sangat berguna bagi tim keuangan untuk melakukan rekapitulasi penjualan produk. Hasil rekapitulasi ini kemudian dapat digunakan untuk menghitung pendapatan dan laba perusahaan, serta mendeteksi apakah ada kecurangan pada kinerja perusahaan.
2. Faktur penjualan sebagai dasar pembayaran pajak
Telah disinggung di atas juga bahwasanya isi dokumen ini menjadi dasar pembayaran Pajak Pertambahan Nilai (PPn) dan Pajak Penjualan Barang Mewah (PPnBM). Hal ini tentunya penting mengingat bahwasanya pajak merupakan kewajiban setiap wajib pajak entah itu badan usaha maupun individu.
3. Sebagai dasar pengenaan komisi sales
Dalam industri tertentu, bagian tanda tangan dan nama kasir pada komponen di atas bisa diganti dengan nama dan komponen sales. Sebab, sales datang ke pelanggan secara langsung dan mencatat rincian pembelian mereka.
Semakin banyak pelanggan yang membeli produk melalui mereka, semakin banyak pula komisi yang mereka dapatkan. Maka dari itu, faktur penjualan ini juga bisa menjadi bukti kinerja sales pada industri-industri tertentu.
4. Sebagai dasar penentuan volume produksi
Dalam dokumen ini terdapat rincian pembelanjaan pelanggan. Dari data rincian belanja ini, tim pemasaran dan produk bisa mengetahui produk dan jasa apa saja yang sedang banyak diminati oleh pelanggan dalam periode waktu tersebut. Dengan data ini, perusahaan bisa menentukan keputusan apakah akan menambah atau mengurangi volume produksi barang tertentu.
5. Sebagai agunan untuk mendapatkan pinjaman modal
Saat ini banyak perusahaan keuangan, termasuk P2P Lending, yang menyediakan layanan pembiayaan tambahan dengan invoice sebagai agunan. Layanan ini disebut dengan invoice financing. Umumnya, layanan ini diberikan kepada perusahaan yang menjual produk dan jasa mereka kepada perusahaan lain dengan skala lebih besar untuk menambah arus kas (cash flow).
Jenis-Jenis Faktur Penjualan
Sebagaimana yang telah disinggung pada bagian pembukaan di atas bahwasanya faktur penjualan terdiri dari banyak jenis. Berikut ini 5 di antaranya:
1. Faktur penjualan tunai
Faktur penjualan tunai adalah faktur yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang telah dibayar secara lunas dalam satu kali transaksi.
2. Faktur penjualan kredit
Faktur penjualan kredit adalah jenis faktur yang digunakan untuk mencatat semua transaksi penjualan yang dibayar dengan cara mengangsur oleh pembeli.
3. Faktur sederhana
Nota yang Anda terima dalam transaksi sehari-hari termasuk ke dalam jenis faktur sederhana karena tidak memiliki struktur dan komponen yang lengkap.
4. Proforma invoice
Dalam transaksi jual beli antar perusahaan, tidak jarang barang akan dikirimkan kepada pembeli secara bertahap. Saat proses pengiriman inilah pembeli akan menerima faktur khusus bernama proforma invoice.
5. Commercial invoice
Commercial invoice adalah faktur khusus yang dibutuhkan oleh perusahaan ekspor dan impor.
Gunakan aplikasi Privy untuk membubuhkan tanda tangan digital pada setiap jenis faktur penjualan yang Anda terbitkan. Entah itu pekerja lepas maupun perusahaan, fitur e-sign dari Privy bisa membuat kinerja Anda menjadi lebih efektif dan efisien.
