Apa itu E-Faktur? Cara Membuat  & Fungsinya bagi Pengusaha

E-faktur adalah faktur pajak digunakan untuk membuat bukti pungutan PPN secara elektronik yang dilakukan melalui website, aplikasi, atau sistem. Dalam hal ini, pihak yang menyediakan aplikasi tersebut adalah Direktorat Jenderal Pajak (DJP) ataupun pihak yang ditunjuk oleh DJP secara resmi.

Bagi pengusaha, invoice atau faktur elektronik fungsinya penting untuk membantu mengontrol internal bisnis. Ketahuilah apa itu e-faktur, bagaimana cara membuatnya, serta fungsinya bagi pengusaha melalui bahasan berikut.

Apa itu E-Faktur Pajak?

E-faktur adalah dokumen invoice pajak elektronik yang dibuat oleh PKP menggunakan sistem elektronik yang ditentukan dan atau disediakan yaitu berupa aplikasi/website resmi dari DJP (Direktorat Jenderal Pajak). Berdasarkan Peraturan DJP Nomor PER-16/PJ/2014 Pasal 11, tertulis bahwa setiap PKP (Penghasilan Kena Pajak) wajib membuat serta melaporkannya dengan cara mengunggahnya dan memperoleh persetujuan dari pihak DJP.

Pembuatan faktur pajak elektronik atau e-faktur pajak keluaran maupun masukan menggunakan aplikasi e-faktur/website mempermudah para PKP. Setiap PKP diharuskan menggunakan e-faktur pajak arena bertujuan untuk mempermudah pengecekan transaksi silang dan Pajak Pertambahan Nilai (PPN). Tujuan lainnya adalah sebagai proteksi Pengkreditan Pajak Masukan yang tak sesuai dengan ketentuan.

Melalui faktur pajak elektronik, pengusaha dapat terbebas dari penggelapan maupun manipulasi pajak. Sebab, dokumen ini merupakan bukti bahwa pengusaha taat terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku dengan rutin melakukan penyetoran, pemungutan, hingga pelaporan SPT.

Mengenal Aplikasi E-Faktur Pajak 

Aplikasi e-Faktur yang disediakan oleh Direktorat Jenderal Pajak memungkinkan PKP untuk menerbitkan faktur pajak secara elektronik, meminimalkan risiko kesalahan manual, dan memastikan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan yang berlaku. 

Aplikasi ini dilengkapi dengan berbagai fitur, termasuk pembuatan, pelaporan, dan pelacakan faktur pajak yang semuanya dapat diakses melalui satu platform terintegrasi. Keunggulan utama e-Faktur adalah kemudahan penggunaan, validasi otomatis oleh sistem pajak, serta kemampuannya untuk mengurangi beban administrasi.

Anda dapat download aplikasi e-faktur pajak melalui website https://installer-efaktur.pajak.go.id/ dan login menggunakan NPWP, sertivikat elektronik, dan kode aktivasi. Jika sudah, Anda juga akan diminta untuk mengisi form captcha, password, nama user, dan nama lengkap. 

Baca Juga: Contoh Faktur Pembelian dan Cara Membuatnya

Cara Membuat Faktur Pajak Elektronik

Sebelum membuatnya, Anda perlu mendaftarkan diri sebagai PKP (Pengusaha Kena Pajak) di kantor pelayanan pajakterdekat. Apabila sudah berstatus sebagai PKP, simak cara membuat faktur pajak elektronik dengan mengikuti panduan di bawah ini.

1. Persiapkan data untuk membuat e-faktur

Pertama, siapkan terlebih dahulu datanya. Berikut merupakan data serta dokumen yang perlu Anda siapkan untuk mengurus layanan perpajakan elektronik:

• E-Sertifikat untuk pembuatan BuPot (Bukti Potong) Elektronik PPh Pasal 23/26
• NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak)
• EFIN Badan
• Telah mengaktifkan e-Nofa untuk mengajukan NSFP (Nomor Seri Faktur Pajak)
• Telah menyiapkan data terkait transaksi invoice pajak ataupun data impor

Selain data, Anda membutuhkan perangkat pendukung supaya dapat membuat faktur pajak elektronik. Gunakanlah komputer/laptop dengan spesifikasi minimal RAM 3 GB, sistem operasi Windows/Linux/MacOS/Java 1.7/Adobe Reader, serta mampu terhubung dengan koneksi internet.

2. Daftar Melalui E-Faktur di pajak.go.id

Untuk membuat Faktur Pajak elektronik melalui situs eFaktur pajak.go.id, langkah awalnya adalah mengunduh dan menginstal aplikasi e-Faktur 3.0 di komputer atau laptop Anda. Selanjutnya, saat ingin melaporkan SPT Masa PPN, Anda perlu beralih platform ke e-Faktur web DJP.

3. Daftar e-faktur di aplikasi/website KlikPajak

Hal penting sebelum pembuatan e-faktur adalah membuat akun terlebih dahulu di situs Klik Pajak. Anda dapat mengakses klikpajak.id kemudian pilih menu ‘Login’ lalu ‘Buat Akun Baru’ untuk melakukan pendaftaran akun baru.

Setelah berhasil mendaftarkan akun, selanjutnya pilih menu ‘Fitur Pajak’. Berikut panduannya:

• Pilih menu ‘Fitur Pajak’ kemudian klik opsi ‘e-Faktur’ sampai Anda diarahkan pada halaman pendaftaran faktur elektronik.
• Pada halaman untuk mendaftar, unggah dokumen Sertifikat Elektronik yang resmi dikeluarkan oleh DJP dan masukkan Passphrase.
• Beri centang jika Anda menyetujui syarat dan ketentuan yang tertera pada halaman tersebut.
• Klik ‘Daftarkan’.
• Anda akan diarahkan menuju halaman e-Faktur. 

4. Tambahkan Nomor Seri Faktur Pajak (NSFP)

Pada halaman tersebut terlihat NSFP, tanggal terbit, beserta statusnya. Tambahkan NSFP melalui langkah-langkah di bawah ini:

• Lihat button biru di sebelah kanan atas bertuliskan ‘Tambahkan NSFP’, klik button tersebut.
• Pada tampilan pop-up yang muncul, isikan data sesuai yang diminta. Input tanggal terbit, nomor awal, jumlah nomor, dan nomor akhir. Nomor tersebut diperoleh dari aplikasi e-Nofa.
• Pastikan kembali nomor yang dimasukkan sudah benar. Jika sudah yakin, beri centang lalu klik ‘Submit’.
• Selanjutnya akan diarahkan menuju sub-menu Nomor Seri Faktur Pajak. NSFP yang telah ditambahkan tersebut secara otomatis sudah berada pada list.
• Jika hendak melihat rincian lengkap NSFP yang baru saja ditambahkan, klik range pada list.

5. Mulai buat faktur pajak keluaran/masukan

Jika sudah memperoleh NSFP, Anda sudah dapat membuat faktur pajak keluaran maupun masukan. Anda bisa memilih mana yang ingin dibuat sesuai kebutuhan, sebab caranya sama untuk membuat faktur keluaran dan masukan.

• Masuk ke akun KlikPajak lalu e-Faktur.
• Pilih menu ‘Faktur’ kemudian pilih ‘Faktur Keluaran’ atau ‘Faktur Masukan’ menyesuaikan kebutuhan Anda.
• Isi formulir yang tersedia sesuai kebutuhan dan data kemudian pilih ‘Simpan sebagai Draft’ agar masuk ke draft. Nantinya Anda diarahkan menuju halaman list dan bisa melihat statusnya belum approved.
• Pilih salah satu nomor NSFP, setelah itu klik ‘Upload.
• Tunggu hingga prosesnya selesai. Jika sudah diunggah, tunggu sampai statusnya berubah menjadi ‘Approved’.

Baca Juga: Faktur Pembelian: Pengertian, Komponen dan Manfaatnya untuk Bisnis

Manfaat E-Faktur bagi Pengusaha

Bagi pengusaha, fungsi faktur pajak elektronik adalah untuk membantu melakukan kontrol internal bisnis itu sendiri sekaligus sebagai dokumen resmi yang menunjukkan terjadinya transaksi antar PKP. Selain itu, juga merupakan dokumen penting untuk lapor pajak. Ketahuilah penjelasan selengkapnya di bawah ini.

1. Membantu kontrol internal bisnis

Bagi pengusaha kena pajak (PKP), fungsi e-faktur adalah membantu mengontrol internal bisnis. Dalam dokumen tersebut tertera data terkait rincian transaksi, seperti pemesanan barang dan pembayaran barang/jasa yang nantinya dapat dicocokkan lalu digunakan sebagai evaluasi bisnis.

Dalam sebuah invoice, setiap komponen biayanya perlu mendapat persetujuan dari pihak manajemen perusahaan yang berkaitan dengan perpajakan. Dengan demikian, pengusaha dapat melakukan pengkreditan pajak masukan dari pembelian barang maupun jasa, sehingga beban PPN yang dibayarkan untuk menunjang proses produksi pun menjadi lebih rendah.

2. Kredit PPN 

Fungsi faktur elektronik pajak lainnya, yakni sebagai kredit Pajak Pertambahan Nilai (PPN). Artinya, beban PPN terutang bisa lebih ringan saat Pajak Keluaran lebih kecil dibandingkan Pajak Masukan. Sehingga, terjadi pembayaran PPN berlebih dari transaksi kena pajak yang dilakukan.

3. Pengendalian akuntansi

Fungsi faktur pajak elektronik lainnya yakni sebagai pengendalian akuntansi, di mana total jatuh tempo pada faktur elektronik dapat dijadikan utang dagang bagi klien/customer serta piutang dagang bagi penjual. Rincian jumlah transaksi tersebut dapat dimasukkan ke laporan keuangan untuk membantu mengevaluasi keuangan bisnis.

Terutama jika transaksinya menggunakan metode kredit, faktur elektronik dapat mewakilinya. Sebab penjual tidak menerima uang tunai di awal, tapi produk barang/jasa sudah dikirimkan kepada pembeli.

Seperti telah dijelaskan sebelumnya, dalam invoice elektronik tersebut sudah terinci jelas transaksi antara penjual dengan pembeli. Adanya jumlah total rincian tersebut juga dapat mempermudah perusahaan membuat laporan keuangan bisnis.

4. Meningkatkan produktivitas

Adapun fungsi menggunakan e-faktur adalah membantu meningkatkan produktivitas bisnis. Dibandingkan membuat faktur/invoice secara manual, membuatnya menggunakan sistem digital dengan bantuan website dan aplikasi jauh lebih praktis.

Perusahaan dapat membuat banyak e-faktur sekaligus karena sistemnya digital. Dokumen yang sudah dibuat pun dapat dibenahi sewaktu-waktu bila terjadi kesalahan, sehingga ketika nantinya diperiksa oleh petugas pajak tidak mengalami kesulitan akibat datanya tidak sesuai.

Manfaat E-Faktur bagi Pembeli

E-Faktur Pajak menghadirkan banyak keuntungan bagi Pengusaha Kena Pajak (PKP) Pembeli, memberikan jaminan keamanan dan kemudahan dalam proses transaksi dan pelaporan pajak. Berikut adalah informasi lengkap tentang manfaat e-Faktur Pajak bagi PKP Pembeli:

1. Keamanan Terjamin Melawan Penyalahgunaan Faktur Pajak

E-Faktur Pajak dilengkapi dengan QR Code (Quick Response Code) yang bertindak sebagai penanda otentik dan meminimalisir risiko penyalahgunaan faktur pajak yang tidak sah. PKP Pembeli dapat dengan mudah memindai barcode e-Faktur menggunakan smartphone atau perangkat lainnya untuk memverifikasi keaslian faktur.

2. Kemudahan Verifikasi Informasi Transaksi

Pemindaian QR Code e-Faktur Pajak memungkinkan PKP Pembeli untuk mengakses informasi lengkap terkait transaksi, seperti:

• Rincian penyerahan Barang Kena Pajak (BKP) atau Jasa Kena Pajak (JKP)
• Nilai Dasar Pengenaan Pajak (DPP)
• Besaran Pajak Pertambahan Nilai (PPN)
• Informasi lainnya yang relevan

3. Efisiensi dan Kemudahan Pengarsipan

E-Faktur Pajak bersifat digital, sehingga PKP Pembeli tidak perlu menyimpan dokumen fisik dalam jumlah besar. Hal ini menghemat ruang penyimpanan, mempermudah proses pencarian dokumen, dan meminimalisir risiko kerusakan atau kehilangan dokumen.

4. Integrasi dengan Sistem Pelaporan Pajak

E-Faktur Pajak terintegrasi dengan sistem pelaporan pajak Direktorat Jenderal Pajak (DJP), sehingga PKP Pembeli dapat dengan mudah melaporkan SPT Masa PPN secara elektronik. Hal ini mempercepat proses pelaporan, meminimalisir risiko kesalahan, dan meningkatkan kepatuhan terhadap peraturan perpajakan.

Baca Juga: Apa itu Invoice? Pengertian dan Bedanya dengan Kuitansi dan Faktur

Perbedaan E-Faktur dengan Faktur Pajak Biasa

Perbedaan antara e-Faktur pajak dengan faktur pajak biasa terletak pada bentuk dan proses penerbitan. Faktur pajak biasa adalah dokumen fisik yang diterbitkan oleh PKP secara manual dan biasanya dicetak dalam bentuk kertas. Proses penerbitannya cenderung memakan waktu karena melibatkan banyak langkah manual, mulai dari pengisian hingga penandatanganan. 

Di sisi lain, E-Faktur pajak merupakan versi elektronik dari faktur pajak yang diperkenalkan oleh Direktorat Jenderal Pajak untuk memudahkan dan meningkatkan efisiensi dalam administrasi pajak. E-Faktur dibuat dan disampaikan melalui sistem komputer yang terintegrasi dengan sistem pajak online, sehingga proses penerbitan menjadi lebih cepat, akurat, dan minim kesalahan. 

Perubahan Peraturan Faktur Pajak Terbaru

Setiap Wajib Pajak (WP) baik orang pribadi maupun badan yang terdaftar sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP) dan melakukan transaksi barang dan/atau jasa yang dikenakan Pajak Pertambahan Nilai (PPN) diwajibkan membuat Faktur Pajak elektronik atau e-Faktur.

Namun, menurut aturan terbaru yang diatur dalam PER-03/PJ/2022, PKP dapat membuat Faktur Pajak kertas dalam situasi tertentu.

Kemudian, Direktorat Jenderal Pajak (DJP) mengeluarkan Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-11/PJ/2022 sebagai peraturan terbaru mengenai e-Faktur, yang mengubah beberapa ketentuan mengenai Faktur Pajak dari peraturan sebelumnya.

Bagaimana ketentuan terbaru mengenai pembuatan Faktur Pajak dan E-Faktur serta apa saja perubahan terbarunya? Berikut penjelasannya.

1. e-Faktur untuk penyerahan kepada pembeli orang pribadi wajib mencantumkan NPWP atau NIK/nomor paspor.
2. Untuk penyerahan Barang Kena Pajak (BKP) seperti kendaraan bermotor baru, harus mencantumkan merek, tipe, varian, dan nomor rangka. Sedangkan untuk tanah dan/atau bangunan, alamat harus diisi.
3. Transaksi dalam mata uang asing akan dikonversi menggunakan kurs yang berlaku ketika Faktur Pajak dibuat.
4. Nomor Seri Faktur Pajak (NSFP) diberikan dalam jumlah tertentu dan digunakan mulai tanggal pemberian NSFP.
5. Kode transaksi 05 ditambahkan untuk penyerahan dengan PPN yang dipungut dengan besaran tertentu sesuai Pasal 9A UU PPN.
6. Penandatangan e-Faktur ditentukan dengan mendaftar sebagai admin pada aplikasi e-Faktur.
7. Aplikasi e-Faktur Host-to-Host hanya untuk mitra resmi DJP.
8. e-Faktur harus di-upload paling lambat tanggal 15 bulan berikutnya setelah pembuatan.
9. Faktur Penjualan merupakan e-Faktur yang di-upload menggunakan aplikasi eFaktur Host to Host dan mendapat persetujuan DJP.
10. Cap/keterangan mengenai fasilitas PPN/PPnBM ditambahkan melalui aplikasi e-Faktur.
11. Pengaturan Faktur Pajak bagi PKP Pedagang Eceran mengikuti PMK-18/PMK.03/2021.
12. PKP pembeli dapat mengkreditkan Pajak Masukan yang Faktur Pajaknya “tidak lengkap” (PER-24/PJ/2022) karena kesalahan PKP penjual di luar kendali PKP pembeli.

Jadi dapat dikatakan bahwa E-Faktur adalah penting. Penjelasan pengertian serta cara membuatnya di atas dapat menambah wawasan maupun referensi apabila baru pertama kali membuatnya. Faktur elektronik sangat penting bagi bisnis, sebab fungsinya sebagai kontrol internal, pengendalian akuntansi perusahaan, kredit PPN, serta membantu meningkatkan produktivitas.

Dokumen e-faktur pajak membutuhkan tanda tangan untuk menunjukkan legalitasnya. Aplikasikan tanda tangan digital menggunakan aplikasi Privy supaya lebih praktis. Telah menjalin kerjasama dengan DJP secara resmi, tanda tangan digital di Privy terjamin keamanannya karena terikat hukum dan resmi beroperasi dengan sistem keamanan berstandar internasional ISO 27001.