Sebelum mengajukan mutasi, ada baiknya membuat surat permohonan pindah tugas terlebih dahulu sebagai bentuk komunikasi tertulis. Ini bertujuan untuk memberitahukan secara resmi kepada pihak instansi atau perusahaan terkait supaya tahu alasan melakukannya, serta ke mana tujuan dipindahkannya.
Merupakan surat resmi, jadi cara membuat surat permohonan ini perlu memperhatikan struktur yang benar serta menggunakan bahasa formal. Simak beberapa contoh surat permohonan pindah tugas dan strukturnya yang benar pada bahasan berikut.
Contoh Surat Permohonan Pindah Tugas
Pindah tugas tidak hanya terjadi pada instansi pemerintah, tetapi juga pada perusahaan besar yang telah mempunyai banyak cabang. Alasan seorang karyawan pindah tugas bermacam-macam, misalnya ingin menambah pengalaman, lokasi kerja lebih dekat dengan keluarga, maupun perihal lainnya.
Apapun alasannya, contoh surat permohonan mutasi atau pindah tugas di bawah ini dapat dijadikan referensi. Anda dapat menggunakannya untuk kepentingan pindah tugas antar instansi, PNS, ataupun pegawai honorer.
Contoh surat permohonan pindah tugas PNS
Sumber: Scribd
Pada contoh surat permohonan mutasi PNS di atas berisi tentang seorang bidan yang ingin dimutasi dari UPTD Puskesmas Limbur Lubuk Mengkuang ke UPTD Puskesmas Babeko dengan alasan agar lebih dekat dengan keluarga. Pernyataan tersebut secara resmi ditulis oleh pemohon dengan alasan yang tertera secara jelas.
Sebagai bentuk pertimbangan lanjutan, pemohon juga melampirkan dokumen pendukung. Dokumen pendukung permohonan mutasi PNS, antara lain pas foto, SK CPNS, dan SK PNS. Beberapa instansi mungkin meminta dokumen lain untuk memperkuat, misalnya SKCK, Fotokopi KTP, ataupun berkas lainnya.
Contoh surat permohonan pindah tugas antar instansi
Dokumen resmi tertulis ini dapat digunakan untuk mutasi tak hanya pada instansi pemerintah, tetapi juga perusahaan swasta yang mempunyai cabang di daerah lain. Berikut contoh template suratnya.
Jakarta, 25 September 2023
Hal : Permohonan Pindah Tugas
Lampiran : 4 (empat) lembar
Yth. Direktur Utama PT Indojaya
di tempat
Dengan hormat,
Melalui surat ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini
Nama : Retha Mediana
NIP : 0909011110
Jabatan : Marketing Manager
Unit Cabang : PT Indojaya Kantor Pusat Jakarta Timur
Bersama surat ini, saya bermaksud mengajukan permohonan pindah tugas dari Kantor Pusat PT Indojaya Jakarta Timur ke Kantor Cabang PT Indojaya Surabaya agar lebih dekat dengan keluarga sekaligus adanya keinginan mengembangkan karir. Keputusan ini saya ambil setelah mempertimbangkan banyak aspek, termasuk keinginan saya untuk berkontribusi lebih kepada perusahaan.
Berikut berkas-berkas yang saya lampirkan sebagai pertimbangan:
- Fotokopi SK Bekerja
- Fotokopi Surat Rekomendasi dari Kantor Pusat PT Indojaya
- Fotokopi SKCK
- Fotokopi KTP
Apabila permohonan ini diterima, saya siap mengikuti seluruh prosedur sesuai ketentuan PT Indojaya. Saya juga akan berkoordinasi dengan baik agar proses pindah tugas ini dapat berjalan lancar.
Demikian surat permohonan ini saya ajukan. Atas perhatian serta pertimbangannya, saya ucapkan terimakasih.
Hormat saya,
Retha Mediana
NIP: 0909011110
Contoh surat permohonan pindah tugas untuk honorer
Sumber: Scribd
Contoh tersebut merupakan permohonan mutasi bagi guru honorer agar dapat dipindahkan ke lokasi mengajar yang lebih dekat dengan keluarga dengan alasan tertera pada surat. Sebenarnya tak hanya pada guru honorer saja, pegawai di instansi pemerintahan yang statusnya honorer dapat mengajukannya asalkan alasannya jelas dan logis.
Dokumen yang dibutuhkan sebagai penguat permohonan tersebut, antara lain fotokopi dokumen SK Pertama Honorer, SK Honorer, KTP, serta pas foto. Berkas lainnya mungkin dibutuhkan, tergantung ketentuan dari masing-masing instansi.
Struktur Surat Permohonan Pindah Tugas
Surat permohonan mutasi merupakan dokumen resmi, sehingga ketika membuatnya perlu memperhatikan struktur serta penggunaan bahasa formal. Berikut struktur suratnya beserta penjelasan masing-masing komponennya.
1. Tanggal dan tujuan penerima
Dalam surat permohonan mutasi tidak harus menggunakan kop surat, namun harus mencantumkan tanggal serta tujuan penerima. Tanggal menunjukkan kapan dokumen tersebut dibuat oleh pemohon, letakkan komponen ini pada bagian kanan atas.
Begitu pula tujuan penerima, Anda perlu menuliskannya secara jelas guna memastikan bahwa dokumen tersebut tidak salah sasaran. Awali dengan kata ‘Yth.’ kemudian lanjutkan mencantumkan nama instansi serta jabatan penerimanya, misalnya Direktur Utama PT ABC, Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten X, dan sebagainya.
2. Perihal dan jumlah lampiran
Surat ini berisi pengajuan agar dapat dipindah tugaskan ke daerah maupun kantor cabang lain. Maka, Anda perlu menuliskan ‘Perihal: Permohonan Pindah Tugas’ atau ‘Perihal: Permohonan Mutasi’. Hal ini bertujuan untuk mempertegas maksud Anda membuat surat tersebut.
Pada jumlah lampiran, sesuaikan dengan jumlah berkas lain yang ikut dimuat bersama surat. Misalnya Anda melampirkan 4 berkas pendukung, maka perlu menuliskan ‘Lampiran: 4 (empat) lembar).
3. Kalimat pembuka
Kalimat pembuka tidak perlu terlalu panjang. Awali dengan kalimat ‘Dengan hormat,’ kemudian lanjutkan menuliskan pembuka menggunakan bahasa resmi dan sopan. Contohnya, ‘Bersama surat ini, saya yang bertanda tangan di bawah ini’ dan lanjutkan menuliskan data diri pemohon.
4. Data diri pemohon
Struktur surat permohonan mutasi/pindah tugas membutuhkan data diri pemohon atau karyawan itu sendiri. Cantumkan nama lengkap, NIP (Nomor Induk Pegawai), jabatan, dan unit organisasi/instansi/perusahaan saat ini.
Beberapa perusahaan atau instansi membutuhkan data diri lainnya, seperti nomor HP, alamat lengkap pemohon, maupun data diri lainnya yang dianggap penting. Ketentuannya berbeda antar perusahaan/instansi, jadi sebaiknya memastikannya langsung kepada perusahaan/instansi terkait.
5. Alasan ingin dipindah-tugaskan
Setiap pegawai tentu memiliki alasan sendiri mengapa ingin dipindahkan atau dimutasikan ke tempat lain. Beberapa alasan yang dapat digunakan supaya permohonan mutasi dikabulkan, misalnya ingin dekat dengan anggota keluarga, fokus mengembangkan karir, dan menambah pengalaman.
Cantumkan alasan tersebut setelah Anda mengisi data diri. Anda dapat membuatnya dalam bentuk paragraf maupun poin-poin sesuai kebutuhan. Pastikan alasannya logis dan jelas guna memperbesar peluang pengajuan mutasi bisa diterima pihak terkait.
Sebelum masuk penutup, Anda dapat membuat kalimat tambahan sebagai penguat komitmen. Yakinkan kepada penerima bahwa Anda siap menanggung keputusan tersebut serta bagaimana upaya mengkoordinasikan tugas kepada pihak lain sebelum benar-benar dipindahkan.
Apabila ada dokumen pendukung, cantumkan dokumen/berkas tersebut setelah menuliskan alasan ingin dipindah-tugaskan. Dokumen pendukung menyesuaikan kebijakan masing-masing instansi/perusahaan.
6. Kalimat penutup
Sama dengan kalimat pembuka, kalimat penutup tidak perlu menggunakan rangkaian kata yang bertele-tele. Hal paling penting dalam komponen ini, yaitu menuliskan ucapan terima kasih kepada penerima. Contohnya ‘Demikian permohonan ini saya ajukan. Atas perhatian dan pertimbangannya saya mengucapkan terima kasih’ ataupun sejenis kalimat lainnya.
7. Tanda tangan dan nama pemohon
Bagian paling akhir, tambahkan tanda tangan dan nama pemohon. Sertakan pula NIP (Nomor Induk Pegawai). Anda tidak membutuhkan meterai untuk menuliskan surat permohonan ini, tetapi dapat mengaplikasikan tanda tangan secara digital maupun langsung tanda tangan basah.
Apabila membuat dokumennya secara digital, paling praktis jika menggunakan tanda tangan digital untuk mengesahkannya. Privy menyediakan layanan tanda tangan digital yang aman sekaligus terpercaya karena telah diakui oleh Kominfo maupun instansi lainnya.
Setelah menandatangani dokumen melalui Privy Sign, Anda bisa langsung mengirimkannya ke tujuan tanpa harus mencetaknya terlebih dahulu. Dengan demikian, proses surat menyurat menjadi lebih praktis. Anda juga dapat langsung membuat template dokumennya melalui Privy sekaligus langsung menandatanganinya agar dapat digunakan lagi sesuai kebutuhan sewaktu-waktu.
