Contoh Surat Pengangkatan Karyawan Tetap dan Strukturnya

Tahukah Anda bahwasanya dalam dunia kerja di Indonesia terdapat dua jenis karyawan, yaitu karyawan tetap atau perjanjian kerja waktu tidak tertentu (PKWTT) dan tenaga kerja kontrak atau perjanjian kerja waktu tertentu (PKWT). Hal ini diatur dalam Undang-Undang No.13 tahun 2003. 

Dari kepanjangannya terlihat bahwasanya perbedaan utama antara tenaga kerja kontrak dan tenaga kerja tetap terletak pada jangka waktu kerjanya. tenaga kerja kontrak memiliki kontrak tertentu yang didalamnya terdapat penjabaran mengenai masa kerja misalnya, 1 tahun. Jika ingin memperpanjangnya, karyawan tersebut dapat mengajukan surat perpanjangan kontrak kerja. Di sisi lain, karyawan tetap tidak memiliki kontrak dan penjabaran tersebut. Karyawan jenis ini bisa bekerja di perusahaan atau instansi terkait selama dia suka atau dia tidak terkena pemutusan hubungan kerja (PHK). 

Perbedaan besar lain antara tenaga kerja kontrak dan tenaga kerja tetap adalah adanya masa percobaan atau probation. Dalam Undang-Undang tersebut, masa percobaan ini hanya dibatasi selama 3 bulan saja. Jika perusahaan dan karyawan saling cocok, maka karyawan tersebut dapat diangkat menjadi pegawai tetap dengan menerbitkan surat keputusan kerja yang menyatakan pengangkatan pegawai tersebut sebagai pegawai tetap. Di artikel berikut ini akan dibahas mengenai beberapa contoh surat pengangkatan karyawan tetap yang dapat Anda jadikan sebagai referensi:

Apa itu Surat Pengangkatan Karyawan Tetap?

Surat pengangkatan karyawan tetap adalah surat yang menerangkan bahwa individu terkait telah lolos masa percobaan dan secara resmi diangkat menjadi tenaga kerja tetap sebuah perusahaan. Dengan demikian, individu tersebut berhak mendapatkan berbagai fasilitas yang diperoleh oleh pegawai tetap lainnya. 

Dalam Pasal 63 Undang-Undang Ketenagakerjaan disebutkan bahwa, meskipun status PKWTT seseorang bisa disampaikan secara lisan, namun perusahaan wajib membuat surat pengangkatan ini. Menurut Dadang Sukandar S.H dalam laman YouTube-nya Legal Akses, tenaga kerja kontrak yang tidak mendapatkan jabaran PKWTT secara tertulis maka statusnya secara otomatis berubah menjadi pekerja tetap. 

Syarat-Syarat Surat Pengangkatan Karyawan Tetap

Menurut Pasal 52 Undang-Undang Ketenagakerjaan, syarat sahnya sebuah perjanjian kerja adalah:

1. Perusahaan dan karyawan secara sadar menyepakati perjanjian. 
2. Karyawan merupakan individu yang sudah cukup umur ( diatas 18 tahun) dan secara sah menjadi objek hukum. Dalam hal ini, individu dengan usia 18 tahun namun memiliki gangguan kejiwaan bukan merupakan objek hukum. 
3. Dalam perjanjian kerja tersebut terdapat rincian mengenai pekerjaan yang dilakukan. Termasuk diantaranya adalah posisi yang ditawarkan oleh perusahaan kepada karyawan terkait. 
4. Pekerjaan yang dilakukan adalah pekerjaan yang legal, sesuai dengan norma yang berlaku di Indonesia. 

Adapun Pasal 63 Ayat 2 Undang-Undang Ketenagakerjaan menyebutkan bahwa sebuah surat keterangan ini harus memiliki beberapa komponen sebagai berikut:

1. Identitas karyawan terkait, minimal nama dan alamat.
2. Tanggal karyawan tersebut bisa mulai bekerja secara resmi di perusahaan.
3. Rincian mengenai pekerjaan dan posisi karyawan tersebut.
4. Rincian mengenai fasilitas dan benefit yang berhak diperoleh oleh karyawan tersebut. 
5. Rincian masa percobaan (probation). Apabila dalam SK ini tidak ada penjabaran mengenai masa percobaan atau probation, maka dapat dinyatakan bahwa masa percobaan tersebut tidak ada sebelumnya. 
6. Kewajiban yang harus dipenuhi oleh karyawan.

Berbeda dengan surat perjanjian kerja biasa, surat keterangan ini adalah surat yang dibuat secara sepihak, sehingga hanya ditandatangani oleh pihak perusahaan saja yang diwakili oleh direktur. Manajer HRD bisa menandatangani surat ini apabila sebelumnya dia telah mendapatkan surat kuasa yang membuktikan kewajibannya ini dari direktur.

Contoh Surat Pengangkatan Karyawan Tetap

Berikut ini beberapa contoh sk karyawan tetap untuk Anda jadikan referensi:

1. Contoh sk karyawan tetap 1

2. Contoh sk karyawan tetap 2

3. Contoh sk karyawan tetap 3

4. Contoh sk karyawan tetap 4

Manfaat Surat Pengangkatan Karyawan Tetap

1. Sebagai bukti status kepegawaian

Surat keterangan ini dibutuhkan baik oleh perusahaan maupun karyawan sebagai alat bukti status kepegawaian karyawan tersebut. Sebab dokumen ini adalah dokumen wajib yang harus diberikan perusahaan kepada pekerja tetap dan tidak wajib diberikan kepada tenaga kerja kontrak, sehingga adanya dokumen ini menunjukkan secara tegas bahwa karyawan tersebut berstatus sebagai karyawan tetap. 

2. Memberikan kepastian kerja

Seperti yang telah tertulis di atas bahwasanya perbedaan utama antara karyawan kontrak dan tetap adalah adanya jangka waktu pada tenaga kerja kontrak. Dengan adanya surat ini, karyawan tetap memiliki status hukum yang lebih pasti dan tidak perlu khawatir mengenai pemutusan hubungan kerja secara berkala sebagaimana tenaga kerja kontrak.

3. Sebagai surat yang berisi hak dan kewajiban karyawan

Dalam surat ini akan dijabarkan secara umum mengenai kewajiban yang harus dipenuhi oleh karyawan terkait dan hak yang bisa mereka dapatkan. Hak di sini tidak hanya sebatas gaji, melainkan juga hal-hal lain, seperti jenis tunjangan yang bisa mereka dapatkan hingga jatah cuti. 

4. Menjadi referensi untuk kebutuhan lain

Surat keterangan sebagai karyawan tetap umumnya juga bisa digunakan sebagai bukti identitas yang diserahkan oleh seseorang kepada pihak ketiga. Saat mengajukan kredit di bank misalnya, SK ini juga bisa menjadi bukti status kepegawaian seorang nasabah di mata bank, sehingga bank tersebut bisa dengan lebih mudah memberikan kredit. 

Bagi perusahaan, SK ini juga penting untuk memisahkan tenaga kerja dengan status tetap, kontrak maupun dan tenaga kerja lepas (freelance). Sebab seringkali hak-hak yang bisa diperoleh oleh karyawan tetap berbeda dengan tenaga kerja kontrak. 

Untuk mempermudah proses pembuatan surat keputusan kerja ini dan berbagai dokumen legal lainnya, Anda bisa menggunakan tanda tangan digital (digital signature) dan e-meterai dari Privy. Privy adalah aplikasi tanda tangan digital yang resmi diakui oleh KOMINFO sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) resmi di Indonesia. Dengan digital signature dari Privy, Anda bisa membubuhkan tanda tangan dengan mudah ke dalam dokumen legal tersebut dengan tanpa mencetaknya. 

Anda perlu menandatangani beberapa dokumen sekaligus? Mudah saja. Karena dengan Privy, proses pembubuhan tanda tangan di dokumen jadi lebih praktis. Tidak hanya itu, setelah proses penandatangan selesai, Anda juga bisa mengirim dokumen tersebut secara langsung ke PrivyID atau ke alamat email karyawan yang bersangkutan.

Tentu adanya tanda tangan digital (digital signature) dan e-meterai dari Privy ini akan memudahkan Anda untuk membuat surat keputusan kerja seperti ini, khususnya jika perusahaan Anda merekrut karyawan tetap maupun kontrak yang bekerja dari mana saja (work from anywhere).