Sebelum menggelar suatu acara besar, membutuhkan surat peminjaman tempat yang ditujukan kepada pemilik/penanggung jawab tempat kegiatan tersebut. Adanya surat peminjaman gunanya untuk memberitahukan pemilik properti secara resmi bahwa Anda ingin menyewa propertinya untuk mengadakan kegiatan pada waktu tersebut.
Surat pengajuan pinjam tempat biasanya dibuat oleh instansi atau organisasi. Pelajari contoh surat peminjaman tempat untuk kegiatan serta formatnya yang benar di bawah ini.
Fungsi Surat Peminjaman Tempat untuk Kegiatan
Suatu organisasi maupun instansi, seringkali menyelenggarakan acara besar, sehingga perlu menyewa tempat seperti gedung demi melancarkan kegiatan tersebut. Sebelum dilaksanakan, perlu mengajukan permohonan peminjaman tempat untuk memberitahu pemilik gedung.
Selain sebagai bentuk pemberitahuan, ini fungsi surat peminjaman tempat untuk kegiatan. Jika sedang bertugas di organisasi dan instansi, hal seperti ini harus dipahami.
1. Bentuk izin tertulis resmi kepada pemilik tempat/properti
Surat peminjaman tempat fungsinya sebagai bentuk izin tertulis secara resmi kepada pemilik gedung, sekaligus sebagai pemberitahuan bahwa suatu instansi/organisasi berencana menyewa gedung tersebut selama beberapa waktu. Dengan begitu, pihak pemberi sewa menjadi tahu kapan propertinya akan digunakan oleh pihak lain.
Tanpa adanya surat resmi tersebut, sangat kecil kemungkinan pengajuan sewa gedung bisa diterima, bahkan cenderung tidak sopan meskipun Anda mengenal siapa pihak pemberi sewanya. Memberitahu rencana untuk menyewa sebaiknya dilakukan jauh hari, sehingga pemberi sewa dapat menyiapkannya.
2. Menghindari hal-hal tak diinginkan selama kegiatan berlangsung
Fungsi surat pengajuan sewa tempat untuk kegiatan merupakan bentuk izin tertulis kepada penanggung jawab gedung, sehingga dapat menghindari terjadinya hal-hal tak diinginkan selama kegiatan berlangsung. Ketika Anda memberikan surat pengajuan sewa gedung, mereka akan menyediakan tempatnya sesuai waktu yang disepakati bersama.
Sebaliknya jika tidak mengirimkan surat pemberitahuan, berarti tidak ada bukti tertulis bahwa Anda menyewa tempat tersebut. Jadi, adanya gangguan atau distraksi dari luar yang mengganggu jalannya kegiatan bukanlah tanggung jawab pemberi sewa.
3. Bagian dari laporan kegiatan organisasi/instansi
Selain penting untuk memberitahukan pihak pemberi pinjaman gedung, surat pemberitahuan peminjaman tempat fungsinya sebagai komponen penting dari laporan kegiatan instansi/organisasi. Laporan kegiatan berisi rincian kegiatan lengkap, mulai waktu hingga tempat pelaksanaannya.
Laporan kegiatan gunanya untuk melaporkan bagaimana hasil pelaksanaannya di lapangan. Ketika menemukan kesalahan atau kekurangan, maka tahu bagian mana yang perlu dievaluasi supaya lebih baik apabila menyelenggarakan acara serupa berikutnya.
Contoh Surat Peminjaman Tempat untuk Kegiatan
Organisasi/instansi perlu membuat surat pengajuan peminjaman tempat sebelum menyelenggarakan kegiatan sebagai bentuk perizinan sekaligus pemberitahuan resmi kepada pemilik/penanggung jawab tempat. Lihat contoh surat peminjaman gedung untuk kegiatan berikut sebagai referensi.
######## PT Digital Jaya ########
Alamat: Jl. Merdeka Nomor 01 Surabaya
No. Telp.: 08123456XXXX E-mail: hello@digitaljaya.com
**********************************************************************************************************
Surabaya, 03 November 2023
Nomor : 01/002/DGJ/XI/2023
Hal : Peminjaman Gedung
Lampiran : –
Yth. Kepala Bagian Sarana dan Prasarana
Balai Wanita Surabaya
di tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan pelaksanaan kegiatan training karyawan baru PT Digital Jaya, kami dari pihak PT Digital Jaya selaku penyelenggara acara bermaksud mengajukan peminjaman Gedung Serbaguna Balai Wanita Surabaya.
Adapun kegiatan training karyawan baru tersebut akan diselenggarakan pada
Hari, tanggal : Jumat, 17 November 2023
Waktu : 10.00 WIB – selesai
Tempat : Gedung Serbaguna Balai Wanita Surabaya (jadwal kegiatan terlampir)
Demikian surat permohonan ini kami ajukan. Atas kerjasama bapak/ibu kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Kepala SDM PT Digital Jaya
Agus Wijaya
Format Surat Peminjaman Tempat untuk Kegiatan
Termasuk surat pemberitahuan sekaligus izin tertulis resmi, penyusunan surat untuk mengajukan sewa tempat perlu memperhatikan format yang benar. Ini format surat peminjaman tempat untuk kegiatan secara umum.
1. Kop surat
Surat pemberitahuan untuk menyewa gedung biasanya diajukan oleh pihak instansi atau organisasi, sehingga membutuhkan kop surat. Fungsinya untuk memberitahukan siapa pihak penyewa gedung secara lengkap, sebab dalam kop sudah memuat informasi penting dari organisasi/instansi.
Adanya kop membuat surat tersebut dapat dipertanggungjawabkan. Apabila terjadi hal-hal tak diinginkan, penanggung jawab gedung bisa langsung menghubungi perusahaan atau organisasi terkait yang menyewa properti.
2. Tanggal dibuat dan tujuan pembuatan surat
Dalam format surat pengajuan peminjaman tempat pelaksanaan kegiatan, komponen tak kalah penting dicantumkan adalah tanggal pembuatan serta tujuan dibuatnya dokumen tersebut. Tujuan pembuatan dokumen tersebut harus jelas, yaitu menuliskan ‘Hal: Peminjaman Gedung/Ruangan’.
Beberapa penanggung jawab gedung mungkin meminta rincian kegiatan untuk mengetahui secara pasti kegiatan yang akan dilangsungkan. Apabila mereka memintanya, tambahkan lampiran berupa rundown acara.
Selain itu, cantumkan pula nomor surat. Fungsi nomor surat adalah mempermudah pengarsipan, sehingga mempermudah mencarinya ketika sewaktu-waktu dibutuhkan kembali.
3. Tujuan penerima
Bagian lainnya yang perlu dituliskan dalam format surat pengajuan pinjam tempat untuk kegiatan, yaitu siapa tujuan penerimanya. Pemilik atau penanggung jawab gedung tidak selalu orang-orang instansi, tetapi bisa juga perorangan.
Tuliskan penerimanya secara jelas. Misalnya jika menyelenggarakan acaranya di Fakultas Kedokteran Universitas Y, maka tuliskan ‘Yth. Kepala Bagian Sarana dan Prasarana Gedung X Fakultas Kedokteran Universitas Y’ atau menyesuaikan. Sedangkan apabila pemiliknya merupakan perorangan (pribadi), tuliskan langsung nama pemilik gedungnya.
4. Kalimat pembuka
Kalimat pembuka dalam surat resmi ini tidak perlu dituliskan panjang-lebar. Tuliskan secara singkat disertai salam sebagai bentuk penghormatan kepada penerima surat. Contohnya ‘Dengan hormat, sehubungan dengan akan diselenggarakannya acara X maka (organisasi/instansi Y) berencana meminjam tempat demi kelancaran pelaksanaan acara tersebut yang akan diadakan pada:…’.
Isi kalimat pembuka dapat menyesuaikan bagaimana instansi atau organisasi. Gunakan bahasa formal sebagai bentuk kesopanan.
5. Isi berupa waktu meminjam tempat
Setelah menuliskan pembuka, cantumkan kapan waktu Anda ingin menyewa gedung atau ruangan tersebut. Cantumkan detail hari, tanggal sewa, nama tempatnya, hingga lama waktu sewanya.
Lama waktu sewa mungkin tidak bisa spesifik, sehingga kebanyakan instansi menuliskan jam dimulainya acara hingga ‘selesai’. Ini tidaklah masalah, yang terpenting waktu dimulainya kegiatan perlu dicantumkan jelas agar penanggung jawab gedung tahu kapan harus menyiapkan tempatnya.
6. Kalimat penutup
Sama dengan pembuka, kalimat penutup cukup dituliskan secara singkat disertai ucapan terimakasih. Ini merupakan bentuk kesopanan untuk mengakhiri surat resmi.
7. Tanda tangan dan nama terang
Dalam format surat resmi, tanda tangan serta nama terang pihak yang pengirim wajib dicantumkan. Apabila membuatnya secara digital, Anda dapat menggunakan layanan tanda tangan digital dari Privy yang telah tersertifikasi resmi, sehingga lebih aman dari pemalsuan maupun kehilangan data.Â
8. Lampiran (opsional) sebagai pendukung
Apabila membuat surat resmi pengajuan peminjaman gedung atau tempat tertentu untuk melangsungkan kegiatan, dapat melampirkan rundown acara sebagai bukti penguat. Pada beberapa kasus, pihak penanggung jawab lokasi meminta rundown untuk dapat mengetahui rincian kegiatan yang dilaksanakan.
Membuat surat peminjaman tempat untuk kegiatan tidak mungkin dilakukan sekali dua kali. Maka dari itu, Privy menyediakan fitur berupa dokumen template supaya Anda tak perlu membuat ulang dokumen yang sama setiap kali dibutuhkan. Penggunaannya pun fleksibel, dapat diganti sesuai kebutuhan.
