Ketika akan mengadakan sebuah acara, tidak jarang penyelenggara acara akan menerbitkan surat pemberitahuan kegiatan yang ditujukan ke beberapa pihak. Biasanya, pesan ini dialamatkan kepada pejabat berwenang, tamu undangan, dan masih banyak lagi.
Dalam membuat surat pemberitahuan kegiatan, tentu ada format dan susunan yang umum digunakan sebagai template. Sudahkah Anda mengetahuinya?
Jika belum, mari simak penjelasan di bawah ini mengenai format dan cara menyusun surat pemberitahuan kegiatan untuk acara Anda.
Apa itu Surat Pemberitahuan Kegiatan?
Surat Pemberitahuan Kegiatan (SPK) adalah sebuah surat resmi yang bertujuan untuk menginformasikan adanya penyelenggaraan acara atau kegiatan oleh individu, institusi, organisasi, atau lembaga lainnya.
Dalam SPK tersebut, terdapat informasi mengenai tempat pelaksanaan, tanggal, waktu pelaksanaan, tema, tujuan, atau bahkan susunan acaranya. Selain itu, jika acara berbentuk seminar atau sosialisasi, biasanya akan dicantumkan narasumber yang mengisi acara, jumlah atau target peserta, dan hal-hal terkait lainnya.
Selain untuk menginformasikan adanya sebuah acara, pesan ini juga bisa menjadi bukti bahwa acara yang sudah dikonsep benar akan diselenggarakan. Dalam menyelenggarakan kegiatan, tentu Anda memerlukan dana yang didapat dari sponsor, kerja sama, media partner, dan lain sebagainya.
Umumnya, pihak-pihak tersebut membutuhkan bukti konkret bahwa acara tersebut benar dilaksanakan melalui SPK. Jadi, setiap pihak yang terkait pun tetap menjalin hubungan yang baik hingga akhir acara.
Format Surat Pemberitahuan Kegiatan
Pada dasarnya, surat pemberitahuan kegiatan merupakan bentuk lain dari pesan formal atau resmi. Untuk itu, Anda perlu mengetahui format atau struktur penulisannya sebelum membuatnya. Berikut adalah format SPK:
1. Kepala surat atau kop
Kepala atau kop surat sangat penting dicantumkan untuk menginformasikan tentang identitas pengirim. Dalam kop, kurang lebih terdapat informasi berupa nama organisasi/instansi/lembaga lainnya, nomor telepon, alamat organisasi, logo organisasi, alamat email.
Kop biasanya diletakkan di bagian header atau bagian teratas dari kertas. Tujuanya adalah agar penerima segera mengetahui siapa yang menerbitkan surat tersebut. Untuk membuatnya, Anda dapat mengikuti panduan cara membuat kop surat beserta logonya yang sudah kami buat di artikel sebelumnya.
2. Nomor, lampiran, dan perihal
Format berikutnya adalah menuliskan nomor, lampiran, dan perihal. Untuk beberapa surat, mungkin penulisan nomor surat tidak menjadi hal yang wajib untuk dicantumkan. Akan tetapi, umumnya bagian ini digunakan sebagai proses efisiensi administrasi dan bentuk formalitas sebuah organisasi.
Bagian nomor berfungsi untuk memberi tahu urutan surat yang sudah diterbitkan oleh organisasi/instansi. Namun, bagi penerima, nomor bisa dijadikan acuan untuk menghitung jumlah pesan yang masuk dari pihak luar.
Sementara itu, lampiran dicantumkan jika Anda akan menyematkan informasi tambahan di luar inti pesan. Tuliskan jumlah lampiran yang akan ditaruh seperti 1, 2, 3, dst.
Lampiran bisa berupa susunan acara, denah lokasi kegiatan, atau yang lainnya. Bagian ini dibuat terpisah dari isi surat, tetapi digabungkan menjadi satu ketika akan dikirim. Jika tidak ada lampiran yang akan disematkan, Anda dapat memberi tanda baca (-).
Bagian lainnya adalah perihal yang menginformasikan tujuan penulisan surat. Dalam hal ini, berarti Anda bisa menuliskan perihal tentang pemberitahuan kegiatan yang akan dilaksanakan.
3. Tanggal surat
Format lainnya yang tidak kalah penting adalah tanggal surat. Bagian ini berperan untuk memberitahukan ke penerima mengenai waktu pembuatan surat tersebut. Hal ini akan bermanfaat untuk administrasi dan menunjukkan seberapa urgensi pesan itu dibuat.
6. Nama dan alamat penerima
Bagian yang wajib ada dalam pembuatan SPK adalah nama dan alamat penerima. Tentu Anda memiliki pihak yang dituju dalam membuat surat, bukan?
Untuk itu, pastikan nama dan alamat penerima ditulis dengan tepat dan sesuai untuk meminimalisasi kesalahan pengiriman. Kesalahan huruf, nama jalan, kode pos, atau lainnya bisa sangat memungkinkan untuk terjadi salah paham antara pihak pengirim dan penerima.
7. Isi surat
Tidak lengkap jika format surat tidak disertai dengan isi pesan. Hal ini lantaran pembuatan surat bergantung pada informasi yang dituangkan dalam isi surat.
Bagian ini terdiri dari 3 bagian, yaitu pembuka, isi, dan penutup. Pada bagian pembuka, umumnya Anda akan diminta untuk menuliskan salam pembuka dan latar belakang penulisan pesan.
Pada bagian isi, Anda harus menuliskan secara jelas mengenai nama kegiatan, waktu pelaksanaan, lokasi, atau informasi lainnya terkait acara yang diselenggarakan.
Bagian penutup umumnya berisikan ungkapan terima kasih dan harapan dari pihak penyelenggara agar penerima bisa datang ke acara tersebut.
8. Tanda tangan
Membubuhkan tanda tangan juga menjadi salah satu bagian penting dalam format SPK karena membuktikan bahwa pesan tersebut benar ditulis secara resmi oleh pihak yang bersangkutan.
Umumnya, tanda tangan SPK tidak hanya dibubuhkan oleh satu orang saja, tetapi juga pihak lainnya seperti pengawas kegiatan, ketua pelaksana, atau pejabat lainnya yang berhubungan dengan berjalannya acara.
Cara Menyusun Surat Pemberitahuan Kegiatan
Penulisan surat pemberitahuan kegiatan pastinya harus disampaikan dengan tepat dan lugas. Ada beberapa cara menyusun SPK yang bisa Anda terapkan seperti berikut ini:
1. Menyusun format surat
Hal pertama yang perlu Anda lakukan dalam membuat SPK adalah menyusun format surat. Seperti yang sudah disebutkan di atas, format-format tersebut menjadi template resmi dari SPK. Jadi, pastikan Anda sudah mengikutinya dengan benar agar penerima juga paham akan tujuan Anda.
2. Menggunakan Bahasa Indonesia sesuai EYD
Setelah Anda sudah paham tentang format surat pemberitahuan kegiatan, Anda harus memperhatikan pemilihan kosakata dan penggunaan tanda baca dalam penulisan pesan.
Hal ini bertujuan untuk menghindari kesalahpahaman dan tentunya mengacu pada kaidah bahasa yang baik dan benar.
Selain itu, pastikan juga Anda menggunakan kalimat efektif dan lugas agar penerima pesan dapat segera paham maksud dan tujuan penulisan pesan. Hindari penggunaan kalimat kiasan yang akan menimbulkan kebingungan bagi penerima.
Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan
Setelah memahami format dan cara menyusun surat pemberitahuan kegiatan, berikut ada beberapa contoh SPK yang bisa bantu berikan gambaran lebih luas untuk Anda:
1. Contoh surat pemberitahuan kegiatan lomba
Sumber: Scribd.
2. Contoh surat pemberitahuan kegiatan pelatihan
Sumber: Scribd.
3. Contoh surat pemberitahuan kegiatan seminar
Sumber: Scribd.
Penandatanganan Surat Pemberitahuan Kegiatan
Seperti yang sudah disebutkan sebelumnya, salah satu format SPK adalah adanya tanda tangan pembuat pesan. Tanda tangan biasanya dicantumkan disertai dengan nama lengkap dan identitas lainnya.
Maka dari itu, Anda juga harus memperhatikan beberapa hal terkait penulisan tanda tangan ini. Dalam membubuhkan tanda, pastikan Anda menggunakan pena atau tinta terang dan tebal agar terlihat jelas. Jika Anda akan menggunakan stempel organisasi/instansi, bubuhkan tanda tangan di atas stempel tersebut.
Selain itu, jika Anda akan membubuhkannya secara online, Anda perlu memastikan bahwa TTd digital tersebut sudah terverifikasi dan menyatakan bahwa tanda tersebut adalah benar milik Anda. Inilah mengapa, penting untuk menggunakan tanda tangan digital dari penyedia terpercaya seperti Privy.
Setelah membaca pembahasan di atas, apakah Anda sudah paham mengenai format dan cara menyusun surat pemberitahuan kegiatan (SPK) yang benar? Lihat juga beberapa contoh SPK yang bisa dijadikan acuan sebelum membuat pesan. Pastikan Anda tidak salah alamat dan nama penerima agar informasi tersampaikan sesuai sasaran.
